Guide d accès au service TFP Internet à l attention des notaires

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1 Guide d accès au service TFP Internet à l attention des notaires Guide produit par la Direction des finances Ville de Boucherville Juin 2017

2 Table des matières Contenu 1. INSCRIPTION D UN MEMBRE MEMBRE ACCÈS À TFP INTERNET TRAITEMENT NAVIGATION DANS TFP INFORMATIONS PUBLIQUES... 5 a) Images des factures INFORMATIONS PRIVÉES... 8 a) État de compte... 8 b) Relevé de taxes INFORMATIONS DU MEMBRE a) Modification des données d accès b) Gestion des employées et employés i) Modifier les données d un employé ii) Ajouter un employé iii) Débuter une nouvelle période iv) Consulter les frais de consultation des relevés de taxes LISTE DE PROPRIÉTÉS a) Liste de propriétés ANNEXE I

3 1. Inscription d un membre Pour vous inscrire au service TFP Internet : Vous devez remplir la convention d inscription et d utilisation des données relatives aux taxes foncières de la Ville de Boucherville que vous trouverez en annexe I de ce guide et le faire parvenir par télécopieur au et par la poste à l adresse suivante : Centre administratif Clovis-Langlois Direction des finances 500, rue de la Rivière-aux-Pins Boucherville (Québec) J4B 2Z7 Dans un délai de 24 à 48 heures, vous obtiendrez une confirmation par courriel indiquant que votre dossier est complet. Vous obtiendrez également votre code d accès et votre mot de passe. Pour procéder à la modification de vos données, voir la procédure expliquée à la section Membre 2.1 Accès à TFP Internet Pour accéder au module TFP Internet : Allez à l adresse : boucherville.ca Sélectionnez «Insta-taxes» sous la rubrique «Services en ligne» à droite de la page d accueil. 2

4 Une fois entré, cliquez sur «membre». 2.2 Traitement Saisissez votre code d accès et votre mot de passe. Vous avez oublié votre mot de passe? Cliquez sur la ligne à cet effet. Elle permet à un membre de recevoir par courrier électronique son mot de passe lorsque ce dernier l a oublié. Le membre devra fournir son adresse de courrier électronique. L application vérifie si cette adresse de courrier électronique est présente dans les tables de TFP Internet. Si tel est le cas, un courrier électronique sera envoyé au membre lui indiquant son code d accès et son mot de passe. Tout ce processus se fait automatiquement sans aucune intervention manuelle. Erreur de mot de passe Si le membre entre cinq fois un mot de passe erroné, le statut de son code d accès passera de Valide à Invalide. Dans un tel cas, un courrier électronique sera envoyé au membre lui indiquant que son dossier est devenu invalide. Si un tel événement se produit, contactez la direction des finances au Le personnel de la direction des finances de la Ville de Boucherville pourra effectuer les étapes permettant à ce membre d accéder de nouveau au site. Vous recevrez ensuite par courriel la confirmation de la réactivation de votre accès. 3

5 Cette page vous permet de consulter les différentes rubriques disponibles telles que les factures, les relevés de taxes, etc Navigation dans TFP L application TFP Internet est munie de boutons de navigation situés en haut, à droite de l écran. Page précédente : cliquez sur le bouton Retour à la page du menu pour revenir à la page qui précède immédiatement celle sur laquelle vous vous trouvez. Retour au menu principal Cliquez sur le bouton Retour à la page du menu pour revenir à la page du menu principal de TFP Internet. Quitter la session 4

6 Cliquez sur le bouton Quitter la session pour quitter TFP Internet. Besoin d aide? Cliquez à tout moment sur le bouton Besoin d aide? Pour obtenir de l aide sur les fonctions de TFP Internet. 2.4 Informations publiques a) Images des factures Cette option vous permet de visualiser les factures annuelles et révisées d une unité d évaluation. Cliquez sur le lien Image des factures (section Informations publiques) à partir du menu principal. Note : La recherche par dossier est la méthode la plus simple. 5

