Bulletin de l ACFM. Politiques. Aux fins de distribution aux personnes intéressées de votre société

Transcription

1 Personne-ressource : Paige Ward Avocate générale, secrétaire générale et vice-présidente, Politiques Téléphone : Courriel : pward@mfda.ca BULLETIN N o 0653 P Le 22 juillet 2015 Bulletin de l ACFM Politiques Aux fins de distribution aux personnes intéressées de votre société Appel à commentaires Document de consultation (Norme de compétence applicable aux personnes autorisées vendant des titres de fonds négociés en bourse (FNB) et Projet d avis du personnel de l ACFM sur les activités professionnelles externes Le 18 juin 2015, la Commission des valeurs mobilières de la Colombie-Britannique (la «BCSC») a publié dans le cadre d un appel à commentaires le Projet de modification de la Règle 1.2 (Qualités requises) de l ACFM. Les modifications proposées visent à rendre les Règles de l ACFM conformes aux dispositions similaires de la législation en valeurs mobilières en adoptant les modifications apportées au Règlement sur les obligations et dispenses d inscription et les obligations continues des personnes inscrites (le «Règlement » et la Norme canadienne ailleurs qu au Québec), à l Annexe A4 Inscription d une personne physique et examen d une personne physique autorisée (l «Annexe A4») et à l Instruction générale relative au Règlement (l «IG ») concernant les obligations liées à la compétence et aux activités externes. A. Document de consultation - Norme de compétence applicable aux personnes autorisées vendant des titres de fonds négociés en bourse (FNB) En marge du projet de modification de la Règle 1.2, le personnel de l ACFM soumet aux commentaires un document de consultation décrivant en détail un pr ojet de norme de compétence qui permettrait aux personnes autorisées vendant des titres de FNB de satisfaire aux exigences prévues à la Règle de l ACFM. Page 1 de 2

2 Le document de consultation (Norme de compétence applicable aux personnes autorisées vendant des titres de fonds négociés en bourse (FNB)) est joint au présent Bulletin à l Annexe A. B. APA-0040 Activités professionnelles externes En marge du projet de modification de la Règle 1.2, le personnel de l ACFM soumet également à la consultation des révisions apportées à son avis APA-0040 Activités professionnelles extérieures. La version révisée de l Avis du personnel de l ACFM est jointe au présent Bulletin à l Annexe B. C. Commentaires sur les Avis du personnel de l ACFM Les membres et autres parties intéressées sont invités à formuler des commentaires sur le document de consultation (Norme de compétence applicable aux personnes autorisées vendant des titres de fonds négociés en bourse (FNB)) et la version révisée proposée de l APA-0040 Activités professionnelles extérieures. Les commentaires sur le document de consultation et l Avis du personnel de l ACFM doivent être transmis d ici le 16 septembre 2015 à l attention de : Paige Ward, Avocate générale, secrétaire générale et vice-présidente, Politiques, Association canadienne des courtiers de fonds mutuels, 121 King St. West, bureau 1000, Toronto (Ontario) M5H 3T9 ou par courriel à l adresse pward@mfda.ca. DM# Page 2 of 2

3 Annexe A Document de consultation de l ACFM NORME DE COMPÉTENCE APPLICABLE AUX PERSONNES AUTORISÉES VENDANT DES TITRES DE FONDS NÉGOCIÉS EN BOURSE (FNB) Le 18 juin 2015, la Commission des valeurs mobilières de la Colombie-Britannique (la «BCSC») a publié dans le cadre d un appel à commentaires le Projet de modification de la Règle 1.2 (Qualités requises) de l ACFM. Le projet de règle énonce un principe de compétence général qui s applique aux situations pour lesquelles une scolarité, une formation et des compétences supplémentaires seraient plus indiquées (p. ex. lorsque des membres et des personnes autorisées négocient des produits de placement ayant des caractéristiques distinctes comme les FNB). Par le présent document de consultation, nous sollicitons des commentaires sur les particularités de la norme de compétence qui s applique aux personnes autorisées vendant des titres de FNB qui satisferaient aux dispositions du projet de Règle de l ACFM. Contexte À condition de disposer de l inscription et des compétences appropriées, les membres de l ACFM et leurs personnes autorisées peuvent vendre des titres de FNB qui répondent à la définition d un organisme de placement collectif. Cependant, d importantes caractéristiques distinguent les FNB des organismes de placement collectif classiques, notamment la façon dont leurs titres sont négociés. Les personnes autorisées doivent connaître et comprendre ces distinctions pour satisfaire au principe de compétence général prévu au projet de Règle et au Règlement La vente de titres de FNB n est pas abordée de façon satisfaisante dans les cours à s uivre et les examens à p asser par les personnes autorisées pour satisfaire aux compétences requises que prévoit le Règlement pour vendre des titres d organismes de placement collectif. Le Règlement établit un principe de compétence général visant les personnes inscrites. Selon le paragraphe (1) de l article 3.4 du Règlement : «La personne physique qui exerce une activité nécessitant l inscription possède la scolarité, la formation et l expérience qu une personne raisonnable jugerait nécessaires pour l exercer avec compétence.». Les membres doivent s assurer que chaque personne autorisée qui offre des titres de FNB possède la compétence voulue. Le projet de Règle énonce : «Une personne autorisée ne peut exercer une activité nécessitant l inscription que si elle possède la scolarité, la formation et l expérience qu une personne raisonnable jugerait nécessaires pour l exercer avec compétence, notamment la compréhension de la structure, des caractéristiques et des risques de chaque titre qu'elle recommande.».

