1. Description et objectifs du Fonds. A propos du Projet Pôles Intégrés de Croissance (PIC)

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1 TERMES DE REFERENCE RECRUTEMENT D UN CABINET POUR LA GESTION ET L ADMINISTRATION D UN PROGRAMME DE SUBVENTIONS A L ENTREPRENEURIAT ET A L INVESTISSEMENT 1. Description et objectifs du Fonds A propos du Projet Pôles Intégrés de Croissance (PIC) Le Projet Pôles Intégrés de Croissance a été mis en place par le Gouvernement de Madagascar, avec un financement de la Banque Mondiale/IDA, en vue de contribuer à augmenter les opportunités économiques et l accès à des services d infrastructures améliorés dans les régions Atsimo Andrefana, Diana et Anosy. Ses activités visent l augmentation des emplois et des entreprises formelles dans ces trois régions. Ce projet de 4 ans est géré par une agence d exécution qui sera le Client dans le cadre des prestations, objet des présents termes de référence. Le projet PIC adopte une approche multisectorielle et intégrée pour une croissance inclusive. Ses activités s articulent autour de deux composantes : - la première composante concerne l amélioration d un environnement des affaires propice à l entrepreneuriat et aux investissements. Les principales activités de cette composante incluent: (i) l amélioration du climat des investissements par le biais de réformes ainsi que l amélioration des services fournis aux investisseurs et aux entrepreneurs (ii) l accroissement des investissements privés par le biais de la mise en place d un cadre juridique et institutionnel pour les PPP (partenariats publics privés) ; une promotion proactive ainsi qu un programme de subventions aux entreprises. - la seconde composante concerne: (i) le renforcement de la gouvernance locale; (ii) la réhabilitation des routes urbaines et l amélioration de l accès à l eau potable et de l assainissement; (iii) la promotion du tourisme et de l agrobusiness basée sur une approche de logique de marché. Le développement du secteur du tourisme inclut entre autres l élaboration d une stratégie du tourisme orientée vers le marché ; l amélioration de la compétitivité du secteur aérien ; la diversification de l offre touristique par le biais de la valorisation des sites touristiques clés ; la promotion des destinations régionales. Le Projet vise l augmentation des investissements touristiques, du nombre de touristes ainsi que la croissance du nombre d emplois créés dans le secteur tourisme dans les régions Atsimo Andrefana et Diana. Le développement du secteur de l agrobusiness inclut entre autres la mise à jour des cadres juridiques et institutionnels des chaînes de valeurs clés ; le développement d une vision orientée vers le marché ainsi que l élaboration d un plan d action stratégique pour chacune des chaînes de valeur ; l appui à la mise en place de contrats entre les producteurs et les acheteurs, le marketing, les permis, les standards de qualité, la certification. Le Projet vise l augmentation des investissements privés et des exportations, la croissance de la valeur ajoutée ainsi que l amélioration des revenus des paysans. 1

