Guide. pour la préparation d un voyage scolaire. La passion des voyages

Transcription

1 La passion des voyages Guide pour la préparation d un voyage scolaire Envol Espace - Le Trifide, 18 rue Claude Bloch CAEN Cedex 4 - Tél. : Fax infos@envol-espace.fr - Immatriculation IM

2 sommaire Demande de devis et confirmation U n voyage, c est un projet linguistique ou culturel en accord avec un thème proposé en classe. Il faut définir les buts poursuivis par votre projet. Offrir à des élèves de classes déterminées, à un prix le plus juste possible, grâce à un circuit bien organisé et adapté aux nécessités pédagogiques, la possibilité d aller dans un pays ou une région pour : tés techniques, internet d Envol Espace : et un programme correspond globalement à votre projet. gramme selon vos souhaits et de vous faire parvenir le devis correspondant. Sollicitez simultanément l accord de principe : lettre ci-joint page 13) Envol Espace 2 DIALOGUE AVEC ENVOL ESPACE : LES FINANCES POUR UN VOYAGE transports en commun) s ils ne sont pas compris dans le coût de base. ciales à la demande du groupe. Il est possible d obtenir des réductions pour un voyage en avant-saison ou si l établissement a fait un voyage au cours de l année scolaire précédente ou page 5). ETAPE SUIVANTE : 1 - Vous demandez et recevez : Envol Espace : le programme complet, un contrat de réservation à signer, la facture pour le règlement des arrhes. des parents : un engagement écrit et un premier avant-saison ou en cas d inscription 2 mois avant le départ). totalité du montant sera réglée à la commande. 2 - vous dressez la liste des élèves et des accompagnateurs. 3 - Vous renvoyez à Envol Espace : et par le responsable du voyage, ment. Les formalités administratives 1 - CHOIX DES DATES, NOTRE CONSEIL : ÉVITEZ, accompagnateurs, 2 - AVEC L ÉTABLISSEMENT A - LE CHEF D ÉTABLISSEMENT son accord, Envol Espace, devis, le programme, le choix de l organisme, les réunions, B - LE CONSEIL D ADMINISTRATION C - LE GESTIONNAIRE ments des familles, reçoit les factures et les règle aux dates demandées. D - LE PERSONNEL DE L ÉTABLISSEMENT lants, concierge, cuisinier ETABLIR LA LISTE DES ÉLÈVES EN PLUSIEURS EXEMPLAIRES : A - réservation des vols, ferries, visites...), EN CAS DE DÉPART À L ÉTRAN- GER HORS EUROPE : ATTENTION AUX DÉLAIS votre département pour les pays indiqués dans la brochure de voyages. A - DEMANDE FAITE par le professeur organisateur qui collecte et apporte : B - RETRAIT du visa et des papiers quelques jours avant le départ. C - SELON L ÂGE DES ÉLÈVES, leur rendre leurs papiers ou les garder avec soi. D - CARTE EUROPÉENNE D ASSURANCE MALADIE que les parents doivent demander à leur centre de Sécurité Sociale pour les pays de l Union Ce formulaire n est pas nécessaire pour la Grande-Bretagne et la plupart des pays - leur Consulat pour les formalités de passage aux Envol Espace décline toute responsabilité en cas de passer un élève qui ne serait pas en possession des papiers demandés. 5 - LES ASSURANCES : A - ANNULATION D UN CONTRAT : a - La totalité des participants : Du fait des participants : reversement des sommes non engagées auprès des prestataires, minorées des frais administratifs notamment en cas de retrait d autorisation de voyage par le chef d établissement,

