ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL INTÉRIEUR DIRECTION GÉNÉRALE INSTITUTIONS ET POPULATION TABLEAU DE TRI 2010

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1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 55 ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL INTÉRIEUR DIRECTION GÉNÉRALE INSTITUTIONS ET POPULATION TABLEAU DE TRI 2010 par Flore PLISNIER Bruxelles 2010

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3 ARCHIVES DU SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL INTÉRIEUR DIRECTION GÉNÉRALE INSTITUTIONS ET POPULATION TABLEAU DE TRI 2010 par Flore PLISNIER Bruxelles 2010

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5 LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT Les archives sont les documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par un organisme dans l exercice de ses fonctions ou activités, et sont destinés par leur nature à être conservés par cet organisme durant un certain temps. Il s agit de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. Les archives ont une double fonction. Elles ont en premier lieu un intérêt administratif et juridique car elles sont essentielles à un fonctionnement correct des institutions mêmes et indispensables dans le cadre des devoirs de responsabilisation et d information des administrations vis-à-vis de la société. Les archives possèdent en outre une valeur historique et culturelle potentielle, permettant aux historiens futurs et aux autres personnes intéressées de reconstituer le fonctionnement d une institution et l impact sociétal de celle-ci. La Loi relative aux archives du 24 juin 1955 (telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009, portant diverses dispositions) stipule à cet effet que les archives publiques ne peuvent être éliminées sans l autorisation de l Archiviste général du Royaume ou de ses délégués et que les archives historiques de plus de 30 ans doivent ou peuvent être transférées aux Archives de l État. Dans la pratique, il est cependant compliqué d organiser l élimination ou le transfert des archives au cas par cas. L élaboration d un tableau de tri des archives offre une solution simple. QU EST-CE QU UN TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES? Un tableau de tri présente une nomenclature systématique de toutes les séries d archives numériques et sur support papier, produites par une institution, et mentionne leur délai de et le sort à leur réserver lorsque ces documents n ont plus d utilité administrative. Il indique quels documents peuvent être éliminés après un certain temps et quels autres seront conservés pour leur valeur historique et transférés à terme vers les Archives de l État. Ainsi, dès la production des documents, et même avant leur création, l institution concernée sait quels documents pourront être éliminés lorsque le délai de administrative sera écoulé, et quels autres devront par contre être transférés aux Archives de l Etat en raison de leur intérêt historique ou de leur valeur probante. QUELS SONT LES AVANTAGES D UN TABLEAU DE TRI? Un tableau de tri est l instrument de base par excellence pour une bonne gestion des archives, et donc une ressource importante en matière d efficacité, d économie des coûts et de réduction des risques. L accélération de l accumulation de la masse de papiers et la numérisation plus poussée entraînent un système hybride assez complexe et lancent un défi important à la bonne gestion de l information. Si, dans de telles circonstances ou sous la contrainte de celles-ci les membres du personnel devaient déterminer eux-mêmes les séries d archives papier et numériques à conserver, ainsi que les lieux et les modalités de cette, leurs décisions auraient tôt ou tard des conséquences funestes pour l organisation. Une gestion non structurée des archives occasionne non seulement une prolifération de documents et des dépenses inutiles y afférentes, mais également une perte incontrôlable de pièces d archives potentiellement importantes. Un tableau de tri est dès lors un instrument essentiel pour la gestion de la qualité des processus de travail, en particulier la gestion des documents et de l information au sein d une organisation. Il offre aux responsables politiques et aux dirigeants la possibilité d élaborer une véritable stratégie en matière de gestion des informations et de planifier la mobilisation des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires. Une bonne gestion archivistique veillera aussi à la pérenne et au transfert vers un dépôt d archives des documents ayant une valeur historique importante sur le plan social, culturel, politique, économique, scientifique ou technologique. 5

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7 TABLE DES MATIÈRES TABLE DES MATIÈRES... 7 LISTE DES ABRÉVIATIONS TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES MODÈLE FONCTIONNEL I. GESTION DES SERVICES DE LA DG A.1. ORGANISATION GÉNÉRALE A 1.1. PARTICIPATION À LA DIRECTION DU SPF INTÉRIEUR A.1.2. EXERCICE DE LA DIRECTION DE LA DGIP A.1.3. POLITIQUE GÉNÉRALE DE MANAGEMENT ET AUDIT A Gestion de la politique globale A Gestion de la sécurité et du risque A Gestion de la qualité A Gestion des connaissances A.2. ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET GESTION INTERNE DES SERVICES A3. GESTION DU PERSONNEL A.4. GESTION COMPTABLE, BUDGÉTAIRE ET FINANCIÈRE A.4.1. GESTION COMPTABLE DES SERVICES CENTRAUX DE LA DGIP A.4.2. GESTION COMPTABLE DES DÉLÉGATIONS RÉGIONALES A5. GESTION DES LOCAUX ET DE L ÉQUIPEMENT A.6. COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE II. FONCTIONS SPÉCIFIQUES DE LA DGIP B.1. GESTION GLOBALE DES MISSIONS DE LA DGIP B 2. GESTION DES BASES DE DONNÉES ET DES APPLICATIONS INFORMATIQUES B.2.1 DÉVELOPPEMENT DES APPLICATIONS (SERVICE APPLICATION) B.2.2. EXPLOITATION DES APPLICATIONS ET DU RÉSEAU B.3. GESTION DU REGISTRE NATIONAL B 3.1 GESTION DES ACCÈS AUX DONNÉES B Gestion des autorisations d accès B Gestion des clefs d accès du Registre national B Gestion des contacts avec les utilisateurs du Registre national B Gestion des interrogations du Registre national B 3.2. GESTION DES DONNÉES ET TRAVAUX D EXPLOITATION B Mise à jour des données et de leur codification B Travaux informatiques à destination des clients... 51