2 Le Programme de subventions à l entrepreneuriat et à l investissement (MBIF), qui est axé sur la demande, fait partie de la première composante «Amélioration d un environnement des affaires propice à l entrepreneuriat et aux investissements». Cet instrument appuie les activités de développement du tourisme et de l agrobusiness en stimulant les investissements privés et l entrepreneuriat. Il sera par exemple utilisé pour développer les relations commerciales entre les agro-investisseurs basés à Antananarivo/ou dans les régions ciblées avec les paysans ou associations de paysans localisés dans les zones d intervention du PIC. Ce programme interviendra également dans d autres secteurs tels que l industrie légère, les services et la micro-finance. Le montant du Fonds s élève approximativement à 3,5 millions US$ hors coûts de gestion. A propos du Programme de subventions à l entrepreneuriat et à l investissement (MBIF) Le Programme de subventions à l entrepreneuriat et à l investissement (MBIF) a pour principal objectif d accroître l activité économique dans les régions d intervention du PIC (Atsimo Andrefana, Diana, Anosy) en vue d augmenter la création d entreprises et la création d emplois. Il vise par ailleurs à accroître la productivité et la compétitivité des entreprises ainsi que leurs accès aux marchés, en particulier pour les secteurs générateurs d emplois. Le programme appuiera ainsi les nouveaux investissements dans les secteurs productifs et dans les services d appui. Le programme MBIF s appuie sur les résultats et les leçons apprises d un programme pilote mis en œuvre en et en dans la région Anosy et à Nosy Be. Le Programme vise par ailleurs à accélérer la création d emplois : il aidera également des jeunes chômeurs et des groupes de jeunes à devenir des artisans et/ou des micro-entrepreneurs indépendants par le biais des formations et des subventions en espèces. La première phase du programme s étalera sur une période initiale de deux ans. La période de vie du projet et le contrat du gestionnaire pourraient faire l objet d une extension de deux ans sous réserve d une performance satisfaisante de la première phase. Ce niveau de performance sera contrôlé par le biais des rapports trimestriels, annuels et des réalisations constatées lors des missions de supervision. La première phase consistera à mettre en place et à gérer deux catégories de fonds qui ciblent des projets d entreprises commerciales privées (catégorie 1) et des projets d entreprises de jeunes (catégorie 2). - La catégorie 1 consiste à fournir des subventions sur une base compétitive, à des entreprises commerciales privées et éligibles, ou à des clusters d entreprises privées opérant sur des chaînes de valeurs. Les projets des entreprises devraient présenter une rentabilité suffisante et générer des avantages économiques en termes d emplois, de création de liens commerciaux et de diffusion de technologie et de savoir-faire dans les régions d intervention du PIC. Le programme peut financer jusqu à hauteur de 50% du montant total d un projet d entreprise. Le montant maximum de la subvention pour cette catégorie est de US$ avec une moyenne estimée à US$. - La catégorie 2 consiste à financer des projets d entreprises de jeunes adultes (16 à 35 ans) ou de groupes de jeunes. Le programme peut financer jusqu à hauteur de 100% du montant total Le montant maximum de la subvention pour cette catégorie est de US$ avec une moyenne estimée approximativement à US$

3 Les projets éligibles aux subventions sont sélectionnés sur la base de la qualité des plans d affaires, l augmentation potentielle de la productivité, et l introduction de produits et procédés innovants (incluant la pénétration de nouveaux marchés). Les activités éligibles au financement incluent les services de conseil (études), les achats de matériels et d équipements ainsi que les petits travaux. Les coûts de fonctionnement ne sont pas couverts par le programme. Le montant total du Programme s élève approximativement à 3,5 millions US$ hors coûts de gestion. Il devrait servir de levier pour mobiliser des investissements privés estimés à 2,8 millions US$ et pour créer environ 900 emplois (catégorie 1) et jusqu à 2000 emplois (catégorie 2). Le tableau ci-après fournit une estimation du nombre de subventions par catégorie : Estimation du: Catégorie 1 Catégorie 2 Total Nombre de subventions à accorder Taille moyenne des subventions US$ US$ Montant total des subventions US$ US$ US$ Montant des investissements engagés par les entreprises privées US$ US$ Montant total des investissements US$ US US$ Nombre d emplois directs créés 900 < < Nombre d emplois indirects créés Les indicateurs clés de performance du Programme incluent : - montant des conventions de subventions signées - montant décaissé - augmentation du chiffre d affaires des bénéficiaires - nombre d emplois créés par les bénéficiaires - nombre de personnes formées par les bénéficiaires C est dans ce contexte que le projet PIC souhaite recruter un cabinet pour mettre en place et gérer le Programme de subventions à l entrepreneuriat et à l investissement (MBIF) selon ses objectifs. Les cabinets internationaux intéressés doivent entrer en partenariat avec un cabinet local compétent pour la mise en œuvre de cette mission ou au moins démontrer la disposition d une équipe d experts locaux en son sein. 2. Objectifs de la mission La mission consiste à mettre en place et à gérer le Programme de subventions à l entrepreneuriat et à l investissement (MBIF) selon ses objectifs et selon ses principes directives stratégiques et opérationnelles. De manière spécifique, les objectifs visés par cette mission sont : les investisseurs et entrepreneurs potentiels sont informés sur le programme MBIF. des projets d entreprises viables et pérennes sont identifiés. 3

