CAHIER SPECIAL DES CHARGES FOURNITURES MISE EN ŒUVRE D UN LOGICIEL CENTRALISÉ ET INTÉGRÉ POUR LA GESTION DU SERVICE DE SOINS À DOMICILE

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1 CAHIER SPECIAL DES CHARGES DU MARCHE PUBLIC DE FOURNITURES AYANT POUR OBJET MISE EN ŒUVRE D UN LOGICIEL CENTRALISÉ ET INTÉGRÉ POUR LA GESTION DU SERVICE DE SOINS À DOMICILE APPEL D'OFFRES OUVERT Pouvoir adjudicateur CPAS de Charleroi Date limite d introduction des offres 20 janvier 2015 (09h45) Adresse de dépôt : CPAS de Charleroi Boulevard Joseph II, 13 à 6000 Charleroi Auteur de projet Service Achats, Nathalie Donckers Boulevard Joseph II, 13 à 6000 Charleroi P. 1

2 Table des matières I. DISPOSITIONS ADMINISTRATIVES... 4 I.1 DESCRIPTION DU MARCHÉ... 4 I.2 IDENTITÉ DU POUVOIR ADJUDICATEUR... 4 I.3 MODE DE PASSATION... 4 I.4 FIXATION DES PRIX... 4 I.5 DROIT D'ACCÈS ET SÉLECTION QUALITATIVE... 4 I.6 FORME ET CONTENU DES OFFRES... 6 I.7 DÉPÔT DES OFFRES... 7 I.8 OUVERTURE DES OFFRES... 8 I.9 DÉLAI DE VALIDITÉ... 8 I.10 CRITÈRES D ATTRIBUTION... 8 I.11 RÉVISIONS DE PRIX... 9 I.12 VARIANTES... 9 I.13 CHOIX DE L OFFRE... 9 II. DISPOSITIONS CONTRACTUELLES II.1 FONCTIONNAIRE DIRIGEANT...10 II.2 ASSURANCES...10 II.3 CAUTIONNEMENT...10 II.4 DÉLAI DE PAIEMENT...10 II.5 DÉLAI DE GARANTIE...11 II.6 RÉCEPTION PROVISOIRE...11 II.7 RÉCEPTION DÉFINITIVE...11 III. DESCRIPTION DES EXIGENCES TECHNIQUES ANNEXE A : FORMULAIRE D'OFFRE ANNEXE B : INVENTAIRE ANNEXE C : ATTESTATION DE PRÉSENCE ANNEXE D : MODÈLE 1, 2 ET P. 2

3 Auteur de projet Nom : Service Achats Adresse : Boulevard Joseph II, 13 à 6000 Charleroi Personne de contact : Madame Nathalie Donckers Téléphone : 071/ Fax : 071/ Réglementation en vigueur 1. Loi du 15 juin 2006 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, et ses modifications ultérieures. 2. Arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques, et ses modifications ultérieures. 3. Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics, et ses modifications ultérieures. 4. Loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics et de certains marchés de travaux, de fournitures et de services. 5. Règlement général pour la protection du travail (RGPT), Loi sur le bien-être et Code sur le bien-être au travail. Remarque Les textes ci-avant sont cités à titre d'exemple. En réalité, le soumissionnaire ne peut ignorer les diverses législations et règlements en vigueur en Belgique ainsi que leurs modifications; il aura l'obligation de les respecter ou encore de les mettre en application. Dérogations, précisions et commentaires Néant. P. 3

4 I. Dispositions administratives Cette première partie se rapporte à la réglementation relative à la passation d'un marché public jusqu'à la désignation de l'adjudicataire. Les dispositions contenues dans cette partie se rapportent à la loi du 15 juin 2006 et à l arrêté royal du 15 juillet 2011 et leurs modifications ultérieures. I.1 Description du marché Objet des Fournitures : Mise en œuvre d un logiciel centralisé et intégré pour la gestion du service de soins à domicile. Lieu de livraison: Service informatique, Boulevard Joseph II, 13 à 6000 Charleroi I.2 Identité du pouvoir adjudicateur CPAS de Charleroi Boulevard Joseph II, Charleroi I.3 Mode de passation Le marché est passé par appel d'offres ouvert en vertu de l'article 25 de la loi du 15 juin I.4 Fixation des prix Le présent marché consiste en un marché mixte. Le marché mixte est celui dont les prix sont fixés suivant plusieurs des modes décrits aux points 4 à 6 de l'article 2 de l'arrêté royal du 15 juillet I.5 Droit d'accès et sélection qualitative Le formulaire d'offre doit être accompagné des pièces suivantes : Situation juridique du soumissionnaire - références requises (critères d'exclusion) Par le dépôt de son offre, le soumissionnaire atteste qu il ne se trouve pas dans un des cas d exclusion décrits aux articles 61 à 63 de l arrêté royal du 15 juillet 2011 et rappelés ci-dessous. Le pouvoir adjudicateur vérifiera l exactitude de cette déclaration sur l honneur implicite dans le chef du soumissionnaire dont l offre est la mieux classée et vérifiera le respect des obligations fiscales décrites ci-dessous à propos de tous les soumissionnaires dans les quarante-huit heures de la séance d ouverture des offres ou le moment ultime pour l introduction des offres, selon le cas. Le pouvoir adjudicateur, qui a accès gratuitement par des moyens électroniques aux renseignements ou documents, effectuera lui-même ces vérifications. Le pouvoir adjudicateur se réserve la possibilité d inviter les candidats ou les soumissionnaires à compléter ou à expliciter les renseignements et documents concernés et à quelque stade que ce soit de la procédure de passation, s'informer, par tous moyens qu'il juge utiles, de la situation de tout P. 4