8 B 4. GESTION DES QUESTIONS DE POPULATION ET DES CARTES D IDENTITÉ B.4.1 GESTION DES REGISTRES DE POPULATION B 4.2. GESTION DES CARTES D IDENTITÉS B.4.3 GESTION DES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES B.5. ORGANISATION DES ÉLECTIONS B.5.1. PRÉPARATION DE LA LÉGISLATION, DES DIRECTIVES ET DES INSTRUCTIONS B.5.2. ORGANISATION DES ÉLECTIONS B.5.3. ORGANISATION DU VOTE ÉLECTRONIQUE B.6. ÉTUDE ET ÉLABORATION DE LA LÉGISLATION B.7. GESTION DES AUTORISATIONS DE COLLECTES ET DE TOMBOLAS B.8. GESTION DES DOSSIERS RESTANTS EN MATIÈRE DE MILICE ET D OBJECTION DE CONSCIENCE B.9. GESTION DU PROTOCOLE ET OCTROI DES DÉCORATIONS B.9.1. ORGANISATION DU PROTOCOLE B.9.2. GESTION FINANCIÈRE ET BUDGÉTAIRE DES CÉRÉMONIES B.9.3. OCTROI DE DÉCORATIONS B. 10. ANCIENNES COMPÉTENCES DÉVOLUES À LA DGIP B GESTION DES SÉPULTURES MILITAIRES B.10.2 GESTION DES AFFAIRES LOCALES B GESTION DU FICHIER DES PERSONNES MORALES ANNEXE TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES MODÈLE STRUCTUREL AA./SERVICE DE LA DIRECTION DE LA DG INSTITUTIONS ET POPULATION DIRECTEUR GÉNÉRAL (SECRÉTARIAT DU) A. SERVICES HORIZONTAUX DE LA DIRECTION GÉNÉRALE A.1. SERVICE PERSONNEL & ORGANISATION, BUDGET ET CONTRÔLE DE GESTION, LOGISTIQUE (POBCLO) AINSI QUE DE SERVICE DE L AGENDA A.1.1. Chef de service A.1.2. Cellule Personnel & Organisation (P&O) A.1.3. Cellule Budget et Contrôle de gestion (B & CG) A.1.4. Cellule Logistique (LOG) A.1.5. Service de l Agenda (ou de l Indicateur) A.1.6. Cellule Traduction A.2. SERVICE CONTRÔLE INTERNE A.3. SERVICE COMMUNICATION A.4. EID B. DIRECTION DU REGISTRE NATIONAL B.1. DIRECTION B.2. SERVICE APPLICATION B.3. SERVICE EXPLOITATION C. DIRECTION DES RELATIONS EXTÉRIEURES C.1. RELATIONS EXTÉRIEURES C.2. POPULATION ET CARTES D IDENTITÉS C.3. ÉLECTIONS

9 C.4. CALL CENTER C.5. DÉLÉGATIONS RÉGIONALES D. DIRECTION DE LA LÉGISLATION D.1. SERVICE LÉGISLATION D.2. SERVICE DU PROTOCOLE

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11 LISTE DES ABRÉVIATIONS AGR ASBL Auj. BCE B&CG BCSS BHV Bull. off. CADA CPCL CPVP DG DGIP DGLIN Dir. eid LOG KPI Monit. MPM PGR P&O POBCLO POPEID Prov. PV RN SEGS SPF Archives générales du Royaume Association sans but lucratif Aujourd hui Banque-carrefour des entreprises Budget et contrôle de gestion Banque-carrefour de la sécurité sociale Bruxelles-Halles-Vilvoorde Bulletin officiel des lois et des arrêtés royaux de Belgique Commission d accès aux documents administratifs Commission permanente de contrôle linguistique Commission de la protection de la vie privée Direction générale Direction générale Institutions et Population Direction générale de la Législation et des Institutions nationales Direction Carte d identité électronique Logistique Key Performance Indicator / Indicateur clé de performance Moniteur belge Moderniseringsprojecten / Projets de modernisation Police générale du Royaume Personnel et organisation Personnel et organisation, budget et contrôle de gestion, logistique Population et cartes d identité Provincial Procès-verbal Registre national Service d État à gestion séparée Service public fédéral 11

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13 TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES Le tableau de tri est un relevé systématique, une nomenclature de toutes les archives, quel que soit leur support, qui sont produites et reçues par une personne ou un organisme dans l exercice de ses activités. Il indique au minimum la nature des séries d archives, le délai de de chaque série, et leur destination. Ainsi, dès la création des documents, et même avant leur création, l Institution sait lesquels pourront être détruits lorsque leur délai de sera écoulé, et lesquels devront être conservés à titre permanent en raison de leur intérêt historique ou de leur valeur probante. CHOIX DU MODÈLE FONCTIONNEL Après de nombreuses réflexions, il a été adopté de présenter les archives produites par les différents services et directions de la DGIP selon le modèle fonctionnel. En effet, contrairement au modèle structurel qui énumère les séries d archives dans un ordre qui suit l organigramme de l Institution, le modèle fonctionnel présente les documents selon les compétences et les activités (fonctions) dans l exercice desquelles ceux-ci sont créés. Cependant, consciente qu un modèle de type fonctionnel est parfois plus difficile à appliquer pour un service, nous avons décidé d annexer à ce travail un tableau de tri répondant au modèle structurel, et ce afin de faciliter la lecture qui en sera faite par les différents services. DONNÉES MENTIONNÉES DANS LE TABLEAU Séries d archives Les archives sont décrites par série puisque celles-ci forment les subdivisions intellectuelles et matérielles principales du classement des documents. C est aussi à ce niveau qu il est le plus commode de trier les archives sans imposer une charge de travail trop lourde à ceux qui seront chargés des opérations de tri. Dates extrêmes Les séries d archives sont datées le plus précisément possible sur base de la pièce d archive originale la plus ancienne et la plus récente. La plupart des séries reprises dans ce tableau continuent d être alimentées journalièrement, et donc évoluent. Bien que cette évolution rende rapidement obsolète les données reprises dans ce tableau au niveau de la datation, nous avons néanmoins choisi de les indiquer. En effet, ce tableau constitue le premier recensement précis des documents conservés et produits par la DGIP. L indication des dates extrêmes permet donc de se faire une idée de l ancienneté ou non de ces documents. Il est clair que lorsque ce tableau de tri sera mis à jour dans les prochaines années, l indication des dates extrêmes pourra être supprimée. Délai de Le délai de est déterminé par la DGIP et précise combien de temps la série d archive sera conservée pour permettre aux directions/services d assurer leur bon fonctionnement et leur justification sur le plan juridique. Les délais administratifs indiqués sont susceptibles d être modifiés par la DGIP à tout moment (en concertation avec les Archives générales du Royaume).