4 des conventions de subventions pour un montant de US$ sont signés durant les 18 premiers mois. le montant de US$ sera décaissé durant la durée du contrat (27 mois). les projets financés contribuent réellement à la création d entreprises et d emplois dans les zones d intervention du Programme, à l augmentation de la productivité et des chiffres d affaires des bénéficiaires. les activités financées dans le cadre des conventions sont achevées dans les délais fixés. les indicateurs de résultat du programme sont collectés et reportés régulièrement. 3. Etendue de la mission Le Cabinet assumera les responsabilités ci-après durant la durée du contrat : 3.1. Elaboration et mise en œuvre de politiques et stratégies pour le Programme Le Cabinet élaborera et mettra en œuvre des politiques et stratégies adéquates pour le Programme conformément à ses objectifs. Il devra: élaborer une stratégie de communication détaillée (incluant la mise en place d un site web dédié) pour assurer le plus large accès possible des MPMEs aux fonds ; développer et gérer un mécanisme/ de collecte et de gestion des réclamations accessible sur le site web ; conseiller le Comité consultatif du programme sur l efficacité et l orientation des politiques et stratégies ; dynamiser le développement du secteur privé en établissant de nombreux contacts avec les MPMEs de production et de services dans tous les secteurs ; connaître de manière approfondie le marché et les besoins des bénéficiaires potentiels des subventions en réalisant des enquêtes régulières formelles ou informelles, des ateliers ou d autres activités qui permettent de collecter ces informations auprès du milieu des affaires ; développer une base de données de fournisseurs et de prestataires de services locaux et internationaux et la mettre à jour régulièrement ; contacter des organisations de jeunes ou œuvrant pour les jeunes pouvant disposer de projets éligibles au programme ; améliorer les politiques du programme de manière continue par le biais du manuel du programme; élaborer un modèle type de convention de subvention qui sera soumis à l approbation du Client ; établir les politiques et structures de co-paiement entre le Programme et les bénéficiaires suivant les caractéristiques de chaque secteur et les profils de chaque bénéficiaire ; informer et conseiller les comités de pilotage sur ces politiques et stratégies; coordonner avec les différentes composantes du PIC (tourisme et agrobusiness) ainsi qu avec les programmes des bailleurs intervenant dans les régions ciblées disposant d un programme similaire ; 4

5 consulter et coordonner avec les principaux acteurs clés incluant des investisseurs locaux ou internationaux qui pourraient être potentiellement intéressés à injecter du capital dans des petites et moyennes entreprises Gestion du Programme Le Cabinet assurera un fonctionnement et une gestion efficace et efficiente du Programme. Un manuel précisant les principales directives opérationnelles du Programme a été élaboré, et est disponible en anglais. Une version sera disponible à partir de mi-juillet. Le Cabinet devra : mettre en place les systèmes et des procédures opérationnelles, comptables, de passation de marchés et de reporting ; affiner et finaliser le manuel opérationnel détaillé qui devra être soumis à l approbation du Client. Il devra en outre : recruter le personnel adéquat pour assurer la gestion quotidienne du Programme ; développer une stratégie de communication détaillée et la mettre en œuvre pour assurer aux MPMEs l accès le plus large possible au Programme. La promotion du Programme peut se faire par le biais de l utilisation de supports de communication, de roadshows, d ateliers, et autres préparer et lancer des concours réguliers de «business plan» aider les candidats à préparer leurs demandes de financement et à satisfaire les conditions requises pour accéder au Programme. Le Cabinet doit être capable de fournir une assistance technique et des formations limitées en interne. Une assistance spécialisée pourrait être requise pour la préparation et le suivi de la catégorie 2 ciblant les jeunes et les groupes de jeunes, ce qui nécessiterait beaucoup plus de temps que la première catégorie. encadrer et coacher les jeunes et les groupes de jeunes de la catégorie 2 dans la mise en œuvre de leurs projets. Le Cabinet sera appelé à fournir des formations internes en entrepreneuriat, en montage de business plan, en gestion et en marketing. évaluer techniquement et financièrement les demandes de financement, établir une liste restreinte et procéder à la sélection des projets à financer, la soumettre pour avis au comité consultatif, et approuver les projets finaux sur la base des critères d admissibilité, d une diligence raisonnable et d autres critères prédédinis; préparer et signer les conventions de subventions avec les bénéficiaires du Programme ; former les bénéficiaires sur les méthodes de passation de marché applicables au programme ; recevoir les demandes de décaissement émises par les bénéficiaires, vérifier leur conformité par rapport aux conventions et aux procédures ; vérifier les prix et la qualité des produits et des services proposés par les fournisseurs et les prestataires potentiels à intégrer dans la base de données y afférente; effectuer une revue de la qualité et du niveau d avancement des travaux, produits, prestations ou services livrés par les fournisseurs ou prestataires aux entreprises bénéficiaires du Programme ; décaisser les fonds selon les procédures établies ; réaliser des visites sur sites pour s assurer de l avancement (travaux, fournitures, consultance), et de l impact du projet, et effectuer une revue du respect des engagements contractuels incluant par exemple le respect des obligations environnementales. 5