4 Compétence en FNB Pour satisfaire au principe de compétence prévu au projet de Règle 1.2.3, les personnes autorisées devront suivre une formation qui les informe sur les caractéristiques distinctives des FNB, ainsi qu une formation sur la manière dont les titres de FNB sont offerts par l intermédiaire du membre. Formation sur les politiques et procédures du membre La formation offerte par le membre devrait être axée sur l information que les personnes autorisées doivent connaître concernant les politiques et les procédures du membre en matière d opérations sur titres de FNB. Cette formation devrait comprendre, sans s y limiter pour autant, les sujets suivants : Une information détaillée sur les produits FNB dont la vente a été approuvée par le membre; Le mécanisme d obtention des cotations boursières; Les types d opérations acceptées et l information requise pour chaque opération acceptée; L information à fournir pour chaque opération; Le mécanisme de conservation des pièces attestant les directives de négociation et les documents d information; Le mode de traitement des ordres. Information sur les FNB La formation devrait être axée sur la nouvelle information qu une personne autorisée doit connaître au sujet des FNB. En outre, certains sujets/concepts s appliquent autant aux FNB qu aux organismes de placement collectif classiques. La formation sur les FNB devrait insister sur les distinctions clés entre les FNB et les organismes de placement collectif classiques. Code : Nouvelle information Sujets et concepts existants Il faudrait expliquer le contenu en détail. En général, prévoir des données plus détaillées. Prévoir une comparaison entre FNB et organismes de placement collectif classiques. Il faudrait expliquer les sujets et concepts existants sous l angle des FNB. Prévoir une comparaison entre FNB et organismes de placement collectif classiques. Page 2 de 8

5 Sujet général Sujets secondaires Commentaire Répartition en pourcentage Introduction aux FNB Définition d un fonds négocié en bourse Obligations et restrictions en matière d inscription et de permis Donner la définition d un FNB. Expliquer comment ils cumulent des aspects propres aux organismes de placement collectif et propres aux actions. Passer en revue les obligations d inscription associées à la vente de titres d organismes de placement collectif et les restrictions imposées aux représentants de courtier. 15 Réglementation des FNB Description de FNB dont les titres peuvent être vendus par des personnes autorisées : o Gestion indicielle o Gestion active o Quasi-active/Quasi-passive Description de FNB dont les titres ne peuvent pas être vendus par des personnes autorisées : o à effet de levier et à rendement inversé o de marchandises Documents de placement o (Règlement sur les obligations générales relatives au prospectus) Information à fournir o Transmission d un document d information sommaire (Note : Nouveau projet de législation visant à remplacer le document d information sommaire par un aperçu du fonds assorti d obligations de transmission) o Information continue Restrictions en matière de placement o Restrictions en matière de placement applicables aux FNB Passer en revue les produits qu un représentant de courtier peut ou ne peut pas vendre. Décrire en détail les types de FNB que les représentants de courtier peuvent vendre. Donner une description générale des types de FNB que les représentants de courtier ne peuvent pas vendre. Donner une description générale de la réglementation des FNB, notamment des documents de placement, des obligations d information, des restrictions en matière de placement et de la fonction du comité d examen indépendant. Possibilité d inclure un sommaire sur les distinctions et les similarités entre la réglementation des FNB et celle des organismes de placement collectif classiques. 10 Comité d examen indépendant o Rôle et responsabilité Page 3 de 8

