Dispositions générales

Transcription

1 RÈGLEMENT fixant les normes relatives à la comptabilité, au système d'information, à la révision du reporting annuel et au système de contrôle interne des hôpitaux reconnus d'intérêt public (RCCI) du 5 mai 005 (état: ) LE CONSEIL D'ÉTAT DU CANTON DE VAUD vu la loi du 5 décembre 978 sur la planification et le financement des établissements sanitaires d'intérêt public et des réseaux de soins (ci-après : la LPFES) A vu le préavis du Département de la santé et de l'action sociale (ci-après : le département) arrête Chapitre I Dispositions générales Art. But Le présent règlement a pour but de définir, pour les hôpitaux visés à l'article, des règles en matière de : a. comptabilité; b. système d'information (ci-après : les formules de reporting) à l'intention du Service de la santé publique (ci-après : le SSP); c. révision du reporting annuel; d. système de contrôle interne. Art. Champ d'application Sont soumis au présent règlement les hôpitaux cantonaux exploités directement par l'etat, les hôpitaux constitués en institutions de droit public et les hôpitaux privés reconnus d'intérêt public au sens de l'article 4 de la LPFES A (ci-après : les hôpitaux).

2 R. sur le contrôle interne des hôpitaux d'intérêt public Chapitre II Comptabilité et formules de reporting Art. Principes et directives comptables La comptabilité des hôpitaux et les formules de reporting sont établies selon les principes suivants : - l'image fidèle du patrimoine, de la situation financière et des résultats; - la continuité de l'exploitation; - l'importance relative; - la délimitation correcte des exercices comptables; - l'intégralité; - la clarté; - la prudence; - la permanence dans la présentation, dans l'information fournie et dans l'évaluation; - la non compensation (principe de la présentation brute). Les hôpitaux sont tenus d'appliquer les directives comptables arrêtées par le département. Ce dernier peut déléguer au SSP la mise à jour de ces directives. Art. 4 Plan comptable Les hôpitaux sont tenus d'appliquer le plan comptable de l'association «H+ Les Hôpitaux de Suisse» tel que complété et précisé par les directives du département. Ce dernier peut déléguer au SSP la mise à jour de ces directives. Art. 5 Formules de reporting Les formules de reporting se composent des éléments suivants : a. les budgets d'exploitation, d'investissement et hors exploitation (ci-après : les budgets); b. le reporting trimestriel relatif aux données financières (ci-après : le reporting trimestriel); c. le reporting semestriel relatif à l'activité, au personnel et aux données financières (ci-après : le reporting semestriel); d. le reporting annuel composé du bilan, des comptes d'exploitation, d'investissement et hors exploitation, ainsi que des annexes (ci-après : le reporting annuel); e. les informations complémentaires. Les formules-types de reporting sont élaborées par le département. Ce dernier peut déléguer au SSP la mise à jour de ces formules-types.

3 Etablissements sanitaires en général Art. 6 Remise des informations et des documents Les hôpitaux ont l'obligation de fournir au SSP toutes les pièces et informations utiles à l'appréciation de leur situation financière. Ils doivent en particulier remettre au SSP les documents suivants : a. les budgets, dûment approuvés par le conseil d'administration, de fondation ou le comité de l'hôpital (ci-après : le conseil); b. le reporting trimestriel; c. le reporting semestriel; d. le reporting annuel; e. les informations complémentaires. Les hôpitaux doivent également faire parvenir au SSP les documents suivants : a. le reporting annuel, accompagné du rapport du réviseur et de la déclaration d'intégralité, établie sur la base du modèle figurant en annexe au présent règlement et dûment signée par les personnes responsables; b. les comptes annuels de l'hôpital ou de l'entité juridique à laquelle il appartient et dûment approuvés par l'organe suprême, ainsi que le rapport de l'organe de révision lorsqu'il est exigé par la loi ou les statuts. Art. 7 Délai pour la remise des budgets Les hôpitaux remettent les budgets au SSP au plus tard le 0 avril de chaque année. Art. 8 Délai pour la remise du reporting trimestriel Les hôpitaux remettent au SSP leurs reportings trimestriels aux mars et 0 septembre au plus tard 0 jours après la fin de chaque trimestre. Art. 9 Délai pour la remise du reporting semestriel Les hôpitaux remettent au SSP leurs reportings semestriels au plus tard le août pour le er semestre et le 0 avril de l'année suivante pour le ème semestre. Art. 0 Délai pour la remise du reporting annuel et des informations complémentaires Les hôpitaux remettent au SSP les documents requis à l'article 6, alinéa, lettres d et e et alinéa, lettre a du présent règlement au plus tard le 0 avril de chaque année. Art. Délai pour la remise des comptes annuels Les hôpitaux remettent au SSP les documents requis à l'article 6, alinéa, lettre b du présent règlement au plus tard le 0 avril de chaque année.