6 3.3. Suivi-Evaluation du Programme Le Cabinet réalisera les activités ci-après: identifier les données de base (baseline), les objectifs et les réalisations pour : (i) chaque indicateur du Programme et, (ii) chaque indicateur relatif au projet d entreprise des bénéficiaires (exemple : augmentation du volume et du montant des exportations); mettre en place un système efficace de suivi-évaluation du programme incluant l utilisation des fonds par les bénéficiaires ; réaliser d évaluations régulières internes du Programme qui serviront à améliorer son fonctionnement et à alimenter les rapports requis. La gestion du Programme fera l objet d audits techniques et financiers externes (incluant une évaluation des impacts) mandatés par le Client. Le Cabinet devra fournir l ensemble des documents requis aux auditeurs. 4. Durée et organisation de la mission L équipe d exécution du projet PIC constitue le Client dans le cadre de la prestation. Le Cabinet collaborera étroitement avec le personnel du PIC en charge du Programme dans toutes les phases d exécution de ce dernier. La durée de la mission est estimée à 27 mois (vingt sept mois). Le cabinet doit débuter la mission dans un délai maximum de quatre semaines à compter de la date de signature du contrat. Comme stipulé précédemment, le contrat du gestionnaire pourrait faire l objet d une extension de 2 ans sous réserve de la disponibilité des fonds, d une performance satisfaisante et d une négociation réussie. Trois régions sont ciblées par le Programme (Anosy, Atsimo Andrefana et Diana). Le Cabinet devra mettre en place des équipes sur terrain dans les trois régions d intervention. La langue de travail est principalement le Français pour l équipe opérationnelle et administrative, mais la langue nationale (Malagasy) est requise pour l équipe sur terrain en interaction directe avec les bénéficiaires. 5. Résultats attendus et livrables Le Programme est géré conformément à ses objectifs et au manuel opérationnel du Programme. Des objectifs intermédiaires et finaux pour chaque indicateur de performance du Programme, et pour un délai de deux ans et trois mois, seront mentionnés dans le contrat. Durant la durée du contrat, le Cabinet fournira les rapports ci-après au PIC : Rapports de démarrage: Le Cabinet soumettra des rapports de démarrage dans un délai d un (01) mois et de trois (03) mois à compter de la date de signature du contrat. Ces rapports récapituleront le niveau d avancement de la mise en place du Programme, les problèmes rencontrés ainsi que des éventuelles recommandations pour sa mise en œuvre. 6

