Procédure complémentaire

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1 Guide S Procédure complémentaire Dans Admission-Postbac, à l issue des trois phases d affectations de la procédure normale il reste d une part des places disponibles dans certaines formations et d autre part des candidats sans proposition soit parce qu ils n ont pas respecté le calendrier APB, soit parce qu ils n ont pas été admis sur un des vœux formulés. La procédure complémentaire APB est destinée à permettre à ces candidats sans proposition de postuler sur les formations disposant de places vacantes. Une formation en déficit n est pas mise automatiquement en procédure complémentaire, c est au responsable de la formation de faire la démarche dès le lendemain de l affichage des résultats de la deuxième phase d admission. Abréviations utilisées : O.A : Orientation active. IDF : Ile de France PN : Procédure normale PC : Procédure complémentaire PC L1 IDF : Procédure complémentaire pour les L1 à capacité contrainte en Ile de France (Traitement particulier) SOMMAIRE S-1 Population concernée par la procédure complémentaire... 2 S-2 Inscription des formations en PC... 3 S-3 Le dossier PC d un candidat... 3 S-4 Inscription des candidats à des formations en PC... 3 S-5 Examen des dossiers par les établissements d accueil... 4 S-6 Cas particulier des L1 IDF à capacité contraintes... 5 S-7 Interactions entre les différentes procédures... 6 S-8 Orientation active en PC... 6

2 2 S-1 POPULATION CONCERNEE PAR LA PROCEDURE COMPLEMENTAIRE CANDIDATS SANS PROPOSITION La PC s adresse aux candidats sans proposition durant les phases d admission de la procédure normale. Cette population comprend des candidats qui n ont pas fait de vœu en PN et des candidats qui ont fait des vœux, mais n ont pas eu de proposition (refusés ou toujours en attente sur ces vœux PN). CANDIDATS AVEC PROPOSITION Quelques cas de candidats avec proposition sur APB peuvent également postuler sur la PC, sous certaines conditions. Une des conditions est que le candidat doit démissionner de la PN pour pouvoir postuler en PC. CANDIDATS AVEC UNE PROPOSITION SUR UNE FORMATION SELECTIVE Les candidats avec une proposition sur une formation sélective et qui ne souhaitent plus suivre cette formation peuvent postuler en PC, mais seulement sur des formations non sélectives. Une telle démission s apparente à un changement de vœu, ce qui n est pas autorisé dans APB. Par contre, il est impossible réglementairement de refuser une inscription en L1 à un candidat bachelier de l année de l académie, d où l exception tolérée. CANDIDATS AVEC UNE PROPOSITION SUR UNE FORMATION NON SELECTIVE Les candidats ayant une proposition en formation non-sélective, peuvent postuler en PC sur l ensemble des formations proposées en PC, sous réserve que la proposition ne soit pas leur premier vœu. Il s agit au travers de cette souplesse accordée, de gérer les cas de candidats souhaitant prioritairement se diriger vers des filières sélectives et qui auront mal élaboré leur liste de vœux dans la PN (refusé ou en attente sur tous leurs vœux) et qui avaient mis un vœu L1 de précaution sur lequel ils ont été affectés d office. CANDIDATS EN DEMISSION AUTOMATIQUE Les candidats démissionnés car ils n ont pas répondu à la proposition qui leur a été faite sur APB peuvent demander leur réintégration à l établissement où ils étaient affectés. Si l établissement n a plus de places disponibles et refuse donc la réintégration du candidat sur sa proposition initiale mais lui permet, par son intervention (onglet «Admission», rubrique «Démissions»), de participer à la PC sur l ensemble des formations proposées. Ayant été démissionné et sa demande de réintégration refusée, il lui faut se trouver une nouvelle affectation. Par contre, si l établissement est d accord pour le réintégrer, il ne peut refuser cette proposition. CANDIDATS ETRANGERS Les candidats étrangers ne sont pas autorisés à s inscrire en PC. Le calendrier de la PC ne permet pas à ces candidats de pouvoir obtenir un visa dans des délais raisonnables pour commencer leurs études supérieures dès le début de l année scolaire. Sont concernés par cette restriction, tous les candidats de nationalité étrangère, ne remplissant pas au moins l une de ces conditions : Candidats possédant la nationalité française. Candidats possédant la nationalité d un pays de l UE, de l espace économique européen ou de la confédération Suisse (voir guide du candidat pour la liste des pays). Candidats titulaires du bac français. Candidats actuellement scolarisés en France Candidats actuellement scolarisés dans un pays de l UE, de l espace économique européen ou de la confédération Suisse (voir guide du candidat pour la liste des pays).

