Coopérative enfancefamille.org. La régie interne

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1 Coopérative enfancefamille.org La régie interne Version finale Octobre 2003

2 Chapitre I : Définitions 1.1 Définitions Dans le présent règlement, les expressions suivantes désignent : a) la coopérative : la Coopérative enfance-famille.org b) la loi : la Loi sur les coopératives (L.R.Q.,chap.C-67.2). c) le conseil : le conseil d administration de la coopérative. d) le membre régulier : Une corporation privée qui exploite une entreprise de services de gardes dans le domaine de la petite enfance et de la famille. e) le membre partenaire : Une corporation qui exploite une entreprise dont la mission a un lien avec le domaine de la petite enfance et de la famille. Chapitre II : Constitution (réf.:articles 7 à 20, 33 à 36 de la loi) 2.1 Nom La présente coopérative a été formée le 11 juillet 2003, sous le nom de Coopérative enfancefamille.org en vertu de la Loi sur les coopérative, L.R.Q. 2.2 Siège social Le siège social de la coopérative est à Montréal. 2.3 Buts et objectifs La coopérative a pour but d exploiter une entreprise dont l objet est de procurer des produits et des services à ses membres pour l exercice de leurs activités dans le domaine de la petite enfance et de la famille. Ses objectifs sont les suivants : offrir un service d accueil, de référence et d information à la communauté via un site internet et un service téléphonique; promouvoir les services et les activités des ressources à la petite enfance et à la famille auprès de la communauté; offrir des outils de gestion au profit des Centres de la petite enfance et des garderies.

3 Chapitre III : Capital social (réf.:articles 37 à 49 de la loi) 3.1 Parts de qualification Pour devenir membre, toute corporation doit souscrire dix (10) parts sociales de dix dollars (10,00$) chacune. 3.2 Modalités de paiement Les parts de qualification sont payables en totalité au moment de l admission comme membre. 3.3 Transfert des parts Les parts sociales ne sont transférables qu avec l approbation du conseil d administration sur demande écrite du cédant. Les parts sociales ne sont transférables qu à des membres de la coopérative. Toute acquisition par un membre servira à compléter ses parts de qualification. La transmission des parts sociales s opère par simple transcription sur le registre des membres. 3.4 Remboursement des parts sociales Sous réserve des restrictions prévues à l article 38 1 de la loi, le remboursement des parts sociales est fait selon les priorités suivantes : a) Fin des opérations ; b) Démission ; c) Exclusion. Le remboursement sera fait selon l ordre chronologique des demandes à l intérieur de chaque priorité cidessus mentionnée. 3.5 Remboursement des parts sociales autres que les parts de qualification Sous réserve des restrictions prévues à l article 38 de la loi, le conseil pourra rembourser à un membre les sommes versées sur ses parts sociales autres que sur ses parts de qualification. 3.6 Parts privilégiées Le conseil est autorisé à émettre des parts privilégiées. 1 Article 38 de la Loi : Une coopérative ne peut rembourser ni racheter une part ni payer un intérêt sur une part, si : 1- elle est insolvable ou le deviendrait par suite de ce remboursement, de ce rachat ou de ce paiement; 2- le conseil d administration évalue que le remboursement, le rachat ou le paiement est susceptible de porter atteinte à la stabilité financière de la coopérative; 3- en raison du remboursement, du rachat ou du paiement, la coopérative ne pourrait satisfaire à ses engagements auprès des tiers qui lui accordent une aide financière. 2

4 3.7 Rachat, remboursement ou transfert des parts privilégiées Sous réserve des restrictions prévues à l article 38 de la loi, les parts privilégiées sont rachetables, remboursables ou transférables selon les conditions prévues par le conseil conformément à l article 46 de la loi ou selon les conditions prévues par règlement adopté avant le 14 février Cotisation Le conseil d administration est autorisé à exiger une cotisation annuelle. Chapitre IV : Les membres (réf.:articles 51 à 60.2 de la loi) 4.1 Catégorie de membres La coopérative admet comme membres réguliers les services de gardes comme les Centres à la petite enfance et les garderies. Elle admet également comme membres partenaires les corporations qui ne sont pas des services de gardes mais qui travaillent dans le domaine de la petite enfance et de la famille. 4.2 Conditions d admission comme membre Pour devenir membre de la coopérative, toute corporation doit : a) souscrire le nombre minimum de parts tel que stipulé à l article 2.1 du présent règlement et les payer conformément à l article 2.2; b) être un membre régulier ou un membre partenaire au sens du paragraphe d) de l article 1.1 du présent règlement; c) se conformer aux dispositions de l article 51 2 de la loi. 4.3 Territoire ou groupe de recrutement Le territoire ou le groupe de recrutement de la coopérative est : la région métropolitaine. 4.4 Suspension ou exclusion Le conseil est autorisé à suspendre ou exclure un membre qui néglige de faire affaire avec la coopérative pendant un exercice financier et qui n a pas respecté l article 3 tel que stipulé dans son contrat de membre. 2 Article 51 de la Loi : Pour être membre d une coopérative, une personne ou une société doit : 1- avoir un intérêt en tant qu usagers des services de la coopérative; 2- faire une demande d admission, sauf dans le cas d un fondateur; 3- souscrire les parts de qualification requises et les payer selon le règlement; 4- s engager à respecter les règlements de la coopérative; 5- être admise par le conseil d administration, sauf dans le cas d un fondateur. 3

