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1 GUIDE UTILISATEUR Envoyer votre commande par Excel GÉNÉRAL Pour commander des chèques électroniques de Sodexo (e-lunch Pass, e-eco Pass ou e- Cadeau Pass ) pour vos bénéficiaires, vous pouvez nous faire parvenir votre commande dans un fichier Excel. Pour ce faire, il vous suffit de vous rendre sur votre Espace Client «MySodexo» et de suivre les 5 étapes suivantes : 1. Choisissez un des fichiers disponibles (fichier Excel pré-rempli ou fichier Excel vide) pour l'avantage extralégal que vous souhaitez commander (e-lunch Pass, e-eco Pass ou e-cadeau Pass ). 2. Complétez les données de votre commande dans le fichier Excel choisi 3. Sauvegardez le fichier Excel complété 4. Sélectionnez le fichier Excel sauvegardé et cliquez sur «Envoyer le fichier» 5. Consultez le statut du fichier Excel envoyé Attention : pour le bon déroulement de votre commande, il est impératif que vous utilisiez un seul numéro d entreprise par commande. Si vous devez passer une commande pour plusieurs entités disposant de leur propre numéro d entreprise, veuillez compléter un fichier de commande par entité. Envoyer votre commande par Excel 1

2 TABLE DES MATIÈRES 1. CHOISISSEZ UN DES FICHIERS EXCEL DISPONIBLES VOUS UTILISEZ UN FICHIER EXCEL VIDE VOUS UTILISEZ UN FICHIER EXCEL PRÉ-REMPLI COMPLÉTEZ LES DONNÉES DE VOTRE COMMANDE SAUVEGARDEZ LE FICHIER EXCEL COMPLÉTÉ SÉLECTIONNEZ ET ENVOYEZ VOTRE COMMANDE CONSULTEZ LE STATUT DU FICHIER EXCEL ENVOYÉ TOUTES LES DONNÉES ONT ÉTÉ CORRECTEMENT COMPLÉTÉES CERTAINES DONNÉES N ONT PAS ÉTÉ CORRECTEMENT COMPLÉTÉES LISTE DES ERREURS POSSIBLES Envoyer votre commande par Excel 2

3 1. CHOISISSEZ UN DES FICHIERS EXCEL DISPONIBLES Pour nous envoyer votre commande de chèques électroniques (e-lunch Pass, e-eco Pass ou e-cadeau Pass ), cliquez sur Envoyez-nous le formulaire de commande dans l onglet Vos Commandes. L écran suivant s affiche : Cliquez sur «ici» pour obtenir la liste de fichiers Excel disponibles et choisissez le fichier adapté à votre commande : Choisissez le fichier selon le type de chèque que vous souhaitez commander. Envoyer votre commande par Excel 3

4 Par avantage extralégal que vous souhaitez commander, il existe 2 modèles de fichiers Excel : Un fichier Excel vide (voir 1.1) Un fichier Excel pré-rempli qui contient les données des bénéficiaires déjà présents dans votre Espace Client «MySodexo» (voir 1.2) 1.1. VOUS UTILISEZ UN FICHIER EXCEL VIDE Si vous souhaitez travailler dans un fichier Excel vide, cliquez sur Excel dans la colonne «Modèle de fichier vide» et, dans la ligne correspondant au type de chèque que vous souhaitez commander, à savoir e-lunch Pass, e-eco Pass ou e-cadeau Pass. Exemple de fichier Excel vide pour vos commandes de chèques électroniques (e-lunch Pass, e-eco Pass ou e-cadeau Pass ) : ATTENTION : pour le bon déroulement de votre commande de chèques électroniques (e-lunch Pass, e-eco Pass ou e-cadeau Pass ), il est impératif de respecter la structure du fichier Excel établie par Sodexo. Nous vous demandons donc de ne pas ajouter, modifier ou supprimer des colonnes. Adapter votre fichier risque d empêcher l'intégration des données dans notre système. Veuillez donc utiliser exclusivement le fichier original que vous pouvez trouver dans votre Espace Client «MySodexo». De plus, il est impératif de ne pas laisser de lignes vides entre les données remplies. Il suffit de remplir les données en continu. Envoyer votre commande par Excel 4