5 candidat ou soumissionnaire. Extraits de l article 61 de l arrêté royal du 15 juillet 2011 «1. Conformément à l'article 20 de la loi, est exclu de l accès au marché, à quelque stade que ce soit de la procédure, le candidat ou le soumissionnaire qui a fait l'objet d'une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée dont le pouvoir adjudicateur a connaissance pour : 1 participation à une organisation criminelle telle que définie à l article 324bis du Code pénal ; 2 corruption, telle que définie aux articles 246 et 250 du Code pénal ; 3 fraude au sens de l article 1er de la convention relative à la protection des intérêts financiers des communautés européennes, approuvée par la loi du 17 février 2002 ; 4 blanchiment de capitaux tel que défini à l article 5 de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. 2. Conformément à l article 20 de la loi, peut être exclu de l'accès au marché, à quelque stade que ce soit de la procédure, le candidat ou le soumissionnaire : 1 qui est en état de faillite, de liquidation, de cessation d'activités, de réorganisation judiciaire ou dans toute situation analogue résultant d'une procédure de même nature existant dans d'autres réglementations nationales ; 2 qui a fait l'aveu de sa faillite ou fait l'objet d'une procédure de liquidation, de réorganisation judiciaire ou de toute autre procédure de même nature existant dans d'autres réglementations nationales ; 3 qui a fait l'objet d'une condamnation prononcée par une décision judiciaire ayant force de chose jugée pour tout délit affectant sa moralité professionnelle; 4 qui, en matière professionnelle, a commis une faute grave ; 5 qui n'est pas en règle avec ses obligations relatives au paiement de ses cotisations de sécurité sociale conformément aux dispositions de l'article 62 ; 6 qui n'est pas en règle avec ses obligations relatives au paiement de ses impôts et taxes selon la législation belge ou celle du pays dans lequel il est établi, conformément aux dispositions de l'article 63 ; 7 qui s'est rendu gravement coupable de fausses déclarations en fournissant des renseignements exigibles en application du présent chapitre ou qui n'a pas fourni ces renseignements.» Extraits de l article 62 de l arrêté royal du 15 juillet 2011 «1er. Sous réserve de l application de l article 60, 1er, le candidat ou le soumissionnaire employant du personnel assujetti à la loi du 27 juin 1969 révisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs joint à sa demande de participation ou à son offre, selon le cas, une attestation de l Office national de Sécurité sociale dont il résulte qu il est en règle en matière de paiement de ses cotisations de sécurité sociale. L attestation porte sur l avant-dernier trimestre civil écoulé avant la date limite de réception des demandes de participation ou des offres, selon le cas. Est en règle par rapport aux obligations susmentionnées, le candidat ou le soumissionnaire qui: 1 a transmis à l'office national de Sécurité sociale toutes les déclarations requises jusque et y compris celles relatives au trimestre civil visé à l'alinéa précédent, et 2 n a pas pour ces déclarations une dette en cotisations supérieures à euros, ou a obtenu pour cette dette des délais de paiement qu'il respecte strictement. Toutefois, même si la dette en cotisations est supérieure à euros, le candidat ou le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle s il établit, avant la décision de sélectionner les candidats ou d'attribuer le marché, selon le cas, qu'il possède, à la fin du trimestre civil visé à l'alinéa 2, à l'égard d'un pouvoir adjudicateur au sens de l'article 2, 1, de la loi ou d'une entreprise publique au sens de l'article 2, 2, de la loi, une ou des créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l'égard de tiers pour un montant au moins égal, à euros près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de cotisations. 2. Le candidat ou le soumissionnaire employant du personnel relevant d un autre Etat membre de l Union européenne et qui n'est pas visé au 1er, joint à sa demande de participation ou à son offre, selon le cas, une attestation délivrée par l autorité compétente certifiant que, suivant compte arrêté au plus tard à la date limite de réception des demandes de participation ou des offres, selon le cas, il est en règle à cette date avec ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale selon les dispositions légales du pays où il est établi.» Extraits de l article 63 de l arrêté royal du 15 juillet 2011 P. 5

6 «1er. Sous réserve de l application de l article 60, 1er, le candidat ou le soumissionnaire joint à sa demande de participation ou à son offre, selon le cas, une attestation dont il résulte qu'il est en règle par rapport à ses obligations fiscales selon les dispositions légales du pays où il est établi. 2. Pour un candidat ou soumissionnaire belge, le pouvoir adjudicateur vérifie le respect des obligations fiscales à l égard du SPF Finances, sur la base de l attestation délivrée par ce dernier. Est en règle par rapport aux obligations visées au présent paragraphe, le candidat ou le soumissionnaire qui n'a pas, pour ces obligations, une dette supérieure à euros, à moins qu'il n'ait obtenu pour cette dette des délais de paiement qu'il respecte strictement. Toutefois, même si la dette visée au présent paragraphe est supérieure à euros, le candidat ou le soumissionnaire sera considéré comme étant en règle s il établit, avant la décision de sélection ou d'attribution du marché, selon le cas, qu'il possède, à l'égard d'un pouvoir adjudicateur au sens de l'article 2, 1, de la loi ou d'une entreprise publique au sens de l'article 2, 2, de la loi, une ou des créances certaines, exigibles et libres de tout engagement à l'égard de tiers pour un montant au moins égal, à euros près, à celui pour lequel il est en retard de paiement de ses dettes fiscales.» Capacité économique et financière du soumissionnaire - références requises (critères de sélection) Une déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires du domaine d'activités faisant l'objet du marché au cours des trois derniers exercices disponibles en fonction de la date de création ou du début d'activités du candidat ou soumissionnaire, dans la mesure où les informations sur ces chiffres d'affaires sont disponibles. Niveau(x) minimal(aux) : Chiffre d'affaire global > ,00 Capacité technique du soumissionnaire - références requises (critères de sélection) Une liste des principales livraisons effectuées au cours des trois dernières années, indiquant le montant, la date et le destinataire public ou privé. Les livraisons sont prouvées par des attestations émises ou contresignées par l'autorité compétente ou, lorsque le destinataire a été un acheteur privé par une attestation de l'acheteur ou à défaut simplement par une déclaration du fournisseur. Niveau(x) minimal(aux) : Minimum 3 attestations de bonne exécution I.6 Forme et contenu des offres Le soumissionnaire établit son offre en français et complète l'inventaire sur le modèle annexé au cahier des charges le cas échéant. Si le soumissionnaire établit son offre sur d'autres documents que le formulaire prévu, il supporte l'entière responsabilité de la parfaite concordance entre les documents qu'il a utilisés et le formulaire. Tous les documents établis ou complétés par le soumissionnaire ou son mandataire sont datés et signés par celui-ci. Lorsque l'offre est signée par un mandataire, celui-ci mentionne clairement son (ses) mandant(s). Le mandataire joint à l'offre l'acte authentique ou sous seing privé qui lui accorde ses pouvoirs ou une copie de la procuration. Toutes ratures, surcharges et mentions complémentaires ou modificatives, tant dans l'offre que dans ses annexes, qui seraient de nature à influencer les conditions essentielles du marché, telles que les prix, les délais, les conditions techniques, doivent également être signées par le soumissionnaire ou son mandataire. Ces 2 dispositions ne sont pas d'application si l'offre et ses annexes sont signées de façon électronique. Les prix doivent toujours être exprimés en euro. Nous demandons tout particulièrement aux soumissionnaires de n indiquer aucun prix dans le corps de l offre (description de l offre). Seuls les inventaires de prix (et des P. 6

