A Barracuda Company. Eliminer les PST en 10 Etapes. White Paper

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1 A Barracuda Company Eliminer les PST en 10 Etapes White Paper

2 Résumé synthétique Quand il s agit de garantir une approche globale de conservation des données de l entreprise et un plan de préparation aux litiges, il n y a pas de données qui semblent présenter plus de difficultés que les fichiers PST. Ces terribles dossiers qui renferment des s personnels semblent créer plus de défis aux services informatiques actuels que n importe quelle autre base de données ou application. Les fichiers Microsoft Outlook PST (Personal-Storage-Table) peuvent être générés pour différentes raisons. Ils peuvent être le résultat de restrictions imposées par l entreprise elle-même. D autres sont le résultat du manque de sensibilisation des utilisateurs. Certains sont même créés pour faciliter le transfert de données d un employé à un autre. Pourtant, quelle que soit la raison pour laquelle ils ont été créés, les fichiers PST peut être un véritable casse-tête pour les équipes informatiques. Parce que les fichiers PST résident sur les ordinateurs portables et stations de travail qui ne sont généralement pas sauvegardés, ils peuvent être à la base d énormes challenges en terme de sauvegarde, de restauration, de corruption et de recherche. Souvent ils ne sont pas inclus dans la stratégie d entreprise de protection des données, de sorte que le risque de perte de données peut être très élevé. Pour rendre les choses encore plus compliquées, ils sont souvent sujets à une taille excessive qui peut conduire à la corruption des données. Les PST présentent un risque potentiel encore plus élevé pour l entreprise lors d une requête de recherche électronique. Parce que les données du fichier PST ne sont souvent pas protégées sur le serveur de la société, il peut être très difficile, long et coûteux de les intégrer dans la politique d entreprise de rétention des données en prévision des litiges. Avec la sortie d Exchange 2010, Microsoft a commencé à améliorer ses pratiques quand il s agit des fichiers PST. Exchange 2010 propose de plus grandes boîtes aux lettres et des boîtes aux lettres secondaires où des données supplémentaires peuvent être archivées. Cependant, cette solution de la boîte aux lettres secondaire ne se trouve que dans la version «Enterprise Client Access Licence» qui a le coût le plus élevé et il n y a toujours pas de fonction ou de service pour faciliter la localisation et l absorption des fichiers PST existants ou la gestion de leur contenu. Ceci est un risque potentiel pour les données critiques de l entreprise. Cet article propose un plan d action en 10 points pour éliminer les fichiers PST de sorte qu ils puissent être efficacement intégrés dans une politique globale d entreprise de conservation des données pour la protection des données, la conformité et la préparation aux litiges. Mais, commençons par le commencement. Vous devez comprendre pourquoi vous voulez vous débarrasser des fichiers PST avant d entreprendre de les éliminer. Comprendre pourquoi vous voulez éliminer les fichiers PST Cela peut sembler très évident. Cependant, comprendre pourquoi vous voulez vous débarrasser des fichiers PST sera la clé pour déterminer la façon dont vous exécuterez et financerez l ensemble du processus. Cherchez vous à réduire le coût de la conservation des utilisateurs avec des fichiers PST? Êtes-vous plus intéressé par le ediscovery? Avez-vous besoin de trouver des données à tout moment à la demande des services juridique ou RH? Avez-vous besoin d adhérer aux politiques de rétention de l entreprise? Ou bien, cherchez vous simplement à réduire le coût et la complexité d avoir des données résidant à l extérieur d un serveur central? La réponse peut vous aider à déterminer le budget dont vous avez besoin pour résoudre le problème.