5 1.2. VOUS UTILISEZ UN FICHIER EXCEL PRÉ-REMPLI Si vous souhaitez travailler dans un fichier Excel pré-rempli, cliquez sur Excel dans la colonne «Modèle de fichier pré-rempli» et, dans la ligne correspondant au type de chèque que vous souhaitez commander, à savoir e-lunch Pass, e-eco Pass ou e-cadeau Pass. Vous obtenez le même fichier Excel, mais les données de vos bénéficiaires déjà présents dans votre Espace Client «MySodexo» sont déjà complétées. Il vous suffit alors de compléter manuellement les données manquantes pour chaque bénéficiaire présent ou pour tout nouveau bénéficiaire pour lequel vous souhaitez commander des chèques électroniques (e-lunch Pass, e- Eco Pass ou e-cadeau Pass ). Envoyer votre commande par Excel 5

6 2. COMPLÉTEZ LES DONNÉES DE VOTRE COMMANDE RÉCAPITULATIF Le tableau ci-dessous reprend la structure du fichier Excel pour une commande de chèques électroniques. On y précise la fonction des champs, si oui (O) ou non (N) l introduction de données est obligatoire pour chacun de ces champs, une description courte et, éventuellement, des remarques. Vous trouverez plus loin une description plus détaillée. ATTENTION : Les données reprises dans les colonnes A à E doivent être connues dans votre Espace Client «MySodexo». Si vous souhaitez ajouter de nouveaux bénéficiaires, en supprimer ou modifier des données existantes, veuillez contacter notre Service Clientèle. COL. TITRE OBL. DESCRIPTION REMARQUES B3 Numéro d entreprise O Le numéro d entreprise de votre société 10 chiffres A ID bénéficiaire O Numéro de registre national du bénéficiaire Toujours 11 chiffres B Nom bénéficiaire O Nom de famille du bénéficiaire / C Prénom bénéficiaire O Prénom du bénéficiaire Minimum 2 caractères D Centre de coûts N Centre de coûts auquel est lié le bénéficiaire Centre de coût tel qu il a été encodé au préalable par notre Service Clientèle E Nombre de chèques commandés O Le nombre de chèques que vous souhaitez commander pour ce bénéficiaire F Valeur faciale O Commande d'e-lunch Pass - indiquez pour chacun de vos bénéficiaires la valeur faciale des chèques repas que vous souhaitez octroyer. Commande d'e-eco Pass /e-cadeau Pass - indiquez pour chacun de vos bénéficiaires le montant total d'écochèques/de chèques cadeaux que vous souhaitez octroyer. Si vous commandez des e-lunch Pass - le nombre de chèque doit être égal au nombre de jours prestés Si vous commandez des e-eco Pass /e-cadeau Pass - indiquez que le nombre de chèques est égal à 1. 2 chiffres après le point G Début de validité - Jour O Jour de début de validité 2 chiffres entre 1 et 31 H Début de validité - Mois O Mois de début de validité 2 chiffres entre 1 et 12 I Début de validité - Année O Année de début de validité 4 chiffres Envoyer votre commande par Excel 6

7 DESCRIPTION DÉTAILLÉE DONNÉES DE L ENTREPRISE Numéro d entreprise : ce numéro doit toujours être encodé comme suit : les 10 chiffres du numéro d entreprise. Par ex. pour un numéro d entreprise belge : DONNÉES PERSONNELLES ID bénéficiaire : numéro de registre national du bénéficiaire. Il s agit du numéro qui figure sur la carte d identité, il commence par la date de naissance inversée et compte au total 11 chiffres. Nom bénéficiaire : nom de famille du bénéficiaire Prénom bénéficiaire : prénom du bénéficiaire Centre de coûts : centre de coûts auquel est lié le bénéficiaire et tel qu il a été encodé au préalable par notre Service Clientèle. Si vous désirez ajouter ou modifier un centre de coût, veuillez contacter notre Service Clientèle. DONNÉES DE LA COMMANDE Nombre de chèques commandés : le nombre de chèques que vous souhaitez commander pour ce bénéficiaire. Si vous commandez des e-lunch Pass - le nombre de chèque doit être égal au nombre de jours prestés. Si vous commandez des e-eco Pass /e-cadeau Pass - le nombre de chèques doit être égal à 1. Valeur faciale : Si vous commandez des e-lunch Pass - indiquez pour chaque bénéficiaire la valeur faciale des chèques repas que vous souhaitez octroyer. Si vous commandez des e-eco Pass /e-cadeau Pass - indiquer le montant total d'éco-chèques/de chèques cadeaux que vous souhaitez octroyer. Début de validité Jour : le jour auquel la période de validité des chèques électroniques (e-lunch Pass, e-eco Pass, e-cadeau Pass ) doit commencer (2 chiffres entre 01 et 31). Le jour de début de la validité des chèques doit être égal ou supérieur à D+1 (D = date d aujourd hui). Début de validité Mois : le mois au cours duquel la période de validité des chèques électroniques (e-lunch Pass, e-eco Pass, e-cadeau Pass ) doit commencer (2 chiffres entre 01 (janvier) et 12 (décembre)). Début de validité - Année : l année au cours de laquelle la période de validité des chèques électroniques (e-lunch Pass, e-eco Pass, e-cadeau Pass ) doit commencer (4 chiffres). Envoyer votre commande par Excel 7