6 Sujet général Sujets secondaires Commentaire Répartition en pourcentage Caractéristiques des FNB Description des styles de gestion de placements : o active vs passive o quasi-active/quasi-passive o indicielle o Que sont les indices?* o Suivre un indice physique vs synthétique reproduction exacte vs échantillonnage écart de suivi Décrire et comparer les styles de gestion de placement passive et active. Décrire les styles de gestion de placement quasi-passive/quasi active. Donner des exemples de chaque style. Définir ce qu est un indice et décrire en détail les différentes méthodes de gestion indicielle. 20 Création et rachat de parts o Courtiers désignés/courtiers/teneurs de marché o Nouveaux FNB o Création «en nature» o Création «en espèces» o FNB existants o Création de parts additionnelles o Rachat de parts o Quand il est possible de changer le nombre de parts Expliquer les écarts de suivi et donner des exemples de ceux-ci. Donner une description générale des divers rôles et responsabilités des courtiers désignés, des courtiers et des teneurs de marché. Décrire en détail comment des nouveaux FNB sont créés et financés. Décrire comment de nouvelles parts sont créées dans le cas de FNB existants. Décrire comment faire racheter les parts de FNB existants. Frais d exploitation o Frais de gestion o Charges d exploitation o Frais d opérations o Commissions de suivi Décrire les situations permettant la création ou le rachat de parts de FNB. Donner une description générale des divers frais d exploitation qui peuvent s appliquer aux FNB en soulignant les distinctions entre les FNB et les organismes de placement collectif classiques. Page 4 de 8

7 Sujet général Sujets secondaires Commentaire Répartition en pourcentage Caractéristiques et avantages o Gestion professionnelle o Faible coût o Transparence o Avantages sur le plan fiscal o Liquidité o Diversification Risques généraux o Risque de marché o Risque lié aux titres de capitaux propres o Risque de taux d intérêt o Risque de change o Risque de crédit o Risque lié aux placements étrangers o Risque lié au style o Risque lié à la concentration o Risque lié à la contrepartie o Écart de suivi o Risque lié à l écart entre le cours et la valeur liquidative Donner une description générale des caractéristiques et des avantages des FNB en soulignant ce qui les distingue des organismes de placement collectif classiques. Expliquer que certaines caractéristiques ne s appliquent qu à certains FNB. Par exemple, un FNB ne peut pas être diversifié. Donner une description générale, avec des exemples, de chaque risque qui peut s appliquer aux FNB. Expliquer en détail le risque lié au cours. Expliquer comment le cours peut être différent de la valeur liquidative et préciser que le risque lié au cours s applique aux FNB et non aux organismes de placement collectif classiques. Négociation en bourse Comparer les FNB avec : o les organismes de placement collectif classiques o les fonds à capital fixe o les billets négociés en bourse Introduction aux marchés des capitaux o Décrire le marché primaire o Décrire les marchés secondaires * o marchés aux enchères o marché de courtiers (de gré à gré) Résumer les différences et les similarités clés entre les FNB et les organismes de placement collectif classiques, les fonds à capital fixe et les billets négociés en bourse. Définir les expressions «marché primaire» et «marché secondaire». Décrire en détail les divers marchés secondaires, se concentrer sur les marchés sur lesquels les titres de FNB sont négociés. Il faudrait donner des précisions sur les types de marché, les heures de marché et les règles et exigences particulières en matière de négociation. 40 Page 5 de 8

8 Sujet général Sujets secondaires Commentaire Répartition en pourcentage Négociation en bourse o Fixation du prix d un FNB o Cours du marché Valeur continue à la cote d une bourse durant une séance o Calcul de la valeur liquidative Calculée en fin de journée Quotidien, hebdomadaire, mensuel o Risque d écart entre le cours du marché et la valeur liquidative o Systèmes de cotation o Qu est-ce qu un cours acheteur? o Qu est-ce qu un cours vendeur? o Écart acheteur-vendeur o Dernier cours négocié o Cours à l ouverture/cours de clôture o o o o o Capacité d absorption du marché et liquidité du marché o Qu est-ce qu un lot régulier/lot irrégulier o Définition de la capacité d absorption du marché o Liquidité o Rôle des teneurs de marché Distributions o Définir les expressions «exdistribution» et «cumdistribution» o Décrire les plans de réinvestissement des distributions RUIM Suspension de cotation Coupe-circuits Expliquer que les FNB ont un cours du marché et une valeur liquidative. Expliquer la différence entre le calcul de la valeur liquidative et le cours du marché. Expliquer que les FNB ne sont pas négociés à leur valeur liquidative. Définir les expressions «cours acheteur», «cours vendeur» et «écart acheteur-vendeur». Expliquer en détail les bonnes méthodes de cotation des FNB. Définir les expressions «dernier cours négocié», «cours à l ouverture» et «cours de clôture». Définir les expressions «lot régulier», «lot irrégulier» et «capacité d absorption du marché». Expliquer la liquidité et le rôle des teneurs de marchés lié aux titres négociés en bourse. Définir les expressions «exdistribution» et «cumdistribution» et leur signification pour la négociation. Décrire les plans de réinvestissement des distributions dans le cas des FNB. Donner un aperçu des RUIM et préciser à qui elles s appliquent. Expliquer les suspensions de cotation et les coupe-circuits, y compris leur utilité et quand ils sont déclenchés. Page 6 de 8