3 Nous avons entendu ces plaintes maintes et maintes fois: Nous avons imposé des quotas pour les boîtes aux lettres, mais les utilisateurs ont contourné les quotas en créant des PST, maintenant notre SAN est plein de données PST! On nous demande des recherches ediscovery mais nous savons qu il existe des données contenues dans un fichier PST qui n est pas visible pour l informatique ni pour le le juridique, nous devons faire une une intervention manuelle à chaque fois. Notre politique d entreprise sur la conformité dit que nous devons réduire les risques sur les données. Des données inconnues dans des fichiers PST entraîne des risques inconnus que nous ne pouvons accepter. La politique d entreprise dit que nous devrions supprimer les s de plus de X années. Nous ne pouvons pas faire cela à cause des données PST parce que les utilisateurs en ont le contrôle, pas l informatique. En fin de compte, c est la bonne compréhension des points les plus sensibles dans votre entreprise, qui vous permettra de construire la meilleure stratégie pour résoudre les problèmes. Dans les sociétés pour lesquelles l ediscovery et le strict suivi de la politique d entreprise de conservation des données sont des points essentiels et prioritaires, l élimination des fichier PST n est peut-être même pas nécessaire. Dans ce contexte on pourra préférer des solutions qui peuvent découvrir les fichiers PST - peu importe où ils se trouvent- les gérer, exécuter les tâches d ediscovery sur les PST et les supprimer, sans pour autant éliminer la structure du fichier PST. Cependant, pour d autres organisations qui se débattent avec des données de fichier PST corrompues ou une consommation excessive de stockage, l élimination des fichiers PST peut en effet être la meilleure solution. Une fois que les raisons pour supprimer les PST sont très claires, vous pouvez commencer le plan en 10 étapes ci-dessous pour obtenir la liberté PST. 1. Organisez votre projet pour éliminer les PST Dès que vous avez pris la décision d éliminer les dossiers PST, il est nécessaire de créer un projet qui comprend les étapes où, comment et quand. OÙ: Décidez où vous voulez stocker les PST récupérés - si toutefois vous voulez les garder, bien sur! Allezvous les restaurer dans Exchange, dans les archives, ou sur un SAN ou un autre support de stockage, ou bien sous le contrôle d une solution d archivage spécifique. Quelles sont les limites en place à ce jour qui pourraient entraver la restauration des PST à cet endroit et quels sont les couts induits si vous avez besoin de faire évoluer vos ressources existantes. Si vous décidez de changer pour une solution d archivage dans le Cloud, assurez-vous que vous connaissez tous les coûts d upload et de stockage en amont. Si vous migrez vers Exchange 2010, peut être ne souhaitez-vous pas mettre vos anciens PST dans le nouveau serveur - vous allez peut être vous rendre compte que cette décision va augmenter vos besoins de stockage et que cela va multiplier par 3 votre volume de data si vous suivez les recommandations Microsoft pour les DAGs. Si vous vous intéressez à Microsoft 365, vérifiez auparavant le volume de data que cela vous autorise. Vous pouvez être surpris que cette solution ne vous permette pas de stocker autant de data que vous en avez besoin. COMMENT: Comment voulez vous procéder pour éliminer les PST? Si vous avez une solution d archivage, vérifier si elle peut trouver les fichiers PST. Dans le cas où cela n est pas possible, vous allez vous diriger vers de meilleures options. Si cela est possible, vérifiez si cette solution vous demande de transférer vos PST manuellement vers un autre endroit. Il existe des solutions alternatives, y compris des solutions qui peuvent fonctionner avec vos archives existantes et qui peuvent automatiser la consolidation des PST sans déplacement manuel.