5 4.5 Suspension du droit de vote Le conseil est autorisé à suspendre le droit de vote d'un membre à une assemblée si, pendant les deux exercices financiers précédents cette assemblée, il n a pas fait affaire avec la coopérative et/ou si le membre n a pas respecté l article 3 tel que stipulé dans son contrat de membre. 4.6 Contrat de membre Chaque membre doit signer le contrat de membre associé à sa catégorie et dont les textes sont produits en annexe au présent règlement. 4.7 Conflits d intérêt Tout membre qui constate une situation de conflit d'intérêt réel ou apparent, le mettant en cause ou mettant en cause un autre membre, doit le signaler au conseil d'administration, qui statuera sur une telle déclaration. Chapitre V : Assemblée des membres (réf.:articles 63 à 79 de la loi) 5.1 Assemblée générale Toute assemblée générale est tenue à l endroit, à la date et à l heure fixée par le conseil sous réserve des articles 5.7 et 6.13 du présent document. 5.2 Composition Les membres de la coopérative, qu ils soient convoqués en assemblée annuelle ou en assemblée extraordinaire, en constituent l assemblée générale. 5.3 Quorum Les membres et représentants présents à une assemblée générale en constituent le quorum. 5.4 Avis de convocation Les assemblées générales sont convoquées au moyen d un avis écrit transmis par lettre adressée à chaque membre qui y a droit, par la poste, par télécopie ou par courriel Cet avis doit être envoyé : au moins vingt (20) jours avant la date de l assemblée, pour l assemblée annuelle ; au moins quinze (15) jours avant la date de l assemblée, pour une assemblée extraordinaire ; au moins trente (30) jours avant la date de l assemblée, pour une assemblée qui doit décider de la dissolution de la Corporation. La journée de l envoi et celle de l assemblée ne comptent pas dans le calcul de ces délais. 4

6 L avis de convocation est également affiché bien en vue au siège social de la coopérative, ainsi qu à tout autre endroit jugé pertinent par la coopérative. De plus, la coopérative peut faire reproduire ou publier l avis et annoncer la tenue de l assemblée par tout autre moyen approprié. L avis de convocation doit indiquer : la date, l heure et le lieu de l assemblée ; la nature des sujets qui seront abordés. Le cas échéant, l avis de convocation doit faire mention des règlements, nouveaux ou modifiés, adoptés par le conseil d administration depuis la dernière assemblée générale, et qui seront soumis aux membres pour ratification. Les documents relatifs à cette ratification des règlements doivent être joints à l avis de convocation. Les décisions prises à une assemblée générale ne peuvent être annulées sous prétexte que des membres n ont pas reçu ou lu l avis de convocation. Aucune erreur ou omission de l avis écrit ne peut invalider une assemblée ou annuler les décisions prises à cette occasion. La seule présence d un membre à une assemblée équivaut à une renonciation à l avis de convocation, à moins que le membre ne soit là pour contester la régularité de la convocation. 5.5 Vote, prise de décision et procédure Le vote par procuration n est pas permis. Les décisions de l assemblée générale sont prises à la majorité des voix exprimées par les membres ou représentants présents sans tenir compte des abstentions ou des bulletins de votes annulés, blancs, maculés ou autrement rejetés. En cas de partage, le président de la coopérative a voix prépondérante. Le vote est pris à main levée à moins qu il en soit décidé autrement par l assemblée. Le président d assemblée ou un (1) membre habilité à voter peut demander qu un vote se fasse par scrutin secret. Une demande en ce sens de la présidence n a pas besoin d être appuyée, mais est sujette à appel par l assemblée. Une demande de scrutin faite par un membre doit être appuyée. Une telle proposition ne peut être débattue et doit recueillir la majorité des voix exprimées. En cas de scrutin, le président d assemblée nomme un nombre suffisant de scrutateurs ou de scrutatrices. Ces personnes sont choisies parmi les personnes présentes à l assemblée. Le fait d agir comme scrutateur ne prive pas un membre de son droit de vote. Les scrutateurs distribuent et recueillent les bulletins de vote, compilent les résultats et en informent le président de l assemblée. 5.6 Assemblée annuelle 5