4 R. sur le contrôle interne des hôpitaux d'intérêt public Chapitre III Révision du reporting annuel Art. Désignation et conditions L'organe suprême de l'hôpital désigne un réviseur du reporting annuel (ci-après : le réviseur). Ce dernier peut être l'organe de révision requis par la loi A ou les statuts de l'hôpital ou de l'entité juridique à laquelle ce dernier appartient. Le réviseur doit satisfaire aux exigences en matière de formation et de pratique professionnelle fixées par le droit fédéral et par le département. Art. Indépendance et incompatibilité Le réviseur doit être juridiquement et factuellement indépendant de son mandant et doit former son appréciation en toute objectivité. L'alinéa premier s'applique aux organes et dirigeants du réviseur, ainsi qu'à toutes les personnes participant à la révision. Le département précise dans ses directives les principes d'indépendance et d'incompatibilité, en tenant compte des dispositions fédérales existantes. Art. 4 Attributions Le réviseur effectue chaque année les contrôles suivants : - exactitude et intégralité de la comptabilité; - concordance du bilan, des comptes d'exploitation, d'investissement et hors exploitation du reporting annuel avec la comptabilité; - exactitude et intégralité des informations des annexes au reporting annuel; - respect des prescriptions légales sur l'établissement de ces documents; - légalité de la gestion en matière d'organisation et d'administration; - adéquation et application du système de contrôle interne; - qualité de l'évaluation du risque effectuée par l'hôpital. Art. 5 Rapport de vérification du reporting annuel Le réviseur établit, sur la base du modèle figurant en annexe au présent règlement, un rapport écrit sur le résultat de ses vérifications du reporting annuel. Si, au cours de ses vérifications, il constate des violations de la loi A, des règlements et directives, des statuts ou des conventions, il les consigne dans son rapport. En cas de non-respect du présent règlement par le réviseur, le département peut nommer un réviseur ad hoc aux fins de procéder à un nouveau contrôle, aux frais de l'hôpital concerné.

5 Etablissements sanitaires en général Le réviseur remet chaque année son rapport à l'hôpital jusqu'au 5 avril au plus tard afin que ce dernier puisse respecter l'échéance fixée à l'article 0. Art. 6 Empêchement d'accomplir un mandat En cas d'impossibilité d'accomplir son mandat ou lorsqu'il prend fin, le réviseur informe immédiatement le département. En cas de révocation du réviseur par l'organe suprême de l'hôpital, ce dernier en indique les motifs par écrit au réviseur et transmet une copie de ce courrier au département. Chapitre IV Système de contrôle interne et règlement d'organisation Art. 7 Système de contrôle interne Les hôpitaux doivent disposer d'un système de contrôle interne adéquat. Par «contrôle interne», on entend toutes les procédures, méthodes et mesures ordonnées par le conseil, la direction et les autres organes responsables qui sont intégrées dans les flux de travail de l'hôpital de façon à garantir une activité correcte et efficace. Art. 8 Règlement d'organisation Les hôpitaux doivent disposer d'un règlement d'organisation qui porte notamment sur les délégations de compétences. Le règlement d'organisation est transmis au département pour information. Chapitre V Art. 9 Dispositions transitoires et finales Applicabilité du règlement Le présent règlement doit être appliqué dès l'exercice comptable 005. Art. 0 Disposition finale Le département est chargé de l'exécution du présent règlement qui entre en vigueur le er juillet 005.