9 Sujet général Sujets secondaires Commentaire Répartition en pourcentage Instructions liées aux ordres o Types d ordre (ordre au marché ou au mieux, ordre à cours limité, ordre à plage de déclenchement, etc.) o Documentation d un ordre o Risques et avantages de chaque type d ordre o Pratiques exemplaires pour saisir les ordres (comme dans le cas d achat ou de vente d un grand nombre d actions) Décrire les divers types d ordres, notamment l information requise pour chaque ordre ainsi que les risques et avantages. Décrire les situations où certains types d ordres sont mieux que d autres. Investir dans des FNB Saisie des ordres o Traitement des ordres o Meilleure exécution o Règles des bourses pour passer et exécuter les ordres o Changer les instructions de négociation o Annuler les instructions de négociation o Règlement d opérations o Avis d exécution o Frais liés aux opérations o Opérations de contrepartiste vs opérations de mandataire Passer en revue les obligations actuelles liées : o à la connaissance du client («Connaître son client») o à la connaissance du produit o à la convenance Décrire comment les ordres doivent être traités aux bourses, notamment l obligation de meilleure exécution (p. ex. l exécution immédiate), les règles des bourses et les modes d exécution des ordres. Décrire comment modifier et annuler les ordres ouverts. Aborder les règlements, les avis d exécution et les frais. Expliquer brièvement la négociation à titre de contrepartiste et à titre de mandataire. Expliquer que les obligations actuelles liées à la connaissance du client, à la connaissance du produit et à la convenance s appliquent à la vente de titres de FNB. 15 Gestion de portefeuille o Alpha et Beta o Hypothèse de l efficience du marché des capitaux (HEMC) o Décrire les différentes stratégies de placement pour les FNB Expliquer que les FNB ne fournissent pas tous la même information que les organismes de placement collectif classiques, comme celle sur le niveau de risque, et que cette information devra être évaluée par le membre pour satisfaire aux obligations actuelles. Expliquer brièvement les notions Alpha, Beta et HEMC. Décrire en détail les rôles que les FNB peuvent jouer dans le montage d un portefeuille. Page 7 de 8

10 Sujet général Sujets secondaires Commentaire Répartition en pourcentage Passer les sujets suivants en revue et expliquer comment ils s appliquent aux FNB : o PPA, PRP o RRD o Imposition o Revenu o Gains et pertes en capital o Dispositions o Garde o Prête-nom vs nom du client Passer en revue ces sujets communs en soulignant dans quelle mesure ils s appliquent aux opérations sur titres de FNB. Décrire en détail les livres de comptes prête-noms, notamment en les comparant avec les livres de comptes au nom de clients. *Des ressources documentaires supplémentaires donnant plus de précisions sur les différentes bourses et les divers indices boursiers pourraient être utiles aux personnes autorisées. DM# Page 8 de 8

11 ANNEXE B Personne-ressource : Paige Ward Avocate générale, secrétaire générale et vice-présidente, Politiques Téléphone : Courriel : pward@mfda.ca APA-0040 Le 20 mai 2005 (Mise à jour le XX 2015) PROJET AVIS DU PERSONNEL DE L ACFM ACTIVITÉ PROFESSIONNELLE EXTERNE Les Avis du personnel de l ACFM ont pour objet d aider les membres et leurs personnes autorisées à interpréter et à appliquer les exigences des Statuts et des Règles de l ACFM et à s y conformer. Les Avis renvoient à ces exigences et expliquent comment le personnel de l ACFM interprète la manière de les respecter. Ils peuvent aussi comprendre des pratiques exemplaires et des notes d orientation. Le présent Avis traite des sujets suivants : 1. Définition de l «activité professionnelle externe» 2. Activités professionnelles du membre 3. Activités professionnelles pouvant être exercées sans lien avec le membre 4. Obligation de déclarer les activités professionnelles externes 5. Politiques et procédures du membre 6. Autorisation des activités professionnelles externes par le membre 7. Obligations de surveillance permanentes du membre 8. Intervention du membre associée aux questions de surveillance 9. Postes d influence 1. Définition de l «activité professionnelle externe» Conformément à l a Règle (Activité professionnelle externe - Définition) de l ACFM, l expression «activité professionnelle externe» est définie comme toute activité professionnelle qu une personne autorisée exerce sans lien avec le membre : a) soit pour laquelle cette personne reçoit ou s attend à recevoir une rémunération, une contrepartie, un paiement ou un autre avantage direct ou indirect; b) soit qui consiste en un poste de dirigeant ou d administrateur ou un poste équivalent; c) ou encore qui consiste en un poste d influence. Page 1 de 8