7 L assemblée annuelle des membres doit être tenue dans les 4 mois qui suivent la fin de l exercice financier. Les membres y sont convoqués pour : prendre connaissance du rapport du vérificateur et du rapport annuel; statuer sur la répartition des trop-perçus ou excédents; élire les administrateurs; nommer les vérificateurs; fixer, s il y a lieu, l allocation de présence des membres du conseil d administration ou du comité exécutif; déterminer, s il y a lieu, la rémunération du secrétaire ou du trésorier lorsqu ils sont également membres du conseil d administration; prendre toute décision réservée à l assemblée par le présent titre. 5.7 Assemblée spéciale Le conseil d administration, le président de la coopérative ou le conseil d administration de la fédération dont la coopérative est membre peuvent décréter la tenue d,une assemblée extraordinaire lorsqu ils le jugent utile. Le conseil d administration doit décréter la tenue d une assemblée sur requête de 500 noms si la coopérative en compte 2000 ou plus, ou du quart des membres si elle en compte moins de Si l assemblée n est pas tenue dans les 21 jours de la date de la demande faite par la fédération ou par les membres, la fédération ou deux signataires de la requête faite par les membres, selon le cas, peuvent convoquer l assemblée. Seuls les sujets mentionnés dans l avis de convocation peuvent être l objet de délibérations et de décisions à une assemblée extraordinaire. Chapitre VI : Conseil d administration (réf.:articles 80 à de la loi) 6.1 Éligibilité des membres Pour être éligible au poste d administrateur, un membre doit : Avoir acquitté le versement échu sur ses parts sociales ou tout autre montant exigible. 6.2 Éligibilité des non- membres Une personne qui n est pas membre dont la candidature est recommandée par le conseil d administration, est éligible à un poste d administrateur. 6

8 6.3 Composition Le conseil est composé de neuf (9) administrateurs provenant des groupes 1 et Division des groupes Groupe 1 : Il y a sept (7) postes réservés aux membres réguliers dont cinq (5) sont choisis parmi les représentants des Centres à la petite enfance et deux (2) parmi les garderies. Groupe 2 : Il y a deux (2) postes réservés aux membres partenaires. L un de ces administrateurs peut être choisi parmi des personnes non membres. 6.5 Mandat des administrateurs Le mandat d un administrateur est d une durée de deux (2) ans Mode de rotation des administrateurs. a) les trois (3) premières années de la fondation de la coopérative, la durée du mandat des administrateurs s applique comme suit : -cinq (5) postes seront portés en élection après la deuxième année, -quatre (4) postes après la troisième année; b) Il y aura tirage au sort pour déterminer les postes qui seront portés en élection après la deuxième année et la troisième année en tenant compte de la représentativité des groupes 1 et 2; c) Les administrateurs élus par la suite auront un mandat de deux (2) ans. 6.6 Pouvoirs et devoirs du conseil d administration Le conseil d'administration a tous les pouvoirs pour administrer les affaires de la coopérative. L'assemblé générale peut, en adoptant un règlement à cet effet, limiter les pouvoirs du conseil. Il est suggéré de ne pas abuser de ce pouvoir mais seulement de s'assurer que ce qui concerne tous les membres ne soit pas traité à la légère par le conseil. Le choix de telles restrictions du pouvoir du conseil doit tenir compte de l'efficacité des opérations et de la volonté générale des membres. Le conseil a les devoir suivants : 1.Engager un directeur général, gérant ou coordonnateur (à moins d'une disposition contraire dans le présent règlement); 2.Assurer la coopérative contre les risques qu'il détermine, sous réserve des exigences et restrictions prévues par règlement; 7

