Appel à communication et Inscription

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1 AIRHM Appel à communication et Inscription Olivier Naef

2 Table des matières 1. Introduction Accès au site (appel à communications et inscriptions) Création d un compte Connexion avec un compte Proposition de communication Métadonnées Auteur(s) Fichier(s) Récapitulatif Correction d une proposition de communication HES-SO / Ingénierie et Architecture / ONA Page i

3 1. Introduction Le 14 ième congrès international de recherche sur le handicap AIRHM ( visité le ) aura lieu du 11 au 14 septembre 2017 à la Haute école de travail social Genève, membre de la HES-SO Haute école spécialisée de Suisse occidentale. Dans le cadre de ce congrès, l appel à communications et les inscriptions sont réalisées de manière électronique directement à partir d un site WEB. L objectif de ce mode d emploi est de vous aider dans les différentes étapes en vue de : 1. Proposer une communication 2. S inscrire au congrès En cas de difficultés, nous vous proposons de l aide. N hésitez pas à nous contacter à l adresse suivante : airhm2017@hes-so.ch. 2. Accès au site (appel à communications et inscriptions) Pour faciliter l environnement, nous avons rassemblé l appel à communications et aux inscriptions sur un seul site que vous pouvez atteindre à l adresse suivante : Création d un compte Afin de pouvoir proposer une communication ou de vous inscrire à la conférence, vous devez créer un compte comme présenté à la figure 1. Figure 1 : création d un compte pour une proposition de communication ou inscription au congrès. HES-SO / Ingénierie et Architecture / ONA Page 1

4 La figure 2 présente la page pour la création d un compte avec l adresse mail, l identifiant, le mot de passe, le nom et le prénom. Bien que vous puissiez introduire une adresse mail différente de l identifiant, la plateforme n a pas de restriction pour l identifiant. Nous vous invitons à utiliser votre adresse mail comme identifiant. En appuyant sur le bouton «Créer un compte», le compte est créé et une boîte de dialogue (figure 3) indique cette création et les étapes à suivre. Figure 2 : page de création d un compte. Figure 3 : indication de la création d un compte. Après une à deux heures, un message mail permet d authentifier l adresse mail fournie. La figure 4 montre le message reçu avec un lien qu il suffit de presser pour accéder à la confirmation de l adresse mail fournie lors de l inscription. La figure 5 montre la boîte de dialogue correspondante avec l indication que le compte est activé. A partir de ce moment, il est possible de se connecter sur le site de gestion des appel à communications ou des inscriptions avec ce compte. HES-SO / Ingénierie et Architecture / ONA Page 2

5 Figure 4 : message mail avec la demande d authentification de l adresse mail fournie. Figure 5 : boîte de dialogue informant que le compte créé est activé Connexion avec un compte La connexion au site de gestion du congrès pour une proposition de communication ou l inscription nécessite de disposer d un compte (voir le chapitre «2.1. Création d un compte» à la page 1). La figure 6 montre la connexion au site à partir d un compte préalablement créé. Figure 6 : connexion au site pour la proposition d une communication ou l inscription au congrès. HES-SO / Ingénierie et Architecture / ONA Page 3

6 La figure 7 présente la connexion au site Sciencesconf.org avec un compte activé. Après l introduction de l identifiant et du mot de passe, il suffit de presser le bouton «se connecter» pour accéder aux options du congrès. La figure 8 présente la page après l authentification avec l espace personnel et sur la gauche le bouton «Dépôts» permettant de proposer une nouvelle communication. Figure 7 : connexion au site de gestion des conférences (Sciencesconf.org) avec un compte validé. Figure 8 : espace personnel avec la visualisation des dépôts et le menu pour proposer une nouvelle communication. 3. Proposition de communication Comme présenté à la figure 8, le menu de navigation sur la gauche propose un menu «Dépôts» qui permet d accéder à l enregistrement d une proposition de communication. La figure 9 montre la fenêtre partielle après avoir pressé sur le bouton «Dépôts». Sur la partie de droite, la zone «Nouveau dépôt» permet de créer une nouvelle proposition de communication. HES-SO / Ingénierie et Architecture / ONA Page 4