7 Lors d une recherche par adresse en utilisant le champ Voie publique, vous devez effectuer les étapes suivantes : Inscrivez le nom de la voie publique : Appuyez sur le bouton «Filtrer» Le nombre de voies publiques trouvées apparaîtra dans la liste déroulante Ex. : Bachand Choisissez la voie publique dans la liste déroulante. Complétez les autres critères de recherche s il y a lieu. Appuyez sur le bouton Rechercher ; l écran suivant apparaît : 6

8 Cliquez sur le matricule désiré Cliquez sur la facture désirée La fenêtre suivante vous informe que la production du fichier PDF nécessite la version 7.0 et plus d Acrobat Reader et que le processus est en cours d exécution : Une fois le processus terminé, un lien nommé «Consulter l image de la facture produite» apparaîtra au bas de la fenêtre. Cliquez sur le lien Consulter l image de la facture produite. L écran suivant apparaît : 7

9 2.5 Informations privées a) État de compte Cette fonctionnalité vous permet de visualiser et d imprimer l état de compte reflétant le montant dû relativement aux frais de consultation de TFP Internet. Cliquez sur le lien État de compte (section Informations privées) à partir du menu principal. L écran suivant apparaîtra : Cliquez sur le lien Mes états de compte. L état de compte de votre dossier est affiché : 8

10 Sélectionnez l état de compte désiré en cliquant sur l icône État de compte située dans la première colonne à gauche de chaque ligne. La fenêtre suivante vous informe que la production du fichier PDF nécessite la version 7.0 et plus d Acrobat Reader et que le processus est en cours d exécution. Une fois le processus terminé, un lien nommé «Consulter l image de l état de compte produit» apparaîtra au bas de la fenêtre. Cliquez sur le lien Consulter l image de l état de compte produit. Votre état de compte apparaîtra à l écran. 9

11 Veuillez noter qu il est de votre responsabilité de nous faire parvenir un chèque libellé au nom de la Ville de Boucherville ou un paiement électronique en utilisant le no.de dossier figurant sur votre facture commençant par au plus tard le dernier jour du mois suivant vos consultations. b) Relevé de taxes Résultat de recherche des relevés de taxes Cliquez sur le bouton enregistrer Une page indique le montant de la consultation qui sera facturé si vous décidez de poursuivre le traitement Cliquez sur oui pour procéder. Les frais affichés vous seront facturés. (Si vous répondez non, la fenêtre se ferme et vous retournez à l écran de résultat de recherche de relevé de taxes). 10

12 La fenêtre suivante vous informe que la production du fichier PDF nécessite la version 7.0 et plus d Acrobat Reader et que le processus est en cours d exécution : Une fois le processus terminé, un lien nommé «Consulter l image du relevé de taxes produit» apparaîtra au bas de la fenêtre. Cliquez sur le lien Consulter l image du relevé de taxes produit et l écran suivant apparaîtra : Note : Les frais pour un relevé de taxes d une propriété sont ceux en vigueur au moment de l émission du relevé de taxes, tels que déterminés par le Règlement 11

13 décrétant la tarification pour le financement de certains biens, services ou activités de la Ville de Boucherville. 2.6 Informations du membre a) Modification des données d accès Cette fonctionnalité vous permet de modifier vos données, dont votre code d accès et votre mot de passe. Cliquez sur le lien Modification des données d accès (section Informations du membre) à partir du menu principal. L écran suivant apparaît : Le mot de passe ne doit contenir ni caractère accentué, ni espace. Sa longueur ne doit pas dépasser 8 caractères. Le premier caractère doit être une lettre. 12

14 b) Gestion des employées et employés i) Modifier les données d un employé Cliquez sur le nom de l employé pour modifier ses informations : 13