14 La destination n est applicable qu une fois le délai d utilité administrative expiré. Cette destination est déterminée par les Archives générales du Royaume en concertation avec la DGIP, sur base de la valeur probante, culturelle et scientifique des documents, et en particulier pour la recherche historique. Trois possibilités sont indiquées dans le tableau ci-après: Conserver: c est-à-dire la intégrale des séries d archives et leur versement aux AGR; : c est-à-dire l élimination intégrale des séries d archives; Trier: c est-à-dire l élimination partielle des séries et la (aux AGR) des archives. Ce dernier choix est systématiquement accompagné de critères de sélection utiles à l agent chargé de l opération de tri. Ceux-ci sont repris dans la colonne. Il est cependant à noter que le procédé d élagage, à savoir l élimination de doubles, de copies au sein de mêmes dossiers, ne participe pas en soi à l opération de tri. Au cours de ce processus d élagage régulier, les agents sont également invités à éliminer tous les éléments susceptibles de nuire à la bonne des documents (et de préférence uniquement pour les dossiers dont la destination finale est la ) à savoir notamment les trombones métalliques, les agrafes et les classeurs. Il est vivement recommandé que ce principe soit bien appliqué afin d éviter une surcharge de travail ultérieure lors du versement des documents aux Archives générales du Royaume, et donc de générer des coûts supplémentaires. Pour certaines séries d archives, on a inclus dans ce champ des informations complémentaires utiles. ORDRE DE PRÉSENTATION DES SÉRIES Les compétences et les activités exercées présentées dans un ordre précis: 1. Gestion et organisation générale des services (DOCUMENTS DE GESTION): Organisation Participation à la direction du SPF Intérieur Exercice de la direction de la DGIP Politique de management et d audit Gestion interne et organisation administrative des services Gestion du personnel Gestion financière, comptable et budgétaire Gestion des locaux et de l équipement Gestion de la communication interne et externe 2. Les compétences et activités spécifiques du producteur (DOCUMENTS DE FONCTION) Gestion des bases de données et des applications informatiques Gestion du Registre national Gestion des accès aux données Gestion des données et des travaux d exploitation Gestion des questions de population et des cartes d identité Gestion des registres de population Gestion des cartes d identité Gestion des documents d identité électroniques Organisation des élections 14

15 Étude et élaboration de la législation Gestion des autorisations de collectes et de tombolas Gestion des dossiers restants en matière de milice et d objection de conscience Organisation du protocole Anciennes compétences dévolues à la DGIP Pour chaque compétence et chaque activité, les séries seront présentées dans l ordre suivant: Les archives primaires, c.-à-d. les documents produits directement dans l exercice des activités (par exemple: les dossiers de procédure des affaires traitées, les rapports d activité, la correspondance reçue et expédiée, etc.) Les archives qui forment des instruments de recherche dans les archives primaires (répertoires, index, fichiers alphabétiques, etc.) Les archives déposées par d autres producteurs d archives. 15

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17 SERVICE PUBLIC FÉDÉRAL INTÉRIEUR DIRECTION GÉNÉRALE INSTITUTIONS ET POPULATION TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES MODÈLE FONCTIONNEL

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19 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel I. GESTION DES SERVICES DE LA DG A.1. ORGANISATION GÉNÉRALE A 1.1. PARTICIPATION À LA DIRECTION DU SPF INTÉRIEUR Dossiers relatifs aux réunions du comité de Direction du SPF Intérieur?-auj. 10 ans À conserver au niveau du Comité de Direction du SPF intérieur Plan stratégique ou plan de management du SPF Intérieur (élaboré par la présidente du SPF Intérieur en 2002 et revu en 2005) Dossiers relatifs aux marchés publics du SPF Intérieur A.1.2. EXERCICE DE LA DIRECTION DE LA DGIP 2002-auj. 10 ans?-auj. 10 ans À conserver au niveau du service de coordination et d appui du SPF Intérieur À conserver au niveau du service de coordination et d appui du SPF Intérieur Dossiers en cours 1 (Dossiers classés par thèmes)?-auj. 10 ans après la clôture du dossier Il s agit de copie de documents se trouvant dans les services auxquels se rapportent les dossiers. S assurer cependant que ces documents sont bien conservés à ce niveau. 1 Ces dossiers étant classés par thèmes, nous avons décidé de leur consacrer une ligne dans ce tableau de tri. Cependant, après clôture du dossier, il faudra veiller à les incorporer dans les séries thématiques développées juste après. Par exemple, un dossier en cours traitant d un aspect de la carte d identité électronique, devra, une fois clôturé, être placé dans la série relative aux cartes d identité et trié selon les critères valables pour cette série. 19