3 Les formalités administratives (suite) Le prix du voyage risques auprès de votre assureur. Il est possible de souscrire une assurance annulation collective garantissant le remboursement du voyage en cas d annulation pour circonstances exceptionnelles. Du fait d Envol Espace : si avant le départ, le voyage est rendu impossible par suite d un événement qui s impose à Envol Espace, la totalité des sommes versées par le groupe est restituée. b - Défections individuelles : retenue de 25% du forfait ntre 7 et 2 jours : 75% Sauf sur présentation d un certificat médical : retenue uniquement de 25% du forfait si un certificat médical nous a été envoyé au plus tard le jour du départ. Cependant, les remboursements n ont lieu que si le nombre minimum de participants sur lequel a été fixé le prix du forfait reste atteint. A noter : les voyages en avion et en train sont c - Assurance-annulation optionnelle : Envol Espace au titre des défections individuelles, vous lation, utile notamment en cas de maladie ou décès d un proche, modification de situation économique Ce contrat représente : par personne pour tout séjour avec train ou avion jusqu à 875 par personne. Une franchise de 20 par personne sera retenue pour toute annulation individuelle ou collective en- pour une annulation pour circonstances exception- particulières des garanties exposées ci-dessus B - ASSURANCE ET ASSISTANCE Envol Espace est assurée des participants pendant les voyages est couverte Cette assurance couvre les dommages corporels et matériels subis par les participants ainsi que leur responsabilité civile à l égard des tiers, dès lors que ceux-ci ne sont pas couverts par un contrat d école ou qui organise le rapatriement en cas de blessure ou de maladie grave, assure une prise en charge des frais médicaux et d hospitalisation. Ce contrat vous sera remis dans votre dossier de voyage. 6 - RELATIONS AVEC ENVOL ESPACE : Voir fiches pages 7 et DEVIS, RÉDUCTIONS, OPTIONS A - DEVIS Coût de base : descriptif du prix de tous les voyages. mier dîner jusqu au dernier déjeuner dans le pays. A noter : sur les voyages avec des approches de nuit, en autocar, nous pouvons prévoir tous les repas nécessaires durant le voyage. cas de fluctuations monétaires entraînant une modification de prix, nous vous informons aussitôt et jusqu à un mois avant le départ. B - RÉDUCTIONS SUR TOUS LES VOYAGES DE NOTRE BROCHURE DE 3 JOURS ET PLUS (hors billetterie) : 5 /personne si les arrhes sont versées avant le 25 novembre pour un voyage après le 15 mars. 3 % si le voyage a lieu avant le 15 mars. si un voyage a été fait l année précédente par l établissement ou s il y a deux voyages dans la si 3 voyages sont réalisés dans l année scolaire. fidélité de 2%). de réduction de bienvenue pour les nouveaux établissements. C - OPTIONS Options payantes à choisir Options libres 2 - REDUCTIONS COMPLEMENTAIRES Réductions accordées pour un travail effectué. A - DOCUMENTATION PÉDAGOGIQUE Envol Espace, un professeur, seul ou avec ses élèves, réalise un dossier qui pourra servir de base pédagogique à un voyage. Envol Espace 50 à 400 selon le dossier pédagogique fourni) sous B - VOS PHOTOS... PRIMÉES! publions une ou plusieurs, un avoir de 100 par voyage scolaire de l année en cours). notre site internet : 4 5

4 3 - COMMENT OBTENIR UN FINANCEMENT COMPLEMENTAIRE? ments-scolaires A - DEMANDE DE FINANCEMENT AUX INSTITUTIONS Le prix du voyage (suite) B - ORGANISATION DE MANIFESTATIONS thématiques, repas 1 - PRÉSENCE D ENVOL ESPACE : AVANT : un interlocuteur unique, spécialiste du pays, est à votre disposition. PENDANT : Envol Espace est joignable 24h sur téléphone : APRÈS : Envol Espace souhaite recevoir le bilan de séjour. 2 - ENVOL ESPACE FAIT POUR ET AVEC VOUS : répondant à votre projet. B - la réservation des visites : horaires, gratuité, guide. Il est possible de payer à l avance les de frais administratifs sur le budget visites. C - la réservation de l hébergement et des repas. ET BIEN SÛR, VOUS FOURNIT : votre voyage. Envol Espace B - TECHNIQUES pléter, les informations administratives, vos demandes. 4 - UN SOUTIEN PERMANENT PENDANT LE VOYAGE : A - PROBLÈME SUR PLACE : Envol Espace : son numéro de téléphone d urgence est dans votre dossier de voyage. écoute pour les séjours en familles et les voyages B - ASSURANCE (voir fiches pages 3 et 4) C - RAPATRIEMENT (voir fiches pages 3 et 4) D - PRISE EN CHARGE MÉDICALE soins médicaux et les médicaments sont à régler sur 3 - LES SERVICES D ENVOL ESPACE : A - PÉDAGOGIQUES voyage : cd rom, dvd, dossier, livres, etc... cours pédestres, questionnaire). 6 7