15 Informations disponibles Section «DÉFINITION DE L ACCÈS» Type de compte Section «IDENTIFICATION» Prénom Nom modifiable non modifiable non modifiable Section «LIMITE SUR LE COMPTE (OPTIONNEL)» Type de période modifiable Montant maximum pour la période modifiable Date de fin du compte modifiable Section «PÉRIODE» Date de début de la période Montant dépensé dans la période Montant additionnel pour la période non modifiable non modifiable modifiable Note : Il est possible d augmenter le montant à dépenser pour la période en cours seulement. Section «HISTORIQUE» Dernier accès Nombre d accès non modifiable non modifiable ii) Ajouter un employé Pour chacun des employés, vous devrez créer un code d accès, et s il y a lieu, lui attribuer un montant de consultation maximal pour une période donnée. Cliquez sur le lien Ajouter un employé à partir de l écran de Gestion des employés. Un message concernant la confidentialité des données est affiché à chaque création d employé : 14

16 Vous devez accepter les conditions de confidentialité pour poursuivre la création de l employé en cliquant sur le bouton «J accepte». L écran suivant apparaît : 15

17 Sections à remplir Section «DÉFINITION DE L ACCÈS» Code d accès Mot de passe Répéter le mot de passe Type de compte Section «IDENTIFICATION» Prénom Nom Courriel (obligatoire) Téléphone (bureau) Section «LIMITE SUR LE COMPTE (OPTIONNEL)» Type de période Montant maximum de la période Date de fin du compte iii) Débuter une nouvelle période Cette fonction permet d allouer de nouveau le montant de consultation pour une période donnée pour les employés dont le type de période est indéterminé. Cliquez sur le lien Débuter une nouvelle période à partir de l écran de Gestion des employés. La liste des employés dont le type de période est indéterminé apparaît : 16

18 Cochez la case prévue à cet effet pour l employé concerné et effectuez la sauvegarde en cliquant sur Enregistrer. iv) Consulter les frais de consultation des relevés de taxes Cette fonction permet de visualiser les consultations des relevés de taxes effectuées par les employés. Cliquez sur le lien Consultation des frais de consultation des relevés de taxes à partir de l écran de Gestion des employés. Un écran de recherche apparaît : Saisissez vos critères de recherche s il y a lieu : À partir du Jusqu au Employé Matricule N o dossier 17

19 Cliquez sur le bouton Rechercher. Le résultat de la recherche apparaît au bas de l écran ainsi que le total des frais de consultation : 2.7 Liste de propriétés a) Liste de propriétés Cette fonction permet de rechercher toutes les propriétés d une même rue ou autre selon le critère de recherche utilisé. 18

20 ANNEXE I Convention d inscription et d utilisation des données relatives aux taxes foncières de la Ville de Boucherville. 19

21 500, rue de la Rivière-aux Pins Boucherville (Québec) J4B 2Z7 Téléphone : Télécopieur : Convention d inscription et d utilisation des données relatives aux taxes foncières de la Ville de Boucherville IDENTIFICATION DE L UTILISATRICE OU DE L UTILISATEUR Notaire Avocat Autre (préciser) CORPORATION PROFESSIONNELLE : NUMÉRO DE MEMBRE : Nom : Prénom : Compagnie : Adresse d affaires : 20

22 Téléphone : ( Télécopieur : ( ) - ) - Courriel obligatoire Pour accéder au service de consultation et de confirmation des données concernant les taxes foncières de la Ville de Boucherville, l utilisateur doit déclarer avoir lu, compris et accepté les dispositions de la présente convention. CONDITIONS FRAIS L utilisateur s engage à payer à la Ville de Boucherville les frais suivants : 20 $ pour l obtention d un relevé de taxes à partir du service en ligne TFP offert sur le portail de la Ville de Boucherville; 30 $ pour l obtention d un relevé de taxes par télécopieur ou en personne. L utilisateur s engage à verser mensuellement à la Ville de Boucherville l ensemble des frais encourus à la suite des transactions effectuées à partir du service en ligne TFP par l ensemble de son personnel. La somme versée devra correspondre au total des frais de consultations des relevés de taxes faites par lui ou son personnel au cours du mois. Il s engage à acquitter le compte au plus tard le dernier jour du mois suivant celui des consultations. Par exemple, toutes les transactions effectuées en décembre devront être acquittées au plus tard le 31 janvier. 21

