Bruxelles, le 13 novembre 2012 BUDGET GÉNÉRAL EXERCICE 2012 SECTION VII - COMITÉ DES RÉGIONS. VIREMENT DE CRÉDITS Inf 11/2012

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1 Bruxelles, le 13 novembre 2012 BUDGET GÉNÉRAL EXERCICE 2012 SECTION VII - COMITÉ DES RÉGIONS VIREMENT DE CRÉDITS Inf 11/2012 (article 22 du règlement financier) CDR _00_00_TRA_ADMIN EN-DSU/nr FR

2 - 1 - BUDGET GÉNÉRAL DE L'UNION EUROPÉENNE SECTION VII - COMITÉ DES RÉGIONS 1. Introduction VIREMENT DE CRÉDITS Inf 11/2012 (article 22 du règlement financier) Justification Il est nécessaire de renforcer le poste 2102 "Prestations externes pour l'exploitation, la réalisation et la maintenance des logiciels et des systèmes" en vue (i) d'achever la modernisation du site Internet du CdR ( 130,000) et (ii) compenser l'augmentation des coûts de amélioration du système d'exploitation Sharepoint de la version 2007 à 2010, qui a commencé en Cela a conduit au retard dans le développement d'autres projets prévus sur la même ligne budgétaire. Le transfert permettrait au CdR pour réaliser ces projets sans impact sur son futur programme ( 95,884). Il s'agit ici d'un montant de 225,884 euros. 2. Description Proposition de virement de crédits de titre à titre: n CdR-Inf 11/2012 Débit (EUR) Du titre 1 du chapitre 14 Autres personnels et prestations externes du poste 1400 Autres agents 72,384 du poste 1402 Prestations d interprétation 28,032 du poste 1404 Stages, subventions et échanges de fonctionnaires 20,000 du poste 1420 Prestations d'appoint pour le service de traduction 34,000 Crédit (EUR) du chapitre 16 Autres dépenses concernant les personnes liées à l institution du poste 1610 Frais divers de recrutement 3,500 À l'intérieur du 2 titre du chapitre 20 Immeubles et frais accessoires du poste 2022 Nettoyage et entretien 8,746 du chapitre 23 Dépenses de fonctionnement administratif de l'article 231 Charges financières 3,000 du chapitre 25 Réunions et conférences du poste 2540 Réunions internes 18,222 du poste 2541 Observateurs 38,000 Au titre 2 au chapitre 21 Informatique, équipement et mobilier: achat, location et maintenance au poste 2102 Prestations externes pour l'exploitation, la réalisation et la maintenance des logiciels et des systèmes 225,884

3 Exécution des crédits au 13 novembre 2012 Poste Crédits initiaux +/- virements Proposition de virement de crédits: n CdR-Inf 11/2012 Engagements contractés Paiements effectués Crédits disponibles avant virement Montant du virement proposé Crédits disponibles après le virement proposé Donneur A ,248,202 2,074,103 1,854, ,099-72, ,715 A ,476,157 3,996,157 2,672, ,000-28, ,968 A , , ,084 20,000-20,000 0 A , , ,760 50,438-34,000 16,438 A ,000 31,500 20,592 6,500-3,500 3,000 A ,858,215 1,776,347 1,051,504 81,868-8,746 73,122 A-231 4,500 1, ,000-3,000 0 A ,150 68,927 68,927 18,223-18,222 1 A , ,251 49,965 38,000-38,000 0 Receveur A ,162,382 1,661,230 1,093, , , , Explication de la nécessité de crédits Prestations externes pour l'exploitation, la réalisation et la maintenance des logiciels et des systèmes (poste 2102, pour 225,884 euros) Les crédits de la ligne budgétaire 2102 "Prestations externes pour l'exploitation, la réalisation et la maintenance des logiciels et des systèmes" sont destinés à couvrir les dépenses d'assistance de sociétés de services et de conseils en informatique pour l'exploitation du centre informatique et du réseau, la réalisation et la maintenance d'applications, l'assistance aux utilisateurs, la réalisation d'études, la rédaction et la saisie de documentation technique. Il est nécessaire de poursuivre les projets informatiques connexes. À savoir: (i) CdR Intranet ( ) Le Comité des régions doit moderniser son intranet afin de fournir à son personnel un outil qui lui permettre d'accéder aisément aux informations indispensables à l'exécution de ses tâches, et notamment aux fonctionnalités essentielles pour les travaux quotidiens de l'institution. Après avoir mené une analyse en interne et consulté les utilisateurs de l'intranet, il a été décidé de recourir à la technologie SharePoint, car elle se prête particulièrement bien au partage d'information et à la coopération décentralisés au sein du Comité des régions.