5 Planning avec Envol Espace Hébergements ETABLISSEMENT ce que vous devez faire Envol Espace 1B - présentation du projet au chef d établissement, au conseil d administration. 1B bis - accord de principe. 1C - formation du groupe : élèves, accompagnateurs demande d option et signature du contrat de réservation 2B - autorisation des parents, relevé des arrhes 2C - envoi à Envol Espace des arrhes et du contrat et indication des souhaits particuliers, options supplémentaires. Envol Espace : 4B - réunions pédagogiques : parents, encadrement. Envol Espace liste des participants avec les allergies, confirmation du programme de visites 5B - réunions techniques : encadrement, parents, fiches médicales. 5C - relevé du 3 ème versement et envoi à Envol Espace. ENVOL ESPACE ce que vous aurez en retour Envol Espace prise à l hébergement. 2C bis - dossier d Envol Espace : confirmation, réception arrhes, programme détaillé, descriptif fiche 3), liste des participants à remplir, liste des voyage, liste des documents de voyages. Envol Espace envoie les documents Envol Espace vous adresse un accusé de réception, colis de documentation, dossier de documentation pédagogique pour les enseignants 5C bis - Envol Espace adresse un accusé de réception et récapitule le montant du solde avec les options éventuelles. 1 - EN FAMILLE : ger et profiteront de leurs soirées pour mettre à profit leurs connaissances linguistiques. A - EN GÉNÉRAL : et dialogue avec vous tout au long du séjour. nir des régimes alimentaires importants) enseignants) B - ADRESSE ET TÉLÉPHONE DES FAMILLES D ACCUEIL Conseil : que les élèves les aient toujours avec eux pendant le séjour. C - LES ACCOMPAGNATEURS sont également en hôtel avec supplément). 2 - EN AUBERGE DE JEUNESSE : dans certains pays, confection des pique-niques pays : ce sera précisé à la réservation. départ sur demande. 3 - EN HÔTEL tours à un meilleur tarif. Certains hôtels demandent une caution au chef de 4 - RELATIONS TÉLÉPHONIQUES : Un service téléphonique d informations destiné aux familles en cours de voyage. Envol Espace du solde du voyage Envol Espace envoie la facture acquittée et le dossier de voyage : itinéraire détaillé, liste des téléphones utiles durant le voyage, bons d échange, Envol Espace du bilan du séjour et des projets pour l année prochaine. Compte-rendu à l administration. Envol Espace et envoi des devis et programmes désirés pour l année prochaine. 8 9