4 Idéalement, vous allez vous diriger vers un procédé qui ne demande aucune intervention de la part des utilisateurs et un travail minimum pour le service IT. Il existe des solutions qui automatisent le procédé sans demander aux utilisateurs de prendre des décisions ou de faire quelque action que ce soit. Vous pouvez également avoir besoin de retrouver les PST perdus. Vous pouvez même choisir une solution qui peut uploader les data sans déplacer les PST dans un endroit central, ce qui peut convenir à votre politique de Compliance et de ediscovery sans avoir un impact important sur vos ressources de stockage. QUAND: Compte tenu de tous les points évoqués ci-dessus, vous pouvez mettre en place le planning de votre projet Elimination des fichiers PST. Exposez les grandes lignes du procédé pour la recherche des fichiers PST, le temps pour uploader les données, les archiver ou les déplacer dans Exchange selon la décision que vous aurez prise. Assurez-vous que votre planning dans le temps est suffisamment raisonnable et qu il ne va pas surcharger dangereusement les ressources du système et du personnel. 2. Etablir l emplacement et l information détaillée de tous les PST Lorsque vous avez mis en place la stratégie où, comment et quand votre prochaine étape est la recherche de tous les fichiers PST dans l entreprise afin que vous puissiez prendre les bonnes décisions à propos des données qu ils contiennent. Les fichiers PST peuvent se cacher dans de nombreux endroits, depuis les serveurs de fichiers, les postes utilisateurs, les laptops jusqu aux serveurs de l entreprise où les données d ex-employés peuvent résider. Si votre solution d archivage de mails ne détecte pas automatiquement les fichiers PST, regardez une solution telle que PST Enterprise. Cette solution va automatiquement chercher les fichiers PST isolés ou perdus, même s ils ne sont pas associés au profil d un utilisateur Outlook. Ils peuvent être sur un serveur, un portable, un poste client, en local ou déportés. L emplacement et l état ne comptent pas puisque les PST sont trouvés automatiquement. Le résultat est un rapport complet qui identifie la mesure du problème; combien y-a-t-il de fichiers PST dans l entreprise, leurs tailles, leurs emplacements, comptes de messagerie et informations sur le propriétaire du PST. Ce sont des informations vitales pour valider votre stratégie où, quand, et comment afin de vous assurer que vous disposez du bon emplacement avec la bonne capacité de stockage pour votre projet. 3. Trouver les propriétaires des fichiers PST perdus Les fichiers PST risquent souvent d être décorrélés de l application Outlook de leur propriétaire. Même si cela est plus fréquent dans le cas d employés ayant quitté l entreprise cela peut également arriver avec des employés actifs avec de multiples PST (tant fichiers que systèmes). Retrouver les fichiers PST perdus et les re-corréler avec leurs propriétaires respectifs peut demander beaucoup de temps et des interventions manuelles. Cependant, cela peut être fait automatiquement avec la solution adéquate. C est primordial lorsque ces fichiers PST ont une valeur importante et manquent aux employés pour le bon fonctionnement de l entreprise. Cela peut être essentiel également au cours d une recherche ediscovery dans le cadre d une recherche légale. Un PST qui renferme des données pertinentes ne pourra pas être pris en compte dans un cadre légal sans l information correcte sur le propriétaire du PST. 4. Revoir votre plan stratégique Maintenant que vous avez une bonne compréhension de la mesure et de la complexité de votre projet Elimination des PST, revoyez votre plan pour vous assurer qu il est réalisable. Assurez vous de faire un point complet des ressources de votre système, la complexité et la mesure étant basées sur l évaluation exhaustive de tous les fichiers PST dans votre entreprise. Revoyez le plan si nécessaire pour être au plus près de vos besoins. 5. Appliquer les règles de rétention de votre entreprise Vérifiez quelles sont les obligations légales de conservation des données avec vos services Relations Humaines et Juridique. Il est probable que votre entreprise ait déjà des données pré-déterminées (Finance, DRH, Direction) qui doivent être conservées. Il se peut également qu il existe des projets d investigations ou ediscovery en cours que vous devrez prendre en considération. Les données associées avec ces obligations légales de rétention doivent être marquées, signalées, afin de ne pas les supprimer au cours de votre projet Elimination des PST

5 6. Mise en oeuvre des règles de rétention propres à l entreprise Votre entreprise peut avoir d ores et déjà des règles de rétention en place dans le cadre de la suppression automatique des données d un certain âge. Il est assez courant de constater que ces règles n aient pas été appliquées sur le poste client d un employé. Pendant la procédure d élimination, dès que les règles de rétention légales ont été bien identifiées, la suppression des données expirées par rapport aux règles de rétention peuvent faire gagner du volume de stockage. Ce point est important pour la mise à jour de votre plan stratégique. Si votre entreprise n a pas de règles de rétention pré-établies, c est l occasion de les définir. Travaillez avec votre service Juridique pour déterminer les durées appropriées à votre industrie ou à votre marché. Puis appliquez les systématiquement dans toute l entreprise. 7. Archiver les données depuis les fichiers PST Uniquement après être passé par toutes les étapes précédentes vous pouvez commencer votre procédure d archivage des PST. Quelques solutions vont vous demander d archiver toutes vos données PST, ou de les intégrer, avant que vous recherchiez, déterminiez les règles de conservation légales et appliquiez les règles de rétention de l entreprise. Le problème de cette méthode est de 2 ordres. Premièrement cela consomme du temps, des ressources systèmes et du budget que vous n avez pas besoin de dépenser. Deuxièmement, cela crée une empreinte des données dans les archives même si vous vouliez les supprimer. Plus précisément cela crée un enregistrement traçable des meta-datas comme quoi la données existait dans l archive, ce qui est un risque que l entreprise ne veut pas forcément prendre. Il est préférable et plus efficace de trouver les PST en premier lieu, éliminer les données anciennes et inutiles et n archiver que ce qui est nécessaire. De fait, vous pouvez même vous rendre compte après avoir recherché et trouvé les données dans tous vos fichiers PST avant de les archiver, que les données que vous avez besoin de transférer dans votre archivage de mail ne sont en fait qu une petite part de ce que vous aviez prévu. Cela peut vous faire gagner des milliers d euros sur vos coûts de stockage et diminuer la durée de votre migration d une façon significative. 8. Migrer le contenu des PST restant dans un endroit déterminé Dès que les données que vous avez besoin de conserver sont archivées, vous pouvez migrer les PST dont vous avez besoin dans un endroit où les utilisateurs auront accès: les boites aux lettres Exchange ou Office 365. Assurez-vous que vous ne surchargez pas les quotas que vous avez mis en place sur les boites aux lettre en ne migrant que les données nécessaires. Le risque étant que vous vous exposez à un gonflement du stockage. Vous pouvez éviter l augmentation du volume du stockage en utilisant l archivage qui conservera les données qui ne sont pas actuellement utilisées. Une fois de plus, avec la bonne solution, la migration des PST peut être programmée automatiquement ce qui nécessite très peu d intervention de l équipe IT. A noter qu avec Exchange 2010, Microsoft permet que les fichiers PST soient remis dans une archive comme boite aux lettres secondaire. Néanmoins, l administrateur doit toujours rechercher les fichiers PST et une restauration manuelle est nécessaire. Microsoft ne fournit pas une approche automatique. Les entreprises de tailles plus importantes auront besoin d un traitement plus exhaustif de la rétention des s qui n est disponible que dans les solutions d archivage d éditeurs tiers.