3 3 S-2 INSCRIPTION DES FORMATIONS EN PC Les établissements d accueil disposent d un tableau de bord (onglet «Admissions», rubrique «Procédure complémentaire») leur permettant de suivre le déroulement de la PC : paramétrage des formations participantes (inscription sortie de la PC, modification du nombre de candidats à appeler), suivi des demandes, accès aux dossiers des candidats et saisie des réponses. FORMATIONS SELECTIVES Il n y a pas d automatisme dans APB pour qu une formation sélective en déficit de candidats soit inscrite en PC. La PC nécessitant un suivi de la part du chef d établissement ou du responsable de la formation, une inscription automatique des formations en déficit n aurait qu un effet contre-productif, les demandes des candidats n étant dans ce cas jamais examinées. Ce sont donc les responsables de formation ou chef d établissement qui inscrivent une formation sélective en PC. Cette inscription ne peut par contre s effectuer qu à partir du moment où la liste des candidats classés en attente est épuisée. Dans le cas où une formation se retrouve en déficit après la dernière phase d admission, mais en n ayant pas épuisé ses listes d attente, il lui faudra passer par la gestion des listes d attente, pour rappeler prioritairement ces candidats. Pour les formations ayant utilisé les groupes, l ensemble des classements de tous les groupes doivent être épuisés avant de pouvoir inscrire la formation en PC. Cette règle pose des problèmes pour des formations qui ont géré l admission en groupe, avec des populations distinctes et qui souhaitent garder un équilibre dans le recrutement entre ces différentes populations. Pour palier à ce problème, les SAIO ont à leur disposition un bouton leur permettant de forcer l inscription d une formation en PC. Ils devront avant d effectuer cette opération s assurer de la validité de la demande. FORMATIONS NON SELECTIVES Les formations non sélectives sans limite de capacité sont inscrites de manière automatique en PC, dès le premier jour d ouverture de la procédure. Les universités peuvent ensuite les sortir de la PC lorsqu elles le souhaitent. Les formations non sélectives avec limite de capacité ne sont pas inscrites de manière automatique. Elles fonctionnent sur les mêmes principes que les formations sélectives (inscription par le responsable, épuisement des listes) SORTIE DE LA PC Un responsable de formation peut décider à tout instant de sortir une formation de la PC, notamment, lorsque le nombre de candidats à appeler a été atteint. Il n y a pas d automatisme à la sortie de la PC d une formation (sauf cas particulier L1 IDF). S-3 LE DOSSIER PC D UN CANDIDAT Les notes des bulletins trimestriels de l année font partie des éléments importants du dossier PC d un candidat. Les notes et appréciations des trois trimestres de l année de Terminale et de Première sont demandées. Certains, inscrits en PN, auront déjà une très grande partie de ces données renseignées. Aucune demande de formation sélective ne pourra être faite par un candidat n ayant pas renseigné ses notes. Il en sera de même pour une demande sur une L1 non sélective ayant activé le module d O.A PC. S-4 INSCRIPTION DES CANDIDATS A DES FORMATIONS EN PC CONDITIONS D INSCRIPTIONS A DES FORMATIONS EN PC L ensemble des conditions d inscription définies sur les formations en PN s appliquent également aux formations dès lors qu elles sont inscrite en PC (par exemple : conditions de classe d origine sur les CPGE et les MAN, conditions sur le baccalauréat français pour les L1, etc.).

