ADMINISTRATION PORTUAIRE D'HALIFAX

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1 ADMINISTRATION PORTUAIRE D'HALIFAX POLITIQUE RELATIVE AUX FRAIS DE DÉPLACEMENT ET D'ACCUEIL DES ADMINISTRATEURS ET DES EMPLOYÉS DE L'ADMINISTRATION PORTUAIRE D'HALIFAX 1. But La présente politique régit les frais de déplacement et d'accueil engagés par les administrateurs et les employés de l'administration portuaire d'halifax («l'adminisatration») à des fins professionnelles. Les membres du conseil d'administration et les employés doivent obtenir le remboursement des frais de déplacement et d'accueil raisonnables engagés au nom de l'administration. La présente politique s'adresse à tous les membres du conseil d'administration, c'est-àdire au président, au vice-président et à chaque administrateur. Sauf indication contraire, les dispositions de la présente politique s'appliquent à tous les employés de l'administration. 2. Étendue Il incombe à chaque personne en déplacement de faire preuve de jugement et de modération en ce qui a trait aux frais qu'elle engage. Le terme «déplacement» se rapporte aux déplacements effectués pour assister à des réunions, conférences, salons professionnels ou activités commerciales; rencontrer les utilisateurs des installations portuaires ou des représentants d'entreprises ou d'associations du secteur, des représentants du port, des représentants du gouvernement; ou encore à toutes fins pour lesquelles une autorisation préalable a été accordée. Le président du conseil représente le conseil d'administration; en son absence, il s'agit du vice-président. Les administrateurs ne sont pas autorisés à représenter l'administration en dehors de la salle du conseil et s'occupent strictement des affaires de ladite administration et seulement lors des réunions du conseil. Sur autorisation expresse du conseil ou du président du conseil, les administrateurs peuvent assister à des conférences, des congrès, des séminaires ou à toute autre activité se rapportant aux activités de l'administration. 1

2 3. Autorisation de déplacement 3.1. Dans la mesure du possible, les déplacements anticipés pour l'année doivent être prévus au budget, avec autant de détails possible sur les frais correspondants. Sauf indication contraire des présentes, avant qu'un administrateur ou un employé ne prenne des dispositions pour un déplacement, il doit d'abord obtenir une approbation écrite à l'aide du formulaire d'autorisation de déplacement Le président est autorisé à effectuer des déplacements en Amérique du Nord, sous réserve de l'approbation du budget annuel de l'aph par le conseil d'administration. En ce qui concerne les déplacements en Amérique du Nord, le président de l'aph doit d'abord obtenir l'approbation écrite du président du conseil d'administration Tous les autres employés doivent obtenir l'autorisation préalable du président et chef de la direction ou, en son absence, des personnes désignées et autorisées Le président du conseil est autorisé à se déplacer en Amérique du Nord. Le vice-président du conseil, lorsqu'il agit au nom du président du conseil ou à sa demande, est autorisé à se déplacer en Amérique du Nord Les administrateurs doivent obtenir l'autorisation préalable du président du conseil ou du conseil pour effectuer des déplacements autres que ceux nécessaires aux réunions dûment convoquées du conseil ou de ses comités Le conseil doit préalablement autoriser tous les déplacements des administrateurs en dehors de l'amérique du Nord Conférences L'Administration maintient son adhésion aux associations et comités suivants : Association des administrations portuaires canadiennes (AAPC), Association of American Port Authorities (AAPA), Atlantic Canada Cruise Association (ACCA), Halifax Gateway Committee ('HGC'), ainsi qu'à d'autres associations du secteur (p. ex. Green Marine) Le président et chef de la direction a le pouvoir de désigner les employés qui assistent aux conférences de l'aapc, de l'aapa et d'autres associations. En outre, le président et chef de la direction a le pouvoir d'autoriser les employés à participer aux séminaires, conférences, salons professionnels, activités commerciales, etc., pouvant être nécessaires au perfectionnement professionnel ou au développement des activités commerciales. 2