20 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Rapport hebdomadaire des réunions des chefs de service de la DGIP (debriefing) Dossiers relatifs aux délibérations du conseil des ministres (notes et annexes)?-auj. 10 ans Conserver Sera conservé au niveau du service qui l aura rédigé, en l occurrence la Direction des Relations extérieures auj. 10 ans CD-Rom des reportages télévisés relatifs à la DGIP?-auj. 10 ans Trier CD-Rom conservés au secrétariat du Directeur général. Conserver les CD- Rom se rapportant aux interventions du Directeur général A.1.3. POLITIQUE GÉNÉRALE DE MANAGEMENT ET AUDIT A Gestion de la politique globale Plan de management la Direction générale Institutions et Population 2003-auj. 10 ans Conserver Dossiers relatifs à la note de politique générale de la DGIP Dossier relatif au Witboek/Livre blanc (ancien plan de management de la DGIP)?-auj. 10 ans Conserver?-auj. 10 ans Conserver 20

21 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Dossiers relatifs aux MPM 2005-auj. 10 ans Conserver Chaque service conservera les documents relatifs au MPM qui lui est propre Dossiers relatifs aux Key Performance Indicator (KPI) 2005-auj. 10 ans Dossiers relatifs aux process 2006-auj. 5 ans Conserver Documents sous forme électronique. Conserver la version de chaque process. Dossiers relatifs à la gestion globale des projets au sein de la DGIP (tableaux récapitulatifs et fiches opérationnelles par projet) 2005-auj. 10 ans Trier Dossiers repris sous le directory DIP- PROJETSDGIP. Conserver le tableau mentionnant l ensemble des projets de la DGIP avec le nom du fonctionnaire traitant, l état d avancement du projet, etc. Conserver également les fiches opérationnelles par projet. A Gestion de la sécurité et du risque Dossiers relatifs à la gestion de la sécurité et du risque 2006-auj. 15 ans Trier Documents sous format électronique. (DIP-Docum/Security et Dip- Conf/Security). Conserver les instructions, rapports, analyse de risque et process et les tables de risques. 21

22 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Dossiers relatifs à la sécurité du réseau 2006-auj. 15 ans Trier Documents sous format électronique. Conserver les instructions, rapports, analyse de risque et process Dossiers relatifs à la sécurité lors d envoi de listes nominatives 2006-auj. 10 ans Trier Documents sous format électronique. Conserver les instructions, rapports, analyse de risque et process Dossiers relatifs au «disaster and recovery plan» 2006-auj. 15 ans Conserver Documents sous format électronique Dossiers relatifs à la sécurité dans le bâtiment du Park Atrium?-auj. 10 ans Documents électroniques A Gestion de la qualité Dossiers relatifs à la gestion de qualité ans Trier Documents sous forme électronique. (DIP-Docum/Quality et Dip- Conf/Quality). Conserver les documents relatifs aux process, instructions et les rapports. Dossiers relatifs aux projets d audit interne?-auj. 5 ans après la fin du projet Trier Conserver les rapports finaux 22

23 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel A Gestion des connaissances Base de donnée ACCESS faisant l inventaire des dossiers placés sur le DIP-Conf et le DIP-Docum 2007-auj. Jusqu à substitution Conserver Tableau et fichiers EXCEL d inventaire et plans de classement?-auj. 5 ans Conserver Il s agit des différents listings et relevés établis par les services et répertoriant les documents. A.2. ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET GESTION INTERNE DES SERVICES A.2.1. ORGANISATION DES SERVICES Arrêtés royaux et ministériels originaux relatifs à la DGIP ans Conserver Conservés au niveau de l Indicateur Notes de service de toute la DGIP ans Conserver Placées sur support électronique depuis 2008 (DIP-Not) Dossiers relatifs au ministère de l Intérieur 2002-auj. Selon les besoins du service Dossiers relatifs à l organisation des services et cellules et au partage des tâches 2002-auj. 10 ans Conserver 23

24 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Vademecum des services 2008-auj. Jusqu à mise à jour Conserver Document électronique Dossiers relatifs à la création du call center et à son fonctionnement 2005-auj. 10 ans Conserver A.2.2. GESTION ET FONCTIONNEMENT INTERNE DES SERVICES Rapports mensuels de la DGIP 1989-auj. 10 ans Conserver Conservés à la cave et sous format électronique. Seront conservés au niveau du service qui les aura rédigés, en l occurrence la Direction des Relations extérieures Rapports des réunions mensuelles des responsables régionaux à Bruxelles?-auj. 5 ans Rapports mensuels des délégations régionales (résumés, prévisions pour les mois suivants, délivrance carte identité, nombre de transactions, etc.) Rapports mensuels à Bruxelles des coordinateurs eid (statistiques, etc).?-auj. 5 ans Trier Sous forme électronique. Conserver une synthèse annuelle au niveau de la Direction des Relations extérieures?-auj. 5 ans Trier Conserver une synthèse annuelle au niveau du service eid 24

25 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Procès-verbaux des réunions de service (de la Cellule élection par exemple)?-auj. 15 ans Conserver Rapports mensuels des inspecteurs régionaux sur leur activité (missions d inspection et planning)?-auj. 2 ans Sur support électronique A.2.3. GESTION DE LA CORRESPONDANCE Correspondance générale (exclusivement électronique)?- auj. 10 ans Trier Conserver la correspondance «officielle» (telle que relative au fonctionnement du service et à la réalisation de ses missions, etc.) et éliminer la correspondance informelle (transmissions de documents de travail, etc.). Copies-lettres (OUT): Double de la correspondance envoyée en matière de registre national Double de la correspondance en matière de cartes d identité Double de la correspondance envoyée relative aux registres de population 2006-auj. 10 ans 1985-auj. 10 ans 1993-auj. 10 ans Conservées au niveau de l Indicateur et reliées par années selon les thématiques (élection, population, registre national, etc.). Avant l élimination, s assurer que la correspondance originale est bien reprise dans les dossiers destinés à être conservés 25