4 4 Les règles sur les inscriptions en formations sélectives ou non sélectives en fonction de l état du dossier du candidat dans la PN ont été évoquées au 1. Une clause supplémentaire est à prendre en considération ; un candidat refusé sur une formation sélective en PN ne peut à nouveau candidater sur cette même formation dans la PC. Par contre, un candidat dont le dossier n aura pas été traité (dossier non reçu) le pourra. LES VŒUX EN PC NOMBRE DE VŒUX Le nombre de vœux en PC est limité à 12 par candidat. Il n y a pas de notion de classement des vœux PC entre eux. Un candidat dès lors qu il s inscrit à une formation est susceptible de recevoir un avis favorable à sa demande. DELAI DE REPONSE DU CANDIDAT Le candidat dispose de 8 jours pour donner une réponse à la proposition qui lui a été faite. A partir de début septembre, ce délai passe à 24 heures seulement. DELAI DE REPONSE DE L ETABLISSEMENT Il n y a pas de délai maximal pour qu un établissement donne une réponse. Par contre, un candidat peut démissionner d un de ses vœux si la réponse tarde trop. Ce vœu ne sera pas comptabilisé dans son total de 12. Pour les mentions de L1 non sélectives, il n y a pas de réponse de l établissement. Le candidat se voit proposer la formation dès son inscription et peut répondre à la proposition dans la foulée. Ce cas général n est pas valable dans les deux cas particuliers cidessous : Mention participant à l O.A PC, où l université dispose de 8 jours pour fournir un avis. Le candidat doit attendre l avis avant de pouvoir accepter la proposition. Mention de L1 des universités franciliennes (voir paragraphe spécifique plus loin). N.B : Toute proposition faite à un candidat dans le cadre de la PC générale fait l objet de l envoi d un mail indiquant au candidat la proposition qui lui est faite, et le délai de réponse qu il doit respecter. RETRAIT D UNE PROPOSITION Une formation peut retirer sa proposition à un candidat qui n aura pas répondu dans les délais impartis (8 jours ou 24 heures à partir de septembre). Attention, il n y a pas d automatisme, il s agit d une volonté de l établissement qui doit cliquer sur un bouton dans le dossier du candidat pour lui retirer la proposition. ACCEPTATION D UNE PROPOSITION PAR UN CANDIDAT Lorsqu un candidat accepte une proposition qui lui est faite en PC, il est automatiquement démissionné de l ensemble de ses autres demandes PC, et il ne peut plus formuler d autres vœux en PC. S-5 EXAMEN DES DOSSIERS PAR LES ETABLISSEMENTS D ACCUEIL EXAMEN DE DOSSIER Les formations d accueil disposent de l ensemble du dossier du candidat, à savoir : Notes et appréciation éventuellement saisies par les professeurs de Terminale Notes et appréciations saisies en ligne par les candidats, sur leurs classes de Terminale et de Première.

