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1 Au travers de ce dossier nous allons essayer de vous aider à faire vos premiers pas avec Outlook Express. Outlook Express est un des clients mails les plus utilisées. Il est livré en standard avec Windows dans à peut près toutes les versions. Au moment ou nous écrivons cet article, la dernière version d'outlook Express est la 6, que nous avons donc utilisé. Pour accéder à Outlook Express depuis Windows c'est relativement simple : rendez vous dans Démarrer > Programmes et cliquez sur : Une fois dans le logiciel vous pouvez suivre nos différentes parties : La barre d'outils Ajouter un compte mail Modifier un compte mail déjà créé Composer un message Relever ses mails mais les conserver sur le serveur Règles de messages Liste des paramètres POP/SMTP des fournisseurs Sauvegarder ses messages Sauvegarder le carnet d'adresse Infos sur la version 1

2 La barre d'outils sous Outlook Express La première chose que l'on aperçoit après avoir ouvert Outlook c'est la barre d'outils se trouvant en haut, nous allons voir à quoi servent ces quelques petites icônes... Attention, nous prenons ici pour exemple la barre standard, il faut savoir que cette dernière peut être personnalisée avec de nouveaux raccourcis. Afin de simplifier la chose nous avons coupé la barre d'outils en deux, commençons donc par la première partie : Voilà à quoi ressemblent les premières icônes se trouvant sous les menus déroulants. La première : Créer un message. Comme son nom l'indique si vous cliquez dessus cela vous mènera alors vers une nouvelle fenêtre pour composer votre message. La deuxième : Répondre. Cette option permet de répondre à l'expéditeur du message et seulement à lui, à ne pas confondre avec la troisième option. Apres avoir cliqué vous vous trouverez avec une fenêtre composition comportant un destinataire et un objet déjà remplis. Vous pouvez bien sûr les modifier. La troisième : Répondre à tous. En cliquant ici vous tomberez sur la même fenêtre qu'avec l'option précédente, à la seule exception qu'il n'y aura plus uniquement en destinataire la personne qui a envoyé le message mais aussi tous ceux qui l'ont reçu. On entend par tous ceux qui l'ont reçu : Les personnes dans le champ À, Cc et Cci : Vous trouverez plus d'informations sur ces champs dans la partie Composer un message. La quatrième icône (Transférer) permet quant à elle de transférer un message, quand vous cliquez dessus le message qui est sélectionné est automatiquement mis en dessous du mail que vous allez taper. Assez pratique pour faire lire un message que vous avez reçu, à l'un de vos correspondants. Passons maintenant aux autres icônes : Comme précédemment, nous allons voir ces icônes en détail : La première : Imprimer. Inutile de vous le cacher, si vous cliquez sur ce bouton avec votre souris vous allez imprimer le mail qui, à ce moment, est sélectionné. La deuxième : Supprimer. Supprime le mail ou les mails sélectionné(s) 2

3 La troisième : Envoyer/Recevoir. Lorsque vous cliquez ici, les mails se trouvant dans votre boîte d'envoi sont envoyés et les mails se trouvant sur le serveur sont relevés. A noter que ceci est automatisable en passant par les options (Outils > Options...). Vous pouvez indiquer à Outlook Express de vérifier s'il y a de nouveaux messages toutes les X minutes. La quatrième : Adresse. Permet d'accéder au carnet d'adresses. La cinquième : Rechercher. Permet d'accéder à la fenêtre de recherche. Une fois dessus, plusieurs options s'offrent à vous. Elles sont en général assez explicites. Ajouter un compte mail Lors de l'utilisation d'un client mail, le plus important est de pouvoir récupérer ses mails sur le serveur de mail. Attention, il n'est pas possible de le faire avec tous les fournisseurs. Il faut que ce dernier soit compatible avec le protocole POP pour pouvoir récupérer ses mails avec Outlook. Dans la plupart des cas c'est compatible, on note cependant des exceptions comme certains fournisseurs de boites mails gratuites. Pour ces cas là, les mails sont consultables uniquement sur Internet via un Webmail. Etape 1 : Aller vers la création du compte. On notera que cette première étape est à passer si vous ouvrez pour la première fois Outlook Express, ce dernier vous amenant directement à la fenêtre pour commencer l'ajout du compte. Une fois Outlook Express ouvert, aller dans le menu Outils puis Comptes... Après avoir cliqué sur Comptes... vous obtiendrez la fenêtre suivante. On note que nous sommes ici dans l'onglet Courrier. 3

