SCOLARIA Guide de l utilisateur - Procédure d affectation et de répartition des membres de la réserve de suppléants Version juin 2015

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1 Scolaria: Guide de l utilisateur pour les chargés de cours., membres de la réserve de suppléants qui souhaitent faire une demande de répartition d office ou une demande de répartition, ainsi que pour les remplaçants qui souhaitent faire une demande d affectation dans l application Scolaria. SCOLARIA Guide de l utilisateur - Procédure d affectation et de répartition des membres de la réserve de suppléants Version juin 2015 Version juin 2015 Procédure de répartition d office et de répartition dans le cadre de la liste 2bis La procédure de répartition d office et de répartition des membres de la réserve de suppléants se déroule en 4 phases: 29 juin au 3/6 juillet 2015: Consultation par les concernés de la liste de classement des membres de la réserve de suppléants publiée via Scolaria. 3 6 juillet 2015: Mise en ligne d une version actualisée de la liste de classement. 2 au 10 juillet 2015 à 17h00: Demande de répartition d'office saisie dans Scolaria pour le 10 juillet 2015 à 17h00 au plus tard. Le 15 juillet 2015, en fin d après-midi: publication dans Scolaria de la liste des répartitions d'office. 16 au 20 juillet 2015 à 17h00: Le 16 juillet 2015, en fin d après-midi: publication sur le site Internet du Ministère (www.men.lu) de la liste 2bis des tâches et postes vacants.pour les chargés de cours qui n'ont pas encore été répartis: Demande de répartition dans le cadre de la liste 2bis saisie dans Scolaria pour le 20 juillet 2015 à 17h00 au plus tard. 21 au 27 juillet 2015 Les membres de la réserve de suppléants qui n ont pas pu être répartis comme suite à leur demande sont contactés par les agents du ministère par téléphone en vue d une nouvelle affectation et d une nouvelle répartition pour l année scolaire juillet 2015, en fin d après-midi: publication au plus tard des nouvelles répartitions/ affectations dans le cadre de la liste 2bis sur le site du ministère (men.lu). Les candidats ayant participé à la session 2015 du concours réglant l accès à la fonction d instituteur et qui ne se sont pas classés en rang utile ou bien qui ont échoué à l examen mais qui sont en possession d une attestation de réussite de leurs études d instituteur peuvent également faire une demande d affectation dans le cadre de la liste 2bis en vue d obtenir une affectation et une répartition pour l année scolaire (voir page suivante) Les personnes qui disposent d une attestation habilitant à faire des remplacements peuvent également faire une demande d affectation dans le cadre de la liste 2bis en vue d obtenir une affectation pour l année scolaire Page 1/11

2 SCOLARIA Guide de l utilisateur - Procédure d affectation et de répartition des membres de la réserve de suppléants Version juin 2015 Vu les délais assez courts pour saisir la demande d affectation, il est important de s'assurer à temps d'être en mesure d'accéder à l'application Scolaria via LUXTRUST. Accès à l application Le portail applicatif du Ministère est accessible en ligne à l'adresse L'accès aux applications se fait exclusivement au moyen d'un produit Luxtrust (carte, clé ou token). Veuillez noter que vous pouvez utiliser un produit Luxtrust que vous possédez déjà à titre privé ou professionnel pour vous connecter à l application. Il suffit de l enregistrer auparavant sur De plus amples informations sur l accès aux applications du Ministère par Luxtrust sont disponibles en ligne à l adresse Une fois connecté sur les applications du MEN s'affichent. En tant qu enseignant(e), vous avez en principe accès à l'application Scolaria: Pour des raisons de sécurité, le portail applicatif n'est pas accessible depuis un fournisseur d'accès à l'étranger. lance l'application Scolaria envoie un à Au cas où rien ne se passe après avoir cliqué sur, le bloqueur pop-up de votre navigateur a probablement empêché l'application de s'ouvrir. affiche une page d'information sur l'application affiche la liste des guides de l'utilisateur disponibles Dans ce cas, cherchez dans le coin supérieur droit de votre navigateur une icône ou un message qui indiquent le bloquage. Cliquez dessus et acceptez les popups de manière générale ou créez une exception pour l'adresse https://ssl.education.lu Si vous ne disposez pas encore d'un produit Luxtrust, nous vous conseillons de vous procurer un token auprès de votre banque ou d en faire la demande (gratuite) via le site Le délai de livraison d un token Luxtrust commandé sur iam.education.lu est de 10 à 15 jours ouvrables, celui d un token commandé auprès d une banque est en moyenne de 3 à 10 jours ouvrables. Si vous ne disposez pas d un produit Luxtrust opérationnel ou si votre produit Luxtrust s avère défectueux ou introuvable le jour de la demande, la seule possibilité de faire votre demande est de vous rendre au ministère, muni(e) de votre carte d identité et ayant préalablement pris rendez-vous, pour y effectuer votre demande. Il va de soi qu il s agit ici d une solution de dépannage dont l usage doit être limité au strict minimum. Les personnes ayant terminé leurs études d instituteur et pouvant présenter une attestation de réussite mais qui ne disposent pas encore d attestation habilitant à faire des remplacements doivent figurer dans la base de données du ministère pour pouvoir accéder à l application Scolaria et y faire leur demande. Ces personnes sont priés de transmettre leur dossier dans les meilleurs délais à Mme Theis Mireille, Bureau 209, 29,rue Aldringen L-2926 Luxembourg. La liste des pièces à fournir - en plus de l attestation de réussite - peut être consultée sur Rubrique Espace Remplaçants. Pour plus de renseignements, veuillez contacter Mme Theis au ou par à Page 2/11

