Tennis Féminin Interclub Montréal

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1 PROCÈS-VERBAL DE L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE DATE : Lundi 8 juin 2009 ENDROIT : Sani Sport Brossard Présidée par : Rédigé par : Thea Puchois, présidente Huguette Sentenne, secrétaire AGA.01-1 ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR La réunion débute à 9 h 45 Les points suivants sont ajoutés à AFFAIRES NOUVELLES : 16.7 Tâche de la présidente 16.8 Horaire Nomination par Tennis Québec L adoption de l ordre du jour est proposée par Hélène Fiset, Boucherville IIB, et appuyée par Ghislaine Masse, Sanctuaire I. AGA.01-2 APPEL DES DÉLÉGUÉS La présidente rappelle aux membres de signer le formulaire prévu à cet effet. Elle rappelle que seules les capitaines de la saison et les personnes avec une procuration écrite ont droit de vote. Elle vérifie que toutes ont bien reçu leur coupon de tirage. Présentes : Niveau I : Monique Lampron (Brossard), Nicole Gratton (Carrefour), Lorraine Carrière (IDS A), Dawn Tanzer (IDS B), Christiane Verdon (Piedmond), Monique Doré (St-Hilaire), Ghyslaine Masse (Sanctuaire), Tracey Merrill (West Island). Niveau II : Ginette Robichaud (Bouch. A), Hélène Fiset (Bouch. B), Huguette Sentenne (Bouch. C), Louise Gagnon (Brossard A), Françoise Duguay (Brossard B), Sylvie Morrison (Brossard C), Carole Brisebois (Carrefour), Mary Sambrook (IDS A), Nicole Fauré (IDS B), Linda Mashaal (IDS C), Felice Levy (IDS D), Pierrette Matteau (Sanctuaire), Francine Poirier (T-13 A), Lise Lasalle (T-13 B), Barbara Schwartz (T- 13 C). Micheline Bissonnette (Membre Boucherville B) Niveau III : Johanne Gervais (Boucherville A), Claire Bourdeau (Boucherville B), Diane Poirier (Brossard A), Louise Laperrière (Brossard B), Hélène Luissier (IDS B), Wendy Cude (IDS C), Ellen Beallor (IDS D), Louise La Ricca (Sanctuaire), Marie-France Rémy (Saint-Hilaire), Lise Sigouin (Tennis-13 A), Lise Bureau (T-13B), Michelle Aubé (West Island). Niveau IV : Hélène Guérard (Boucherville A), Michelle Cadrin (Brossard C), Adriana Manzi (IDS B), Lise Lecours (Sanctuaire), Paule Brunet (Tennis-13 A), Ada Colomb (West Island A), Julie Kelertas (West Island B), Hiromi Tsunezuka Membre, pas droit au vote (Brossard B).

2 Conseil administration : Raymonde Babin, Jeannine Beaupré, Marilou Boivin, Andrea Fersten, Claire Laferrière, Felice Levy, Monique Liauzu, Thea Puchois, Joanne Raymond, Judy Rochefort, Huguette Sentenne AGA.01-3 RÉGULARISATION DE L AVIS DE CONVOCATION. L'avis de convocation a été envoyé dans les délais prévus soit 10 jours ouvrables avant la tenue de cette assemblée. AGA.01-4 ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE L ASSEMBLÉE 2008 Après l'ajout de «Andrea Fersten, capitaine IDS III-A», l adoption du procèsverbal de la saison est proposée par Ginette Robichaud, Boucherville IIA et appuyée par Claire Bourdeau, Boucherville IIIB. AGA.01-5 AGA.01-6 RAPPORT DE LA PRÉSIDENTE La présidente, Thea Puchois, résume les activités dont elle s est grandement occupée en tant que présidente TFIM pour la saison en cours : J ai préparé les documents nécessaires pour la saison J ai préparé et présidé les 2 réunions de capitaines, les 5 réunions du conseil d administration, 1 réunion avec le Comité niveau 1, 1 réunion avec les pros et l assemblée générale. J ai répondu à toute la correspondance écrite, aux téléphones et aux courriels reçus au nom de TFIM J ai fait le suivi auprès de notre commanditaire Wilson. J ai représenté TFIM auprès de Tennis Canada pour organiser le Miele League Challenge J ai participé à la recherche d un système de ranking pour TFIM J ai assisté aux réunions pour la préparation des finales et j ai présidé les finales. J étais responsable de la réception des commandes de billets, la répartition et la distribution des billets pour la Coupe Rogers. Je remercie tous les autres membres du conseil qui ont travaillé avec moi. Tout ce qu on a réalisé, c est un travail d équipe et je vous remercie toutes pour cette belle collaboration, pour avoir réalisé cette belle saison RAPPORT DE LA SECRÉTAIRE La secrétaire, Huguette Sentenne, fait le rapport de ses activités : J ai convoqué les capitaines à 2 réunions, le conseil d administration aux 5 réunions, 1 réunion du Comité niveau-1 et l assemblée générale annuelle. J ai assisté à la réunion des pros en tant que secrétaire. J ai rédigé les procès-verbaux de toutes ces réunions TFIM J ai aidé la présidente à réviser tout le dossier papeterie TFIM. J ai participé à l édition du bottin. J ai aidé à la préparation et la journée des finales PROCÈS-VERBAL A.G.A. Page 2 de 6

