Mise en place du service de prise de rendez-vous par Internet/Smartphone

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1 1 Mise en place du service de prise de rendez-vous par Internet/Smartphone Version /05/2015 Rendez-vous sur le site Saisir votre numéro de site (= code client VetoPartner pour les cliniques qui ne travaillent pas en multi-sites) Le numéro de votre site se trouve dans le logiciel VetoPartner : menu «Configuration/Mes préférences», puis bouton orange «coordonnées de la clinique». Ce numéro vous a aussi été donné sur papier lors de votre équipement avec VetoPartner. Saisir l adresse de votre clinique ainsi qu un mot de passe Cliquer ensuite sur le bouton vert «poursuivre». Etape 4 Saisir les coordonnées de votre clinique Cliquer ensuite sur le bouton vert «poursuivre». Etape 5 Saisir un nom de dossier Ce nom de dossier sera utilisé pour créer un lien vers lequel pointera le site Internet de votre clinique pour que vos clients puissent prendre rendez-vous sans avoir besoin de téléphoner à la clinique. Vos clients n auront pas besoin de connaître ce lien. Il sera uniquement nécessaire pour les cliniques qui ne possèdent pas de site Internet. Cliquer ensuite sur le bouton vert «tester cette adresse».

2 2 Etape 6 Confirmation du lien Si aucune clinique n utilise le même nom que la vôtre, alors il vous reste à confirmer en cliquant sur le bouton vert «Confirmer (c est irréversible)». Sinon, saisir un nom de dossier différent. Etape 7 C est presque terminé! (déjà? ) Il ne vous reste plus qu à personnaliser le système. Descendre avec l ascenseur afin de modifier si nécessaire la grammaire (selon le nom de votre clinique). Vérifier les paramètres par défaut, puis cliquer sur le bouton bleu «Enregistrer» Etape 8 Mettre en place le lien entre mon site Internet et la plateforme de prise de rendez-vous TRES IMPORTANT : VetoPartner n a aucun moyen d intervenir et de modifier votre site Internet. Pour que vos clients puissent accéder au service de prise de rendez-vous, il ne vous reste qu à insérer un lien sur votre site Internet (ou une image sur laquelle vos clients cliqueront). Pour un maximum d impact, nous vous conseillons de placer un lien sur la page d accueil du site Internet de la clinique. Qui peut mettre en place ce lien? VetoPartner ne peut pas le faire. Seul vous-même ou le prestataire en charge du site peuvent le faire. C est possible pour tous les sites Internet. Il ne faut que quelques minutes pour cette simplissime intervention. Tout est expliqué sur le site C est un simple «copier-coller» à réaliser Exemple avec notre site de démonstration :

3 3 Paramétrage de VetoPartner, une fois que le service de prise de rendez-vous a été mis en place (voir la page précédente) Placer vous devant VetoPartner. Peu importe la machine, à partir du moment où elle a accès à Internet. Cliquer sur l icône en haut à gauche de l écran, ou choisir le menu «Configuration/Services Internet». Indiquer votre mot de passe d accès aux services : Cliquer sur le bouton bleu «définir», et saisir votre mot de passe. Vous pourrez à l avenir changer ce mot de passe avec le bouton vert «changer» si vous avez modifié le mot de passe au niveau de la plateforme Activer le service de prise de rendez-vous par Internet et Smartphone Cliquer sur le bouton bleu «mettre en place». Patienter le temps nécessaire à la préparation. FIN C est terminé.

4 4 Utilisation de VetoPartner et des rendez-vous par Internet et smartphone L objectif est de permettre à vos clients de ne prendre des rendez-vous que sur certaines plages horaires, pour certains vétérinaires seulement, et pour certains motifs seulement. En revanche, vos clients pourront prendre rendez-vous 24h/24, sans avoir besoin de faire sonner le téléphone de la clinique, libérant ainsi du temps pour vos assistantes. Les rendez-vous pris par Internet et Smartphone s afficheront sur le planning de VetoPartner. Il n y a pas de risque de prendre 2 rendez-vous en même temps. Définir les motifs de rendez-vous Cette étape est sans doute déjà réalisée si vous travaillez avec le planning de VetoPartner. Vérifions tout de même : ouvrir le planning, et cliquer sur le bouton bleu «Préférences» en bas à droite de l écran. Cliquer sur l onglet «Motifs». Vérifier dans la liste que les motifs que vous voulez rendre possibles sur Internet sont bien présents. Valider les préférences en cliquant sur le bouton vert «OK». Choisir les utilisateurs visibles sur Internet Cliquer en bas à droite de l écran sur le bouton bleu «Planning sur Internet». Dans la fenêtre, cliquer sur le bouton vert «Choisir les vétérinaires». Cocher les vétérinaires avec lesquels il sera possible de prendre rendez-vous par Internet. Eventuellement, donner un nom/libellé différent si vous souhaitez qu ils apparaissent sous un autre libellé (les noms sont toujours en majuscules dans VetoPartner. Vous souhaiterez peut-être introduire des minuscules pour Internet). Choisir les motifs possibles sur Internet Dans la fenêtre, cliquer sur le bouton vert «Choisir les motifs». Le principe consiste à créer un groupe de motifs. Pour certaines utilisations poussées, plusieurs groupes de motifs peuvent être créés. Pour l instant, restons simples : créons un seul groupe de motifs. Nommons ce groupe «Motifs classiques». Renseigner une couleur, et cocher les motifs possibles pour ce groupe. Par exemple «Retrait de fils», «consultation 1 chat», «consultation 1 chien», «vaccin 1 chat»

5 5 Etape 4 Choisir les plages horaires sur lesquelles vos clients pourront prendre rendez-vous C est la dernière étape. Elle fonctionne exactement de la même manière que la «peinture» du planning. Il vous suffit de sélectionner une plage horaire avec la souris, puis de faire «clic-droit» pour l associer à un groupe de motifs. De cette manière, vous donnez la possibilité à vos clients de prendre certains types de rendez-vous, à des horaires précis, avec un vétérinaire précis. Pour définir ces plages horaires, faire «clic-droit/plages horaires rendez-vous par Internet» sur le planning. IMPORTANT à comprendre : Lorsque vous réalisez des modifications de paramétrage dans VetoPartner, ou lorsque vous modifiez le planning : les changements ne se reflètent pas instantanément sur la plateforme Internet. Il faut simplement le temps que la synchronisation se fasse. C est rapide. La fréquence est d environ 2 minutes. Quelle machine de mon réseau synchronise les rendez-vous avec la plateforme Internet? La première machine que vous allumez le matin et sur laquelle vous lancer VetoPartner s occupera de ce travail toute seule. Si VetoPartner est fermé sur cette machine, alors une autre machine du réseau prendra le relais sans aucune intervention de votre part. Quels navigateurs Internet utiliser? Google Chrome (sans doute le meilleur) FireFox Opera Safari Eviter d utiliser Internet Explorer!!!