9 3.Désigner les personnes autorisées à signer au nom de la coopérative tout contrat ou autre document; 4.Lors de l'assemblée générale annuelle, rendre compte de son mandat, présenter le rapport annuel et faire une recommandation concernant : a.l'affectation des excédents; b.l'élection d'administrateurs non-membres; 5.Faciliter le travail du vérificateur; 6.Encourager l'éducation coopérative des membres, dirigeants et employés de la coopérative; 7.Favoriser la coopération entre les membres et la coopérative et entre les diverses coopératives; 8.Fournir au ministre, si ce dernier en fait la demande, une copie des règlements ainsi que les renseignements et documents qu'il pourrait requérir relativement à l'application du présent titre. 6.7 Mise en candidature d un administrateur non-membre a) Les mises en candidature de personnes non-membres au poste d administrateur sont recommandées à l assemblée des membres par le conseil qui s est préalablement assuré du consentement de ces personnes. La mise en candidature peut se faire par procuration. b) Chaque mise en candidature doit être acceptée par l assemblée. c) Le nombre de postes ouverts aux personnes non-membres ne peut excéder 25% du total d administrateurs. d) Chaque administrateur doit alors être élu par l'assemblée générale peu importe que le nombre de candidat soit égal ou non au nombre de postes à combler. e) Si aucune des candidatures n est acceptée par l assemblée, cette dernière doit combler ce poste parmi les membres de la coopérative. 6.8 Procédure de mise en candidature et d élection des administrateurs Le président et le secrétaire de la coopérative sont président et secrétaire d élection, à moins d être euxmêmes en élection; L assemblée nomme deux scrutateurs, et s il y a lieu, un président et un secrétaire d élection. En acceptant d agir en cette qualité ces personnes acceptent également de ne pas être mises en candidature. Le président et le secrétaire supervisent les élections selon la procédure suivante: 8

10 1. Le président d élection donne lecture des noms des administrateurs. Les administrateurs dont les mandats se terminent sont rééligibles; 2. Les membres peuvent mettre en candidature autant de candidats qu'ils le désirent; 3. Les mises en candidature sont closes sur proposition dûment appuyée et non contestée; 4. Après s être assuré de l éligibilité des candidats, le président demande à chacun, selon l ordre inverse des mises en candidature telles qu elles ont été notées, si le candidat consent à occuper le poste s il est élu. Tout refus élimine automatiquement le candidat; 5. Après cette élimination, s il y a plus de candidats que de postes vacants, il y a élection. Si le nombre de candidats est égal au nombre de postes vacants, les candidats sont élus par acclamation sauf si un membre demande le vote. Dans ce cas, le président d assemblée procède à un vote secret. Chaque candidat devra avoir reçu l assentiment de 50% + 1 des membres présents pour être déclaré élu; 6. S il y a élection, elle se fait par scrutin secret. Un bulletin est remis à chaque membre qui y inscrit le nom des candidats de son choix. Le nombre de noms sur le bulletin doit correspondre au nombre de postes vacants sinon le bulletin de vote est rejeté; 7. Les scrutateurs comptent les votes obtenus par chaque candidat et transmettent les résultats au président d élection; 8. Le président déclare élu pour chaque poste à combler le candidat qui a obtenu le plus de votes, sans toutefois dévoiler le nombre de votes obtenus; 9. En cas d égalité des votes, le scrutin est repris entre les candidats égaux seulement; 10. Si après un deuxième scrutin, il y a à nouveau égalité, l administrateur est choisi par tirage au sort; 11. Il y a recomptage si au moins le tiers des membres présents à l assemblée le demandent. Dans ce cas, les candidats concernés assistent au recomptage; 12. Les bulletins de vote sont détruits par le secrétaire d élection immédiatement après la tenue du scrutin; 13. Toute décision du président, quant à la procédure, oblige l assemblée à moins que cette dernière ne renverse cette décision à la majorité des voix exprimées par les membres présents. 6.9 Réunion du conseil Le conseil d administration se réunit au moins quatre (4) fois par année. 9