8 3. SAUVEGARDEZ LE FICHIER EXCEL COMPLÉTÉ Sauvegardez ensuite le fichier sur votre ordinateur en le nommant comme suit : «XL_ORDERELP» suivi de votre numéro de client pour une commande d'e-lunch Pass ; «XL_ORDEREEP» suivi de votre numéro de client pour une commande d'e-eco Pass ; «XL_ORDERECP» suivi de votre numéro de client pour une commande d'e-cadeau Pass. Par exemple, si votre numéro de client est le et que vous commandez des e-lunch Pass, enregistrez votre fichier sous le nom «XL_ORDERELP xls». De cette façon, nous pourrons facilement identifier votre commande. 4. SÉLECTIONNEZ ET ENVOYEZ VOTRE COMMANDE Pour nous envoyer le fichier complété, cliquez sur Choisissez un fichier et sélectionnez le fichier à l endroit où vous l avez sauvegardé. Le système vous propose automatiquement une dénomination standard pour référencer votre commande dans le champ Entrez votre référence commande. Si vous souhaitez la modifier, il vous suffit d effacer la dénomination standard proposée et de la remplacer par celle que vous désirez. Cliquez sur Envoyer le fichier. Vous recevez le message de confirmation suivant : ATTENTION : ce message ne signifie pas que le fichier a été traité par le système, mais simplement qu il a bien été réceptionné. Pour vérifier si toutes les données ont été correctement complétées, vous devez consulter le statut du fichier envoyé. Envoyer votre commande par Excel 8

9 5. CONSULTEZ LE STATUT DU FICHIER EXCEL ENVOYÉ Dans l onglet Vos commandes, cliquez sur Aperçu des fichiers envoyés. Cliquez sur le bouton Rafraîchir les statuts d import pour obtenir les derniers résultats. Vous pouvez également utiliser la fonction de recherche pour retrouver un téléchargement spécifique (vous pouvez effectuer une recherche par date par exemple). Le menu déroulant vous permet également de filtrer les statuts. Il y a 7 statuts possibles : Occupé : le téléchargement du fichier est toujours en cours Traitement en cours : le téléchargement du fichier est terminé et les données sont en cours de traitement Commande passée : le fichier a été téléchargé et traité avec succès et la commande a été enregistrée (voir. 5.1) Commande invalide : le fichier a été téléchargé avec succès mais n a pu être traité car il comporte une ou plusieurs erreurs (voir 5.2) Échec : le téléchargement du fichier a échoué En attente de validation : le fichier a été téléchargé avec succès mais n a pas encore été traité car il comporte un ou plusieurs avertissements qui requièrent votre validation ou celle de notre Service Clientèle Validée partiellement : les avertissements ont été partiellement validés par vous ou par notre Service Clientèle Rejetée : le fichier a été téléchargé avec succès mais la commande a été rejetée Envoyer votre commande par Excel 9

10 5.1. TOUTES LES DONNÉES ONT ÉTÉ CORRECTEMENT COMPLÉTÉES Si le téléchargement s est déroulé correctement, la commande passe au statut Commande passée Cliquez sur le bouton Actions à gauche, puis sur Voir le rapport de l envoi. Sur la page suivante, vous pouvez télécharger le rapport détaillé de l'envoi de votre fichier Excel en cliquant sur Télécharger le rapport Excel. Envoyer votre commande par Excel 10