7 annexes éventuelles) doivent contenir les informations relatives au(x) prix de la soumission. Il est également demandé aux soumissionnaires d ajouter à son offre une matrice de conformité mettant en relation les demandes reprises dans le cahier spécial des charges et le contenu de son offre afin d en faciliter la lecture et la compréhension. I.7 Dépôt des offres Une séance d information pour ce marché public est prévue le 12 janvier 2015 à 13h00 (Boulevard Joseph II n 13 à 6000 CHARLEROI, salle du Conseil). Les soumissionnaires doivent s inscrire à cette séance au plus tard pour le 09 janvier 2015 en indiquant le nom, la fonction et l adresse des personnes qui seront présentes. Maximum 4 personnes par soumissionnaire seront acceptées. Les soumissionnaires devront remettre une attestation de présence signée avec leur offre (Annexe C). Les firmes n ayant pas participé à cette séance d information seront évincées d office. Offres envoyées par des moyens électroniques Les offres électroniques peuvent être envoyées via le site internet e-tendering https://eten.publicprocurement.be/ qui garantit le respect des conditions établies par l'article 52 de l'arrêté royal du 15 juillet Il y a lieu de remarquer que l'envoi d'une offre par ne répond pas à ces conditions. Dès lors, il n'est pas autorisé d'introduire une offre par ce moyen. Le soumissionnaire peut fournir sur un support papier et ce avant la date limite de réception, certains écrits s'il s'avère que ces écrits ne peuvent être créés par des moyens électroniques ou qu'il s'avère trop complexe de les créer par ces moyens. Si nécessaire, les annexes seront scannées afin d'être jointes à l'offre. Par le seul fait de remettre une offre totalement ou partiellement par des moyens électroniques, le soumissionnaire accepte que les données découlant du fonctionnement du dispositif de réception de son offre soient enregistrées. L'offre doit parvenir au pouvoir adjudicateur avant la date limite de réception des offres. Afin de remédier à certains aléas de la transmission, de la réception ou de l'ouverture des demandes de participation ou des offres introduites par des moyens électroniques, le pouvoir adjudicateur autorise le soumissionnaire d'introduire à la fois une offre transmise par des moyens électroniques et, à titre de sauvegarde, une copie établie par des moyens électroniques ou sur support papier. Cette copie de sauvegarde est glissée dans une enveloppe définitivement scellée qui porte clairement la mention copie de sauvegarde et est introduite dans les délais de réception impartis. Cette copie ne peut être ouverte qu'en cas de défaillance lors de la transmission, la réception ou l'ouverture de l'offre transmise par des moyens électroniques. Elle remplace dans ce cas définitivement le document transmis par des moyens électroniques. La copie de sauvegarde est par ailleurs soumise aux règles du présent cahier spécial des charges et de l'arrêté royal du 15 juillet 2011 qui sont applicables aux offres. Plus d'informations peuvent être obtenues sur le site : ou via le numéro de téléphone du helpdesk du service e-procurement : +32 (0) Offres non introduites par des moyens électroniques L'offre est établie sur papier et est glissée sous pli définitivement scellé mentionnant la date de la séance d'ouverture et le numéro du cahier spécial des charges (2014-ACH0759) ou l'objet du marché. Elle est envoyée par service postal ou remise par porteur. P. 7

8 En cas d'envoi par service postal, ce pli définitivement scellé est glissé dans une seconde enveloppe fermée portant clairement la mention " OFFRE ". L'ensemble est envoyé à : CPAS de Charleroi Service Achats Madame Nathalie Donckers Boulevard Joseph II, Charleroi Le porteur remet l'offre à Madame Nathalie Donckers personnellement ou contre récépissé à obtenir auprès du Service Achats. Toute offre doit parvenir au président de séance avant qu'il ne déclare la séance ouverte. Quelle qu'en soit la cause, les offres parvenues tardivement auprès du président sont refusées ou conservées sans être ouvertes. Toutefois, une telle offre est acceptée pour autant que le pouvoir adjudicateur n'ait pas encore conclu le marché et que l'offre ait été envoyée sous pli recommandé, au plus tard le quatrième jour de calendrier précédant la date de l'ouverture des offres. I.8 Ouverture des offres L'ouverture des offres se passe en séance publique. Lieu : Boulevard Joseph II n 13 à 6000 CHARLEROI (salle du BP) Date: 20 janvier 2015 à 9h45 I.9 Délai de validité Le soumissionnaire reste lié par son offre pendant un délai de 180 jours de calendrier, à compter de la date limite de réception des offres. I.10 Critères d attribution Les critères qui suivent sont d'application lors de l'attribution du marché : N Description Poids 1 Prix 25 Règle de 3. Score offre = (prix de l offre la plus basse / prix de l offre) x poids du critère prix. Il sera tenu compte du coût global pour l administration: prix d acquisition du logiciel + coût de l intégralité de la maintenance sur 10 ans + tout autre coût révélé par l offre. 2 Fonctionnalités 30 L'analyse des fonctionnalités sera découpée comme suit: -Module de gestion de patient: 20 -Module de facturation : 20 -Module gestion de prestataires: 20 P. 8