3 Pour pouvoir accéder à l application Scolaria, votre certificat Luxtrust doit préalablement être enregistré sur Pour ce faire, vous devez vous connecter au bureau virtuel avec vos login et mot de passe IAM. Vous avez oublié votre login et/ou votre mot de passe IAM? 1. Connectez-vous sur et sélectionnez l option 'Perte/oubli du mot de passe demande nouveau code d activation' en appuyant sur 2. Entrez ensuite votre matricule au format AAAAMMJJXXX, gardez l option courrier postal sélectionnée et cliquez sur. 3. Un code d activation vous sera envoyé par courrier postal dans les 3 jours ouvrables. 4. Retournez sur la page et choisissez cette fois l'option Activation compte. 5. Saisissez ensuite votre matricule, votre nom d'utilisateur et le code d'activation (qui vous sont communiqués dans le courrier postal) et cliquez sur. 6. Définissez vous-même un nouveau mot de passe (8 caractères au minimum dont 2 caractères spéciaux et saisissez-le deux fois de suite pour éviter les fautes de frappe. 7. Votre nouveau mot de passe est immédiatement opérationnel. Si jamais ce courrier ne vous est pas parvenu après une semaine, veuillez contacter le Helpdesk CGIE (Tel , pour voir si votre adresse postale est correctement saisie dans la base de données du MENJE. 8. Si vous rencontrez des problèmes lors de cette procédure, adressez vous au Helpdesk CGIE par à ou par tél. au La procédure d'affectation et de répartition des enseignants de l'enseignement fondamental prévoit 3 listes: Procédure d affectation et de répartition mai 4 juin 2015 Les membres de la réserve de suppléants et les autres remplaçants prennent connaissance des postes de la liste 2 en relation avec leur demande de répartition d office ainsi que de la liste 2bis en ce qui concerne les demandes de répartition resp. d affectation. affectation / répartition des chargés de cours (réserve de suppléants et autres) 2 juillet 9 juillet juillet 27 juillet 2015 La liste 2 est publiée sur le site Internet du Ministère (www.men.lu, rubrique actualités ) à partir du 2 juillet 2015, en fin d après-midi. La liste 2bis est publiée sur le site Internet du Ministère (www.men.lu, rubrique actualités ) à partir du 16 juillet 2015, en fin d après-midi. Page 3/11