3 AGA.01-7 ÉTATS FINANCIERS La trésorière, Andrea Fersten, présente les états financiers préparés par le comptable François Gariépy. TFIM termine l année au 31 mai 2009 avec un profit de $. AGA.01-8 AGA.01-9 RAPPORT DES DIFFÉRENTS COMITÉS Comité Niveau I a tenu une réunion en septembre La participation des joueuses super-élites et élites a été déterminée. Une nouvelle réunion prévue le 3 septembre RATIFICATION DES ACTES POSÉS PAR LE CONSEIL La ratification des actes posés par le Conseil est proposée par Joanne Gervais, Boucherville III-A appuyé par Lise Sigouin, Tennis13 III-A. Nous demandons aux membres de voter sur la proposition «Statut nouvelle joueuse, joueuse réintégrante» reçue avec la convocation. Nous expliquons les changements. Proposition # 1 : RÈGLES GÉNÉRALES DE TFIM Inscription AGA Ratification par l assemblée générale d un acte passé par le conseil d administration. Objet : Nouvelle joueuse, Joueuse réintégrante Proposition Nouvelle joueuse : Une joueuse qui n a jamais joué dans la ligue TFIM ou qui n a pas joué dans la ligue depuis 6 saisons et plus. Joueuse réintégrante : Une joueuse de TFIM qui a quitté la ligue pendant 5 saisons et moins et qui se réinscrit comme membre actif. La joueuse se réinscrit dans le même niveau qu elle occupait lors de son départ de la ligue. Acception à la majorité Pour : 33 Refus : 0 Abstention : 5 AGA RATIFICATION DES MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX Sans objet. Il n y a pas eu de modifications aux règlements généraux. AGA NOMINATION DU VÉRIFICATEUR François Gariépy est proposé à titre de comptable agréé qui produira «l Avis au lecteur» de TFIM pour l année Ses honoraires sont de 115 $. Sa nomination est proposée par Ginette Robichaud, Boucherville II-A et appuyée par Lise Sigouin, Tennis 13 III-A PROCÈS-VERBAL A.G.A. Page 3 de 6

4 AGA AGA AGA NOMINATION D UNE PRÉSIDENTE ET D UNE SECRÉTAIRE D ÉLECTION Sans objet puisque le nombre de candidates est égal au nombre de postes en élection. ÉLECTION DES MEMBRES DU CONSEIL Sans objet puisque le nombre de candidates est égal au nombre de postes en élection. SUSPENSION DE L ASSEMBLÉE (ÉLECTION DES OFFICIERS) Le conseil d administration de la saison se compose comme suit : Présidente : Thea Puchois (IDS I), mandat Vice-présidente : Marilou Boivin (Brossard II, mandat Secrétaire : Huguette Sentenne (Boucherville II), mandat Trésorière : Andrea Fersten (IDS II), mandat Statisticienne I : Joanne Raymond (Carrefour I), mandat Statisticienne II: Felice Levy (IDS II), mandat Statisticienne III : Claire Laferrière (Tennis 13 III), mandat Statisticienne IV : Monique Liauzu (IDS IV), mandat Nommées par le Comité : Coordonnatrice des résultats : Jeannine Beaupré (Carrefour) Pro-consultante : France Santerre, (Tennis 13 I) Webmestre : Raymonde Babin (Tennis-13 II) AGA AGA ALLOCUTION DE LA NOUVELLE PRÉSIDENTE La présidente Thea Puchois, qui en est à sa 2e année, nous dit que c'est beaucoup de travail. Presque à temps complet. AFFAIRES NOUVELLES 16.1 Compte rendu des finales IDS nous a reçues avec classe. Tapis rouge et valet stationnement. Ils ont tout bien organisé à notre entière satisfaction. Merci à l'organisation de l'ids. Pour les photographes, c'est la première fois que nous faisons affaire avec eux. Ils ont été surpris par l'ampleur du travail. Vous pouvez toujours commander vos photos directement via le site Optika-photo.com Résumé des statistiques Les évaluations auront lieu au Club Tennis 13 le 3 septembre prochain. France Santerre demandera la participation des pros des autres clubs. Seulement 2 joueuses ont une évaluation suite à la moyenne perdue pendant la saison. Membres montent descendent Cas Évaluation spéciaux sept. Niveau I Niveau II Niveau III Niveau IV Résumé PROCÈS-VERBAL A.G.A. Page 4 de 6