4 - 3 - Les premières expériences liées à la conception d'applications fondées sur Sharepoint ont montré que la technologie requiert au cours de sa phase de mise en œuvre de nouvelles compétences techniques très spécifiques, qui ne sont pas disponibles en interne, c'est-à-dire dans le cadre des services informatiques fournis par les services conjoints CdR/CESE. Il n'a pas été possible de trouver en interne du personnel disposant précisément de ces compétences très spécifiques, en partie du fait de l'absence d'un nombre suffisant de postes occupés et en partie du fait des difficultés à recruter des personnes disposant précisément d'une expertise de SharePoint. Un contrat cadre existant en matière d'informatique peut être utilisée pour assurer la conception technique et la mise en œuvre des modernisations de l'intranet.. Pour l'exercice 2012, il est nécessaire de renforcer ce poste à hauteur de 130,000 euros pour couvrir les besoins suivants: o o o créer l'architecture technique du site afin d'assurer que le produit final soit hautement performant, à la pointe du progrès, tout en restant convivial; concevoir différentes fonctionnalités à forte valeur ajoutée qui assurent un accès aisé et rapide aux informations, aux documents et aux formulaires nécessaires, et fournir aux services opérationnels les outils essentiels pour une meilleure gestion de leurs activités quotidiennes; développer les procédures et les circuits indispensables à permettre aux différents services opérationnels de télécharger eux-mêmes des informations sur le site afin d'assurer un flux d'informations régulier et des instruments de travail mis à jour. (ii) Les propre Plateformes de Consultation Communs du Comité des régions: l'augmentation des coûts de amélioration du système d'exploitation Sharepoint de la version 2007 à 2010 ( 95,884) Le but de ce transfert est de fournir des crédits supplémentaires sur la ligne budgétaire 2102 "Prestations externes pour l exploitation, la réalisation et la maintenance des logiciels et des systèmes". Les coûts d'amélioration du système d'exploitation à partir de Sharepoint de la version 2007 à 2010, qui a débuté en 2011, ont dépassé le budget initialement prévu. Cela a conduit au retard dans le développement d'autres projets prévus sur la même ligne budgétaire. Le transfert permettrait au CdR pour réaliser ces projets sans impact sur son futur programme. 5. Crédits disponibles Autres agents (poste 1400, pour 72,384 EUR) Ce crédit est destiné à couvrir la rémunération des autres agents notamment contractuels, intérimaires et conseillers spéciaux (au sens du régime applicable aux autres agents de l'union européenne), les cotisations patronales aux différents régimes de sécurité sociale, les allocations familiales, les indemnités de dépaysement et de déplacement du lieu d'affectation vers le pays d'origine, ainsi que les incidences des coefficients correcteurs applicables aux rémunérations de ces agents ou à l'indemnité de résiliation de contrats,

5 - 4 - Les crédits budgétaires alloués à la rémunération des agents contractuels pour 2012 ont été également calculés en prenant en compte l'adaptation salariale anticipée en décembre En l'absence de toute adaptation des rémunérations en 2011, les dernières estimations portant sur l'exécution du budget 2012 indiquent qu'il y aura également cette année un excédent pour la ligne budgétaire concernant les rémunérations et indemnités des agents contractuels. Prestations d'interprétation (poste 1402, pour 28,032 euros) Les crédits inscrits à ce poste sont destinés à couvrir les dépenses afférentes aux prestations d'interprétation pour les activités politiques du CdR, telles que les sessions plénières et les réunions du Bureau, les réunions des commissions et des groupes de travail, les réunions des groupes politiques au CdR, les séminaires et conférences, etc. Les frais d'interprétation liés à certaines de ces activités se sont avérés inférieurs à ceux prévus, principalement pour les raisons suivantes: 1) l'annulation en temps opportun de certaines langues, qui a permis certaines économies, et/ou 2) dans certains cas, l'incapacité du prestataire de services d'interprétation à assurer la couverture de certaines langues plus rares. En conséquence, une certaine partie des crédits prévus pour l'interprétation n'a pas été dépensée et est donc disponible aux fins du présent virement. Stages, subventions et échanges de fonctionnaires (poste 1404, pour 20,000 EUR) Les coûts liés aux experts nationaux détaché sont un peu plus bas que prévu, en partie à cause de retards à pouvoir certains postes, en partie dû au fait que plusieurs experts nationaux détachés viennent de Belgique, ce qui génère des économies substantielles. C'est pourquoi une partie des crédits peuvent être mis à disposition pour le transfert vers d'autres lignes budgétaires. Prestations d'appoint pour le service de traduction (poste 1420, pour 34,000 euros) Les crédits inscrits à ce poste sont destinés à couvrir les dépenses afférentes aux travaux de traduction effectués par des prestataires externes: des traductions externes vers les 23 langues officielles de l'union et vers des langues de pays tiers effectuées par des prestataires en application des contratscadres, hormis pour certaines langues de pays tiers pour lesquelles il n'existe pas de procédures similaires. Au cours du second semestre de cette année, les périodes de pics dans les services conjoints CdR/CESE ont été moins nombreuses qu'au cours des années précédentes. De ce fait, ces services ont pu procéder en interne à des travaux de traduction plus volumineux et moins urgents qui auraient été autrement externalisés au cours des périodes de pics.