11 La convocation est donnée par écrit au moins cinq (5) jours avant la date fixée pour la tenue de la réunion. Pour une réunion d urgence, le délai de convocation est, par exception, réduit à quarante-huit (48) heures. Si tous les administrateurs sont présents ou si les absents y consentent par écrit, l assemblée peut avoir lieu sans avis préalable de convocation Quorum Le quorum du conseil d administration est la majorité de ses membres Vote Les décisions du conseil d administration sont prises à la majorité des voix exprimées par les administrateurs présents. En cas de partage, le président de la réunion a voix prépondérante Révocation Un membre du conseil peut être révoqué selon les dispositions des articles 99 à 101 de la loi Vacances En cas de vacance, les administrateurs peuvent nommer une personne éligible au poste d administrateur pour la durée non écoulée du mandat. À défaut pour eux de le faire avant l assemblée annuelle suivante, celle-ci peut alors combler la vacance. Toutefois, si le nombre des administrateurs qui demeurent en fonction n est pas suffisant pour former quorum, un administrateur, deux membres de la coopérative ou le conseil d administration de la fédération dont elle est membre, peuvent ordonner au secrétaire de convoquer une assemblée extraordinaire pour combler ces vacances. À défaut pour le secrétaire d agir, ceux qui peuvent décréter la tenue de l assemblée peuvent la convoquer Conflits d intérêt Aucun administrateur intéressé, soit personnellement, soit comme membre d une société ou corporation, dans un contrat avec la corporation, n est tenu de démissionner. Il doit cependant divulguer son intérêt au conseil d administration au moment où celui-ci discute de ce contrat, le faire consigner au procès-verbal, s abstenir de délibérer et de voter sur cette question. À la demande du président ou de tout administrateur, l administrateur intéressé doit quitter la réunion pendant que le conseil d administration délibère et vote sur l acquisition ou le contrat en question. 10

12 Chapitre VII : Comité exécutif (réf.:articles 107 et 110 de la loi) 7.1 Comité exécutif Le conseil est autorisé à constituer un comité exécutif. Ce comité exécutif est composé de trois administrateurs soit le Président, le Secrétaire et le Trésorier. Le comité exécutif exerce les pouvoirs que lui délègue le conseil d administration. 7.2 Quorum et réunion du comité exécutif Le quorum du comité exécutif est de trois (3). Le comité se réunit autant de fois que ces membres le jugent opportun. Chapitre VIII : Les dirigeants de la coopérative (réf.:articles et 117 de la loi) 8.1 Président Le président du conseil est aussi président de la coopérative. Il préside ou voit à faire présider les assemblées générales et les réunions du conseil. Il assure le respect du règlement et surveille l exécution des décisions prises en assemblée générale et au conseil. Il représente officiellement la coopérative dans les relations avec l extérieur. Il exécute toutes autres tâches que lui assigne le conseil. 8.2 Le vice-président Le vice-président assiste le président dans ses fonctions. En cas d absence ou incapacité d agir du président, le vice-président le remplace. Il exécute toutes autres tâches que lui assigne le conseil. 8.3 Le secrétaire Il est responsable de la rédaction des procès-verbaux des assemblées générales et des réunions du conseil. Il est responsable de la tenue et de la garde du registre et des archives de la coopérative; Il transmet les avis de convocation des assemblées générales, du conseil et du comité exécutif; Il est d office secrétaire du conseil et transmet aux divers organismes ce qui est exigé par la loi Il exécute toutes tâches inhérentes à ses fonctions. 8.4 Le directeur général 11

13 Sous la surveillance immédiate du conseil, il administre, dirige et contrôle les affaires de la coopérative. Il a la responsabilité immédiate des biens meubles et immeubles de la coopérative; Il a la garde du portefeuille, des fonds et des livres de comptabilité ainsi que la responsabilité de la tenue de la comptabilité; Il est responsable de la gestion du personnel, il engage tous les employés, en repartit le travail et détermine leur salaire selon le barème établi par le conseil. Il informe le conseil des nominations, suspensions, congédiements et mises à pied d employés; Il présente un rapport mensuel de gestion au conseil; Il doit soumettre les livres dont il a la garde à la vérification prévu par la loi; Au cours des quatre mois qui suivent la fin de chaque exercice, il doit voir à la préparation du rapport annuel prévue à l article 132 de la loi, collaborer avec le vérificateur et soumettre au conseil le rapport annuel pour approbation; Il doit se conformer aux instructions du conseil et lui fournir tous les renseignements que ce dernier peut exiger; Il assiste aux réunions du conseil d administration, et le cas échéant, au comité exécutif. Il participe aux différents échanges mais sans droit de vote. Chapitre IX : Activités de la coopérative (réf.:articles 90, 128 à 134 et 226 de la loi) 9.1 Assurances Le conseil doit assurer la coopérative contre les risques suivants : Responsabilité civile Vols et incendies. Responsabilité civile des administrateurs* 9.2 Exercice financier L exercice financier commence le 1 avril de chaque année et se termine le 31 mars de l année suivante. 9.3 Signature Tout chèque, effet bancaire ou effet de commerce doit être signé par deux (2) des trois (3) personnes désignées par le conseil. 9.4 Entrée en vigueur Le présent règlement entre en vigueur le. 12

14 Date Secrétaire 13

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