4 1. Liste du classement Du 29 juin au 3/6 juillet 2015, les membres de la réserve de suppléants auront accès, sur leur page personnelle dans Scolaria, au bouton Réserve de suppléants: classement. Ce bouton leur affiche un fichier PDF avec la liste de tous les membres de la réserve de suppléants dans l'ordre de leur priorité. Le classement est établi selon la catégorie dans la réserve, le nombre d années de service et l'âge de l'agent. Réserve de suppléants:classsment Une version actualisée de la liste du classement sera publiée le 3 juillet 2015 dans l application Scolaria. Pour toute question concernant le classement, veuillez vous adresser à Monsieur Jean SCHRAM, instituteur-attaché (Tel , Pour retrouver rapidement votre nom dans la liste, activez la fonction de recherche dans Acrobat Reader avec [CTRL] + F ou sélectionnez dans le menu 'Edit/Bearbeiten' l'option 'Find/Suchen'. Tapez ensuite votre nom dans le champ qui s'affiche dans le coin supérieur droit et cliquez sur pour rechercher votre nom dans la Réserve de suppléants: catégories Art Art Art Art Art Art diplôme d'études supérieures, concours réussi, classé en rang utile diplôme d'études supérieures, conditions de langues remplies, échec au concours détenteurs du certificat de qualification (loi mod. du ) détenteurs d'une attestation d'admissibilité à la réserve (loi mod. du ) détenteurs du certificat de formation (loi 2009) chargés de cours repris dans le cadre de la loi 2009 Si la liste ne s'affichait pas, vérifiez les paramètres 'blocage popup' de votre navigateur. Le helpdesk CGIE se tient à votre disposition au Tel ou à en cas de problèmes. Page 4/11

5 2A. Demande de répartition d'office Du 2 au 10 juillet 2015 à 17h00, les membres de la réserve de suppléants auront accès, sur leur page personnelle dans Scolaria, au bouton Demande de répartition d office. Utilisez ce bouton uniquement si vous souhaitez être réparti(e) d office à la commune/au syndicat / à la classe ou école de l Etat à laquelle/auquel vous étiez réparti(e) en Réserve de suppléants: classement Demande de répartition d office A partir de l année scolaire , les chargés de cours, membres de la réserve de suppléants ne sont plus directement affectés à une commune, un syndicat ou une classe ou école de l Etat, mais soit à un bureau régional, soit à un arrondissement pour être répartis par la suite à une commune, un syndicat ou une classe ou école de l Etat. Si avez été affecté(e) à un bureau régional en , cette affectation est valable pour une durée de 5 ans, soit jusqu à la fin de l année scolaire Vous n avez pas besoin de faire une nouvelle demande d affectation/de répartition durant cette période. Si vous avez été affecté(e) à un arrondissement en , vous avez également été réparti(e) dans une commune (resp. syndicat ou classe/école de l Etat). Dans ce cas, vous devez - soit demander une répartition d office dans la commune (syndicat ou école/classe de l Etat) dans laquelle vous avez travaillé en ; - soit faire une demande de répartition dans le cadre de la liste 2bis pour un poste dans une commune (syndicat ou école/classe de l Etat) dans l arrondissement dans lequel vous êtes affecté(e). Si vous n avez pas pu être réparti(e) d office, vous devez également faire une demande dans le cadre de la liste 2bis. La fenêtre suivante d'affiche: Demande de répartition d office 2015/2016 Demande de répartition d office Indiquez ici combien de leçons d'enseignement vous êtes prêt(e) à assurer en : votre préférence ainsi que vos minima et maxima acceptés. Attention: Si les postes disponibles ne figurent pas dans les limites saisies ici, la répartition d office ne pourra pas être effectuée. Cliquez sur poste. pour créer un choix de Imprimer demande de répartition d office Si vous êtes affecté(e) à un bureau régional, vous n avez pas besoin de faire ni de demande de répartition d office, ni de demande de répartition. Page 5/11