4 Cliquez maintenant sur Ajouter puis sur Courrier... : Etape 2 : Ajout du compte. Apres avoir cliqué sur Courrier... (Voir dernière fenêtre de l'étape du dessus), vous avez cette fenêtre à l'écran : 4

5 Le champ nom complet est celui qui sera affiché lorsque vous enverrez un mail dans la partie Expéditeur des mails. Une fois cette partie remplie, cliquez sur Suivant. Vous obtenez maintenant cette fenêtre : Dans le champ adresse de messagerie vous devez entrer l'adresse électronique que vous êtes en train de paramétrer. À noter qu'il vous est par la suite possible de régler une adresse de réponse différente de l'adresse d'envoi (vous trouverez plus d'informations dans la partie modifier un compte). Une fois l'adresse de messagerie rentrée cliquez sur Suivant: 5

6 Cette fenêtre est très importante, c'est là que vous allez entrer les paramètres de la messagerie. En général dans la première case il faut sélectionner POP3, sauf pour AOL où il faut sélectionner IMAP, et sauf pour Hotmail où il faut choisir HTTP, et se rendre sur la page Ajouter un compte Hotmail. Dans la partie Serveur de messagerie pour le courrier entrant il faut indiquez l'adresse du serveur POP du fournisseur de votre adresse mail. Il s'agit en général d'une adresse du typepop.fournisseur.com. Pour le Serveur de messagerie pour le courrier sortant il s'agit en général du smtp de votre provider à moins que le service mail vous offre un autre serveur SMTP et que vous souhaitez l'utiliser. Il s'agit en général d'une adresse du type smtp.fournisseur.com. Pour ces deux derniers paramètres, nous mettons à votre disposition un tableau avec les paramètres des principaux fournisseurs. Une fois que tous les champs sont bien renseignés, vous pouvez cliquez sur Suivant: 6

7 Cette étape est aussi importante que la précédente. Sans cela, impossible de relever le courrier. Dans le champ Nom du compte doit figurer le login de messagerie. Celui-ci peut être de forme différente selon les fournisseurs. Par exemple le login peut être l'adresse mail complète, le nom du compte, ou encore un mot différent. Ce paramètre est fourni par votre fournisseur au moment de l'enregistrement. Dans le champ Mot de passe doit figurer le mot de passe défini soit par vous-même, soit par le fournisseur de l'adresse mail lors de la création du compte. La case Se connecter en utilisant l'authentification par mot de passe sécurisé (SPA) doit en général rester décochée. Apres avoir cliqué sur Suivant vous obtiendrez normalement une belle fenêtre : 7

8 La configuration du compte est maintenant terminée. Ajouter un compte (Hotmail) MODIFIER LES PARAMÈTRES AVANCÉS Au retour dans la fenêtre Comptes Internet du logiciel, sélectionnez le compte nouvellement créé (pop3.live.com) puis cliquez sur le bouton Propriétés. Dans l'onglet Avancé : Pour le champ Courrier sortant (SMTP), vous avez le choix entre 25 et 587. Si votre FAI bloque le port 25 (c'est le cas d'orange et de Free), utilisez donc 587 Cochez la case Ce serveur nécessite une connexion sécurisée (SSL) Entrez 995 dans le champ Courrier entrant (POP3) Cochez la case Ce serveur nécessite une connexion sécurisée (SSL) Si vous désirez que vos messages restent consultables sur le Web, cochez la case Conserver une copie des messages sur le serveur. 8