12 L activité professionnelle externe englobe à la fois l activité pour laquelle la personne autorisée ne reçoit ni ne s attend à recevoir une rémunération, une contrepartie ou un paiement, comme il est indiqué aux alinéas b) et c) de la Règle 1.3.1, et l activité pour laquelle elle reçoit ou s attend à recevoir une rémunération, une contrepartie ou un paiement, comme il est indiqué à l alinéa a) de la Règle En outre, une opération ou une situation ponctuelle peut être considérée comme une activité professionnelle externe, puisque cette activité ne doit pas nécessairement se produire à répétition, ni régulièrement ou continuellement. Par ailleurs, les exigences prévues à la Règle (Exigences en matière de déclaration) ne peuvent être contournées au moyen d opérations structurées de telle sorte que l avantage qui en est tiré ne revient pas directement à la personne autorisée. Ainsi, la définition d activité professionnelle externe peut s appliquer à toute activité ou f onction exercée par la personne autorisée qui donne lieu ou pourrait donner lieu à un avantage pour son conjoint ou une société qu elle contrôle ou dans laquelle elle détient une participation, un tel avantage étant considéré comme un avantage indirect, au sens de la définition. Les membres et les personnes autorisées doivent se renseigner sur leurs obligations associées à l Annexe A4 Inscription d une personne physique et examen d une personne physique autorisée qu ils doivent remplir. Cette annexe oblige les personnes inscrites à fournir l information concernant leur emploi actuel, les autres activités professionnelles qu elles exercent et les postes de dirigeant et d administrateur qu elles occupent. Les Autorités canadiennes en valeurs mobilières ont publié des directives à cet égard dans l Instruction générale relative au Règlement sur les obligations et dispenses d inscription et les obligations continues des personnes inscrites. 2. Activités professionnelles du membre La Règle (Membres) de l ACFM exige que toute «entreprise reliée aux valeurs mobilières» soit exploitée par l entremise du membre, sauf la vente d instruments de dépôt non négociés pour le compte du membre et les activités d employés d une banque exercées conformément à la Loi sur les banques (Canada). Le Statut n o 1 définit l expression «entreprise reliée aux valeurs mobilières» comme une entreprise exploitée ou une activité exercée qui consiste à négocier des titres ou à fournir des conseils à l égard de titres aux fins de la législation en valeurs mobilières applicable d un territoire du C anada. Cette définition englobe les titres vendus suivant des dispenses prévues dans la législation en valeurs mobilières applicable. Mis à p art les dispenses expresses prévues à la Règle 1.1.1, il est interdit aux personnes autorisées de participer, à titre personnel, à la vente de placements qui serait considérés comme des valeurs mobilières aux termes de la législation applicable ou de vendre de tels placements ou de fournir des conseils à leur égard par l intermédiaire d une autre entité que leur courtier membre de l ACFM (ces activités sont souvent appelées «opérations hors compte» et en anglais «selling away» ou «off book trading»). Page 2 de 8

13 3. Activités professionnelles pouvant être exercées sans lien avec le membre Aux termes de la Règle (Exigences en matière d activités professionnelles externes) de l ACFM, une personne autorisée ne peut exercer une activité professionnelle externe que si les conditions suivantes sont réunies : L ACFM, et l autorité en valeurs mobilières du territoire dans lequel la personne autorisée exerce ou prévoit exercer l activité professionnelle externe, ne lui interdit pas d exercer une telle activité professionnelle externe; La personne autorisée informe le membre de l activité professionnelle externe; La personne autorisée obtient l autorisation écrite du m embre avant d exercer l activité professionnelle externe; L activité professionnelle externe de la personne autorisée n est pas de nature à discréditer l ACFM, ses membres ou le secteur de l épargne collective; Dans la mesure où il est possible de confondre l activité professionnelle externe avec celle du membre, une déclaration écrite est remise au client dans laquelle il est clairement indiqué que les activités associées à l activité professionnelle externe n ont aucun lien avec l entreprise du membre et ne relèvent pas de sa responsabilité. 4. Obligation de déclarer les activités professionnelles externes a) Déclarer l activité au membre Les personnes autorisées sont tenues de déclarer toutes leurs activités professionnelles externes à leur membre avant d exercer ces activités. b) Déclarer l activité au client Conformément à l a Règle e), une déclaration écrite doit être remise aux clients dans laquelle il e st clairement indiqué que l activité professionnelle externe n a aucun lien avec l entreprise du membre et qu elle ne relève pas de sa responsabilité. Dans le cas de nouveaux clients, l ACFM s attend à ce que les personnes autorisées remettent cette déclaration au moment où la relation avec le client est établie. S il s agit d une relation déjà établie avec le client et que l activité professionnelle externe est nouvelle ou modifiée, la personne autorisée est tenue de remettre la déclaration écrite au client dès qu elle commence à exercer l activité professionnelle externe pour le client. Les membres et leurs personnes autorisées sont tenus de fournir une déclaration écrite au client dans le cas d une activité professionnelle externe qui pourrait être confondue avec l entreprise du membre. Ainsi, l activité professionnelle externe doit être déclarée lorsqu elle porte sur des services financiers, comme la planification financière, les assurances, les hypothèques, l immobilier et la planification fiscale et successorale. Dès qu il y a un doute sur la nécessité de déclarer ou non l activité professionnelle externe au client, il est recommandé aux membres et à leurs personnes autorisées de remettre la déclaration requise au client. En outre, il y aurait lieu de communiquer au client la nature de l activité professionnelle externe et la dénomination de la personne morale par l intermédiaire de laquelle l activité est exercée. Page 3 de 8