6 Sélectionnez ensuite la commune et la désignation du poste avec lequel vous souhaitez être réparti(e) d office et cliquez sur Les communes et les désignations des postes contenues dans les menus déroulants sont celles de la liste 2. Le cas échéant, nous vous conseillons de contacter le service de l'enseignement de votre commune ou le president du comité d école pour savoir quel poste/quelle tâche correspondra en à votre occupation actuelle. Il est possible de saisir plusieurs postes dans la demande de répartition, pour autant qu ils se trouvent dans la commune/le syndicat à laquelle/auquel vous étiez réparti(e) en Pour ce faire, cliquez à nouveau sur. Dans le cadre de la demande de répartition d office, vous pouvez uniquement choisir des postes dans la commune (syndicat, école de l Etat) dans laquelle vous étiez réparti(e) en Une version 'papier' de tous les postes publiés sur la liste 2 peut être téléchargée sur le site du Ministère (www.men.lu, Rubrique actualités ) à partir du 2 er juillet 2015, en fin d après-midi. Tant que la demande n'a pas été imprimée à l'aide du bouton, Imprimer demande de répartition d office vous pouvez toujours modifier ( ) ou supprimer ( ) vos choix. Diekirch Diekirch Diekirch C1 1p 100% Diekirch C1 1p SUR 75% A13-14 Diekirch C1 1p SUR 50% A13-14 Il est aussi possible de changer la priorité des choix en cliquant sur et ensuite sur Le bouton permet d'effacer tous les choix et de recommencer la saisie. Cette fonction est uniquement disponible si vous n'avez pas encore imprimé la demande. Une fois le choix des postes effectué, cliquez sur pour enregistrer vos données et générer une version papier de votre demande. Imprimer demande de répartition d office Vérifiez bien vos choix et priorités avant de cliquer sur Imprimer demande de répartition d office! Aucune modification ne sera possible ultérieurement! Si jamais vous aviez imprimé la demande et que vous constatez une erreur, contactez le service de l Enseignement fondamental au Tel ou par à Page 6/11

7 La fonction liste de vos préférences. Imprimer demande de répartition d office génère un fichier PDF qui contient votre demande ainsi que la Vu que la connection à l application Scolaria se fait désormais exclusivement par certificat Luxtrust, il n est plus nécessaire de faire parvenir un document papier au ministère! Veuillez toutefois imprimer la demande et l annexe et les conserver pour vos dossiers. Il se peut qu'il ne se passe rien quand vous cliquez sur Imprimer demande de répartition d office Dans ce cas, vérifiez que votre navigateur ne bloque les fenêtres popup et que le logiciel Acrobat soit installé sur votre ordinateur. Parfois il est utile de changer de navigateur (firefox, internet explorer, chrome). En cas de problèmes, n'hésitez pas de contactez le service de l Enseignement fondamental au Tel ou par à Le 15 juillet 2015 en fin d après-midi, la liste des répartitions d'office pour est publiée dans Scolaria. Vous pouvez la consulter sur la page de vos informations personnelles pour voir si le ministère a su donner une suite favoraà votre demande. sur ble Si oui, vous n'avez plus besoin de faire d'autres démarches. Si non, vous devez faire une demande de répartition dans le cadre de la liste 2bis. (voir ci-après) 2B. Vérification de la liste de répartition d office A partir du 15 juillet 2015 dans le courant de l après-midi, les membres de la réserve de suppléants auront accès, sur leur page personnelle dans Scolaria, via le bouton Répartitions Réaffectations d office à une version PDF de la liste de tous les membres de la réserve de suppléants qui ont pu être répartis à leur commune, syndicat ou école/classe de l Etat de dans le cadre des opérations de répartition d office. Réaffectations Répartitions d office Demande de répartition/d affectation Page 7/11

8 Pour retrouver rapidement votre nom dans la liste, activez la fonction de recherche dans Acrobat Reader avec [CTRL] + F ou sélectionnez dans le menu 'Edit/Bearbeiten' l'option 'Find/Suchen'. Tapez ensuite votre nom dans le champ qui s'affiche dans le coin supérieur droit et cliquez sur pour rechercher votre nom dans la liste. Si votre nom ne figure pas sur la liste, vous n avez pas pu être réaffecté(e) d office. Dans ce cas, veuillez faire une demande de répartition dans le cadre de la liste 2bis. Pour plus d informations sur les répartitions d office effectuées, n hésitez pas à contacter M. Jean Schram, de préférence par courriel à Nom Prénom Année naissance Désignation du poste / de la tâche Demande d affectation / de répartition dans le cadre de la liste 2bis pour les membres de la réserve des suppléants qui n ont pas pu être répartis d office, les candidats au concours 2015 qui ne se sont pas classés en rang utile ou qui ont échoué ainsi que pour les remplaçants. A partir du 16 juillet et jusqu'au 20 juillet 2015 à 17h00 les membres de la réserve des suppléants qui n'ont pas fait une demande de répartition d'office et ceux, pour lesquels la demande de répartition d office n'a pas pu être prise en considération, font une demande de répartition via Scolaria dans le cadre de la liste 2bis en utilisant le bouton Demande de d'affectation répartition disponible sur la page 'informations personnelles' dans Scolaria. Les candidats au concours d'accès à la fonction d'instituteur, session 2015 qui ne se sont pas classés en rang utile ou qui ont échoué à l'examen mais qui ont obtenu leur diplôme d'instituteur peuvent également postuler sur la liste 2bis. Consultations Demande de d'affectation répartition Les personnes qui disposent d une attestation habilitant à faire des remplacements peuvent également faire une demande sur la liste 2bis. Page 8/11