9 Rendez-vous ensuite dans l'onglet Serveurs, et cochez la case Mon serveur nécessite une authentification. Cliquez enfin sur OK pour fermer la fenêtre Propriétés. Puis cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre Comptes Internet. Cliquez sur le bouton Envoyer/Recevoir dans la barre d'outils. Outlook Express télécharge alors les messages Hotmail. Modifier un compte sous Outlook Express Etape 1 : Aller vers le compte à modifier. Une fois Outlook Express ouvert, aller dans le menu Outils puis Comptes... 9

10 Apres avoir cliqué sur Comptes..., allez dans l'onglet Courrier : Tous les comptes présents sont ici, pour accéder à leurs propriétés, vous pouvez soit cliquer deux fois sur le nom du compte, soit cliquer une fois sur le nom du compte et cliquer ensuite sur Propriétés: Le premier champ indique le nom du compte. Le champ Nom indique le nom qui sera visible dans la partie Expéditeur lorsque votre correspondant recevra un message de vous. Le champ Organisation permet de mettre le nom de votre société par exemple mais peut tout à fait rester vide. 10

11 Le champ Adresse de messagerie doit contenir l'adresse de messagerie avec laquelle vous envoyez le mail, par défaut ce sera l'adresse mise par défaut en retour si votre correspondant clique sur Répondre une fois qu'il aura reçu votre mail. Le champ Adresse de réponse permet de mettre l'adresse à laquelle vous souhaitez recevoir les réponses de vos correspondants. Lorsque le correspondant cliquera sur Répondre l'adresse mise sera alors celle ci. Bien sur il est possible de ne pas spécifier d'adresse de réponse. L'adresse de réponse sera alors celle entrée dans le champ Adresse de messagerie. Une fois les modifications terminées, si vous ne souhaitez rien modifier d'autres cliquez sur Ok. Si vous souhaitez modifier d'autres paramètres, vous pouvez aller sur les onglets suivants. Prenons par exemple le cas de l'onglet Serveurs, il permet de changer les paramètres du compte : Dans la partie Serveur de messagerie pour le courrier entrant il faut indiquer l'adresse du serveur POP du fournisseur de votre adresse mail. Il s'agit en général d'une adresse du type pop.fournisseur.com. Dans la partie Serveur de messagerie pour le courrier sortant il s'agit en général du smtp de votre provider à moins que le service mail vous offre un autre serveur SMTP et que vous souhaitez l'utiliser. Il s'agit en général d'une adresse du type smtp.fournisseur.com. Si vous ne connaissez pas ces deux paramètres, nous mettons à votre disposition un tableau avec les paramètres des principaux fournisseurs. Dans le champ Nom du compte doit figurer le login de messagerie. Celui-ci peut être de forme différente selon les fournisseurs. Par exemple le login peut être l'adresse mail complète, le nom du compte, ou encore un mot différent. Ce paramètre est fourni par votre fournisseur au moment de l'enregistrement. Dans le champ Mot de passe doit figurer le mot de passe défini soit par vous-même, soit par le fournisseur de l'adresse mail lors de la création du compte chez le prestataire. La case Se connecter en utilisant l'authentification par mot de passe sécurisé (SPA) ne devrait pas être modifiée. 11