3 À la demande du président du conseil, les membres du conseil doivent, lors des réunions prévues, rendre compte au conseil de leurs déplacements et de leur présence à des conférences ou à des séminaires Les frais des activités directement liées à une conférence, à un séminaire, etc., ou organisées dans le cadre d'une telle conférence ou séminaire, sont considérés comme faisant partie de cette conférence ou de ce séminaire s'ils sont engagés le jour précédant ou suivant immédiatement les dates de la conférence ou du séminaire; de plus, les frais raisonnables en question sont payés par l'administration. 3.9 Afin d'obtenir un remboursement, les formulaires de demande de remboursement des frais de déplacement doivent être soumis après chaque déplacement. Les remboursements de frais sont la propriété de l'administration et doivent lui être remis immédiatement. 4. Frais de déplacement Le moyen de transport choisi doit être le moyen le plus efficace compte tenu des circonstances. (a) Déplacement en avion Lorsque le temps de déplacement ne dépasse pas cinq (5) heures, le prix du billet doit correspondre à la classe économique. Les déplacements en classe affaires sont autorisés pour les voyages de plus de cinq (5) heures. Nous recommandons fortement aux personnes effectuant un déplacement de profiter des meilleurs tarifs (rabais, places soldées) proposés, sauf si ces tarifs ne sont pas possibles en raison de la nature du déplacement ou s'il est imprudent d'opter pour de tels tarifs. Il est également possible de choisir la classe affaires en cas de problème médical et avec recommandation écrite du médecin. Les personnes en déplacement sont également tenues de réserver le billet d'avion le moins cher, en tenant compte, non seulement du déplacement en avion, mais également des frais de taxi, de kilométrage, de stationnement, etc. Le reçu du billet d'avion doit être joint au formulaire de demande de remboursement des frais de déplacement. 3

4 (b) Déplacement en train Les personnes en déplacement peuvent choisir toute classe disponible, dont une couchette, le cas échéant. (c) Déplacement en voiture Utilisation d'un véhicule personnel - Les déplacements effectués à l'aide d'un véhicule personnel sont seulement autorisés lorsqu'ils sont économiques et pratiques. L'utilisation d'un véhicule personnel est permise lorsqu'elle est préalablement autorisée pour les déplacements locaux ou dans les Provinces maritimes. Les déplacements en dehors des Provinces maritimes à l'aide d'un véhicule personnel sont permis sur autorisation préalable, à condition que la totalité des frais engagés ne dépasse pas le prix d'un billet d'avion en classe économique. Le remboursement des frais relatifs à l'utilisation d'un véhicule personnel est déterminé en fonction des taux autorisés par le conseil d'administration. Location de voiture - Une personne en déplacement peut, sur autorisation préalable, louer une voiture au point de destination lorsque ce moyen de transport est mieux adapté aux circonstances ou plus économique que l'utilisation de taxis ou de bus. Afin d'obtenir un remboursement, les reçus doivent être joints aux formulaires de demande de remboursement des frais de déplacement. (d) Déplacements en taxi, bus, navette ou traversier Un reçu doit être joint aux formulaires de demande de remboursement des frais de déplacement pour les frais supérieurs à 10 $. 5. Frais d'hébergement et frais connexes Les personnes en déplacement peuvent réserver une chambre dans l'hôtel de leur choix, à condition que le type d'hébergement soit toujours raisonnable. Il est recommandé de se prévaloir des remises consenties au gouvernement chaque fois qu'il est possible de le faire. Afin d'obtenir un remboursement, les factures d'hôtel doivent être présentées. Les frais connexes admissibles à un remboursement sont les suivants : tous les appels téléphoniques effectués à des fins professionnelles, appels téléphoniques au domicile, pourboires, stationnement, courriels et télécopies, photocopies, service de repassage et de buanderie. Les frais suivants ne sont pas admissibles à un remboursement : alcool acheté au minibar, films dans la chambre, divertissement personnel, dépenses déraisonnables liées à l'hôtel, aux repas, etc. 4