7 Figure 9 : déposer une nouvelle proposition de communication. Après pressé le bouton «Déposer un résumé», nous pouvons comme présenté à la figure 10 débuter avec une nouvelle proposition de communication. Pour réaliser ce dépôt, nous devons traverser 4 étapes avec 1) les métadonnées (titre, résumés, ), 2) les auteurs, 3) les fichiers ainsi que 4) le récapitulatif. Dans le cadre de ce congrès, aucun fichier n est demandé et l étape 3 n est pas nécessaire. Figure 10 : dépôt d une nouvelle proposition de communication en 4 étapes Métadonnées Les métadonnées permettent d introduire votre proposition de communication. Les informations suivantes sont requises et vous sont présentées ci-dessous avec un exemple correspondant pour chacune des entrées obligatoires : a) Titre de la communication Figure 11 : introduction du titre de la proposition de communication. HES-SO / Ingénierie et Architecture / ONA Page 5

8 b) Résumé (3'000 caractères au maximum) Figure 12 : introduction du résumé (3'000 caractères au maximum). c) Type : symposium, communication individuelle ou poster Figure 13 : proposition d une communication orale. d) Thématique : dimension éthique et paradigmatique, dimension sociétale, dimension politique et juridique, dimension organisationnelle, la dimension expérientielle ainsi que la dimension clinique Figure 14 : sélection de deux thématiques, à savoir la dimension organisationnelle et la dimension expérientielle. e) Langue du texte intégral : français (langue officielle des communications) f) Mots-Clés Figure 15 : introduction de quelques mots-clés séparés par un point-virgule. g) Commentaire : zone utilisée pour un texte (300 caractères environs) de présentation du congrès facile à comprendre Figure 16 : la zone du commentaire doit correspondre à un résumé court (environ 300 caractères) facile à comprendre L introduction des métadonnées, comme présenté à la figure 17, se termine en pressant le bouton tout au fond de la page permettant de passer à l étape suivante correspondant à l introduction des auteurs. Figure 17 : finalisation de l inscription des métadonnées HES-SO / Ingénierie et Architecture / ONA Page 6

9 3.2. Auteur(s) La figure 18 présente l introduction des auteurs de la communication. L auteur par défaut est la personne actuellement authentifiée. Elle est également automatiquement mise comme «intervenant». Il est possible d ajouter (a) son affiliation (université, institution), comme présenté à la figure 19. Pour un auteur, il est possible d ajouter plusieurs affiliations si nécessaire. Figure 18 : introduction du ou des auteurs de la communication. Figure 19 : ajout d une affiliation à un auteur. Plusieurs auteurs (b), comme présenté à la figure 20, peuvent être ajoutés. Le premier champ permet de rechercher si la personne qui doit être ajoutée existe déjà dans la base de données du site. Il est également possible d ajouter une personne qui n existe pas. A la fin, il suffit de sélectionner le bouton «Ok» pour ajouter cette personne. HES-SO / Ingénierie et Architecture / ONA Page 7

10 Figure 20 : inscription d une personne supplémentaire comme auteur de la communication. La figure 21 présente le résultat de l adjonction. En pressant le bouton «Etape suivante», il est possible de poursuivre le processus. HES-SO / Ingénierie et Architecture / ONA Page 8

11 Figure 21 : passage à l étape suivante après l introduction des deux auteurs Fichier(s) L étape d introduction d un ou plusieurs fichiers n est pas à compléter. Comme présenté à la figure 22, il est possible de passer immédiatement à la dernière étape. Figure 22 : dépôt éventuel d un fichier (cette étape n est pas nécessaire dans le cadre de ce congrès) Récapitulatif Finalement, la page du récapitulatif présenté à la figure 23 permet de vérifier la proposition de communication avant son dépôt. Il est important de noter que tant que les dépôts sont ouverts, il est toujours possible de corriger la proposition comme présenté au chapitre «3.5. Correction d une proposition de communication» à la page 10. En validant le dépôt avec le bouton «Déposer», une boîte de dialogue (figure 24) nous informe que la proposition a bien été enregistrée. HES-SO / Ingénierie et Architecture / ONA Page 9

12 Figure 23 : récapitulatif de la proposition de communication avant son dépôt. Figure 24 : confirmation de la soumission de la proposition de communication Correction d une proposition de communication Pour corriger une proposition, comme présenté à la figure 25, il suffit au niveau de la navigation (partie de gauche) de sélectionner le menu «Dépôts». La partie de droite permet d ajouter un nouveau dépôt et présente également toutes les propositions de communication. Il suffit de sélectionner la communication à corriger et de sélectionner l icône «crayon» qui se trouve tout à droite. A gauche du «crayon» se trouve un icône représentant un œil qui permet de visualiser la présentation. Avec cette visualisation, il est également possible d extraire un fichier «PDF». HES-SO / Ingénierie et Architecture / ONA Page 10

13 Figure 25 : visualisation des dépôts (proposition de communication) et édition des données. HES-SO / Ingénierie et Architecture / ONA Page 11

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