12 Le champ Mon serveur requiert une authentification ne devrait pas non plus être modifiée. Attention : Si votre messagerie fonctionne correctement et que vous ne connaissez pas d'autres paramètres évitez de changer ces champs sans au moins prendre le soin de noter les valeurs actuelles. Une fois les modifications effectuées cliquer sur Ok si vous ne souhaitez plus rien modifier, sinon vous pouvez aller voir les onglets suivants. Ceux ci contiennent des paramètres avancés que nous vous déconseillons de toucher si vous n'êtes pas un utilisateur averti, c'est d'ailleurs pour cette raison que nous ne les détaillerons pas. Il y a cependant une option qui peut avoir son importance, elle permet de conserver les messages sur le serveur même après qu'ils aient étés relevés par Outlook Express. Tout ceci est expliqué en détail sur la page Conserver ses messages sur le serveur. Composer un message sous Outlook Express Pour composer un message sous Outlook Express rien de plus simple, une fois le logiciel ouvert il vous suffit de cliquer sur Créer un... (Créer un nouveau message, le premier bouton ci dessous). Plus d'informations sur ces boutons sur la page de la barre d'outils. Vous obtenez maintenant une fenêtre pour composer votre message. Outre l'espace réservé aux corps du message il existe plusieurs champs : Si tous les champs présents ici ne le sont pas sur votre ordinateur, pas de panique, il faut juste aller voir dans le menu affichage de cette même fenêtre. Détaillons maintenant tout ça : Le champ De : Il permet de spécifier à partir de quel boîte vous souhaitez envoyer le message s'il y en a plusieurs configurées sur votre Outlook Express. Le champ A : Il permet d'indiquer le ou les destinataires du message. Le champ Cc : Il permet de mettre des personnes en copie. Le champ Cci : Il permet de mettre des personnes en copie cachée. TRES IMPORTANT : Lors de la réception d'un mail seules les personnes dans les champs A : et Cc : serons visibles. Par exemple : A : bobylus@world.com Cc : toto@world.com Cci : patron@world.com Ici les 3 personnes recevront le message mais bobylus et toto ne sauront pas que le message a aussi été envoyé au patron. Nous ne détaillerons rien d'autre concernant la fenêtre d'envoi, il s'agit en effet là du plus important le reste étant des options dites classiques qui ne sont pas propres à l'envoi d'un mail. Conserver ses messages sur le serveur 12

13 Lorsque vous relevez vos mails sous Outlook Express, les messages sont ensuite effacés du serveur de messagerie et stockés uniquement sur votre ordinateur. En général cela convient mais si vous lisez de temps en temps vos mails via un Webmail, c'est à dire une interface Web qui permet de visualiser les mails, vous allez vite rencontrer un problème. Le Webmail va en effet directement chercher les mails sur le serveur de messagerie, si vous relevez les mails avec Outlook et que les messages sont supprimés du serveur, vous n'aurez alors plus rien sur le Webmail. Pour éviter le problème il existe heureusement une solution que nous allons vous détailler ci-après : Il faut se rendre dans les propriétés du compte. Pour ce faire, une fois Outlook Express ouvert, aller dans le menu Outils puis Comptes... Apres avoir cliqué sur Comptes..., allez dans l'onglet Courrier : Tous les comptes présents sont ici, pour accéder à leurs propriétés, vous pouvez soit cliquer deux fois sur le nom du compte, soit cliquer une fois sur le nom du compte et cliquer ensuite sur Propriétés. Vous obtiendrez alors : 13

14 Pour modifier le réglage qui nous intéresse ici, cliquez sur l'onglet Avancé : 14

15 La partie qui nous intéresse est la partie du bas intitulée Remise Si vous souhaitez conserver les messages sur le serveur, après avoir coché la case Conserver une copie des messages sur le serveur s'offrent à vous deux options : 1. Supprimer du serveur après X jours. Pour activer l'option il faut cocher la case se trouvant devant et indiquer un nombre de jours durant lesquels les messages seront gardés. Attention, si vous sélectionnez un nombre de jours trop important, il se peut que votre boîte mail finisse par saturer, les serveurs mails ayant en général un espace limité par boîte. Une fois que l'espace est entièrement consommé, les nouveaux mails sont rejetés. 2. Supprimer du serveur après suppression dans "Éléments supprimés". Cette option, comme son nom l'indique permet que les messages restent sur le serveur jusqu'à leur suppression du dossier Éléments supprimés. Attention ici encore, si vous ne videz jamais votre répertoire Éléments supprimés, il se peut que votre boîte mail finisse par saturer, les serveurs mails ayant en général un espace limité par boîte. Une fois que l'espace est entièrement consommé, les nouveaux mails sont rejetés. ATTENTION : Nous en avons fini de ce qui nous intéressait ici, si vous modifiez les options situées au dessus de la partie Remise, votre compte pourrait ne plus fonctionner correctement. Les règles de Messages Une des fonctionnalités relativement intéressante d'outlook Express, c'est la puissante gestion des messages via des règles. Les règles permettent, par exemple, de ranger tous les messages venant d'une personne dans un répertoire d'outlook. Pratique non? Bien sûr ce n'est pas tout, il existe une multitude de réglages. Nous allons voir comment aller créer sa règle de message. Avant de commencer, il vous faut créer un répertoire si vous souhaitez que les messages soient stockés dedans. Pour créer le répertoire, un clic droit sur boîte de réception puis sur nouveau dossier suffit. Venons en donc à la règle. Une fois le logiciel ouvert : Outils > Règles de message > Courrier... Vous obtenez ensuite cette fenêtre : 15