7 o o Le Cabinet soumettra une stratégie de communication du Programme sur deux (02) ans (incluant un plan de communication détaillé avec budget et calendrier) dans le premier rapport de démarrage. Cette stratégie sera appelée à être mise en œuvre durant la durée du contrat : plus d activités de communication seront néanmoins réalisées durant la période de démarrage (première année). Elle peut inclure entre autres des réunions, des roadshows, des supports de communication (brochures), des spots TV et radio ou de l ing. Les rapports mensuels et trimestriels indiqueront le niveau d exécution du plan de communication et les résultats obtenus. Le Cabinet élaborera également un manuel opérationnel détaillé qui inclura entre autres les procédures de traitement des demandes de financement, de sélection des projets, de passation de marchés, de gestion financière, de suivi et d évaluation. Rapports mensuels: ils incluent des informations sur : a) les subventions approuvées ; b) les demandes en cours de traitement (pipeline) ; c) l état d avancement du plan de communication ; d) les décaissements ; e) les problèmes de passation de marché ; f) les problèmes financiers ; Rapports trimestriels: ils incluent les mêmes informations que les rapports mensuels, complétés par : g) les réalisations par rapport aux objectifs pour chaque indicateur. Rapports annuels d évaluation: ils doivent inclure les informations suivantes : a) l avancement annuel ; b) les états financiers annuels ; c) un rapport de suivi-évaluation ; d) les possibles problèmes fiduciaires ; e) l état d avancement du plan de communication. Rapport de fin de mission : ce rapport contiendra les éléments suivants : a) un rapport annuel consolidé, b) une évaluation interne des résultats du Programme basée sur les inputs/outputs/résultats/impacts en intégrant une analyse contrefactuelle, c) une capitalisation des leçons apprises pour les futurs projets similaires. 6. Personnel et moyens Cabinet Le Cabinet doit démontrer une solide expérience et des références dans la gestion financière/comptabilité, dans l évaluation des projets d investissements, et dans la conception et la gestion de fonds ou de subventions similaires. Personnel Il devra mobiliser une équipe pluridisciplinaire qualifiée pour les fonctions ci-après: un (01) chef de mission directeur du programme, Poste à temps plein Qualifications : Niveau master minimum dans un domaine pertinent avec la mission, disposant d au moins 10 années d expérience internationale dans la mise en place et la gestion de fonds similaires dans des pays présentant un contexte économique similaire à celui de Madagascar. 7

8 Il/elle doit disposer d une solide connaissance du secteur privé. La maîtrise des procédures de passation de marché des bailleurs de fonds serait un atout. Responsabilités : Team leader Mise en œuvre, gestion, opérationnalisation, coordination et supervision du Programme. un (01) directeur opérationnel, expert local, Poste à temps plein Qualifications : Niveau Bac+5 minimum. Il/elle doit disposer d au moins 7 années d expérience en gestion financière ou en gestion de crédits/ou subventions. Doit avoir de sérieuses expériences dans le montage et l analyse des plans d affaires, et de solides connaissances dans les procédures de passation de marché et dans l évaluation des impacts économiques d un programme. Maîtrise du français et de l anglais. Responsabilités: Il/elle sera en charge de la supervision générale du programme et du personnel opérationnel (passation de marchés, gestion financière, suivi évaluation, assistants techniques, spécialistes sectoriels). Assistera le directeur du programme dans la gestion quotidienne du Fonds. Participera à l analyse et l évaluation des plans d affaires ainsi qu aux procédures de diligence raisonnable. Mettra en œuvre le plan de communication. : - un (01) responsable Passation de marchés et Financier, Poste à temps plein Qualifications : Niveau Bac+5 minimum en comptabilité/finance ou dans un domaine pertinent avec la mission. Il/elle doit disposer d au moins 7 années d expérience en gestion financière et en passation de marchés. Une expérience dans les procédures de passation de marché des organismes internationaux (bailleurs de fonds) est un atout. Responsabilités : Il/elle sera responsable de la passation de marchés et de la gestion financière du programme. Formera les bénéficiaires sur les procédures de passation de marché Analysera les documents de passation de marché soumis par les bénéficiaires Analysera les demandes de décaissement Décaissera les fonds Effectuera un suivi de la situation des contrats signés par les bénéficiaires avec les fournisseurs Constituera une base de données des fournisseurs Vérifiera les prix gestion financière : comptabilité, dépenses, un (01) responsable Suivi Evaluation Poste à temps partiel Qualifications : Niveau Bac+4 dans un domaine pertinent, disposant d au moins 7 années d expérience dans l évaluation des impacts économiques des programmes de subventions. Responsabilités: Mise en place du système de suivi-évaluation - recueil des données de référence (baseline), collecte et mise à jour des indicateurs tels que l augmentation des chiffres d affaires, des emplois créés et autres évaluation de l impact économique du programme, tirer les leçons apprises de chaque projet rédaction des rapports y afférents deux (02) spécialistes en entrepreneuriat : un (01) pour la région Atsimo Andrefana et la région Anosy, un (01) pour la région Diana. Poste à temps plein 8