6 9. Défragmenter les fichiers PST Une fois que les données des fichiers PST de toute l entreprise auront été supprimés, conservés dans une archive ou migrer dans exchange ou office 365, il est temps de défragmenter les fichiers PST afin de supprimer les white space (espaces blancs ou fragmentés). Les fichiers PST vont alors ne comporter que des messages avec des pointeurs qui redirigent vers l archivage ou le serveur Exchange où la donnée réside officiellement. Ainsi, les risques de corruption potentielle sont réduits et l information d entreprise est en sécurité. 10. Supprimer les PST et faire en sorte que les utilisateurs n utilisent plus les PST Parce que même les meilleures solutions doivent faire leurs preuves la première fois, vous devez vous assurer que vous êtes débarrassé des PST pour de bon! Pour éliminer la dépendance aux fichiers PST, il est nécessaire d importer les données restantes (les messages avec les pointeurs) dans la boite aux lettres de l utilisateur. Cela peut également être fait automatiquement avec la bonne solution plutôt que de redonner à l utilisateur la hiérarchie de dossiers originale à laquelle il est habitué avec son dossier PST original. En effet, dès que la migration est terminée, le dossier PST vide peut être automatiquement supprimé du profil utilisateur Outlook et la création des fichiers PST peut être désactivée. Conclusion : Les fichiers PST ne doivent pas mettre vos données d entreprise en danger Les fichiers PST ne doivent pas mettre vos données d entreprise en danger. Que vous décidiez de vivre avec les PST et de les découvrir et les gérer de manière proactive là où ils résident ou que vous choisissiez d éliminer complètement les fichiers PST, il existe des options qui sécurisent votre choix en toute liberté. Et, ces options ne doivent pas être un fardeau inutile pour votre personnel informatique, les ressources de votre système ou vos utilisateurs. En 10 étapes faciles, vous pouvez éliminer les fichiers PST de sorte qu ils puissent être efficacement intégrés dans une politique de rétention globale de l entreprise pour assurer la protection des données, la conformité et la préparation aux litiges. A Barracuda Company À propos de Barracuda Networks Inc. Barracuda Networks protège les utilisateurs, les applications et les données de plus de sociétés à travers le monde. L entreprise s est ainsi forgé une réputation de leader et de fournisseur de référence pour tous ceux qui recherchent des solutions puissantes et simples d utilisation à prix attractif. Barracuda Networks place le client au coeur de ses activités, une approche qui a fait ses preuves et qui permet au client de bénéficier de solutions IT à haute valeur ajoutée, basées sur un principe d abonnement, pour la protection de ses données et de l ensemble de son infrastructure. Pour plus d informations, rendez-vous sur Barracuda Networks et le logo Barracuda Networks sont des marques déposées de Barracuda Networks, Inc. aux États-Unis. Toutes les autres marques sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Barracuda Networks Ltd. 16 Place Vendome Paris France t: +33 (0) e: w: barracuda.com

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