9 -Obligations légale: 20 -Reportings: 10 -Ergonomie: 10 Pour un total de 100 points ramenés à 30 suivant une règle de trois. 3 Formations 15 Le soumissionnaire devra remettre une note expliquant l'approche, le contenu des cours et l'organisation proposée. Les notes seront ensuite examinées par une commission d'analyse composée d'agents du CPAS. 4 Critère technique 15 Le soumissionnaire devra remettre une note expliquant l'architecture et l intégration proposée. Les notes seront ensuite examinées par une commission d'analyse composée d'agents du CPAS. 5 Contrat de maintenance et étendue de la garantie 15 Contenu, contrat type, engagements pris et l étendue (conditions) de la garantie (12 mois cf.ii.5). Poids total des critères d'attribution: 100 Une certaine valeur a été attribuée à chaque critère. Sur base de l'évaluation de tous ces critères, tenant compte de la valeur attribuée à chacun, le marché sera attribué au soumissionnaire présentant l'offre régulière économiquement la plus avantageuse du point de vue du pouvoir adjudicateur. I.11 Révisions de prix Le prix de la maintenance pourra être adapté chaque année au 01 janvier sur base de l évolution de l indice des prix à la consommation, suivant la formule Prix indexé = prix mentionné dans l offre x indice du mois de décembre précédant la révision / indice du mois d attribution du marché. I.12 Variantes Les variantes libres ne sont pas autorisées. Aucune variante obligatoire ou facultative n'est prévue. I.13 Choix de l offre Le pouvoir adjudicateur choisit l'offre régulière économiquement la plus avantageuse (en tenant compte des critères d attribution). Par la remise de son offre, le soumissionnaire accepte toutes les clauses du Cahier spécial des Charges et renonce à toutes les autres conditions. Si le pouvoir adjudicateur constate, lors de l analyse des offres, que le soumissionnaire a ajouté des conditions qui rendent l offre imprécise ou si le soumissionnaire émet des réserves quant aux conditions du Cahier spécial des Charges, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit de considérer l offre comme substantiellement irrégulière. Le pouvoir adjudicateur rectifie les erreurs dans les opérations arithmétiques et les erreurs purement matérielles dans les offres, sans que sa responsabilité soit engagée pour les erreurs qui n auraient pas été décelées. Pour ce faire il peut, dans le délai qu il détermine, inviter le soumissionnaire à préciser et à compléter la teneur de son offre sans la modifier, afin de rechercher l intention réelle. Le pouvoir adjudicateur peut, s il le juge conforme à ses intérêts : - renoncer à attribuer le marché; - refaire la procédure, au besoin, suivant un autre mode de passation. P. 9

10 II. Dispositions contractuelles Cette deuxième partie fixe la procédure relative à l exécution du marché. Pour autant qu il n y soit pas dérogé, l Arrêté royal du 14 janvier 2013 et ses modifications ultérieures établissant les règles générales d'exécution des marchés publics et des concessions de travaux publics est d application. II.1 Fonctionnaire dirigeant L'exécution et la surveillance des fournitures se déroulent sous le contrôle du fonctionnaire dirigeant : Nom : Madame Nathalie Donckers Adresse : Service Achats, Boulevard Joseph II, 13 à 6000 Charleroi Téléphone : 071/ Fax : 071/ II.2 Assurances L'adjudicataire contracte les assurances couvrant sa responsabilité en matière d'accidents de travail et sa responsabilité civile vis-à-vis des tiers lors de l'exécution du marché. Dans un délai de trente jours à compter de la conclusion du marché, l'adjudicataire justifie qu'il a souscrit ces contrats d'assurances, au moyen d'une attestation établissant l'étendue de la responsabilité garantie requise par les documents du marché. A tout moment durant l'exécution du marché, l'adjudicataire produit cette attestation, dans un délai de quinze jours à compter de la réception de la demande du pouvoir adjudicateur. II.3 Cautionnement Le cautionnement suivant est exigé : 5% du montant initial du marché (HTVA), arrondi à la dizaine supérieure. La moitié du cautionnement est libérée après la réception provisoire et le solde sera libéré à la fin de l exécution du marché. Le cautionnement doit être constitué dans les 30 jours de calendrier suivant le jour de la notification de l'attribution du marché par recommandé. La preuve de la constitution du cautionnement doit être envoyée à l'adresse du pouvoir adjudicateur. Lorsque l'adjudicataire ne constitue pas le cautionnement dans les délais prévus, les dispositions prévues à l'article 29 de l'arrêté royal du 14 janvier 2013 pourront être appliquées. La demande de l adjudicataire de procéder à la réception tient lieu de demande de libération du cautionnement. II.4 Délai de paiement Le pouvoir adjudicateur dispose d'un délai de vérification de 30 jours de calendrier à compter de la date de livraison pour procéder aux formalités de réception. Ce délai prend cours le lendemain de l'arrivée des fournitures à destination, pour autant que le pouvoir adjudicateur soit en possession du bordereau ou de la facture. P. 10