6 - 5 - En conséquence, une certaine partie des crédits alloués n'a pas été dépensée et est donc disponible aux fins du présent virement. Frais divers de recrutement (poste 1610, pour 3,500 EUR) Les crédits de ce poste sont destinés à couvrir les frais divers de recrutement, tels que les dépenses pour l'organisation des concours et la sélection des candidats, ainsi que les frais de voyage et de séjour des candidats répondant à un avis de vacance, ou convoqués à un entretien d'embauche et à une visite médicale, etc. Le CdR a obtenu en 2012 moins de nouveaux postes que les années précédentes, et de plus en plus souvent, les nouveaux membres du personnel recrutés pour couvrir les postes laissés vacants dans le cadre de la rotation normale du personnel résident déjà en Belgique, bien qu'ils soient toujours originaires de différents États membres de l'ue. Il y a donc moins de dépenses afférentes aux entretiens d'embauche de candidats éventuels. Nettoyage et entretien (poste 2022, pour 8,746 euros) Les crédits inscrits à ce poste sont destinés à couvrir les frais de nettoyage et d'entretien des locaux, des ascenseurs, du chauffage, de la climatisation, des portes coupe-feu, ainsi que les travaux de dératisation, de remise en peinture, de réparations, l'esthétique des bâtiments et de leur environnement, y compris les frais d'études, d'analyses, de permis, de respect des normes sur le système communautaire de management environnemental et d audit (EMAS), etc. Une petite partie des crédits alloués à cet effet n'a pas été dépensée et est donc disponible aux fins du présent virement. Charges financières (article 231, pour 3,000 euros) Ce crédit est destiné à couvrir les frais bancaires et les autres frais financiers. Un nouveau contrat été signé avec la banque concernant les frais financiers liés aux virements, ce qui permis une utilisation plus efficace des règles du SEPA (l'espace unique de paiements en euros) pour les virements transfrontaliers en euros, ce qui a conduit à des économies conséquentes sur les frais bancaires pour les virements. Par conséquent, certains crédits de cet article peuvent être mis à disposition aux fins du présent virement. Réunions internes (poste 2540, pour 18,222 euros) Les crédits inscrits à ce poste sont destinées à couvrir les frais de restauration de réunions internes. L'excédent affiché sur ce poste résulte principalement du fait que les dépenses liées aux réunions internes dans le cadre de l'une des principales manifestations du CdR en 2012, le sommet de Copenhague, ont été en fait couvertes grâce aux contributions financières de la ville-hôte.

7 - 6 - Par conséquent, certains crédits de cet article peuvent être mis à disposition aux fins du présent virement. Observateurs (poste 2541, pour 38,000 euros) Le budget de l'exercice 2012 avait prévu des crédits pour permettre à des observateurs croates de suivre les sessions plénières du CdR et aux réunions de ses commissions. Il a également prévu quelques crédits pour d'éventuels nouveaux pays candidats ou pour des pays qui ont des relations spéciales avec l'ue et qui suivre les travaux du Comité des régions. Puisque le nombre de participations des observateurs croates aux sessions plénières et aux réunions des commissions du CdR a été moins nombreux que prévu, l'exécution des crédits de ce poste sera inférieure et il sera donc possible de virer 38,000 euros vers d'autres lignes budgétaires. 6. Conclusion Il est nécessaire de virer des crédits en faveur du poste 2102 "Prestations externes pour l'exploitation, la réalisation et la maintenance des logiciels et des systèmes" en vue (i) d'achever la modernisation du site Internet du CdR et (ii) compenser l'augmentation des coûts de amélioration du système d'exploitation Sharepoint de la version 2007 à 2010, qui a commencé en Cela a conduit au retard dans le développement d'autres projets prévus sur la même ligne budgétaire. Le transfert permettrait au CdR pour réaliser ces projets sans impact sur son futur programme. Une partie des crédits est disponible à l'intérieur du même titre (titre 2). Les montants à transférer du titre 1 vers le titre 2 sont en deçà du seuil de 10 % des crédits de l'exercice qui figurent sur les lignes donneuses concernées, et donc la procédure prévue à l'article 22 du règlement financier est d'application. * * * Enregistré le: Accord du vérificateur, Date Accord de l'ordonnateur, Date Gerhard Stahl Secrétaire général

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