16 On remarque sur cette fenêtre qu'un grand nombre de règles sont déjà présentes. Si vous n'avez jamais créé de règle, cet espace sera vide. Pour créer une nouvelle règle cliquez sur Nouveau: 16

17 On remarque 4 parties : 1. La condition : Dans quel cas la règle doit être appliquée? 2. L'action : Si la condition est remplie que doit-il se passer? 3. Description : Que doit-on faire exactement? 4. Nom de la règle. Lorsque vous cochez des options, de nouvelles lignes avec des liens apparaissent dans le champ 3 : Un clic de souris sur un des liens souligné en bleu et vous obtenez par exemple ça : A vous ensuite de rentrer ce que vous voulez (enfin presque, ici il faut quand même une adresse mail). 17

18 Nous venons de voir comment créer des règles simplement, nous vous conseillons de tester les différentes possibilités afin de vous familiariser avec cette option qu'est la gestion de règles de messages. Vous pouvez pourquoi pas vous envoyer des mails à vous même pour tester. Paramètres POP et SMTP des fournisseurs d'accès et d'adresses mails Vous trouverez dans le tableau ci-dessous les adresses POP (serveurs de réception) et SMTP (serveur d'envoi) des principaux fournisseurs d'accès. On note que certains fournisseurs d'adresse mail, qui ne sont en général pas fournisseurs d'accès, ne fournissent pas de SMTP. Dans ce cas, vous pouvez utiliser le SMTP de votre fournisseur d'accès. Dans tous les cas, il est d'ailleurs préférable d'utiliser quoi qu'il arrive le SMTP du fournisseur d'accès. Attention : Si vous utilisez une adresse mail d'un fournisseur internet alors que vous surfez depuis un autre, il faut utiliser le smtp de cet autre (celui avec lequel vous accédez à internet) sinon cela risque de ne pas fonctionner. Pour AOL voir cas particulier en bas de page, pas d'accès en POP mais possible en IMAP. Certains services mail sont payant pour pouvoir accéder au POP et SMTP. Si votre fournisseur d'adresse mail ne comporte pas de POP vous devez avoir à votre disposition un Webmail sur le site de ce dernier. On notera d'ailleurs que de plus en plus les Webmails se généralisent, même quand on a un accès POP, cela permet de consulter ses mails facilement à partir d'un autre ordinateur. Attention tout de même, sauf réglage spécifique les mails sont effacés du Webmail lorsqu'on les relève en POP. Nom du fournisseur d'accès Serveur POP Serveur SMTP orange.fr pop.orange.fr smtp.orange.fr free.fr pop.free.fr smtp.free.fr aliceadsl.fr pop.aliceadsl.fr smtp.aliceadsl.fr club-internet.fr pop.club-internet.fr smtp.club-internet.fr noos.fr pop.noos.fr smtp.noos.fr nerim.net pop.nerim.net smtp.nerim.net 9online.fr pop.9online.fr smtp.9online.fr laposte.net pop.laposte.net smtp.laposte.net gmail.com pop.gmail.com aucun hotmail.fr pop3.live.com smtp.live.com Nom du service Serveur POP Serveur SMTP yahoo.fr pop.mail.yahoo.com aucun caramail.com aucun aucun netcourrier.com mail.netcourrier.com aucun voila.fr aucun aucun ifrance.fr pop.ifrance.com smtp.ifrance.com populis.com pop3.populis.com smtp.populis.com i-mode.fr aucun aucun Nom du fournisseur Serveur IMAP Serveur SMTP AOL imap.fr.aol.com smtp.fr.aol.com Cas particulier d'aol 18

