Feuilles de temps: employés rémunérés à l heure

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1 Genetec Feuilles de temps: employés rémunérés à l heure L employé rémunéré à l'heure produit une feuille de temps par semaine sur laquelle il note les heures travaillées et les heures d absence s il y a lieu. On peut aussi y comptabiliser ses heures supplémentaires (le temps «Flex») et noter une absence anticipée (vacances ou autre). On accède à sa feuille de temps par le Portail des Services aux employés qui fonctionne uniquement sous Internet Explorer (version 8 ou plus récente). On ne peut pas garantir le fonctionnement du Portail sous les autres navigateurs. Pour toute absence de plus de cinq jours ouvrables congé de maternité, soins médicaux, ou autre la demande se fait par courriel à votre superviseur ou au Service des Ressources humaines et non pas par la Feuille de temps. Phase 1

2 Fonctionnement Lancer le portail des employés Employee Portal. Les données entrées dans la feuille de temps sont sauvegardées dans Microsoft Dynamics AX. La feuille de temps est soumise à votre superviseur pour son approbation. Le rapport des feuilles de temps est généré par AX et envoyé au Service de la paye. Les données sont entrés dans le système SD Worx (France) ou ADP (Canada et États Unis) qui font les virements aux employés. Fin. Statut de sa demande d absence (sa feuille de temps) Brouillon : En cours de révision : Retourné : Approbation : Validé : La demande est créé et sauvegardée, mais n est pas encore soumise. La demande est soumise et est en attente d approbation. La demande est rejetée. On doit rappeler (Recall) et faire un ajustement. La demande est approuvée et sera posté dans le système AX. Les heures sont postées dans AX. Absence et congé : lire les Politiques du Service des ressources humaines Le congé est une absence de plus de cinq jours ouvrables. Pour demander un congé, parlez-en à votre superviseur ou avec les gens des Ressources humaines. La politique sur les vacances, journées de maladie, et jours fériés est disponible sur le Wrecking Crew. Feuilles de temps: employés rémunérés à l heure le 3 mai

3 Créer sa feuille de temps : lancer le Portail des employés 1. Ouvrez le portail des services : 2. Cliquez Feuilles de temps (Nota : ne pas cliquer Nouvelle feuille de temps). 3. Cliquez le bouton Feuilles de temps pour créer une nouvelle feuille de temps. 4. Choisissez la Date. Cliquer Create. La feuille de temps pour cette semaine est créée. Feuilles de temps: employés rémunérés à l heure le 3 mai

4 Semaine régulière de travail Vous devez compter toutes les heures que vous avez travaillées. 1. Cliquer Nouvelle ligne. Le champ Client est sans objet. 2. Choisir le Projet (Regular hours) de la liste déroulante. Cliquer OK. 3. Choisir l Activité (Regular hours) de la liste déroulante. Cliquer OK. Le champ Catégorie est sans objet. 4. Entrer les heures pour chaque journée de l absence. 5. Cliquer pour sauvegarder cette ligne. 6. Sinon, cliquer Submit pour envoyer cette demande à votre superviseur. Feuilles de temps: employés rémunérés à l heure le 3 mai

5 Journée(s) de maladie Une feuille de temps peut avoir plusieurs lignes décrivant de multiples «projets». Par exemple, une ligne pour les heures régulières de travail, et une autre pour l absence. 1. Cliquer Nouvelle ligne. 2. Le champ Client est sans objet. Choisir le Projet (Regular hours) 3. Choisir l Activité (Regular hours). 4. Pour chaque journée travaillée, entrer les heures. Enregistrer. 5. Cliquer Nouvelle ligne. 6. Choisir le Projet (Absence). 7. Choisir l Activité (Sick). 8. Entrer les heures de maladie. Enregistrer. 9. Cliquer Soumettre pour envoyer cette demande à votre superviseur. Feuilles de temps: employés rémunérés à l heure le 3 mai

6 Demande de vacances (une feuille par semaine) 1. Choisir la bonne période (Nota : chaque semaine de vacances doit avoir sa propre feuille). 2. Cliquer Nouvelle ligne. Le champ Client et sans objet. 3. Dans la liste déroulante Projet, choisir le projet Absence. Cliquer OK. 4. Dans la liste déroulante Activité, choisir Vacation. Cliquez OK. 5. Entrer les heures d absence pour chaque jour de la semaine de vacances. 6. Cliquer pour enregistrer (pour enregistrer sans envoyer en approbation, cliquer Enregistrer et fermer). 7. Cliquer Submit pour envoyer en approbation. Vous pouvez aussi y laisser un message. Feuilles de temps: employés rémunérés à l heure le 3 mai

7 Se faire payer pour les heures supplémentaires Admettons que votre semaine normale compte 37,5 heures. Mais vous avez travaillé 45 heures. Vous devez «distribuer» vos heures supplémentaires manuellement. Voir l exemple ci-dessous. Au Québec, la semaine normale compte 40 heures. Les heures 37,5 à 40 seront rémunérées à «taux simple» (on multiplie par 1,0). Les heures 40 à 45, seront rémunérées au «temps et demi» (on multiplie par 1,5). Dans cet exemple, la personne a travaillé 45 heures (7,5 heures de plus que sa semaine normale de 37.5 heures). Alors o 2,5 heures seront rémunérées à taux simple, o 5 heures seront rémunérées au temps et demi. Feuilles de temps: employés rémunérés à l heure le 3 mai

8 Comptabiliser ses heures supplémentaires Note: Il faut la permission de son superviseur pour comptabiliser les heures supplémentaires. 1. Créer sa feuille de temps. 2. Vous devez compter toutes les heures que vous avez travaillées. 3. Entrer toutes les heures régulières (Regular hours) ainsi que les heures supplémentaires. 4. Vous devez inscrire les heures supplémentaires dans le champ Bank overtime hours (reg.). 5. Cliquer le bouton Submit. 6. Suite à l approbation du superviseur, les heures supplémentaires sont ajoutées à la banque Flex dès la prochaine paie. Feuilles de temps: employés rémunérés à l heure le 3 mai

9 Se servir de ses heures Flex Note: Le nombre d heures Flex demandées ne doit pas dépasser le nombre d heures dans la banque. 1. Créer la feuille de temps. 2. Sur une des lignes, choisir le projet Absence et l activité Banked hours taken. 3. Indiquer le nombre d heures Flex qu on souhaite utiliser et pour quel jour. 4. Vous devez aussi marquer les heures pour les autres jours de votre semaine régulière de travail. 5. Cliquer le bouton Soumettre. 6. Suite à l approbation du superviseur, les heures sont déduites de la banque des heures Flex. Feuilles de temps: employés rémunérés à l heure le 3 mai

10 Déléguer une personne pour compléter sa feuille de temps Pour les occasions ou vous êtes sans possibilité de compléter la feuille (aucun accès à l Internet ou Internet Explorer). 1. Cliquer Mes délégués. 2. Cliquer Nouvelle ligne et sélectionner un délégué de la liste déroulante. 3. Sélectionner la Date de début pour cette délégation. Vous pouvez aussi choisir la Date de fin (facultatif). Pendant cette période, le délégué pourra compléter, changer et soumettre des feuilles de temps en votre nom. 4. Cliquer Enregistrer et fermer. Feuilles de temps: employés rémunérés à l heure le 3 mai

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