14 c) Déclarer l activité à l autorité en valeurs mobilières compétente Les membres et leurs personnes autorisées doivent se conformer aux dispositions de la législation en valeurs mobilières, qui les obligent généralement à d éclarer dans son intégralité l information sur l activité professionnelle externe à l autorité en valeurs mobilières compétente. Conformément au Règlement sur les renseignements concernant l inscription, plus précisément l Annexe F4 Inscription d une personne physique et examen d une personne physique autorisée, les personnes autorisées doivent déclarer les activités qu elles exercent ailleurs qu auprès de leur société parrainante, notamment les postes de dirigeant ou d administrateur ou les postes équivalents, ainsi que les postes d influence. Cette information est requise sans égard au fait que les personnes autorisées ont reçu ou non une rémunération ou que ces postes sont occupés à titre professionnel ou non. 5. Politiques et procédures des membres Les membres sont tenus d établir, de maintenir et de mettre en application des politiques et des procédures traitant de l autorisation d activités professionnelles externes ainsi que de la conformité subséquente avec les Règles et les Statuts de l ACFM qui s appliquent à ces activités. Ces politiques et procédures devraient comporter des mesures raisonnables permettant de déceler toute activité professionnelle externe non déclarée. Il est recommandé aux membres de consulter le Manuel des politiques et procédures Document de référence de l ACFM qui pourrait les aider à mettre au point ces politiques et procédures. Les membres devraient veiller à ce q ue leurs politiques et procédures concernant les activités professionnelles externes prévoient ce qui suit : obliger les personnes autorisées à déclarer toutes les activités professionnelles externes et à obtenir l autorisation avant de les exercer et leur expliquer la marche à suivre pour obtenir une telle autorisation préalable; décrire les critères du membre liés à l autorisation des activités professionnelles externes; obliger le membre à communiquer au directeur de succursale ou au surveillant les détails de l autorisation ou du refus d autorisation des activités professionnelles externes de la personne autorisée; obliger la personne autorisée à aviser le membre en cas de modification importante apportée à des aspects essentiels de l activité professionnelle externe ou en cas de cessation d une telle activité; prescrire des dossiers dans lesquels seront versées les pièces justificatives attestant le traitement par le membre des demandes d autorisation des activités professionnelles externes, notamment les conditions, les politiques, les procédures et les contrôles particuliers qui ont été imposés et la méthode de suivi de la conformité. Page 4 de 8