11 Le paiement du montant dû au fournisseur est effectué dans les 30 jours de calendrier à compter de la fin de la vérification, pour autant que le pouvoir adjudicateur soit, en même temps, en possession de la facture régulièrement établie ainsi que des autres documents éventuellement exigés. Ladite facture vaut déclaration de créance. II.5 Délai de garantie Le délai de garantie pour ces fournitures est de 12 mois calendrier. Le délai de garantie prend cours à compter de la date de réception provisoire au lieu de livraison. La garantie devra inclure la maintenance. Cela signifie que le prix de la maintenance ne pourra être réclamé qu après l expiration du délai de garantie accordé par l adjudicataire. Pour le surplus, le soumissionnaire précisera les prestations couvertes par la garantie. Les effets de la garantie accordée couvriront en tout cas la correction sans frais pour le pouvoir adjudicateur de toute erreur imputable à la programmation, ainsi que l indemnisation des frais exposés par le pouvoir adjudicateur du fait de telles erreurs (et notamment, les frais de reconstitution des bases de données, y compris les frais de personnel), ainsi que tous dommages directs ou indirects résultant de telles erreurs. L expression «erreur imputable à la programmation» vise toutes les erreurs qui rendent le logiciel impropre ou inapproprié à l usage auquel il est destiné et/ou qui donnent lieu à des résultats inexacts, à l écran ou sur l imprimante ou à des incohérences au niveau des bases de données et ce, bien que les données aient été correctement introduites et qu aucune erreur substantielle n ait été commise par le pouvoir adjudicateur ou son préposé dans l utilisation du logiciel mis à disposition. II.6 Réception provisoire A l'expiration du délai de vérification, il est selon le cas dressé un procès-verbal de réception provisoire ou de refus de réception. II.7 Réception définitive La réception définitive a lieu à l'expiration du délai de garantie. Elle est implicite lorsque la fourniture n'a pas donné lieu à réclamation pendant ce délai. Lorsque la fourniture a donné lieu à réclamation pendant le délai de garantie, un procès-verbal de réception ou de refus de réception définitive est établi dans les quinze jours précédant l'expiration dudit délai. P. 11

12 III. Description des exigences techniques III.1 Dispositions générales. Le présent marché vise la mise en œuvre d un logiciel centralisé et intégré pour la gestion du service de soins à domicile. Il couvre notamment : La mise à disposition d un logiciel de gestion centralisé et intégré ; Les prestations d implémentation et de configuration du logiciel ; Les prestations de liaison avec les logiciels de comptabilité ; La reprise des données actuelles gérée pour l instant par le logiciel PEGASE SAD de la firme CIVADIS ; La documentation de la solution fournie ; La maintenance du logiciel mis à disposition ; La formation des utilisateurs. III.2 Présentation des équipements informatiques dont dispose le pouvoir adjudicateur. III.2.1 Introduction Le CPAS compte plus de 2500 collaborateurs répartis sur 50 sites dont 1200 utilisateurs PC. Le réseau informatique du CPAS couvre une quarantaine de sites interconnectés par l intermédiaire du Backbone de Belgacom (Explore). Le site de l administration centrale abrite le Datacenter du CPAS et est connecté au Backbone de Belgacom à l aide d une connexion fibre d une capacité nominale de 100 Mbps. Les sites distants sont eux connectés sur le Backbone de Belgacom soit via une fibre, soit via une liaison xdsl ou via une liaison EFM. La liaison à Internet est assurée par une liaison fibre de 25 Mbps symétrique. III.2.2 Présentation du réseau d entreprise. Le schéma ci-dessous est une vue très générale du réseau Explore servant à interconnecter les différents sites du CPAS. Lorsque l on parcourt celui-ci dans le sens horloger en partant de la position «9h», on peut y voir : L accès à Internet (fibre 25 Mbps) Les sites distants, représentés par un site «template» sur lequel figure un téléphone (VoIP sur tous les sites dans le futur) ainsi qu un switch et un routeur L accès au SIP trunk (trafic de la téléphonie VoIP vers le monde extérieur) L accès au réseau PubliLink, nécessaire au fonctionnement de notre administration : consultation du Registre National, de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale,... Le site principal, constitué par deux bâtiments reliés entre eux par une fibre qui est notre propriété, et qui héberge à la fois notre datacenter et les équipements de sécurité pour la connexion à Internet (firewall + proxy) P. 12

13 Topologie générale de notre réseau Le schéma ci-dessous montre de façon plus détaillée la connectivité disponible sur chaque site. Ceuxci étant désignés par un numéro d index, la table qui suit vous fournira le nom et le détail de la connexion dont dispose chaque site. Liste des sites du CPAS : Veuillez noter que certains sites sont «jumelés» : dans ce cas, deux bâtiments voisins sont reliés par un câble dont le CPAS est propriétaire et se partagent une seule connexion vers le reste de notre réseau. Les sites jumelés sont reconnaissables au fait que leur case «VQoS Explore (main//bu)» est commune. C est par exemple le cas des sites 14 et 15. Le débit disponible sur un site peut être P. 13