23 Les frais mentionnés ci-dessus sont ceux prévus au Règlement de tarification en vigueur au moment de l utilisation des services de la Ville de Boucherville. Cette dernière pourra modifier ces frais, en tout temps, par l adoption d un amendement audit règlement ou par l adoption d un nouveau règlement en remplacement de son Règlement en vigueur. CONFIDENTIALITÉ ET DIVULGATION DE L INFORMATION L utilisateur reconnaît que la Ville de Boucherville est un organisme assujetti à la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (L.R.Q., chap. A-2.1) et que les informations relatives au compte de taxes foncières d une personne sont des renseignements personnels au sens de cette loi. Par conséquent, il déclare détenir une autorisation de date récente de la ou du propriétaire de l immeuble l autorisant à obtenir l information relative au compte de taxes foncières. Il déclare requérir cette information dans le but d effectuer une transaction (vente, financement, refinancement, cession) relative à l immeuble concerné, d effectuer un paiement ou de faire un rapport sur le solde dû au créancier hypothécaire. De plus, l utilisateur s engage à ne faire, ni permettre, une utilisation commerciale ou frauduleuse des informations ainsi obtenues de la Ville de Boucherville. EXACTITUDE DES DONNÉES TRANSMISES La Ville de Boucherville déclare que l information apparaissant sur le site reflète l état de la situation d un compte de taxes au moment de sa demande, sous réserve de toute modification éventuelle qui pourrait avoir un effet rétroactif sur le solde d un compte, notamment l augmentation ou la diminution d un montant, l ajustement des intérêts des paiements effectués ou annulés, etc. En cas de divergence entre la version officielle et le contenu du site, la version officielle a préséance. 22

24 LIMITATION DE RESPONSABILITÉ En aucun cas la Ville de Boucherville ne peut être tenue responsable envers l utilisateur ou un tiers des dommages résultant directement ou indirectement de l utilisation, de la compilation, de l interprétation de toute donnée, de la transmission et de la livraison des données ou de la performance du site ou encore du contenu disponible évoqué sur celui-ci. RETRAIT DU DROIT D ACCÈS La Ville de Boucherville se réserve le droit de retirer l autorisation d accès accordée à un utilisateur sans préavis ni mise en demeure, notamment dans le cas de non-respect des conditions ou autres motifs jugés suffisants. MOT DE PASSE Chaque détentrice ou détenteur d un mot de passe est responsable de toutes les activités attribuables à ce dernier. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE La Ville de Boucherville est propriétaire des données transmises et ces dernières sont protégées par le droit d auteur. L utilisateur reconnaît qu un droit d utilisation limité et non exclusif des données transmises lui est accordé et qu aucune reproduction ou distribution de celles-ci n est permise. Il reconnaît également que l information transmise ne l est que dans le but prévu à la présente convention et s engage à respecter les droits découlant de la propriété intellectuelle. 23

25 CHANGEMENT L utilisateur s engage à aviser la Ville de Boucherville de tout changement dans les renseignements fournis à la partie «Identification de l utilisatrice ou de l utilisateur» de la présente convention. LOIS APPLICABLES Les parties reconnaissent que la présente convention est régie par les lois du Québec et toute procédure doit être intentée dans le district judiciaire de Longueuil. SIGNATURE Convention signée à, province de Québec, le 20. NOM EN CARACTÈRES D IMPRIMERIE SIGNATURE Prière de télécopier cette convention dûment signée au ou numériser à finance@boucherville.ca et de faire parvenir l original par la poste à : Centre administratif Clovis-Langlois Direction des finances 500 rue de la Rivière-aux Pins Boucherville (Québec) J4B 2Z7 24