NOTICE D UTILISATION XL Report

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1 NOTICE D UTILISATION XL Report XL Soft - 16 Bd Charles de Gaulle Parc d'affaires les Moulinets- Bât C SAINT HERBLAIN Tel.: Fax:

2 SOMMAIRE 1) FINALITE D XL REPORT ) ACCES A XL REPORT ) GESTION DES DROITS D ACCES A XL REPORT ) PRESENTATION DE L ESPACE DE TRAVAIL... 4 a. Ecran général... 4 b. Le navigateur... 4 c. La zone de données... 5 d. La barre d outil... 6 i. Barre de gestion des tableaux de bord... 6 ii. Barre de gestion du navigateur... 6 iii. Barre de présentation des données... 6 iv. Barre d ajout de données... 7 v. Barre d ajout des cubes ) PAS A PAS POUR EXPLOITER UN TABLEAU DE BORD... 7 a. Afficher un tableau de bord... 7 b. Rafraichir les données... 9 c. Présentation des zones du tableau... 9 d. Compléter le tableau avec des informations supplémentaires... 9 i. Par réorganisation des champs... 9 ii. Par ajout de nouveaux champs e. Filtrer le tableau i. En utilisant les champs du tableau (Filtres rapides) ii. En utilisant les champs disposés dans la zone de filtres iii. En utilisant la gestion générale des filtres (Filtres élaborés) f. Trier les champs du tableau g. Modifier un champ du tableau h. Dupliquer un champ du tableau i. Convertir un champ du tableau j. Imprimer un tableau k. Connaitre le détail d un chiffre de la vue l. Changer de vue i. 1 - Vue Graphique ii. 2 - Vue Données iii. 3 Vue Détail m. Créer une vue n. Enregistrer la modification d une vue o. Fermer un tableau de bord ) GERER LES TABLEAUX DE BORD ) INSTALLATION XL Report

3 1) FINALITE D XL REPORT XL Report est un outil d analyse des données. Il permet la consultation et la mise au point de tableaux de bord. Un tableau de bord présente les informations sous trois formes principales : Présentation sous forme de tableaux (appelés Cubes). Présentation sous forme de graphiques. Présentation sous forme de liste de données. 2) ACCES A XL REPORT L accès à XL Report se fait via le menu Activité du logiciel Administrateur. 3) GESTION DES DROITS D ACCES A XL REPORT La gestion générale des droits d accès permet : d interdire l accès complet à XL Report d autoriser l accès à XL Report mais en interdisant l accès à la création de tableaux de bord et au menu de gestion des tableaux de bords. d interdire l accès à un tableau de bord en particulier. 2

4 3 Version 9.3

5 4) PRESENTATION DE L ESPACE DE TRAVAIL a. Ecran général Navigateur Zone affichant les données du tableau de bord b. Le navigateur Le navigateur est composé de catégories paramétrables par l utilisateur et de tableaux de bord. 4

6 Catégorie Tableau de bord Bar Agrandissement / Réduction (Permet d augmenter l espace d affichage des données) Bouton Agrandissement / Réduction c. La zone de données Destinée à afficher le résultat du tableau de bord. Un clic droit sur cet espace affiche une liste permettant d accéder aux différents éléments de la barre d outils. 5

7 d. La barre d outil i. Barre de gestion des tableaux de bord Créer un tableau de bord Ajouter un tableau de bord Enregistrer un tableau de bord Copier un tableau de bord Rafraichir un tableau de bord Fermer le tableau de bord ii. Barre de gestion du navigateur Organiser les tableaux de bord dans le navigateur Définir les paramètres généraux de présentation iii. Barre de présentation des données Créer une autre vue Afficher une autre vue Imprimer une vue Rafraichir l univers 6

8 iv. Barre d ajout de données Affiche la liste des champs Filtre les données v. Barre d ajout des cubes Créer un cube Ajouter un cube Modifier un cube Enregistrer un cube Partie non traitée dans la notice. Points nécessitant des connaissances SQL Renommer un cube Enlever un cube 5) PAS A PAS POUR EXPLOITER UN TABLEAU DE BORD a. Afficher un tableau de bord Dans le navigateur cliquez sur un tableau de bord présent dans le navigateur. Selon le tableau de bord choisi une fenêtre de sélection peut être affichée. Cliquez par exemple sur le tableau de bord : Chiffre d affaires de la catégorie «Activité» La sélection suivante est proposée 7

9 Procédez à la sélection souhaitée. Le tableau de bord affiche les informations demandées de la manière suivante : Les informations sont présentées sous la forme d un tableau. En ligne nous avons le «type de pièces» En colonne nous avons les «caisses utilisées» L intersection affiche le «Total TTC». Note : ce résultat est nommé «vue». Un tableau de bord peut pour un même résultat présenter différentes vues : Une vue en tableau ou «Cube» Une vue en graphique Une vue en donnée 8