14 symétrique (ex : 10M Fo = 10 Mbps fibre optique) ou être asymétrique (ex : asym 6/30 = 6 Mbps UP et 30 Mbps DOWN). ID Nom VQoS Explore (main//bu) Main Acces Backup Access Main Router 1 Administration centrale 5M 100M Fo C2851 Backup Router 2 Antenne sociale Charleroi (ASC01) 2M5 50M Fo C Service MRS et Centre Santé Mentale 500K//300K 10M Fo 2M Efm C1921 C881 4 Résidence "Brichart" (MR01) 384K//0 asym 2/20 3G 1,2M C881 C881 5 Urgence sociale de Charleroi 384K//0 asym 6/30 3G 1,2M C881 C881 6 Abri de nuit 384K//0 asym 6/30 3G 1,2M C881 C881 7 Passage 45 1M//800K 20M Fo 4M Efm C1921 C881 8 Centre de Santé Mentale 384K//0 asym 2/20 3G 1,2M C881 C881 9 Médiation de dettes 384K//0 sym 2M 3G 1,2M C878 C Antenne Sociale de Marcinelle (ASC10) 384K//0 asym 6/30 3G 1,2M C881 C Résidence Sart Saint-Nicolas (MR07) 300K//384K 6M Efm VDSL 2/20 C Pôle économie sociale 384K//0 asym 2/20 3G 1,2M C881 C Service jeunesse et énergie 384K//0 asym 6/30 3G 1,2M C881 C Résidence Au R'cwè du vî Clotchi (MR02) 10M Fo VDSL 2/20 C K//384K 15 Antenne sociale - Couillet (ASC02) 16 Espace Citoyen de Dampremy (bâtiment avant) 384K//0 asym 6/30 3G 1,2M C881 C Antenne sociale de Dampremy (ASC03) 384K//0 asym 6/30 3G 1,2M C881 C Espace Citoyen "Porte Ouest" 384K//0 asym 6/30 3G 1,2M C881 C Résidence "Dr J. Hustin" (MR06) 384K//0 asym 6/30 3G 1,2M C881 C SASS 384K//0 asym 1/12 3G 1,2M C881 C Antenne sociale de Marchienne Docherie (ASC19) 500K//384K 22 Espace Citoyen de la Docherie 10M Fo VDSL 6/60 C Antenne sociale de Marchienne-au-Pont (ASC09) 384K//0 asym 2/20 3G 1,2M C881 C Cyber Espace Marchienne Docherie 384K//0 asym 2/20 3G 1,2M C881 C Résidence "Bughin-Durant"(MR08) 500K//384K 26 Antenne sociale (ASC11) 10M Fo VDSL 6/60 C Maison familiale de Monceau 384K//0 asym 6/30 3G 1,2M C881 C Antenne sociale de Mont-sur-Marchienne (ASC13) 384K//0 asym 2/20 3G 1,2M C881 C Résidence "Jules Bosse" (MR05) 384K//0 sym 2M 3G 1,2M C878 C Antenne sociale (ASC07) 500K//200K 10M Efm 2M SDSL C Archives 200K//100K 4M Fo 1M SDSL C Résidence "Louis Theys" (MR04) 384K//0 asym 2/20 3G 1,2M C881 C CSM Gosselies 384K//0 sym 2M 3G 1,2M C878 C Antenne sociale de Gosselies (ASC05) 384K//0 asym 6/30 3G 1,2M C881 C Antenne sociale de Lodelinsart (ASC08) 384K//0 asym 2/20 3G 1,2M C881 C Hôtel social Lodelinsart 384K//0 asym 2/20 3G 1,2M C881 C Antenne sociale de Ransart (ASC14) 384K//0 asym 2/20 3G 1,2M C881 C Travaux et Antenne sociale (ASC15) 500K//384K 10M Fo VDSL 6/30 C Résidence "No P'tit Nid" (MR03) 500K//500K 40 Antenne sociale de Gilly (ASC04) 10M Fo 2M SDSL C1921 C878 P. 14

15 41 Antenne sociale (ASC12) 10M Efm 2M SDSL C K//500K 42 Résidence "Raoul Hicguet" (MR09) 43 Restaurant "Côté Jardin" (bâtiment arrière) 384K//0 asym 2/20 3G 1,2M C881 C Restaurant "Jean Ester" 384K//0 sym1m 3G 1,2M C878 C Futur SIPP ("No Moncha") 384K//0 asym 6/30 3G 1,2M C881 C Maison de l'énergie (+ site DRP) 1M//400K 20M Fo 4M Efm C1921 C881 III.2.3 Présentation des environnements serveurs. Nous disposons dans notre datacenter d un environnement de serveurs virtualisés sous VMWare ESX 4.1, installés sur un cluster de 6 machines physiques équipées de 2 processeurs Xeon L5640 de 2,27Ghz (6 cœurs par processeur) et de 48 GB de RAM. Soit un total de 72 cœurs et 288 GB de RAM. Le stockage des informations est assuré par un SAN de 9 TB en RAID5, connecté en parfaite redondance sur les 6 machines physiques. La totalité des équipements, serveurs physiques, commutateurs réseau et baies de stockages, sont protégés par des alimentations de secours pour assurer la continuité en cas de coupure de courant. Un ensemble de 100 serveurs virtuels sont actuellement hébergés sur cette infrastructure physique, la plupart dans un environnement Windows 2008 R2 Serveur configurés dans une structure Active Directory. La totalité de nos sites distants sont équipés de leur serveur physique Windows 2008 R2 en RODC, également dans l infrastructure Active Directory. Les backups sont assurés par les produits de la gamme Symantec BackupExec pour la partie software, sur du «backup to disks to tape» au moyen de 16 tapes LTO4 de 1.6 Tb pour la partie hardware. Nous utilisons principalement l environnement Oracle v11 sous Windows 2008 R2 (VMWare) pour nos bases de données et développements internes. Un nouvel AS400 Power 720 sous OS400 v6 avec DB2 est également utilisé pour certaines de nos applications. Pour toutes informations complémentaires vous pouvez contacter le service informatique au numéro suivant : 071/ ou par mail III.2.4 Présentation des postes de travail standard. La majorité des postes de travail sont des core2duo E5200 disposant de 3Gb de ram et un disque dur de 150Gb. D autres machines ont les caractéristiques suivantes : CPU RAM DISQUE QUANTITE P4 2,8 Ghz 1 GB 80 GB 8 Celeron D 3,2Ghz 1 GB 250 GB 13 PIV 2,6 GHZ 1 GB 80 GB 7 PIV 3,2 GHZ 1 GB 250 GB 12 Core 2duo T5870 2GHZ 2 GB 250 GB 11 P. 15