15 6. Autorisation des activités professionnelles externes par le membre Les membres qui permettent à des personnes autorisées d exercer des activités professionnelles externes doivent disposer d un processus permettant d évaluer et d autoriser au préalable de telles activités. Ce processus devrait empêcher les personnes autorisées de participer à l autorisation de leurs propres activités professionnelles externes. En guise d étape préliminaire au processus d autorisation, le membre doit obtenir de la personne autorisée des renseignements de base au sujet de l activité, y compris la dénomination commerciale, le lieu où l activité aura lieu et la nature de cette activité, le titre ou le poste de la personne autorisée, le nombre d heures qui doivent être consacrées à l activité et la description de tout risque de confusion ou de conflits d intérêts. Les membres devraient évaluer si l activité doit être considérée comme activité professionnelle externe en se fondant sur les faits qui sont propres à l activité et à la situation de la personne autorisée. Avant d autoriser une activité professionnelle externe, le membre doit tenir compte des conditions associées à l activité que l autorité en valeurs mobilières compétente a imposées à l inscription de la personne autorisée. Les membres devraient porter attention à ces conditions et vérifier si elles ont été respectées. En tout état de cause, que l autorité en valeurs mobilières ait imposé ou non de telles conditions, il est permis aux membres d assortir de leurs propres conditions l autorisation de l activité professionnelle externe. Les documents attestant que le membre a tenu des examens et exercé la diligence voulue, ainsi que l autorisation qu il a accordée, doivent être conservés conformément aux exigences de tenue de registres prévues dans les Statuts, les Règles et les Principes directeurs de l ACFM. Dans le cas d un poste d influence à autoriser comme activité professionnelle externe, nous invitons les membres à consulter la rubrique 9 du présent avis qui expose les aspects propres à l autorisation de telles activités. En outre, les membres doivent tenir des dossiers sur le processus suivi pour approuver l activité professionnelle externe et conserver de l information détaillée sur la nature de l activité professionnelle externe autorisée. Il faudrait que le processus d autorisation oblige la personne autorisée à aviser le membre de tout changement important et oblige le membre à autoriser ce changement. Un changement important peut comprendre l expansion de l activité initialement autorisée par le membre ou l offre de nouveaux services ou produits. Au nombre des questions que le membre doit prendre en considération avant d autoriser des activités professionnelles externes figurent les points suivants : a) Conflits d intérêts Le membre doit tenir compte de tous les risques de conflits d intérêts susceptibles de se produire entre les fonctions de la personne autorisée à titre de représentant et ses activités professionnelles externes. Il y aurait ainsi lieu de tenir compte de la rémunération prévue dans l accord, de la nature de la relation entre la personne autorisée et l autre entité, ainsi que de tout autre conflit d intérêts potentiel prévisible. Si un tel conflit ne peut être géré convenablement, il ne faut pas permettre l activité professionnelle externe. Page 5 de 8

16 b) Éventuels problèmes associés à la prestation de services aux clients Le membre doit veiller à ce que l activité professionnelle externe ne nuise ni à sa capacité ni à celle de la personne autorisée d assurer un service permanent aux clients. Cela comprend l incapacité d exécuter des opérations en temps opportun. c) Normes de conduite Le membre doit s assurer que l activité professionnelle externe ne dérogera pas aux normes de conduite générales prescrites par la Règle (Norme de conduite) de l ACFM ni ne discréditera l Association, ses membres ou le secteur de l épargne collective. Par conséquent, il faudra tenir compte des antécédents et de l expérience des autres personnes participant à l activité professionnelle externe. d) Nature de l activité et compétence connexe La norme d examen permettant de déterminer s il y a lieu d approuver une activité professionnelle externe dépend de la nature de l activité. Il est entendu que le processus d examen qui s applique au placement des fonds de clients ou à des services financiers fournis ailleurs que chez le membre devrait être plus rigoureux que celui qui s applique à des activités professionnelles externes n ayant manifestement aucun rapport avec l entreprise du membre. À titre de meilleure pratique, il y aurait lieu de tenir compte dans un tel examen des niveaux de scolarité, d expérience ou d autre compétence pertinente qui peuvent raisonnablement être considérés comme des conditions préalables à l autorisation d exercer certaines activités liées aux services financiers. e) Questions relatives à la gestion du risque Il faudrait que le membre évalue dans quelle mesure le client pourrait confondre l entreprise du membre avec l activité professionnelle externe de la personne autorisée. Le membre devrait tenir compte du risque de plaintes et de poursuites auquel il peut s exposer si l activité professionnelle externe est autorisée. f) Capacité de surveillance Le membre devrait évaluer sa capacité de satisfaire aux exigences relatives à la surveillance de l activité professionnelle externe et prendre en considération les incidences de ces exigences sur ses ressources. 7. Obligations permanentes du membre Même si les Règles ne les obligent pas expressément à s urveiller en permanence l activité professionnelle externe autorisée, les membres doivent surveiller les activités de leurs personnes autorisées sous l angle de la conformité avec les Règles de l ACFM et la législation en valeurs mobilières applicable. Les membres devraient donc prendre des mesures raisonnables pour s assurer qu aucun changement n est apporté à l activité professionnelle externe qui a ét é autorisée. La personne autorisée et le membre ont également l obligation de veiller à ce que la distinction entre l entreprise du membre et l activité professionnelle externe soit bien communiquée aux clients. Une telle communication doit préciser que l activité professionnelle externe ne relève pas Page 6 de 8