26 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Double de la correspondance relative aux litiges en matière de résidence Double de la correspondance envoyée relative aux élections Inventaire du courrier traité par le secrétariat de la Cellule eid 1999-auj. 10 ans 1995-auj. 10 ans 2004-auj. 10 ans Conserver Tableau EXCEL Registre des plaintes reçues 2004-auj. 10 ans Conserver Est désormais encodé dans la base de données de gestion de la correspondance Registre du courrier IN/OUT vers le cabinet 2000-auj. 10 ans Conserver Indicateurs de correspondance de la direction Population/Registre national Délai expiré Conserver Conservés à la cave dans la partie réservée à la Direction de la Législation Base de donnée ACCESS («INDICATEUR») gérant la correspondance IN-OUT de la DGIP 1999-auj. Jusqu à l utilisation d un nouveau système informatisé Conserver Dossiers relatifs aux envois recommandés 2005-auj. 10 ans A.2.4. TRADUCTIONS Dossiers de traduction?-auj. 2 ans 26

27 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Dossiers relatifs aux traductions allemandes 1989-auj. 10 ans A3. GESTION DU PERSONNEL Dossiers individuels des agents 1968-auj. Pour les dossiers conservés au niveau de la cellule P & O: 110 ans (après la naissance de l agent). Pour les autres: 10 ans et/ou jusqu au départ du membre du personnel concerné Trier Conserver une liste du personnel et une fiche récapitulative des états de service pour chaque agent. En principe, les dossiers de personnel sont conservés au niveau du service P&O du SPF Intérieur. Pour le personnel engagé dans le cadre du projet eid, conserver une liste annuelle du personnel dans les communes. Dossiers relatifs aux cercles de développement et à l évaluation du personnel Dossiers relatifs à l évaluation du personnel «communal» (engagé dans le cadre de l eid) Dossiers relatifs aux candidatures dans le cadre de promotions 2003-auj. 10 ans 2008-auj. 5 ans?-auj. 10 ans 27

28 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Dossiers relatifs à la promotion du personnel?-auj. 10 ans Trier Conserver les procès-verbaux des entretiens Dossiers relatifs aux feuilles de congé des agents 2001-auj. 5 ans À terme devrait être remplacé par un système informatisé. Dossiers relatifs aux congés maladie des agents 2004-auj. 5 ans Dossiers relatifs aux calculs des heures supplémentaires des agents?-auj. 5 ans Dossiers relatifs au pointage des agents?-auj. 5 ans Planning des agents de niveau A?-auj. 5 ans Documents électroniques Dossiers relatifs aux missions des agents?-auj. 5 ans Documents comptables relatifs au paiement des frais de séjour Dossier relatif aux indemnités pour déplacement à vélo 1995-auj. 10 ans 1999-auj. 10 ans Dossiers relatifs aux dons de sang 2002-auj. 10 ans Dossiers relatifs à la formation des agents?-auj. 5 ans 28

29 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Formations données en interne et en externe par des agents de la DGIP?-auj. 5 ans Trier Conserver un exemplaire de chaque formation (programme) A.4. GESTION COMPTABLE, BUDGÉTAIRE ET FINANCIÈRE A.4.1. GESTION COMPTABLE DES SERVICES CENTRAUX DE LA DGIP Dossiers relatifs à l élaboration annuelle du budget et à son exécution Dossiers relatifs à l avis de l inspection des finances?-auj. 10 ans Conserver?-auj. 10 ans Correspondance échangée avec la Cour des comptes 2007-auj. Jusqu à la fin du contrôle budgétaire concerné Sera reprise dans le rapport de la Cour des comptes Livre journal des factures achats 2007-auj. 10 ans Descendre à la cave à la fin de chaque contrôle de la Cour des comptes Livre journal des notes de crédit sur achats 2007-auj. 10 ans Descendre à la cave à la fin de chaque contrôle de la Cour des comptes Livre journal des ventes 2007-auj. 10 ans Descendre à la cave à la fin de chaque contrôle de la Cour des comptes 29

30 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Livre journal des notes de crédit sur vente 2007-auj. 10 ans Descendre à la cave à la fin de chaque contrôle de la Cour des comptes Livre journal des facturations clients Descendre à la cave à la fin de chaque contrôle de la Cour des comptes Factures de prestations mainframe Factures autres 2007-auj auj. 10 ans (1 an au niveau du service Application) 10 ans Les dossiers de facturation des prestations du Registre national et de l application eid conservés au niveau du Service Application pourront être éliminés après un an, étant donnés que ces documents se trouvent au niveau de la cellule B et CG Livre journal de caisse (cellule B et CG) 2007-auj. 10 ans Descendre à la cave à la fin de chaque contrôle de la Cour des comptes Livre journal de caisse (service logistique)?-auj. 10 ans Séries conservées au niveau de la cellule LOG Livres journaux des comptes bancaires (4 comptes) 2007-auj. 10 ans Descendre à la cave à la fin de chaque contrôle de la Cour des comptes Documents comptables classés avant l introduction du système Navision Descendre à la cave à la fin de chaque contrôle de la Cour des comptes Extraits de comptes et factures de ventes et achats ans 30

31 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Déclarations de créance des communes ans Documents relatifs aux recettes et dépenses ans Documents relatifs à des opérations diverses?-auj. 10 ans Descendre à la cave à la fin de chaque contrôle de la Cour des comptes Rappels aux clients et dossiers relatifs aux clients douteux transmis aux Domaines 1999-auj. 10 ans Dossiers relatifs au Fonds spécial du Registre national Dossiers conservés à la cave Facturation des prestations ans Livre des opérations, relevé mensuels et comptes annuels Bons de commandes et demandes d engagement relatifs aux élections Bons de commandes, demandes d engagement et factures relatives au service Logistique ans Conserver ans Les factures originales sont centralisées rue de Louvain ans Repris dans un tableau EXCEL Réquisitoires de la SNCB?-auj. 2 ans Séries conservées au niveau de la cellule LOG 31