9 Demande d affectation ou de répartition 2015/2016 Indiquez ici, le nombre de leçons d'enseignement que vous êtes prêt(e) à assurer en : votre préférence ainsi que vos minima et maxima acceptés. Cliquez sur poste. pour créer un choix de Sélectionnez ensuite la commune et la désignation du poste qui vous intéressent et cliquez sur. Les communes et les désignations des postes contenues dans les menus déroulants sont celles de la liste 2bis. Vous pouvez saisir tous les postes qui vous intéressent en cliquant de nouveau sur Une version 'papier' de tous les postes publiés sur la liste 2bis peut être téléchargée sur le site du ministère (www.men.lu, Rubrique actualités ) à partir du 16 juillet Les agents qui n introduisent pas de demande valable dans les délais impartis seront répartis/affectés d office par le ministre. Attention: Les chargés de cours, membres de la réserve de suppléants peuvent uniquement postuler pour des postes dans l arrondissement dans lequel ils sont affectés. Tant que la demande n'a pas été imprimée à l'aide du bouton vous pouvez toujours modifier ( ) ou supprimer ( ) vos choix., Il est aussi possible de changer la priorité des choix en cliquant sur et ensuite sur. Page 9/11

10 Le bouton permet d'effacer tous les choix et de recommencer la saisie. Cette fonction est uniquement disponible si vous n'avez pas encore imprimé la demande. Une fois le choix des postes effectué, cliquez sur générer une version papier de votre demande. pour enregistrer vos données et Vérifiez bien vos choix et priorités avant de cliquer sur! Aucune modification ne sera possible ultérieurement! Si jamais vous aviez imprimé la demande et que vous constatez une erreur, contactez le service de l Enseignement fondamental au Tel ou par à La fonction de vos préférences. génère un fichier PDF qui contient votre demande ainsi que la liste Vérifiez que votre navigateur ne bloque les fenêtres popup et que le logiciel Acrobat Reader (ou similaire) soit installé sur votre ordinateur. Vu que la connection à l application Scolaria se fait désormais exclusivement par certificat Luxtrust, il n est plus nécessaire de faire parvenir un document papier au ministère! Veuillez toutefois imprimer la demande et l annexe et les conserver pour vos dossiers. Les affectations (article 27) et répartitions réalisées à la suite des demandes introduites pour le 20 juillet 2015 seront publiées au plus tard sur le site Internet du ministère le lundi, 27 juillet 2015 en cours de journée. Les personnes concernées seront également informées par courrier électronique. Les membres de la réserve de suppléants sont priés de rester joignables par téléphone mobile du 20 au 27 juillet 2015, en vue de finaliser leur répartition, le cas échéant. Pour toute question concernant la procédure d affectation et de répartition, n hésitez pas de contacter le service de l Enseignement fondamental: Tel.: Pour toute question d ordre technique concernant l accès à l application, l activation la procédure de (ré)affectation, n hésitez pas de contacter le Helpdesk CGIE: Tel.: Page 10/11

11 La procédure en résumé / Consultation de la liste de classement dans Scolaria apps.education.lu pas de répartition d'office souhaitée? à 17h00 Demande de répartition d'office dans Scolaria apps.education.lu , fin d après-midi Publication des répartitions d'office apps.education.lu Vous êtes réparti(e) d'office? Vous n'êtes pas réparti(e) d'office? Publication de la liste 2bis à 17h00 Demande de répartition / d'affectation (art. 27) apps.education.lu Contact évt. par tel. par agents du Ministère 23./ Concertation Ministère/Inspectorat au plus tard Publication des répartitions et affectations liste 2bis Il y a lieu de remarquer que l occupation des postes est du ressort des autorités communales et se fait dans le cadre de l organisation scolaire. Pour tout renseignement supplémentaire concernant les différentes tâches, prière de s adresser à l administration communale ou à l inspecteur d'arrondissement compétents. Vous êtes réparti(e)/affecté(e). Page 11/11

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