5 5 Détails sur la scolarité actuelle et antérieure du candidat (5 dernière années). Eléments du bac (série, spécialité, notes aux épreuves déjà passées) Décisions sur les éventuels vœux du candidat émis en PN. Après examen de ces éléments, les formations sélectives peuvent prononcer leur décision sur la demande du candidat. De même, les L1 participant à l O.A PC peuvent donner leur conseil. Si par erreur un candidat a été refusé, il est possible, via le module de consultation du dossier du candidat, d annuler ce refus et de lui faire une proposition d admission (exemple suivant), dans ce cas sur le tableau de suivi, cliquer sur le chiffre de la colonne «Dossiers refusés», cliquer sur le candidat concerné. Une fois les manipulations effectuées le dossier repassera dans la liste des «Dossiers à examiner». La même manipulation existe pour les candidats acceptés par erreur, dans ce cas, c est via la colonne «En attente de réponse» qu il faudra passer. NOMBRE DE CANDIDATS A APPELER S il n y a pas de sortie automatique d une formation de la PC lorsque le nombre de candidats à appeler est atteint, le site contrôle tout de même que le responsable de la formation ne puisse plus faire de proposition dès que le nombre de candidats à appeler est atteint. Si l utilisateur souhaite faire du surbooking, il peut éventuellement modifier son nombre de candidats à appeler, dans les limites autorisées. S-6 CAS PARTICULIER DES L1 IDF A CAPACITE CONTRAINTES Les L1 de catégorie 4 (examen du dossier par l université) sont traitées comme les formations sélectives en PC. La L1 de catégorie 5 (PACES IdF) n est pas ouverte en PC. Les L1 de catégorie 1 (capacité permettant d accueillir tous les candidats) sont traitées normalement en PC. Les L1 de catégories 2, 3 et 6, très demandées par les candidats, sont gérées de manière spécifique dans la PC. Pour ces L1, des priorités d affectation sont définies, pour permettre aux candidats bacheliers de l académie, puis des autres académies d ile de France de bénéficier d une place dans ces L1. Ce sont ces L1 qui sont traitées en «PCL1IDF». LA PROCEDURE PC L1 IDF Cette procédure consiste pour les candidats à effectuer une liste ordonnée de 6 à 12 vœux sur les L1 à capacité contrainte. Les candidats ont jusqu à début septembre pour finaliser leur liste. Une procédure de proposition d admission est appliquée, avec affichage des résultats aux candidats début septembre. Ne pourront participer à cette procédure que les candidats n ayant eu aucune proposition d admission dans le cadre de la PN, à l exception des candidats ayant été démissionnés pour non réponse et qui ayant fait une demande d annulation de cette démission, n auront pu être réintégrés par l établissement dans leur proposition initiale. AUTRES L1 D IDF

6 Certaines L1 de catégories 2, 3 et 6 ont des capacités moins contraintes que d autres. Sur ces formations dont la liste est arrêtée par les SAIO de Paris, Créteil et Versailles, les candidats bacheliers d IDF peuvent candidater dans les conditions de la PC générale (c'est-à-dire avec possibilité de proposition immédiate). Dès que le nombre de propositions effectuées atteindra le nombre de candidats à appeler, ces L1 seront automatiquement basculées en «PC L1 IDF» pour l ensemble des candidats. S-7 INTERACTIONS ENTRE LES DIFFERENTES PROCEDURES 6 INTERACTION PN PC La PC ouvrant dès le 28 juin, c'est-à-dire avant la fin des phases de propositions d admission, certains candidats pourront s y inscrire alors qu ils sont encore en attente sur la PN pour certains de leurs vœux. Un candidat pourra donc à un moment donné, bénéficier d une ou de plusieurs propositions en PC et d une proposition en PN. L acceptation d une proposition dans l une ou l autre des procédures annulera automatiquement toutes les autres propositions. Par contre, un candidat ayant accepté une proposition PC avant les résultats d une phase d admission suivante, pourra bénéficier d une proposition sur un vœu qui reste pour lui un vœu prioritaire. S il répond favorablement en PN, il sera démissionné du vœu qu il avait accepté en PC. INTERACTION PC - PC L1 IDF Les deux procédures de déroulent sur la même période, à la différence près qu aucune proposition d admission n est prononcé sur la PC L1 IDF avant début septembre. Avant cette date, si un candidat accepte une proposition en