32 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Dossiers relatifs aux coûts et affranchissements de la Poste ans Séries conservées au niveau de la cellule LOG A.4.2. GESTION COMPTABLE DES DÉLÉGATIONS RÉGIONALES Dossiers relatifs aux frais de fonctionnement de la délégation?-auj. 10 ans A5. GESTION DES LOCAUX ET DE L ÉQUIPEMENT Dossiers relatifs à l équipement (véhicule, machines, etc.) et problèmes et interventions réalisées 2004-auj. 10 ans (sauf si délais de garantie plus long) Il s agit de dossiers conservés au niveau du service LOG et classés par ordre alphabétique recensant les problèmes, les interventions, etc. par thèmes (parking, badge, voiture, ). L accroissement de ce type de dossiers est quasi nul. Dossiers relatifs à la sécurité dans le bâtiment du Park Atrium?-auj. 10 ans Documents électroniques Dossiers relatifs à la réservation des salles 2005-auj. 1 an Existe uniquement sous forme électronique Dossiers relatifs aux feuilles de route et à la réservation du chauffeur 2005-auj. 1 an Existe uniquement sous forme électronique 32

33 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Dossiers relatifs à l inventaire du matériel 2000-auj. 10 ans Dossiers relatifs aux abonnements aux revues 2004-auj. 2 ans après la fin de l abonnement Dossiers relatifs aux marchés publics 1995-auj. 10 ans après la fin du marché public Trier Conserver les dossiers relatifs aux marchés publics en matière de vote électronique et de documents électroniques Dossiers relatifs aux contrats fournisseurs (matériel informatique, vote électronique, etc.) 1991-auj. 10 ans après la fin du contrat Veiller à ce que l ensemble de ces contrats soient centralisés au niveau du service B et CG. Dossiers relatifs aux interventions des fournisseurs informatiques Dossiers relatifs à la gestion du télétravail (gestion des accès du personnel et configuration du matériel)?-auj. 5 ans Conservés au niveau du service Exploitation. Depuis 2006, est repris dans une Base de données ACCESS?-auj. 5 ans A.6. COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE Dossiers relatifs aux projets spécifiques confiés au service Communication (modernisation du site web, concours scolaire, etc.) 2005-auj. 5 ans après la fin du projet Trier Conserver les rapports finaux, les procès-verbaux de réunions et les documents de synthèse. Rapports d activités annuels de la DG Institutions?-auj. 10 ans Conserver Par année, conserver un exemplaire dans 33

34 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel et Population (version publiée) chaque langue de la version publiée. Les documents préparatoires aux publications seront éliminés. Sera conservé au niveau du service Communication Atrium Flash 2005-auj. 5 ans Conserver Conserver un exemplaire de chaque numéro dans chaque langue. Sera conservé au niveau du service Communication eid newsletter 2003-auj. 5 ans Conserver Conserver un exemplaire de chaque numéro dans chaque langue. Sera conservé au niveau du service Communication Plans de communication (élections, etc.) 2005-auj. 10 ans Conserver Conserver au niveau du service qui a chapeauté l opération Dossiers relatifs à la Communication externe, tant par le service Communication que les autres entités de la DGIP: journées de présentation, events, conférences de presse, présentations de la DG et de ses services, visites de délégations étrangères, etc. Conserver au niveau du service qui a chapeauté l opération auj. 5 ans Trier les documents préparatoires 34

35 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel campagnes d informations «grand public» (brochures, fardes de presse, etc.) comme notamment: eid Roadshow, etc auj. 5 ans Trier les documents préparatoires Brochures diverses (eid, brochures dans le cadre des élections, etc.)?-auj. 5 ans Conserver Conserver un exemplaire dans chaque langue CD-Rom et cassettes vidéos de présentation?-auj. 5 ans Conserver Conserver un exemplaire dans chaque langue Dossiers relatifs à la communication interne (concours, happy hours, etc.) 2005-auj. 5 ans 35

36 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel II. FONCTIONS SPÉCIFIQUES DE LA DGIP B.1. GESTION GLOBALE DES MISSIONS DE LA DGIP Dossiers relatifs aux projets spécifiques en matière de réalisation des missions (IAM, e- Guichet, e-birth, e-depot, e-guichet, only once, synchronisation des fichiers des radiés, SSTC II, Areas, live enrollement, Tunic, SIS/eID, etc.) 2005-auj. 5 ans après la fin du projet Trier Conserver les instructions, circulaires, courriers contenants une position de principe, les décisions, les présentations, les rapports, les procès-verbaux de réunions. la documentation. Les documents seront conservés au niveau du responsable du projet (project owner). Dossiers relatifs à la participation de la DG à des groupes de travail mis sur pied par d autres administrations?-auj. 10 ans Rapports des missions à l étranger?-auj. 10 ans B 2. GESTION DES BASES DE DONNÉES ET DES APPLICATIONS INFORMATIQUES B.2.1 DÉVELOPPEMENT DES APPLICATIONS (SERVICE APPLICATION) Dossiers relatifs au développement des applications et à leurs données techniques Application gestion des accès?- auj. Tant que l application est en vigueur Trier Conserver les documents relatifs à la mise en place de l application 36

37 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Application archivage des accès Application EP Application base de données des personnes morales Applications EIK Applications Batch Applications TP Dossiers relatifs aux problèmes techniques?-auj. 10 ans Listings?-auj. des programmes et des compilations Remplacer à chaque mise à jour des transferts Remplacer à chaque mise à jour 37

38 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel des programmes et des compilations Remplacer à chaque mise à jour des transferts Remplacer à chaque mise à jour des dossiers radiés 10 ans rapport d exécution pour la facturation 1 an Se retrouve au niveau de la cellule B&CG du télé processing (quotidien) 3 mois Dossiers relatifs aux modifications apportées aux applications: Dossiers «Modèle M» 1983-auj. 50 ans Dossiers relatifs aux transferts des applications (résumé mensuel) Dossiers relatifs aux tests sur les applications Dossiers relatifs au contrôle des modifications 2000-auj. 10 ans 2008-auj. 5 ans Tests effectués par le Service Contrôle?-auj. 5 ans 38