16 Celeron E1400 2GHZ 2 GB 2 x 250GB 10 Certains postes de travail utilisent Windows XP SP2 (minimum), d autres Windows 7 SP1. Le logiciel proposé doit absolument être compatible avec Windows 7. Il est projeté à terme de virtualiser les postes clients, le logiciel proposé devra en tenir compte et tourner sur ce genre d infrastructure. III.3 Mise à disposition d un logiciel de gestion de service de soins à domicile. III.3.1 Généralités. Ce marché consiste en la mise à disposition du pouvoir adjudicateur d un logiciel permettant la gestion d un service de soins à domicile en toute conformité avec la réglementation en vigueur, c est à dire les dispositions légales et réglementaires qui s imposent à lui à la date de lancement du présent marché, ainsi que la production de tous les documents requis par ces mêmes normes. Le programme doit s adapter à tous les changements de législation, de statuts et/ou à toutes demandes spécifiques de l institution et dans un délai raisonnable. Le délai maximal sera toujours la date de prise d effet de la loi. Le cas échéant, ce marché consiste également en la mise à disposition du pouvoir adjudicataire de toutes modifications du logiciel mis à disposition qui seraient rendues nécessaires suite à des changements législatifs ou réglementaires intervenus et/ou prenant effet entre la date de lancement du présent marché et la date de la réception provisoire. III.3.2 Fonctionnalités attendues. Pour chacune des fonctionnalités de base décrites ci-après, le soumissionnaire précisera si le logiciel proposé, tel qu éventuellement développé à la date d ouverture des soumissions, rencontre la demande du pouvoir adjudicateur, ou si des développements sont nécessaires pour répondre à cette demande. En tout état de cause, ces développements devront être réalisés dans le délai fixé aux points III.9. Outre ce qui est prévu au III.3.1, le logiciel présentera les fonctionnalités suivantes : III Environnement logiciel. Le logiciel doit utiliser une base de données unique et centralisée (le logiciel pouvant être utilisé dans des localisations externes au bâtiment principal du pouvoir adjudicateur). III Ergonomie. Le logiciel doit être convivial et ergonomique. L utilisation de ses différentes fonctionnalités et la navigation doivent être simples. L ergonomie doit être identique dans toutes les parties du logiciel. Le pouvoir adjudicateur tiendra en compte que le logiciel proposé: Offre une navigation aisée ; Nécessite un minimum de clic pour accéder aux informations ; Est simple d utilisation ; Possède une interface intuitive. Permettra l encodage via menus déroulants ou par «checkboxes» de données (paramètres) P. 16

17 gérées centralement. III Sécurité. Le logiciel doit être conçu de manière à sécuriser au maximum la démarche des utilisateurs, et doit assurer une traçabilité des accès et actions. L accès au logiciel doit être conditionné à l utilisation d un mot de passe lié à notre «Active Directory» permettant d identifier l utilisateur. Le logiciel doit permettre de définir les droits d accès de chaque utilisateur ou de chaque groupe d utilisateurs au niveau de chacune de ses fonctionnalités. Les groupes utilisateurs doivent également pouvoir être affecté depuis notre «Active Directory». Le logiciel doit réserver la gestion des utilisateurs et de leurs accès à un utilisateur ou à un groupe d utilisateurs déterminé. Les droits d accès des utilisateurs doivent pouvoir être gérés au niveau de chaque utilisateur et/ou au niveau de groupes d utilisateurs, en fonction de critères définis, comme par exemple, les grades, les services et/ou les catégories de travailleurs. L offre doit décrire de manière précise les fonctionnalités du logiciel proposé en matière de gestion des utilisateurs et de leurs accès (le cas échéant, l offre précisera les éléments particuliers de sécurisation en ce qui concerne l accès via un réseau non local), ainsi que les fonctionnalités du logiciel proposé en ce qui concerne les possibilités et limitations prévues d encodage de données. Le logiciel devra par son système de droits assurer le respect de la vie privée. Le logiciel doit également permettre à l officier de sécurité du CPAS d accéder aux logs d utilisation et d accès aux données. III Module gestion des patients. Le logiciel proposera une module de gestion et d administration des données administratives du patient avec de préférence les fonctionnalités / données suivantes : Gestion complète de la signalétique des patients; Encodage manuel ou automatique des données via lecture de la carte d identité ; Gestion de personnes de références Endroit de prestation Mutuelle Gestion des soins avec historique Liaison mycarenet Echéancier Chaque module doit conserver un historique des données modifiées avec l identification de la personne ayant fait la modification. Cette liste n est pas exhaustive. Le soumissionnaire décrira de façon détaillée les possibilités de son logiciel. III Module gestion de la facturation. Le logiciel proposera une module de gestion de la facturation avec au minimum les fonctionnalités / données suivantes : Possibilité de prévoir un tableau mensuel Vérification d assurabilité pour l ensemble des patients avant facturation P. 17

18 Envoi via mycarenet Notion d incomplets Lecture des fichiers de retour facturation par mutuelle avec interprétation claire des codes et précision sur le montant facturé/reçu Possibilité de remettre un soin en facturation (tout ou partiellement) Possibilité de refacturer toutes une mutuelle en cas de refus Sorties des documents divers obligatoires (relevés de prestations, formulaires D, ) Possibilité de sortie de facture pour soins hors nomenclature et organismes payants autres que mutuelles Récapitulatif des montants facturés par mutuelle Possibilité de créer un répertoire des adresses de facturation autres que mutuelle pour ensuite encoder tels que maison médicale, CPAS, administrateurs de biens, Cette liste n est pas exhaustive. Le soumissionnaire décrira de façon détaillée les possibilités de son logiciel. III Module gestion des prestataires. Le logiciel proposera une module de gestion de prestataires avec au minimum les fonctionnalités / données suivantes : Différenciation de prestataires internes/externes Gestion du personnel infirmier, aide soignant et responsable (signalétique, n INAMI, ) Récapitulatif de jours de prestations Possibilité d indiquer si conventionné Cette liste n est pas exhaustive. Le soumissionnaire décrira de façon détaillée les possibilités de son logiciel. III Documents officiels. Liste des documents devant être générés automatiquement : Ensemble des documents tels que prévus par l INAMI ; Relevés d honoraires Récapitulatif facturation Montant par prestataire Vous trouverez en annexes un ensemble de documents exemples que nous sortons actuellement avec notre programme, ceux-ci sont donnés à titre d exemple et ne représente pas la totalité du besoin. Cette liste n est pas exhaustive. Le soumissionnaire décrira de façon détaillée les possibilités de son logiciel. Vous trouverez en annexes quelques exemples de documents actuellement utilisés. III Subsides logiciel : Le programme permettra de sortir le montant facturé par prestataire et par mois (cumulé) ainsi que la possibilité de sortir les documents officiels pour les subsides logiciels. P. 18