PC générale, i l sera démissionné de la PC L1 IDF. A partir de l affichage des propositions PC L1 IDF, un candidat pourra avoir une proposition en PC L1 IDF et plusieurs éventuellement en PC générale. L acceptation du candidat de l une des propositions qui lui est faite entrainera la démission automatique de l ensemble de ses autres vœux. INTERACTION PN PC L1 IDF Compte tenu du calendrier de chacune de ces procédures, ces deux procédures ne peuvent cohabiter en termes de propositions simultanées. Un candidat en attente de proposition après la seconde phase peut s inscrire en PC L1 IDF ; si une proposition lui est faite en PN, il sera démissionné de la PC L1 IDF. S-8 ORIENTATION ACTIVE EN PC On suppose ici que le lecteur intéressé a lu le guide concernant l Orientation Active dans APB. PARAMETRAGE Seules les formations non sélectives peuvent participer à l O.A. Bien entendu une formation ne peut faire de l O.A que durant la période où elle est inscrite à la PC. Le paramétrage de l O.A. peut par contre se faire en amont de l inscription de la formation à la PC. Si ce paramétrage est effectué après l entrée de la formation en PC, les candidats inscrits avant ce paramétrage ne bénéficieront pas de l O.A. Les universités peuvent déterminer quelles mentions de L1 participent à l O.A dans le cadre de la PC. Un ensemble de paramètres sont demandés aux responsables de formation, la plupart déjà utilisés dans le cadre de l O.A. procédure normale.. L O.A. pour tous est la seule option disponible.. Les candidats devront obligatoirement renseigner les notes de leurs bulletins scolaires de première et terminale, sauf en cas de paramétrage du type de saisie demandée aux candidats.

7 . Une description de ce qu attend la formation en termes d éléments du projet professionnel peut-être saisie, par la formation. A défaut le candidat se verra demander de décrire son projet professionnel sans plus de précision. Si un descriptif avait été saisi dans le cadre de l O.A PN pour tous, il sera recopié automatiquement et sera modifiable. Le libellé des avis est celui déjà défini en PN dans l O.A pour tous. Il peut-être modifié pour l adapter à la PC. Attention, il est alors également modifié pour la PN (c est le même) et devra éventuellement être revu pour la session suivante. Un texte ou un lien vers une application de prise de rendez-vous peut être paramétré. Ce paramétrage n est pas repris de l O.A PN. Il n y a pas de paramétrage des dates de publication. Tout avis donné est immédiatement publié, pour permettre au candidat d accepter la proposition qui lui est faite. CONSEQUENCE POUR LES CANDIDATS Règle générale de la PC : tout candidat qui demande une formation non sélective dans la cadre de la PC se voit proposer l admission dans cette formation et peut l accepter immédiatement. Le candidat n a pas de dossier spécifique à renseigner. Cette règle est modifiée pour les formations participant à la l O.A. PC. Lors de la sélection d une formation participant à l O.A en PC : 7 Le candidat devra saisir ses bulletins scolaires, si ce n est déjà fait. Il devra également saisir son projet professionnel. Le candidat pourra accepter l admission dans cette formation dès que l université aura donné une réponse à sa demande d avis. Un délai de 8 jours maximum est défini pour la réponse de l université. Au delà, le candidat pourra répondre sans plus attendre l avis. Bien entendu, quel que soit l avis donné par l université sur la demande du candidat, ce dernier reste seul à décider s il s inscrit dans la formation en question ou pas. TRAITEMENT DES DOSSIERS Les universités disposent d un tableau de bord du suivi de l O.A, avec notamment les nombres de dossiers traités, non traités ou en attente. En cliquant sur le chiffre correspondant, la formation accède à la liste des candidats, puis au dossier d un candidat en cliquant sur son numéro. Les éléments du dossier candidat sont les suivants : Le dossier APB standard (scolarité actuelle, antérieure, résultats au bac) Les bulletins scolaires Les appréciations des professeurs de Terminale si elles ont été saisies Le projet professionnel saisi par le candidat. Suite à l examen du dossier d un candidat, l utilisateur universitaire peut donner un avis codifié, et ensuite moduler cet avis pour le candidat en question, et éventuellement l inviter à un entretien.