17 de la responsabilité du membre. Les membres doivent également porter une attention particulière aux conflits d intérêts potentiels et assurer le suivi de toutes les plaintes des clients qui se rapportent à l activité professionnelle externe. Les membres sont tenus de prendre des mesures pour déceler tout signe d activité professionnelle externe non déclarée par leurs personnes autorisées. Il est possible de mettre en œuvre des processus efficaces pour déceler une activité professionnelle externe non déclarée au moyen des nombreuses procédures d examen déjà en place chez le membre, dont les suivantes : Examens de la publicité, de sites Web et d autres médias sociaux - Règle (Examen requis) de l ACFM Autorisation des appellations commerciales - Règle (Appellations, dénominations et noms commerciaux) de l ACFM Examens des succursales Principe directeur n o 5 Exigences en matière d examen des succursales de l ACFM Analyse des tendances et examens des opérations - Principe directeur n o 2 Normes minimales de surveillance des comptes de l ACFM Exercice de la diligence voulue au recrutement Traitement des plaintes Questionnaires annuels pour personnes autorisées 8. Intervention du membre associée aux questions de surveillance Lorsque le membre se rend compte qu une personne autorisée a omis de déclarer une activité professionnelle externe, il devrait généralement ouvrir une enquête raisonnable pour s assurer que les points mentionnés précédemment ont été correctement réglés. Afin de satisfaire à leurs obligations de surveillance prévues aux Règles de l ACFM, les membres doivent s assurer d avoir accès à tous les dossiers nécessaires pour mener à bien leur enquête sur la nature et l étendue de toute activité professionnelle externe non déclarée ou non autorisée. Les membres doivent tenir compte des risques associés à la protection de la vie privée des clients, puisque les renseignements que les clients communiquent à la personne autorisée dans le cadre d une activité professionnelle externe peuvent être réputés confidentiels. Pour plus de précision sur la collecte, l utilisation et la communication de renseignements personnels de clients, nous invitons les membres à consulter l avis du pe rsonnel de l ACFM intitulé Avis réglementaire conjoint sur la législation fédérale et provinciale en matière de protection des renseignements personnels, publié en décembre Le membre doit prendre des mesures adaptées au type d activité décelée, en portant une attention particulière aux préoccupations que peuvent avoir les clients. Les membres doivent intervenir dans la résolution des questions, notamment au moyen de communications aux clients, de la prise en compte de mesures disciplinaires ou d autres mesures appropriées. Toute information reçue par le membre pouvant indiquer que les activités professionnelles externes d une personne autorisée peuvent discréditer le membre ou l e secteur de l épargne Page 7 de 8

18 collective doit faire l objet d un suivi. Les plaintes de clients reçues par le membre qui portent sur une activité professionnelle externe doivent être traitées conformément aux dispositions du Principe directeur n o 3 Traitement des plaintes des clients de l ACFM. Comme le prescrit le Principe directeur n o 3, les plaintes comportant des allégations de vol, de détournement de fonds ou de titres ou d usage de faux doivent être signalées sans délai à l ACFM. 9. Postes d influence Selon la situation, les postes d influence peuvent comprendre les postes occupés par des chefs religieux, des fournisseurs de soins de santé et des officiers militaires. Les exigences et les pratiques exemplaires mentionnées dans le présent avis s appliquent aux processus d autorisation et de surveillance des postes d influence considérées comme activités professionnelles externes. Cependant, comme nous l exposons ci-après, plusieurs facteurs distincts doivent être pris en compte dans le cas de l autorisation et de la surveillance de postes d influence. Lorsqu ils étudient la possibilité d autoriser un poste d influence, les membres doivent évaluer la nature du poste et l étendue de l influence que la personne autorisée détient au moyen de ce poste. Une telle activité professionnelle externe ne doit pas être autorisée si l influence de la personne autorisée s avère importante au point qu il serait difficile de la distinguer des activités que la personne exerce en tant que personne autorisée. Il serait alors inconvenable de permettre à la personne autorisée d occuper le poste d influence et d exercer des activités liées à des opérations financières en tant que personne autorisée. Dans certains cas, le membre peut décider qu il est possible de régler tout éventuel conflit d intérêts découlant du poste d influence par l imposition de conditions. Par exemple, il est permis au membre d imposer des conditions visant à empêcher la personne autorisée d utiliser le poste d influence qu elle occupe pour convaincre une personne de devenir un client ou pour modifier sa relation avec le client. Il est également permis au membre de mettre en place des processus de surveillance permettant de vérifier comment s est établie la relation entre la personne autorisée et ses clients. De tels processus lui permettent de s assurer que la personne autorisée n utilise pas son poste d influence pour manipuler des personnes et les pousser à devenir des clients. DM# Page 8 de 8