39 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Base de données des modifications des applications (Modèle M)?-auj. Jusqu à substitution Base de données commune au service Application et Exploitation Bases de données: Des personnes physiques (Registre national) Des cartes d identité Des personnes morales?-auj. Jusqu à substitution Trier Trier Les AGR fourniront des directives précises sur l archivage de bases de données. Les données sur les personnes enregistrées dans le Registre national devront être conservées. Il est primordial de conserver le thésaurus des codes et les métadonnées permettant l utilisation de la base de données et la lecture des données. Pour la base de données des personnes morales, voir avec le SPF Économie et la BCE à quel niveau ces données seront conservées Rapports statistiques 1997-auj. 5 ans Données utilisées pour le rapport annuel des mouvements de l application EIK des transferts des applications du courrier électronique (EP) du nombre d utilisateurs disponibilité du mainframe etc. 39

40 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Dossiers relatifs au manuel de fonctionnement des applications à destination des clients?-auj. Garder la dernière mise à jour Conserver pour les applications dont on conserve les données Se retrouve également au niveau de la Direction des Relations extérieures. Document sur support électronique B.2.2. EXPLOITATION DES APPLICATIONS ET DU RÉSEAU Dossiers relatifs aux applications et à leur exploitation: Belpic?-auj. Tant que l application est en vigueur Trier Conserver les dossiers relatifs à la mise en place de l application, la correspondance, les rapports des réunions et rapports de synthèse. Mon dossier UME e-portal Dossiers relatifs aux applications relatives aux cartes d identité électroniques: Applications développées Correspondance Dossiers relatifs à ZETES (producteur des cartes) Dossiers relatifs aux manipulations des fichiers des bases de données?-auj. 10 ans Trier Conserver la correspondance, les rapports de réunions et les rapports de synthèses. la documentation?-auj. 10 ans 40

41 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Dossiers relatifs au basculement de l an ? 10 ans Trier Conserver les rapports de synthèse et instructions Dossiers relatifs à la réduction de la taille des fichiers?-auj. 10 ans Documents relatifs à l ancien système d exploitation du mainframe 1994-? Selon les besoins du service Documentation relative aux anciens programmes et documentation technique?-auj. Selon les besoins du service Dossiers relatifs aux connections des clients et au transfert de fichier via FTP?-auj. 10 ans Dossiers relatifs à la migration TCP/IP?-auj. 10 ans Dossiers relatifs aux incidents d exploitation du réseau?-auj. 10 ans Sites web?-auj. Jusqu à substitution Trier Les Archives générales du Royaume fourniront des directives précises sur l archivage des sites web. Conserver les documents relatifs à la description de la structure et de ses fonctionnalités. 41

42 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Back-up:?-auj. 5 ans des serveurs des activités téléprocessing des bases de données des sites web B.3. GESTION DU REGISTRE NATIONAL Dossier relatif à l organisation du Registre national (historique) 1997-auj. 10 ans Conserver Dossier conservé à la cave Dossiers en cours auj. 10 ans après la clôture du dossier Trier Conserver les dossiers relatifs aux cartes d identité, à la gestion des bases de données et des informations, à la gestion de la Direction du Registre national, aux projets spécifiques à la Direction (Only-once, E- Bith, LIMOSA, etc.) et les placer, une fois clôturés, dans les séries s y rapportant 2 Ces dossiers étant classés par ordre alphabétique de sujet, nous avons décidé de leur consacrer une ligne dans ce tableau de tri. Cependant, après clôture du dossier, il faudra veiller à les incorporer dans les séries thématiques développées juste après. Par exemple, un dossier en cours traitant d un aspect de la carte d identité électronique, devra, une fois clôturé, être placé dans la série relative aux cartes d identité et trié selon les critères valables pour cette série. 42

43 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Dossiers suspendus (dossier de Mr Frère) auj. 10 ans après la clôture du dossier Trier Tout comme les «Dossier en cours», conserver les dossiers relatifs aux cartes d identité, la gestion des bases de données et des informations, la gestion de la direction du Registre national, les projets spécifiques à la direction RN et les placer, une fois clôturés, dans les séries s y rapportant Dossiers relatifs à la préparation de la législation relative au Registre national Dossiers de préparation des réponses aux questions parlementaires Dossiers de préparation des réponses aux demandes d avis juridique et aux questions?-auj. 10 ans Conservés à l Indicateur ans Se trouve au niveau de la Direction des Relations extérieures, de la Direction Législation et de la Direction du Registre national?-auj. 10 ans Conserver Se trouve au niveau de la Direction des Relations extérieures, de la Direction Législation et de la Direction du Registre national. Chaque service conserve les demandes auxquelles il a répondu Dossiers confidentiels (fraude à l identité) 2006-auj. 50 ans après clôture du dossier Conserver Conserver après déclassification Dossiers relatifs au Conseil Supérieur de Statistique ans 43

44 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Dossiers de statistique de population 1989-auj. 10 ans Statistiques publiées par le SPF Économie sur base des informations «population» transmises par le Registre national Dossiers relatifs à la BCSS 1987-auj. 10 ans Dossiers relatifs à Orgadon 2008-auj. 10 ans Trier Conserver les documents relatifs la collaboration de la DGIP avec le SPF Santé publique. Les documents relatifs aux autres aspects du projet, ainsi que la base de données Orgadon seront conservés au niveau du SPF Santé Publique Anciens dossiers conservés à titre de documentation (transplantation d organe, institution de la communauté européenne, fusion de communes, etc) ? Selon les besoins du service Conservés dans le bureau de madame Pots B 3.1 GESTION DES ACCÈS AUX DONNÉES B Gestion des autorisations d accès Demandes d accès du registre national? ans Il s agit des demandes avant la création du Comité sectoriel du Registre national. Classé par numéro de demande 44