5 16.3 $ pour un ace Pour soutenir la fondation du cancer du sein du Québec tout au long de l année, nous avons pensé de lancer le défi $ pour un ace. Si vous voulez contribuer, vous pouvez remplir la partie réservée sur la feuille de match. Tout ceci est sur base volontaire. TFIM va essayer de doubler le montant Miele League Challenge. C est l équipe IDS IIA (gagnantes des finales) qui est invité à représenter TFIM auprès de la Miele League Challenge lors d un match d exhibition à la Coupe Rogers à Toronto. Le but de cette organisation est de créer un championnat national avec les gagnantes des ligues amateurs de tous les niveaux. Il y a un lien sur notre site web, vous pouvez consulter régulièrement les nouvelles concernant cet événement Tenniscores 1. «Comptabilité» des statistiques Suite aux contacts avec d autres ligues qui participent à la Miele Leage Challenge, nous avons remarqué que tous utilisent un système de statistiques sur Internet Tenniscores. Chaque capitaine qui reçoit, entre les résultats de la rencontre directement sur le site. La capitaine de l équipe visiteur doit vérifier la pertinence de l information. La statisticienne à qui on envoie toujours la feuille des résultats fait les vérifications pour son niveau. TFIM va essayer Tenniscores cette saison. Le tarif est 20 $US par équipe par saison. 2. Système» Même s il n y a eu que quelques protêts d alignement durant la saison , le CA s est rendu compte qu il fallait trouver une façon de mesurer la force des équipes se trouvant sur chacun des terrains pour pouvoir déterminer de façon convaincante si la forces des alignements est respectée. Le CA a mis sur pied un système. Un comité sera éventuellement formé pour étudier ce système et apporter une recommandation au CA. Ce système donne des points à chaque joueuse selon les critères suivants : Terrain joué (plus de points pour terrain 1, etc.) Nombre de sets gagnés en cas de victoire (plus de points si gagné en 2 sets) Nombre de sets gagnés en cas de défaite (plus de points si perdu en 3 sets) Ce système a été testé avec les résultats de la saison dernière pour le niveau 2. Les résultats ont été présentés aux pros. Les pros ont vérifié si le classement des joueuses de leur équipe, produit à l aide de ce système, reflétait la réalité. Les pros ont conclu que ce système donnait de bons résultats. Après explications et réponses aux questions, quelques capitaines ne voulaient pas que toutes les données avec les noms soient visibles par tous. Cependant, on nous demande de faire pour le mieux pour TFIM. Lors de la prochaine réunion du CA une décision sera faite concernant l adoption ces façons de procéder 16.6 Coupe Rogers 380 billets vendus! Les billets seront distribués après la réunion. Chaque billet est accompagné d'une lettre d accès privilégié et d'un coupon de tirage. N oubliez pas de rapporter le coupon de tirage pour tous les membres TFIM PROCÈS-VERBAL A.G.A. Page 5 de 6

6 16.7 Tâche de la présidente Dawn Tanzer, capitaine IDS I-B, se rendant compte que la tâche de la présidente est énorme, propose que celle-ci soit rémunérée. Nos règlements généraux, chapitre IV, article 23 dit «Les administrateurs ne sont pas rémunérés pour leurs services comme tels. Toutefois,...» La solution serait de changer nos règlements généraux. Aucune action n'a été initiée pour le moment Horaire Une suggestion de faire une division pour les équipes des rives Nord et Sud pour éviter les longs trajets. Difficile à réaliser, le but de TFIM est de rencontrer toutes les équipes Nomination par Tennis Québec La 30e édition de la ligue TFIM est en nomination «Activités régionales par excellence» par Tennis Québec. Le tournoi de Brossard est aussi en nomination dans la même catégorie. AGA LEVÉE DE L ASSEMBLÉE Les heureuses gagnantes de la raquette Wilson, gracieuseté de notre commanditaire WILSON sont Lise Lecours, Sanctuaire IV et Nicole Gratton, Carrefour I. La levée de l assemblée est proposée par Linda Mashall, IDS II-C et appuyée par Julie Kelertas, West Island IV-B à 12 h Le 7 juin 2010 Thea Puchois, présidente... Le 7 juin 2010 Huguette Sentenne, secrétaire PROCÈS-VERBAL A.G.A. Page 6 de 6