Objet : Mise en place d une action de formation pour les Responsables Formation de l Inserm. Les missions du Bureau National de la Formation (BNF)

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1 Département des Ressources Humaines Bureau national de la formation Paris, le mardi 7 avril 2009 Cahier des charges Objet : Mise en place d une action de formation pour les Responsables Formation de l Inserm L évaluation «à froid» des stages de formation L'Inserm (Institut national de la santé et de la recherche médicale) est un établissement public de recherche agissant dans le domaine de la santé et de la recherche médicale. Huit instituts thématiques accompagnent l Institut dans son rôle de coordination générale de la recherche biomédicale française. Ils proposent une stratégie globale et cohérente de développement des recherches dans les disciplines relevant de leur compétence. Les quelques 360 laboratoires de l'institut implantés sur toute la France sont rattachés à des Délégations Régionales. Chacune de ces délégations dispose d'une autonomie de gestion et assume la quasi-totalité des actes nécessaires à son fonctionnement. A ce titre, les délégations régionales disposent de compétences propres dans les différents domaines de l'action administrative : ressources humaines, budget, comptabilité, achats, immobilier Le siège de l'institut organise et encadre l'action des délégations régionales dans un souci de rationalisation et d'efficacité. Contexte Problématique soulevée Le réseau formation, intégré au département ressources humaines de l'inserm, est constitué de professionnels internes de la formation. Ces intervenants effectuent un travail de collaboration et de coordination, afin de recueillir les besoins de formation de chaque agent et de chaque équipe, et de construire avec eux des réponses adaptées. Le réseau formation est composé d'un bureau national au niveau du siège, d'un responsable formation par délégation régionale et d'environ 500 correspondants formation locaux, présents dans les unités de recherche. Les missions du Bureau National de la Formation (BNF) Il pilote et coordonne la politique de formation de l Inserm. Pour ce faire, le Bureau National de la Formation a cinq missions principales : - élabore la politique formation, - assure la conception des plans de formation triennaux et annuels, - construit et met en place des formations qui répondent aux besoins exprimés par la Direction Générale et les Directeurs de Département de l Inserm pour : Soutenir le développement de cultures collectives dans les structures 1

2 (ex : formation institutionnelles, formations «management» ), Homogénéiser les pratiques et les adaptations aux outils, Former sur des problématiques nouvelles et émergentes dans le domaine scientifique ou d accompagnement de la recherche, et des formations adaptées en fonction des besoins collectifs recueillis pour : Les fonctions organisées en réseaux déconcentrés (ex : réseau des responsables immobilier, des responsables achat, des responsables ressources humaines, des chargés de communication ), Les formations concernant trop peu d agents pour être montées en région. - coordonne le réseau des Responsables Formation Régionaux et les groupes de travail nationaux. - suit le budget global. Il assure la répartition régionale du budget, gère le budget au niveau national en rendant compte de l activité de formation et de l utilisation de l attribution auprès de la Direction. Les missions des Responsables Formation Au sein des pôles Ressources Humaines de chaque délégation, sous la responsabilité du Responsable Ressources Humaines, les 14 Responsables Formation régionaux assurent le pilotage des formations au niveau régional. Leurs missions : - analyser les besoins de formation recueillis via GAIA et hors GAIA, pour élaborer le plan de formation régional, - conseiller et accompagner les projets formation des agents et rechercher la formule adaptée : - Formation collective, - Formation individuelle, - Validation des Acquis d Expérience (VAE) - Congé de Formation Professionnel (CFP) - Bilan de compétence, - Tutorat - concevoir, mettre en œuvre et évaluer les actions de formation régionales, - gérer le budget régional de la formation continue (financement des formations, prise en charge des frais de missions, suivi) - animer et coordonner le réseau des correspondants formation et collaborer avec les partenaires (autres EPST, prestataires privés ou publics externes ), - publier et diffuser les offres de stages formation disponibles auprès de tous les agents, via la base «stages de formation» sur le site RH de l Inserm, les sites régionaux, les lettres électroniques, le réseau des Correspondants Formation. - contribuer à l évolution de l offre formation en recensant les savoir-faire des laboratoires et les possibilités de transfert de savoir et de compétences. Fin 2008, trois nouvelles Responsables Formation ont intégré le réseau. En deux ans, le réseau a évolué et nous pouvons considérer que sept personnes sont relativement récentes sur leur fonction. En 2007, une formation autour des points clefs de la gestion et de l ingénierie de la formation a été proposée à l ensemble des intéressées, dont les objectifs étaient de : o Acquérir ou développer une méthodologie en ingénierie de formation o Approfondir ses connaissances juridiques o Développer son expertise pédagogique 2