19 Pour certaines messageries (gmail, yahoo entre autres) il faut valider la réception du serveur pop en se connectant sur Internet sur le portail de ces messageries (allez dans les options ou paramètres). Pour le SMTP utilisez celui de votre fournisseur d accès Internet Exemple pour gmail : cliquez dans les boutons comme ci-dessous et enregistrez Sauvegarder ses messages sous Outlook Express Lors d'un reformatage ou encore par sécurité il peut être pratique de sauvegarder tous ses messages d'un coup. La manière la plus simple est certainement d'aller à la source, dans le dossier de message d'outlook Express. Suivant la version de Windows le chemin diffère légèrement. Sous Windows 95/98/Me : le chemin est : C:\ WINDOWS\ Application Data\ Identities\ {XXXXXXXX- XXXX- XXXX- XXXX- XXXXXXXXX}\ Microsoft\ Outlook Express. Le répertoire à sauvegarder est Outlook Express. Sous Windows 2000 et XP : Le chemin est : C:\ Documents and Settings\ Nom_utilisateur\ Local Settings\ Application Data\ Identities\ {XXXXXXXX- XXXX- XXXX- XXXX- XXXXXXXXX}\ Microsoft\Outlook Express. Le répertoire à sauvegarder est Outlook Express. Vous pouvez jeter un œil dans le répertoire. Il doit contenir des fichiers.dbx portant le nom de vos dossiers sous Outlook Express. Remarques : C est la lettre du lecteur ou se trouve Outlook Express, dans certains cas cela peut être différent, c'est en général le lecteur où est installé Windows. Si vous ne voyez pas ces répertoires c'est que vous n'affichez pas les fichiers cachés. Pour les afficher, rendez vous dans le menu Outils puis Options des dossiers... onglet Affichage. La restauration : Pour restaurer les mails il faut qu Outlook ait été ouvert au moins une fois et qu'il soit fermé. Rendez vous dans le même chemin et remplacez le dossier Outlook Express par celui sauvegardé. Sauvegarder son carnet d'adresse sous Outlook Express Il peut quelque fois s'avérer utile de sauvegarder son carnet d'adresse afin de ne pas avoir de mauvaises surprises après un formatage ou un crash disque. Pour sauvegarder le carnet d'adresse d'outlook Express est relativement simple : Pour Windows 2000/XP : Allez dans C:\ Documents and Settings\ Nom_Utilisateur\ Application Data\ Microsoft\ Address Book\. Le fichier se nomme NomUtilisateur.wab, il suffit simplement de le copier autre part. 19

20 Pour Windows 95/98/ME : Allez dans C:\ WINDOWS\ Application Data\ Microsoft\ Adress Book. Le fichier à sauvegarder se nomme Nom_Utilisateur.wab. La restauration : Pour restaurer le carnet d'adresse il suffit simplement de le remettre à sa place dans le répertoire correspondant à votre Windows. Infos sur la version d'outlook Express Si vous désirez connaître la version d'outlook Express présente, allez dans le menu? du logiciel et cliquez sur À propos de Microsoft Outlook Express : Vous obtiendrez la fenêtre suivante : On constate que la version est ici la 6 mais si on regarde de plus près on observe un numéro qui a été ici entouré (ici ). C'est la version exacte du logiciel. Il faut savoir qu'une version a plusieurs fois dans sa vie des correctifs qui lui sont apportés, cela donne des sous versions. 20