5 Les reçus correspondant à l'hébergement et aux frais connexes doivent être joints au formulaire de demande de remboursement des frais de déplacement. 6. Repas Les personnes en déplacement peuvent demander le remboursement des frais raisonnables liés aux repas. Ces coûts peuvent être défrayés de plusieurs façons : (a) présentation du formulaire de demande de remboursement des frais de déplacement pour l'indemnité de repas quotidienne pendant le déplacement. L'indemnité de repas quotidienne est équivalente à l'indemnité de repas autorisée par le conseil d'administration. Les reçus ne sont pas exigés pour cette méthode de remboursement. (b) Lorsque les circonstances exigent de dépasser l'indemnité de repas quotidienne, la personne doit alors joindre ses reçus au formulaire de demande de remboursement. Toutes les demandes de remboursement des frais de repas doivent être raisonnables et accompagnées de reçus. Les frais engagés relativement à d'autres personnes doivent faire l'objet d'une demande de remboursement distincte. Si, pour des raisons professionnelles, un membre du conseil ou un employé engage des frais de divertissement pour une autre personne, le nom et l'entreprise doivent être indiqués sur le reçu. 7. Autres frais admissibles Lorsqu'ils sont en déplacement, les membres du conseil et les employés peuvent demander le remboursement des frais indiqués ci-dessous, à condition qu'ils soient raisonnables et que les reçus correspondants soient joints au formulaire de demande de remboursement : frais d'amélioration aéroportuaire; frais de stationnement; frais de change encourus pour l'achat ou la vente de devises lors d'un déplacement professionnel à l'étranger; articles, papeterie ou fournitures de bureau achetés à des fins professionnelles; service de buanderie ou de nettoyage à sec nécessaire; services de télécommunications - coûts des appels téléphoniques, des télécopies ou des courriels, engagés à des fins professionnelles; ainsi qu'un appel téléphonique de courte durée à la maison par jour pendant le déplacement; 5

6 passeport ou visas - frais relatifs aux photos et aux frais de demande d'un passeport canadien ou de visas; l'indemnité quotidienne relative aux frais accessoires est destinée à couvrir les nombreuses petites dépenses engagées lors de déplacements, comme les pourboires et les articles personnels de première nécessité. Pour les membres du conseil et les employés en déplacement, les frais accessoires pouvant être remboursés sans reçus sont de 30 $ par jour. 8. Formulaires de demande de remboursement de frais de déplacement Toutes les demandes de remboursement des frais de déplacement doivent être faites avec les formulaires approuvés à cette fin, ainsi que soumises dès que possible une fois le déplacement effectué. 9. Frais d'accueil Les administrateurs et les employés de l'aph peuvent engager des frais d'accueil au nom de l'administration lorsque lesdits frais sont considérés comme étant essentiels aux activités de l'administration. Les demandes de remboursement des frais d'accueil doivent être justifiées par des reçus ainsi qu'approuvées conformément à la présente politique. Les frais d'accueil relèvent de la catégorie «Don» du Code de conduite (annexe «E» des lettres patentes); les employés et les administrateurs doivent donc suivre ce code lorsqu'ils accueillent des personnes. La demande de remboursement doit indiquer le nombre et les noms des personnes pour lesquelles des frais d'accueil ont été engagés. Dans des cas exceptionnels, lorsque de tels frais ont été engagés pour un groupe de personnes et qu'il est impossible d'obtenir une liste de noms, la demande de remboursement doit indiquer le nom ou la nature du groupe, le nombre de personnes, sa relation avec l'administration ainsi que le but et la nature des frais. 10. Déjeuners et dîners d'affaires Les administrateurs et employés de l'aph peuvent demander le remboursement des déjeuners et dîners pris en compagnie de partenaires d'affaires, dans le cadre de réunions liées aux activités de l'administration ayant lieu dans leurs propres locaux ou pendant des déplacements. Toutes les demandes en question doivent être justifiées par des reçus et approuvées conformément à la présente politique. 6

7 11. Approbations Une personne qui présente une demande de remboursement ne peut en aucun cas approuver sa propre demande. Le président du conseil ou, en son absence, le vice-président, doit approuver les demandes de remboursement présentées par le président et chef de la direction. Le vice-président du conseil doit approuver les demandes de remboursement présentées par le président du conseil. Le président du conseil ou, en son absence, le vice-président, doit approuver les demandes de remboursement présentées par les autres administrateurs. Le chef du service duquel relève un employé doit approuver les demandes que ce dernier présente relativement au remboursement des frais de déplacements, d'accueil et de repas. 13. Exceptions Il se peut qu'il faille, dans des circonstances exceptionnelles, engager des frais de déplacement ou d'accueil ne relevant pas de la présente politique. En l'occurrence, il faut obtenir une autorisation préalable auprès du président et chef de la direction ou, si lesdits frais sont engagés par ce dernier, auprès du président du conseil. 14. Avances Toute avance accordée à une personne en déplacement doit être pleinement prise en compte dans le formulaire de demande de remboursement. L'Administration se réserve le droit de déduire de la paye de la personne concernée toute avance qui lui a été accordée pour un déplacement. 15. Rapports Le premier vice-président présentera tous les trimestres, au comité de la vérification et des finances, un sommaire des frais de déplacement et d'accueil du conseil d'administration et du personnel. 7