3 o Développer ses compétences en communication interne Trois modules étaient proposés : «Gestion de la formation», «Ingénierie pédagogique», «Ingénierie de la formation». Aujourd hui, un thème spécifique interpelle tout particulièrement le réseau : les évaluations «à froid». Afin de compléter le parcours de formation des plus anciennes et de proposer aux nouvelles recrutées d améliorer leur processus, nous souhaitons au sein du Bureau National de la Formation proposer un stage à l ensemble du réseau sur cette problématique de l évaluation à froid. En effet, si des bilans de stages sont déjà réalisés systématiquement à la fin de chaque session à partir de questionnaires d évaluation «à chaud», il nous paraît important d arriver à mieux cerner l impact de certaines actions phares, pilotes ou dont les attentes sont fortes. Ces bilans réalisés ultérieurement permettraient de mieux envisager les effets des stages proposés aux agents Inserm, de concrétiser davantage le lien entre la formation et la gestion des compétences en termes prévisionnels, auprès des responsables hiérarchiques, d améliorer les programmes en fonction des mises en pratique efficientes ou pas des outils proposés, que ce soit dans le domaine scientifique ou dans des domaines transversaux. L Inserm, souhaite mettre en place une action de formation collective, intra-institut, sur-mesure, autour de la problématique de l évaluation à froid, afin de mettre en œuvre des processus d évaluations plus adaptés. Les objectifs du stage sont permettre de : - savoir identifier l'opportunité de mettre en œuvre des évaluations à froid d'acquis et leurs conditions d'efficacité selon les stages et les publics concernés Objet de la demande - savoir mesurer les contributions opérationnelles de certaines actions de formation dont les études d impacts sont attendues : comment évaluer les connaissances acquises à moyen et long terme? comment évaluer les nouvelles compétences mises en œuvre et leurs effets sur le travail individuel du stagiaire et/ou de l équipe? - mieux comprendre comment organiser le transfert de connaissances pour développer les compétences sur le terrain - améliorer le suivi qualitatif des stages en comparant les données recueillies lors des évaluations «à chaud» et «à froid» et communiquer les résultats aux personnes concernées (manager, stagiaire, responsable formation, formateur ) Profil des participants : Public cible - le Responsable du Bureau National de la Formation - 3 Chargées de formation du Bureau National de la Formation - 8 Responsables Formation de province - 5 Responsable Formation d Ile de France - 1 Responsable Formation du siège 18 personnes Les thèmes à aborder lors du stage : Objectifs pédagogiques de la formation 1. Les différentes formes d évaluation et leurs représentations associées 2. La définition des objectifs opérationnels à atteindre, fixés en amont des stages 3

4 3. Les indicateurs permettant d établir la preuve de l'efficacité de la formation 4. Les outils (informatisés ou pas) disponibles pour faciliter la mise en œuvre d une évaluation à froid 5. Les différents «acteurs» (manager, stagiaire, responsable formation, formateur ) et leur rôle dans le processus de l évaluation à froid 6. Les questionnaires d évaluation et les fiches d observation de mises en pratique en situation professionnelle. Chaque stagiaire sera invité à venir avec ses modèles de questionnaire d évaluation «à chaud» et «froid», pour ceux qui l auraient déjà mise en place, auprès de population ciblée. Méthodes et supports pédagogiques : Alternance d apports méthodologiques et pratiques Discussions et échanges d expériences entre participants Formalisation des éléments de la formation dans un support pédagogique complet remis aux participants. Le stage se déroulera à Paris sur deux journées. 2 sessions sont à prévoir les 23 et 24 septembre et les 16 et 17 novembre 2009 L organisme formateur pourra proposer ses locaux. Un forfait journée d étude (pause- déjeuner) est souhaité. Dispositif La Responsable Formation chargée de la mise en place de cette action de formation traitera des aspects logistiques suivants : - envoi à l organisme prestataire, de la liste des stagiaires détaillant leurs attentes, besoins, questions, difficultés recueillis en amont, de documents internes spécifiques nécessaires à la compréhension du contexte Inserm - envoi des convocations et plan d accès, - établissement de la liste d émargement, - élaboration des questionnaires d évaluation de satisfaction avec le consultant. L organisme de formation retenu rédigera la convention bipartite liant nos deux établissements (détaillant les coûts pédagogiques), reproduira la documentation pédagogique à mettre à la disposition des stagiaires. Calendrier prévisionnel : Echéances Forme attendue de - Diffusion du cahier des charges : le 7 avril Retour des propositions techniques et financières : le vendredi 15 mai Entretiens avec les prestataires présélectionnés et choix du prestataire final : de mi-mai à fin mai Communication auprès du réseau et inscription : entre juin et début septembre Formation à planifier impérativement: les 23 et 24 septembre et les 16 et 17 novembre 2009 Les propositions techniques et financières devront nous parvenir en format papier, 4

5 la réponse en 2 exemplaires et devront comporter : - des éléments relatifs à l organisme de formation (présentation brève, interventions similaires ), - La proposition pédagogique : objectifs de formation, programme détaillé, méthode pédagogique retenue, les éléments significatifs de la documentation pédagogique, - Le curriculum vitae du ou des formateur(s)- consultant(s) programmé(s) pour intervenir sur cette action. Un formateur expérimenté, spécialiste du domaine de la formation est requis. Une connaissance du contexte de travail au sein d instituts de recherche sera un atout non négligeable. - La proposition financière détaillée : tarif élaboration de la documentation pédagogique, tarif jour de préparation, tarif jour d animation et tarif location de salle si cette option est retenue, - Des dates prévisionnelles en fonction des disponibilités du ou des formateur(s) consultant(s) pressenti(s), Les réponses à l appel d offre seront analysées selon les critères suivants : - Critères techniques : 70% - profil de l intervenant et de l organisme - contenu et support : programme détaillé, méthodes pédagogiques, contenu des cas pratiques, documentation et supports pédagogiques - Prix : 30% Coût pédagogique HT incluant la documentation. A consulter : Site institutionnel : Site Ressources Humaines : Renseignements Cécile PARISY Inserm Département des Ressources Humaines Bureau National de la Formation 101, rue de Tolbiac Paris cedex 13 Tel : Fax : Mail : cecile.parisy@inserm.fr 5