Notice. Projeter «sans fil» en grande salle de réunion «à scénarios multiples»

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1 Notice Projeter «sans fil» en grande salle de réunion «à scénarios multiples»

2 Les salles de réunions aux scénarios multiples : Salle Unique Il faut distinguer deux types de salles de réunions : Les salles de réunions classiques (voir notice correspondante) Les grandes salles aux scénarios multiples : Ce sont les salles modulables du rez-de-chaussée (R0E110- R0E100) Les salles modulables du premier (R1A020-R1A030) La salle de visioconférence du premier (R1A010) La salle de l exécutif (R2A200) Pour les salles de réunions à scénarios multiples, il faut avant toute manipulation s assurer que les baies techniques soient en fonction. Les salles modulables du rez-de-chaussée (R0E110-R0E100) et les salles modulables du premier (R1A020-R1A030) fonctionnent par paire. Même si on ne veut utiliser que l une des deux salles, il faut impérativement que les deux baies soient ON. Ce fonctionnement est temporaire, il sera prochainement modifié pour être automatisé. La première chose à faire pour les salles aux scénarios multiples est de s assurer que les baies techniques soient en fonction Afin d éviter les bugs, il ne faut pas intervenir dans les baies pour modifier les réglages des boutons. Tout est géré de manière informatique. 2

3 Les salles de réunions aux scénarios multiples : Salle Unique La gestion des salles de réunion aux scénarios multiples se fait via un ipad. L écran de l ipad indique que la configuration actuelle est en mode «salles indépendantes». (Dans ce cas, il faut utiliser les boitiers de commandes muraux, voir pages correspondantes) Pour utiliser le mode «salle unique», il suffit de cliquer sur le bouton «Démarrer une session en Salle Unique» et attendre quelques minutes que le système s initialise. L écran de l ipad se modifie pour proposer les différents modes d utilisation : WePresent:(Pour projeter les informations de son ordinateur) PCVga:pour un branchement en VGA en cas de problème TV:pour projeter les chaînes de la TNT Visioconférence: pour les salles équipées En mode VGA, seul l écran principal (vidéoprojecteur) est effectif! Les écrans ne diffuseront pas d informations Une fois le mode «salle unique» activé,lesboitiersmuraux sont désactivés. Tout se gère à partir de l Ipad, même le niveau du volume sonore de la salle. 3

4 Les salles de réunions aux scénarios multiples : Salle Unique Si les écrans sur pied ne s allument pas, il faut les démarrer avec la télécommande Samsung qui doit se trouver dans les baies. A la fin de la présentation, il ne faut pas éteindre les écrans avec la télécommande pour conserver le mode automatique. Les microphones : Les salles «à scénarios multiples» sont équipées de trois micros : En mode salle unique: les trois micros ont les mêmes fonctionnalités. En mode salle indépendante : chaque salle a son micro dédié, le troisième diffusera simultanément dans les deux salles. 4

5 Les salles de réunions aux scénarios multiples : Wifi Afin de projeter «sans fil» une présentation dans une salle de réunion, l agent doit suivre les étapes suivantes : Se connecter au réseau WIFI Démarrer l écran de projection en mode «projection sans fil» (wepresent) Démarrer le plugin de projection«wepresent» sur son PC portable Connecter le PC portable et l écran de projection Se connecter au réseau WIFI Pour tous les agents Région Auvergne se connectant avec leur ordinateur Région, la connexion au réseau Wifi CRAUV_HRA est automatique. La première chose à faire lorsque l agent se trouve dans la salle, c est de contrôler qu il se connecte bien au réseau WIFI CRAUV_HRA La notice «Réseaux WIFI» indique les réseaux WIFI disponibles et leurs usages dans le bâtiment Pour tous les intervenants extérieurs à la Région Auvergne, il faut se connecter au réseau WIFI CRAUV_HOTSPOT. 5

6 le soft «wepresent» de projection Ce soft est automatiquement copié sur tous les ordinateurs «Région Auvergne». Le raccourci se trouve sur le bureau : Connecter son PC portable et l écran de projection Pour les ordinateurs extérieurs à la région auvergne, le plus simple est d utiliser le programme «wepresent WiPG» à partir d une clé USB. Ce programme est en mode portable, ce qui signifie qu il doit juste être lancé mais ne modifie pas l ordinateur source. Le répertoire contenant ce programme se trouve sous p:/commun/wepresent (vidéo salle de réunion), en cas de besoin il suffit de copier le répertoire WePresent sur une clé USB. La boite de dialogue du plugin «wepresent» s affiche à l écran du PC portable. Il faut spécifier : L adresse IP de l écran Le nom d affichage (par défaut le nom de session est repris) Le code de connexion à l écran Puis cliquer sur le bouton «Connect» 6

7 Sur l écran de projection s affiche l adresse IP et le code de connexion Il est important de noter que le code de connexion change à chaque redémarrage de l écran de projection Laprojection«sansfil»peutcommencer! Le fonctionnement par défaut est la flèche. Dans ce cas c est une diffusion plein écran pour un participant Le code de la session en cours est rappelé sur chaque fenêtre Si on utilise l un des chiffres, l écran est alors séparé en 4 et on diffuse sur la partie de l écran choisie (de 1 à 4) Le bouton Stop permet de rester connecter et de rester en attente 7

8 Finir la réunion Pour terminer la réunion, il suffit de cliquer sur le bouton «Power» sur l ipad et de valider la fin de la session. La domotique va replier les écrans électriques et éteindre les vidéoprojecteurs. Une fois les écrans repliés, il faut éteindre électriquement les baies pour économiser l énergie. De la même manière que pour la mise en place de la salle, il faut éteindre les baies. Ce fonctionnement est temporaire et l arrêt électrique des baies sera prochainement géré automatiquement 8