10 b. Rafraichir les données Les contenus des différentes vues peuvent être rafraichies de nouvelles données en cours. Pour demander un rafraichissement des données, cliquer sur le bouton : (Rafraichir l univers ) Toutes les vues d un tableau de bord seront alors rafraichies. Si vous souhaitez rafraichir les vues individuellement, utiliser le bouton : (Rafraichir un tableau de bord). Les paramètres d exécutions de chacune des vues seront alors proposés. c. Présentation des zones du tableau Un tableau possède des zones servant présenter les données. A : «Zone des lignes» B : «Zone des colonnes» C : «Zone des données» D : «Zone des filtres» d. Compléter le tableau avec des informations supplémentaires Les tableaux fournis par défaut peuvent être complétés par l utilisateur. Cette opération va consister à insérer de nouveaux champs dans l une des zones du tableau par des fonctions de «glisser /déplacer». i. Par réorganisation des champs Ex : Déplacer le champ «Position» de la zone des filtres vers la zone des lignes. 9

11 Le tableau présente alors la double information «Position» et «Pièces» en ligne. En cliquant sur le + nous avons la répartition de l encours par type de pièce et par caisse. ii. Par ajout de nouveaux champs Cliquer sur le bouton «Afficher la liste des champs». Une nouvelle fenêtre listant tous les champs disponibles est affichée. 10

12 Utiliser les fonctions de Glisser / Déplacer pour compléter le tableau. Ex : glisser le champ «Marge» dans la «zone des données». Le champ disparait de la fenêtre. L application remet en forme le tableau et affiche les valeurs pour le champ «Marge». Le tableau présente alors le montant de Marge par «type de pièces» et par «Caisse». e. Filtrer le tableau i. En utilisant les champs du tableau (Filtres rapides) Chaque champs disposé sur le tableau autorise l utilisation de filtres. L accès au filtre est réalisé par le bouton : Ex : avec le champ «Piece» de la zone des lignes 11

13 La sélection de ce filtre permettra de restreindre l affichage des valeurs du tableau aux «Factures». Dès qu un filtre est posé, le bouton change de couleur : (Passe de Noir à Bleu). Pour rétablir toutes les valeurs cocher l option «Tous» du champ filtré. ii. En utilisant les champs disposés dans la zone de filtres Cette méthode permet de filtrer sur des valeurs non présentes dans le tableau. La procédure est la même que le point précédent. iii. En utilisant la gestion générale des filtres (Filtres élaborés) Cliquer sur le bouton «Afficher le dialogue de filtrage». La fenêtre suivante vous permet de construire des filtres sur plusieurs critères. 12

14 Lorsque le filtre est appliqué, le pied du tableau vous indique la présence de ce filtre. A tout moment ce dernier peut être dévalidé ou retiré. f. Trier les champs du tableau Les champs présents sur les zones des lignes et des colonnes autorisent des tris. Un simple clic sur le champ tri le tableau selon l ordre voulu. g. Modifier un champ du tableau Tous les champs du tableau sont modifiables Un clic droit sur le champ d un tableau permet de modifier ce dernier. Ex : Passer le nombre de décimales du champ «Total TTC» à zéro et passer la couleur du texte en rouge. 13

15 Le tableau appliquera ces nouveaux paramètres. h. Dupliquer un champ du tableau Les champs du tableaux peuvent être dupliqués afin de réaliser une transformation du champs. Imaginons que nous souhaitions exprimer en pourcentage le «Total TTC». 14

16 La première étape va consister à dupliquer le champ : Définir un nouveau nom et libellé Le champ se positionne automatique dans la zone des filtres Procéder à la modification du champ «Total TTC en pct» par clic droit 15

17 Puis de Glisser / Deplacer le champ dans la zone des données. i. Convertir un champ du tableau Imaginons que nous souhaitions analyser le Chiffre d affaires selon les mois. Déplacer le champ «Caisse» dans la fenêtre contenant la liste des champs et ajouter le champ «Date piece» dans la zone des colonnes. 16

18 Faire un clic droit sur le champ «date piece» et demander un regroupement par mois Le tableau présentera alors le Total TTC selon les différents mois de l année ayant eut des ventes. 17

19 j. Imprimer un tableau Cliquer sur le bouton» Imprimer la vue». Un aperçu de la vue est présentée. Cette aperçu possède différents paramétrages de mise en forme de l impression. k. Connaitre le détail d un chiffre de la vue Il est possible de connaitre les éléments ayant servis au calcul de la valeur du tableau. Imaginons que nous souhaitions connaitre le détail des factures affichant le total de 367 Euros. Un double clic sur le montant 367 permet d afficher la liste suivante et de contrôler les valeurs souhaitées. 18