9 Qualifications : Niveau Bac+4 minimum dans un domaine pertinent avec la mission, disposant d au moins 5 années d expérience dans la formation en entrepreneuriat et dans l encadrement de projets d entreprises initiés par des jeunes. Responsabilités: Formation en entrepreneuriat incluant l encadrement et l accompagnement des jeunes ou des néo-entrepreneurs dans le montage des business plans, et dans la mise en œuvre des projets. cinq (05) assistants techniques dont deux (02) pour la région Atsimo Andrefana, deux (02) pour la région Diana, et (01) pour la région Anosy. Poste à temps plein Qualifications : Solides expériences en gestion financière. Connaissance des procédures de passation de marché et des plans d affaires. Responsabilités : Gestion des opérations quotidiennes (réponse aux demandes d information, réception des demandes de subventions, évaluation et analyse des plans d affaires, réalisation des visites des sites, diligence raisonnable, suivi de la mise en œuvre des activités par les bénéficiaires, gestion des réclamations, assistance dans les procédures de passation de marché, ) Des spécialistes sectoriels internationaux et locaux seront appelés à intervenir de manière ponctuelle selon la nature des projets d entreprises présentés par les candidats. Le cabinet fera appel à des spécialistes internationaux lorsque les compétences du cabinet ou des experts locaux ne sont pas suffisantes (exemple : nouveaux produits ou nouveau processus de production). Poste à temps partiel Responsabilités : Evaluation technique, commerciale et économique des projets Le tableau ci-après donne, à titre indicatif, le détail des charges de personnel : Désignation Unité Nb pers Quantité totale 01 Chef de mission Directeur du programme International H/mois Directeur opérationnel Local H/mois Responsable suivi évaluation Local H/mois Responsable Passation de marchés/financier Local H/mois Spécialistes en entrepreneuriat Local H/mois Assistants Techniques Local H/mois Spécialistes sectoriels Local H/jour 85 Spécialistes sectoriels International H/jour 60 Moyens 9

10 Le personnel du Cabinet dans les trois régions sera hébergé au sein des bureaux régionaux du PIC : (a) Fort-Dauphin/Région Anosy ; (b) Tuléar/Région Atsimo Andrefana ; (c) Diégo/Région Diana. Il pourra utiliser les salles de réunion du PIC. Le Cabinet mettra à la disposition de son personnel et de son équipe de terrain, les moyens utiles à la réalisation des prestations ainsi qu à son fonctionnement. A titre indicatif, les moyens suivants seront nécessaires : un (01) véhicule pour chaque zone d intervention, du matériel technique : ordinateurs et accessoires, imprimante, photocopieuse, etc. tous autres matériels nécessaires à la réalisation efficiente de la mission. Le Client (projet PIC) fournira au sein de chaque bureau régional les matériels de bureau incluant les tables, les chaises ainsi que des armoires de rangement. Le Cabinet prévoira les coûts ci-après dans son offre financière: les frais de communications aux fins de la mission ; les frais d impression et duplication aux fins de la mission ; les frais de transport/déplacement interne ; les frais de missions sur terrain (incluant les coûts de billets d avion et les per diem incluant les frais d hébergement). A titre indicatif, le nombre de missions internes est estimé à 90 pour l ensemble des zones d intervention et pour l ensemble de l équipe. les autres frais que le Cabinet estime nécessaire pour la bonne exécution de la mission. 10

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