45 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Dossiers relatifs à la gestion des accès au registre national Avis sur les demandes d accès au registre national Délibérations de la commission pour la protection de la vie privée 2002-auj. 10 ans Trier Conserver les procès-verbaux des réunions des «clients spéciaux». les documents de travail et la documentation 2004-auj. 10 ans Trier Classés par année et par numéro de demande. Conserver un échantillonnage de 10 dossiers/an 2004-auj. 10 ans Base de données «Matrice» relative aux types d accès dont les clients disposent?-auj. Jusqu à substitution Références législatives relatives à l accès au registre national?-auj. Selon les besoins du service B Gestion des clefs d accès du Registre national Dossiers relatifs aux demandes d accès au RN des communes (clef variable) Dossiers relatifs aux demandes d accès des clients utilisant des clefs fixes 1984-auj. 50 ans Se retrouve au call center. Une copie se trouve dans le bureau de Mr. Vanderspikken à partir de auj. 50 ans Se retrouve au call center. Une copie se trouve dans le bureau de Mr. Vanderspikken à partir de

46 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Dossiers relatifs aux clients ayant accès via webservice Dossiers relatifs aux accès spécifiques (UME)?-auj. 50 ans Se retrouve au call center.se trouve dans le bureau de Mr. Vanderspikken et au call center?-auj. 50 ans Listing mensuel des clefs variables 1999-auj. 10 ans B Gestion des contacts avec les utilisateurs du Registre national Instructions aux utilisateurs du Registre national (mise à jour et consultation) Notes aux utilisateurs du Registre national sur les modifications des applications Dossiers relatifs au Comité des utilisateurs du Registre national et comité restreint 2001-auj. 10 ans Conserver?-auj. 10 ans 1995-auj. 10 ans Conserver Conserver les procès-verbaux des réunions et les fardes de présentations. Ces documents seront conservés au niveau du service qui en aura rédigé les procès-verbaux, en l occurrence la Direction des Relations extérieures Courrier relatif aux demandes des clients 2006-auj. 10 ans Également repris sous forme d un tableau EXCEL Dossiers relatifs aux enquêtes de satisfaction 2000-auj. 10 ans Trier Conserver les rapports finaux 46

47 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Conventions avec les communes 1968-auj. 100 ans Trier Se trouve au niveau de la Direction des Relations extérieures. Conserver la correspondance échangée avec les communes ainsi qu un exemplaire de convention type Dossiers relatifs au suivi et problèmes rencontrés par les communes 1984-auj. 10 ans Conserver Existe dans certaines délégations régionales. Il s agit des courriers et des documents échangés avec les autorités communales Tableau EXCEL d identification des utilisateurs du Registre national (listing des numéros client).?-auj. Selon les besoins du service Dossiers relatifs au call center: Copie des réponses aux questions reçues 2008-auj. 1 an Base de données des requêtes introduites au call center, du numéro de ticket et de l état de traitement de la requête 2005-auj. Jusqu à substitution B Gestion des interrogations du Registre national Contrôle des statistiques des interrogations du Registre national 2008-auj. 1 an Ces statistiques sont reprises dans le rapport annuel 47

48 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Dossiers relatifs aux logins de la police fédérale et de la Commission de la protection de la vie privée 2004-auj. 10 ans après la clôture du dossier Documents sous forme papier et électronique. Le travail est effectué par la Service Contrôle. L original de la demande est conservé au niveau de la Direction des Relations extérieures Base de données reprenant les accès au Registre national (interrogation des données)?-auj. Jusqu à substitution Back-up conservé au service Exploitation. Possibilité de remonter 5 ans en arrière B 3.2. GESTION DES DONNÉES ET TRAVAUX D EXPLOITATION B Mise à jour des données et de leur codification Données des personnes enregistrées dans le Registre national 1968-auj. 30 ans après le décès des personnes Conserver Ces données doivent intégralement être conservées. Pour la de la base de données en tant que tel voir point B.2.2. de ce tableau Demandes de mise à jour et collectes des données du Registre national 2003-auj. 5 ans Se trouve au niveau du Service Contrôle et des délégations régionales Dossiers relatifs aux collectes au 1 er janvier ans Dossiers de réactivation des numéros nationaux 2001-auj. 30 ans 48

49 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Dossiers relatifs aux annulations des numéros nationaux 2001-auj. 30 ans 5 ans dans les délégations régionales Se retrouve au niveau des délégations régionales, de la Direction des Relations extérieures et du Service Contrôle qui effectue le travail. Dossiers relatifs aux annulations des candidats réfugiés Dossiers nationaux raccourcis (dossiers comportant une trop grande quantité d informations, provoquant une saturation technique du dossier) 2004-auj. 30 ans? 30 ans Existe dans certaines délégations régionales. Rappels de mise à jour envoyés aux communes?-auj. 5 ans après réalisation de la modification Rappels provenant de la BCSS. Dossiers relatifs aux autorisations envoyées par les communes pour travailler sur les dossiers de personnes radiées d office Formulaires de confirmation des modifications réalisées par les communes 2007-auj. 10 ans?-auj. 10 ans 49

50 Service Public Fédéral Intérieur Direction générale Institutions et Population Tableau de tri. Modèle fonctionnel Dossiers relatifs aux autorisations des collèges échevinaux dans le cadre du traitement des données «Orgadon» Demandes de création des codes noms et prénoms par les administrations communales Dossiers relatifs aux codifications (code traducteur) ans La DG souhaite scanner ces autorisations. Les autres aspects du projet, ainsi que la base de données Orgadon seront conservés au niveau du SPF Santé Publique?-auj. 6 mois Demandes reçue par les délégations régionales et traitées par le Service Contrôle La de ces données est capitale pour pouvoir lire les données reprises dans la base de données du Registre national Codification des rues 1990-auj. Selon les besoins du service Codification des noms et prénoms 2008-auj. 6 mois Codification des pays 1990-auj. Selon les besoins du service Codification des professions 1990-auj. Selon les besoins du service Base de données ACCES des codes traducteurs 1990-auj. Jusqu à substitution Conserver 50