20 Cette liste autorise différents paramétrages notamment : Des regroupements. Glisser / Déplacer le champ à regrouper dans la boite de regroupement. Des totalisations. Clic droit dans le pied de colonne. 19

21 Sélection de champs. Clic gauche sur la case : Afin de revenir à la vue tableau utiliser la touche <ECHAP>. l. Changer de vue Lorsque l on est positionné sur une vue «Cube» il est possible de changer cette vue. Cette fonction transforme la vue selon la sélection. Cliquer sur le bouton : «Afficher une autre vue» 2 choix sont alors possibles : i. 1 - Vue Graphique 20

22 La vue tableau ou «cube» se transforme alors en vue Graphique : Le graphique affiche le total des zones de lignes. (Dans notre exemple : Facture et Journal) Si l on clique sur l une des «Barres», le graphique affiche alors le détail par Caisse. Note : Une vue Graphique dépend d une vue «Cube». Si la vue «Cube» ne possède aucun champ, il n est pas possible d afficher le graphique. Barre d outil du graphique : Permet de sélectionner le type de graphique souhaité. Permet de contrôler les informations affichées sur le graphique. Choix des séries, Titre, Affichage et position de la légende. Permet d afficher les totaux par «Piece» (Dans notre exemple) Permet d afficher les totaux par «Caisse» (Dans notre exemple) 21

23 A partir d une vue «Cube» les touches de fonctions F5, F6, F7, F8 sont utilisables pour passer d une vue à l autre. ii. 2 - Vue Données Dans cette vue, les informations du tableau (Cube) sont affichées en liste. Veuillez vous reporter au point J pour connaitre les différents paramétrages possibles. iii. 3 Vue Détail La vue détail, permet d analyser la valeur d un chiffre du tableau. Veuillez vous reporter au point J pour sa mise en œuvre et son utilisation. m. Créer une vue Les fonctions de création de vues permettent les affichages et les fonctions évoquées dans le point k avec l intérêt supplémentaire de juxtaposer les vues. Ex : Je souhaite avoir à l écran à la fois le «Cube» et le graphique. 22

24 n. Enregistrer la modification d une vue Toute modification apportée sur un tableau de bord peut être sauvegardé. (Modification de l affichage d une vue, création d une nouvelle vue). Pour enregistrer les modifications d un tableau de bord se déplacer dans le menu : Fichiers / Enregistrer un tableau de bord. (Les tableaux de bord livrés par la société XL Soft ne peuvent être modifiés). Lors de l enregistrement, le logiciel vous propose de l enregistrer sous un nouveau nom. o. Fermer un tableau de bord Pour passer d un tableau de bord à un autre, il convient d abord de fermer celui qui est à l écran. 23

25 Vous pouvez utiliser le bouton prévu à cet effet : «Fermer le tableau de bord». ou faire un clic droit sur la vue et demander: 6) GERER LES TABLEAUX DE BORD Il est possible de modifier les catégories ainsi que l affichage des tableaux de bord. de renommer, d enlever des tableaux de bord, de les commenter, de les rendre visibles. Pour réaliser ce type d opération utilisez le bouton : bord. ou le menu Outils /Gérer mes tableaux de Modifier les informations concernant les tableaux de bord. Cliquer sur le tableau de bord et procédez aux différentes modifications sur la partie droite de la fiche. Renommer le tableau de bord Ne plus afficher le tableau Décrire le tableau de bord Ajout d un nouveau tableau fourni par XL Soft Enlever un tableau de liste 24

26 Modifier les informations concernant les catégories Cliquer sur la catégorie et procédez aux différentes modifications sur la partie droite de la fiche. 25

27 7) INSTALLATION XL Report L installation du module XLReport ne peut se faire que via Internet. Il est donc indispensable d avoir une connexion Web valide. XLReport étant un module, la licence acquise devra intégrer cet élément et l Administrateur sera bien évidemment sérialisé avec cette licence. La sérialisation effectuée avec succès, on ira dans «Aide-A propos» afin d effectuer une Mise à jour. 26

28 On confirmera la recherche des mises à jour. Après plusieurs passes de téléchargement, on doit voir apparaitre le chargement des modules XLReport 27

29 On laissera éxécuter la mise à jour jusqu au message ci-dessous : Aller dans «Activité» puis clic droit sur une des icônes (Vendeurs par exemple), Plus de commandes : 28

30 Il suffit alors de cocher la rubrique XLReport Quitter l application et la relancer, l icône XLReport doit alors apparaitre dans le bandeau «Activité» Le module XLReport est déployé. 29

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