Cahier des Charges pour la réalisation d un accompagnement PMSI de deux Centres de Soins de Suite et de Réadaptation, adhérents FEHAP Midi- Pyrénées

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1 CAHIER DES CHARGES MIDI-PYRENEES Cahier des Charges pour la réalisation d un accompagnement PMSI de deux Centres de Soins de Suite et de Réadaptation, adhérents FEHAP Midi- Pyrénées

2 La présente mise en concurrence a pour objectif de sélectionner un organisme de formation et de conseil en vue : - d organiser le contrôle et l analyse de la qualité de données PMSI, - de réaliser des formations internes de médecins et rééducateurs, - de créer un accès à un service d accompagnement par internet, type «Hotline» pour trois structures SSR adhérentes de la FEHAP Midi-Pyrénées. 1 Origine du projet d accompagnement Compte tenu de l évolution du mode de financement des établissements SSR projetant un financement à l activité, T2A, l ARH Midi-Pyrénées et la DRASS, et depuis le 1 er avril 2010 l ARS, ont associé les fédérations, la FEHAP(Fédération des Etablissements Hospitaliers et d Aide à la Personne) et la FHF (Fédération Hospitalière de France), dans une démarche visant à soutenir les établissements SSR quelque soit leur taille, à développer une politique de qualité des codages des séjours et des actes, à homogénéiser les pratiques et leur évaluation, et à développer les systèmes d information de façon concertée. 2 Contexte A la demande de la Délégation Régionale de la FEHAP, compte tenu d une part des perspectives de mise en œuvre de la nouvelle tarification à l activité dans les SSR et d autre part du niveau du système d information et de l absence de DIM dans certaines structures, l ARS a accordé une enveloppe afin d aider les établissements suivants : SSR, pouponnière médicale Centre André Bousquairol à Villeneuve Tolosane SSR du Domaine de la Cadène à Toulouse SSR du Centre Pierre Hanzel à Rieux Volvestre CSSR Basso Cambo Rattaché à Hôpital joseph Ducuing Le financement a été confié au Centre André Bousquairol. La notification de l ARS précisait que le financement était destiné à la rémunération de temps de médecin DIM. Cependant, face à la difficulté de recruter un médecin DIM pour une mission de courte durée, le financement n étant pas reconductible, le 24 janvier 2012, une réunion des établissements concernés a permis de déterminer et d organiser la destination de l enveloppe au plus près des intérêts des établissements et de l objectif initial. Après état des lieux et recensement des besoins réactualisés, Il a été convenu qu une partie du financement alloué serait employée afin d accompagner sur deux structures sur 18 mois de manière graduelle. A savoir : Le SSR du Centre André Bousquairol à Villeneuve Tolosane Le SSR du Domaine de la Cadène à Toulouse 3 Nature des prestations 2 lots Lot n 1 : Analyse et contrôle de la qualité des données ainsi que conseils et formations à l attention des médecins ou rééducateurs réalisés par des DIM spécialistes (pédiatrie et - 2-2

3 gériatrie) en SSR, tous les mois sur une année et ensuite tous les 2 mois sur 6 mois soit 30 journées pour 18 mois d accompagnement. Lot n 2 : Accompagnement des 2 structures concernées en dehors des journées à l aide d une «Hotline» téléphonique ou d un outil internet pendant 18 mois (période identique au lot n 1) 4 - Présentation des établissements concernés Centre André Bousquairol : 15 lits SSR Pouponnière médicale Domaine de la Cadène : 33 lits SSR Gériatrique A noter que ces deux structures sont titulaires d autorisations pour d autres activités non concernées par le projet d accompagnement. 5 - Lieu, Durée, Fréquence, Calendrier Lieu, pour le lot n 1 : Sur le site de chacun des 2 établissements SSR SSR, pouponnière médicale Centre André Bousquairol, 22 rue des lavandières, Villeneuve Tolosane SSR du Domaine de la Cadène, 15 Impasse de la Cadène, Toulouse Durée, pour les lots n 1 et n 2 : 18 mois. Fréquence, pour le lot n 1 : 1 journée tous les mois pendant 12 mois puis 1 journée tous les 2 mois pendant 6 mois pour chacune des structures soit 15 journées sur chaque structure et au total, 30 journées sur 18 mois pour l ensemble des établissements. Pour le lot n 2 : les jours ouvrables Calendrier pour les lots n 1 et N 2 : Du 15 septembre 2012 au 15 mars Evaluation du dispositif L organisme s engage dans sa proposition : - A effectuer une évaluation du dispositif tout au long du projet et d en rendre compte au Comité de pilotage réunissant les établissements concernés ainsi qu un représentant de la Délégation régionale de la FEHAP, - A réaliser un rapport de synthèse à mi parcours et à la fin de l accompagnement. 7 Conditions d exécution Confidentialité Le prestataire retenu s engage à respecter la confidentialité par rapport à toute information recueillie au cours de son travail. Modalité d exécution Aucune modification sur la nature des prestations ne pourra intervenir sans l accord formel du Comité de Pilotage