6 Transports Encadrement 1 - AUTOCAR 4 accompagnateurs) : 53 fauteuils. Il s agit de cars de grand tourisme équipés de toilettes, de vidéo et de sièges inclinables munis de ceintures de sécurité. Autres possibilités : faut dans ce cas rechercher un autocar adapté à tances, il faut parfois prévoir un troisième chauffeur). Ceci en respect de la législation en vigueur. Lors du voyage : Attention : lors du transport, merci de respecter les donner lieu à un dédommagement à la charge de l élève ou de l établissement scolaire, voir notre voyage. 2 - TRAIN à partir de 11 personnes, professeurs compris, selon les dates de voyages, les horaires et les trains. Un - pour confirmer la pré-réservation. 3 - AVION Il existe plusieurs possibilités : départ. - réservation pour les compagnies low cost. Conseil : nulation car il n y a aucune possibilité de remboursement en cas d annulation. Il n y a aucune gratuité pour les voyages en avion et en train. 4 - TRAVERSEES MARITIMES pour la Grande-Bretagne et l Irlande sont les suivantes : GRANDE-BRETAGNE : bines IRLANDE DIRECT : et au retour. 1 - RÉUNIONS DE L ÉQUIPE D ENCADREMENT : 2 - TÂCHES AVANT LE VOYAGE : B - lister les élèves participants : nom, prénom, sexe, date de naissance et numéro de pièce d identité C - préparation du voyage : - commander à Envol Espace en assurer le retour. page12) - répartition des tâches pendant la réunion - itinéraire du voyage remis à chacun - planning des excursions et lieux d intervention de chaque accompagnateur. 3 - RÉPARTITION DES TÂCHES POUR LE VOYAGE : A - LES DÉPLACEMENTS en train : compartiment de 4 à 6 personnes). en car : qui compte les participants avant les départs? à pied : qui ferme la marche? ticipants et des accompagnateurs. B - LES GROUPES : nécessaires C - SURVEILLANCE DES CHAMBRÉES EN HÉBERGEMENT COLLECTIF chambres D - LOISIRS quelques jeux : ballon, musique, etc E - URGENCE MÉDICALE : méro d appel). une personne parlant la langue du pays. F - PAPIERS D IDENTITÉ l établissement pour obtenir la gratuité ou des 10 11

7 Parents Modèle de lettre aux parents QUE LEUR COMMUNIQUER? COMMENT COMMUNIQUER? 1 - AVANT LE VOYAGE : tion, prix total, modalités de paiement. vous. page 9). 2 - LES CONSEILS ET CONSIGNES consignes peut entraîner le renvoi de l élève. 3 - PAIEMENT : 4 - DOCUMENTS À FOURNIR : particuliers que le professeur garde avec lui. auprès de la Sécurité Sociale) 1 - COMMUNICATIONS ÉCRITES gement, autorisation, arrhes) 2 - RÉUNIONS (une ou deux) - Les dates sont les suivantes :... Le prix est de :... La participation de la famille est fixée à :... - Une réunion de présentation est prévue le : à l inscription... à régler le : à régler le : à régler le :... du voyage). Il est important de vous rappeler que les sorties du soir sont à la discrétion des personnes qui concernant la sécurité ou le caractère médical. COUPON A RETOURNER POUR CONFIRMER L INSCRIPTION Je soussigné de la classe de :... à participer au voyage à... du... au... et verse la somme de... à titres d arrhes Signature 12 13

8 Conseils aux élèves voyageurs en annexe à la réunion avec les parents Tenue : DANS LES FAMILLES : nourriture étrangère, à une culture différente. 2 - DANS LES TEMPS LIBRES : 3 - PAS D ALCOOL, NI DE TABAC : 4 - DANS LES MUSÉES : 5 - BADGES, ÉTIQUETTES l équipe d encadrement et dans les lieux de visites, pour les écoles primaires). Comment voyager sans problème 1 - LE VOYAGE EST UN VOYAGE PÉDAGOGIQUE, NE PAS OUBLIER QUELQUES OUTILS DE TRAVAIL papier à dessin. 2 - BAGAGES : LÉGERS petite bouteille d eau 3 - PAS DE CHOSES PRÉCIEUSES 4 - ARGENT DE POCHE 5 - PIQUE-NIQUE POUR LE PREMIER REPAS 6 - MAL D AUTOCAR, MAL DE MER : selon les tion au conditionnement pour les transports en avion. 7 - SIGNALER DES RÉGIMES PARTICULIERS ou des allergies vraiment importantes Son numéro de téléphone : Groupe sanguin :... OUI OUI OUI OUI dernière consultation. OUI Je donne, par la présente, autorisation de faire utiliser une ambulance et donne mon accord pour l admission dans un hôpital, pour de l enfant. Fiche médicale confidentielle - du voyage, et les numéros de téléphone auxquels nous pouvons vous joindre jour et nuit

9 La passion des voyages