11 5.2. CERTAINES DONNÉES N ONT PAS ÉTÉ CORRECTEMENT COMPLÉTÉES Si le téléchargement ne s est pas déroulé correctement, la commande passe au statut Commande invalide. Pour vérifier les erreurs, cliquez sur le bouton Actions, puis sur Voir le rapport des erreurs. Vous arrivez sur une page vous invitant à télécharger le rapport détaillé des erreurs de votre envoi dans Excel, en cliquant sur Télécharger le rapport Excel. Corrigez le fichier Excel sur base de ce rapport, puis essayez de télécharger le fichier corrigé jusqu à ce que le téléchargement passe au statut Commande passée. Envoyer votre commande par Excel 11

12 LISTE DES ERREURS POSSIBLES 1 Trop de champs trouvés, {0} champs attendus, {1} trouvés 2 Nous n'avons pas trouvé assez de champs, {0} champs attendus, {1} trouvés 3 Numéro d'entreprise {0} n'est pas lié à un client complet. Le numéro d'entreprise {0} ne correspond pas au numéro d'entreprise {1}, seulement un numéro d'entreprise est 4 5 autorisé. Le numéro d'entreprise {0} n''est pas lié à un client ayant un contrat actif pour l'e-lunch Pass, l'e-eco Pass ou l'e-cadeau Pass. 6 Le numéro d'entreprise {0} n'est pas lié à un client ayant un contrat de cartes actif. 7 Le numéro ID bénéficiaire {0} n'est pas enregistré comme bénéficiaire pour ce client. 8 Le format du numéro d'entreprise {0} n'est pas valide. 9 Aucun client n'a pu être trouvé pour le numéro d'entreprise {0}. 10 {0} n'est pas un produit pris en charge. 11 Le format du numéro ID bénéficiaire {0} n'est pas valide. 12 Le nombre de chèques doit être compris entre 1 et 99. {0} n'est pas valide. 13 {0} n'est pas au format de date jj-mm-aaaa. 14 La date de début de validité {0} n'est pas valide car elle est antérieure à la date d'aujourd hui. 15 La date de début de validité {0} n'est pas valide car elle est supérieure de 3 mois à la date d'aujourd hui. 16 La valeur faciale {0} n'est pas valide, le format doit être de 0, La valeur faciale {0} n'est pas valide, elle doit être comprise entre {1} et {2}. 18 Le numéro ID bénéficiaire {0} n'est pas un bénéficiaire actif. 19 La version doit être {1} ou {2} et pas {0}. 20 Le produit est requis. 21 Le numéro ID bénéficiaire est requis. 22 Le numéro d'entreprise est requis. 23 La valeur faciale est requise. 24 Le nombre de chèques commandés est requis. 25 Le contrat est requis. 26 La langue est requise. 27 Tant la valeur faciale que le nombre de chèques commandés sont requis. 28 Plus de 26 e-lunch Pass ont été commandés pour le même mois pour {0} lors de la /des commande(s) suivante(s) : Notre réf. : {1} 29 Plus de 26 e-lunch Pass ont été commandés pour le même mois pour {0} bénéficiaire(s) 30 Une commande d'e-lunch Pass, d e-eco Pass ou d e-cadeau Pass pour un même montant et pour le même mois a déjà été passée pour ce(s) bénéficiaire(s) lors de la /des commande(s) suivante(s) : Notre réf. : {0} 31 La valeur faciale pour {0} est supérieure à {1}. 32 Cette commande contient {0} ligne(s) de commande d'e-lunch Pass /e-eco Pass /e-cadeau Pass d'une valeur faciale supérieure à {1}. 33 Il y a plusieurs commandes pour {0} au sein de la même commande. 34 Il y a plus d'une commande pour {0} bénéficiaire(s). 35 Veuillez compléter la valeur faciale et le nombre de chèques pour {0} bénéficiaire(s). 36 Veuillez compléter la valeur faciale et le nombre de chèques pour : {0}. 37 La ligne de commande pour le bénéficiaire {0} a été créée avec succès. 38 Veuillez indiquer la valeur faciale et le nombre de chèques pour au moins un des bénéficiaires Notez que pour bénéficier de l'exonération des charges sociales, vous ne pouvez octroyer que maximum 250 d'éco-chèques par bénéficiaire par an. Le montant de la commande est de {0}% de plus que votre commande précédente pour le même avantage extralégal électronique. DES QUESTIONS? Contactez notre Service Clientèle : Par Par téléphone : 02/ Envoyer votre commande par Excel 12

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