4 8 Dossier à constituer par le candidat La proposition écrite devra parvenir au Comité de pilotage, au plus tard, le jeudi 26 juillet 2012, le cachet de la poste faisant foi. Elle devra comprendre : 1 Une proposition d intervention qui comprend : Une reformulation (appropriation) de la problématique et du contexte de la demande Une proposition sur les méthodes d interventions envisagées et sur la réalisation d une plateforme conseil internet La présentation de (ou des) l intervenant(s) pressenti(s) et ses (ou leurs) références dans des missions similaires et son (leur) curriculum vitae détaillé(s) Les modalités d évaluation retenues Un engagement sur les dates d exécution du contrat 2 Une présentation de la société : Référence de la société dans le secteur sanitaire et dans le domaine considéré Copie de la déclaration d activité Une déclaration sur l honneur justifiant que le candidat satisfait aux obligations sociales et fiscales, dûment datée et signée, ou une copie des certificats sociaux et fiscaux. 3 l offre financière Le prix proposé doit comprendre Pour le lot n 1 : tous les frais de préparation, les temps d intervention, de formation et conseil, de synthèse (mi parcours et à la fin de la mission), les frais de déplacements des intervenants. Pour le lot n 2 : tous les frais concernant la mise en œuvre d une ligne téléphonique ou la conception et la réalisation d une plateforme internet ainsi que les interventions relatives aux réponses apportées. L offre financière doit se présenter sous la forme du bordereau de prix (daté, signé avec cachet) établi de façon suivante : PRESTATION QUANTITE COÛT UNITAIRE TTC TOTAL TTC Sur site, Analyse, 30 jours contrôle données PMSI, formation Frais de séjour, déplacement compris Création «Hotline» Forfait Réponses apportées Synthèses au COPIL Frais de séjour, déplacement compris - A mis parcours - En fin de mission Coût total - 4-4

5 9 Envoi des offres Forme de la réponse L offre doit être adressée à : FEHAP Midi-Pyrénées - A l attention de Catherine MAILLARD Hôpital Joseph Ducuing - 15 rue de Varsovie - BP TOULOUSE CEDEX 3 Et lui parvenir, au plus tard, le jeudi 26 juillet 2012 à 17 heures. La proposition pourra parvenir en version électronique à l mail suivante : Catherine.maillard@fehap.fr L objet de votre message électronique devra comporter la mention suivante : «Réponse à l appel d offre : Accompagnement PMSI 2 SSR FEHAP MP» Toute demande de renseignement complémentaire devra être adressée par mail auprès de : Catherine Maillard, chargée de mission FEHAP Midi Pyrénées. Catherine.maillard@fehap.fr 10 Modalités de choix du candidat Le Comité de Pilotage effectuera une sélection sur dossier. Une commission d examen des offres se réunira le mardi 31 juillet 2012 afin d examiner les propositions écrites des candidats. Elle pourrait être amenée, dans un deuxième temps, à rencontrer un (ou des) soumissionnaire(s) pour approfondissement de leur proposition, si besoin. Critères de sélection des offres : L adéquation du contenu de la proposition au cahier des charges La qualification de ou des intervenant(s) Le prix de la prestation Les références de l organisme Toulouse, le 1 juin