19 Le programme devra également permettre de sortir l ensemble des documents tels que prévus par l'inami (statistiques) pour l'ensemble du personnel et par infi responsable + nombre de prestation et de W par prestataires pour les divers subsides. III Reporting. Toutes les exportations de listes doivent être possibles par prestataire, par mutuelles, par patients ou globalement sur tous les champs encodés (pour une date, une période etc.). Chaque liste exportée devra comptabiliser un total d enregistrements. Il sera possible de sauvegarder des listes prédéfinies pour ne pas à avoir à les recréer par la suite pour sortir la statistique. En termes de statistiques il sera également important de pouvoir sortir : La ventilation du nombre et des types d'actes par prestataire et pour l'ensemble de l'équipe (possibilité de grouper selon secteurs) pour une période ou jour déterminé. La vision des journées de prestation/prestataire (registre prestation avec possibilité d'impression) Le soumissionnaire décrira de façon détaillée les possibilités de son logiciel. III Divers Ces fonctionnalités diverses sont demandées : - jours fériés légaux d'office mis à jour - adaptation automatique sans intervention manuelle des prix lors de l'indexation de la lettre W. - pouvoir planifier les tournées (carnet de bord) et ensuite confirmer pour facturation III Import / export des données. Le logiciel doit permettre l importation de données contenues dans des fichiers générés par d autres logiciels utilisés par le pouvoir adjudicateur par exemple à l aide de fichiers excel. Le logiciel devra permettre de générer automatiquement l enregistrement comptable d un ou plusieurs engagements de dépenses définitifs et d une ou plusieurs imputations de dépenses, d un ou plusieurs droits constatés définitifs ou provisoires, et/ou d inscriptions en comptabilité générale. L offre doit décrire de manière précise les processus d importations de données. Le soumissionnaire doit recueillir et sera censé avoir recueilli auprès du pouvoir adjudicateur (personne de contact : Nicolas Duvivier, au 071/ ou à l adresse l ensemble des informations qui lui sont nécessaires pour établir son offre en parfaite connaissance de cause. III Impression et export des données. L offre doit décrire de manière précise : les possibilités d impression de données selon des paramètres définis par l utilisateur et relatifs tant à la sélection des données et qu à leur présentation, les possibilités d exportation de données sous forme de fichier informatique. Tout document généré au moyen du logiciel doit pouvoir être imprimé sur toute imprimante reliée au réseau local auquel est connecté l utilisateur. P. 19

20 III Recherche de données Le logiciel doit intégrer des outils de recherches et de tri performants et multicritères. L offre doit décrire de manière précise les fonctionnalités de recherche et de tris. III.3.3 Matériel et environnement technique. L offre doit décrire de manière précise : l environnement de programmation dans lequel le logiciel proposé est développé (langage de programmation, version) ; le modèle relationnel de la base de données du logiciel proposé (SGBDR : Système de Gestion de Bases de Données Relationnel). Une préférence sera accordée à l utilisation d une base de donnée Oracle; les possibilités d accès à la base de données via des clients standards ou natifs (si nécessaire, indiquer les références de l outil recommandé). Dans le contexte d une application «Client/Serveur», le pouvoir adjudicateur impose que la définition des autorités des utilisateurs de la solution se limite aux niveaux «utilisateur» et «utilisateur avec pouvoir». L exploitation du logiciel proposé ne peut exiger un niveau d autorité «administrateur» («domaine et/ou machine») qui porterait préjudice au modèle de sécurité appliqué aux utilisateurs du parc informatique du pouvoir adjudicateur. L offre doit décrire de manière précise les équipements informatiques de toute nature dont le pouvoir adjudicateur n est pas équipé, mais qui seront nécessaires pour assurer le fonctionnement optimal du logiciel, en tenant compte du nombre potentiel d utilisateurs du logiciel. Le soumissionnaire doit recueillir et sera censé avoir recueilli auprès du pouvoir adjudicateur (personne de contact : Nicolas Duvivier, téléphone : 071/ , courriel : l ensemble des informations qui lui sont nécessaires au sujet des équipements informatiques dont dispose le pouvoir adjudicateur ainsi qu au sujet du nombre potentiel d utilisateurs du logiciel. Dans la mesure où le fonctionnement optimal du logiciel requerrait l acquisition d équipements informatiques complémentaires non mentionnés dans l offre, la mise à disposition de ces équipements incomberait à l adjudicataire, sans frais pour le pouvoir adjudicateur. III Environnement. L application sera déployée en 3 environnements : Un environnement de développement pour si nécessaire pouvoir développer des modules propres au CPAS ; Un environnement de test pour permettre les tests de l application avant la mise en production ; Un environnement de production. Les mises en production seront toujours effectuées par le service informatique du CPAS de Charleroi en suivant le dossier d exploitation et la procédure de mise à jours fournis par le soumissionnaire. En aucun cas le soumissionnaire ne pourra effectuer des modifications sur l environnement de production. P. 20

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