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1 SUITE AFFAIRE+ Guide du logiciel de gestion des compétences Version 2 Créé par : Le 20 Mars 2012

2 Table des matières Commencer à utiliser le logiciel... 3 Démarrer le logiciel... 3 Rappeler les échéances... 4 Créer un nouvel employé... 5 Informations de base de l employé... 5 Niveau de scolarité de l employé... 6 Poste de l employé... 7 Savoir être de l employé... 7 Supprimer un employé... 8 Mettre à jour le dossier d un employé... 9 Modifier la situation de l employé dans l entreprise Consulter le dossier d un employé Associer une compétence à un poste Mettre à jour une compétence d un employé Rechercher un employé pour un poste spécifique Connaître le besoin de formation d un employé pour un poste donné Consulter le fichier Changer les spécifications Consulter l aide de 26

3 Commencer à utiliser le logiciel Il faut activer les macros. Se référer à: «Guide pour Excel 2007.doc». Démarrer le logiciel Lors du démarrage du logiciel, un rapport apparaîtra ; ce rapport est un rappel des échéances de formation et d audit. Vous pouvez aussi avoir un aperçu du temps de formation selon la durée affichée. Vous pouvez filtrer et trier ce rapport à votre gré. Vous pouvez aussi l enregistrer et l imprimer. Ce rapport peut s exécuter automatiquement selon une fréquence donnée. Pour ce faire, consultez le guide pour Excel dans la section : «Ouverture automatique d Excel selon une fréquence donnée». Une fois le rapport consulté, vous pouvez fermer ou réduire le fichier et vous accéderez à la page de démarrage du logiciel. 3 de 26

4 Rappeler les échéances Dans la page d accueil, vous pouvez à tout moment sortir le rapport d échéance en cliquant sur le bouton «Rappel d échéance». Vous aurez ainsi la même information que lorsque vous ouvrez le fichier (voir démarrage du logiciel). 4 de 26

5 Créer un nouvel employé Pour pouvoir créer un nouvel employé, dans le menu principal, cliquez sur «Créer un nouvel employé». Ensuite, vous aurez plusieurs fenêtres à remplir afin d initialiser le profil de l employé. Remplissez les champs nécessaires et cliquez sur «Suivant» pour passer à la prochaine fenêtre. Informations de base de l employé Ces informations vous permettent d identifier l employé. Cette interface est crée dynamiquement, autrement dit, c est l utilisateur du logiciel qui décide quelles informations entrer. Pour modifier les informations à entrer, il faut «Consulter le fichier» et modifier les informations dans l onglet «Identification». 5 de 26

6 Niveau de scolarité de l employé Cette section permet d entrer le niveau de scolarité de l employé. N.B. Pour entrer plus d un niveau de scolarité, il faut le faire manuellement dans le fichier. 6 de 26

7 Poste de l employé Cette section indique le statut ou le poste occupé de l employé dans l usine. Il vous suffit de faire les sélections de votre choix et d indiquer la date d entrée en poste de l employé (date effective). Savoir être de l employé Cette section permet d attribuer une note de 1 à 10 pour certaines qualités prédéterminées par l employé. Cette interface est aussi dynamique et est générée en fonction des informations entrées dans l onglet «Savoir-être» du fichier. 7 de 26

8 Supprimer un employé Pour supprimer un employé, il faudra saisir son nom dans le combo box. Puis, il faudra confirmer votre choix en appuyant sur «OUI». 8 de 26

9 Mettre à jour le dossier d un employé Maintenant que vous savez comment créer un nouvel employé, vous voudrez évidemment modifier son profil dans l entreprise ultérieurement. Pour ce faire, dans le menu principal, cliquez sur «Mettre à jour le dossier d un employé». Pour modifier les informations de base de l employé, il suffit de sélectionner l employé dans le champ «Nom». Les informations présentes s afficheront. Vous ne pouvez modifier que l adresse et le numéro de téléphone en ce qui a trait aux informations d identification. Pour modifier d autres champs, il vous faut consulter le fichier et aller dans l onglet «Identification». 9 de 26

10 Modifier la situation de l employé dans l entreprise Pour modifier la situation d un employé dans l entreprise, sélectionnez un employé dans la liste déroulante et cliquez sur le bouton «Situation de l employé dans l entreprise». À ce moment, vous pouvez voir quel était le dernier statut de l employé ; c est-à-dire quel poste il occupait, quel était son quart de travail et la date effective. Il ne vous reste plus qu à effectuer le changement désiré et cliquer sur «OK». 10 de 26

11 Consulter le dossier d un employé Pour consulter le dossier d un employé, cliquez sur le bouton «Consulter le dossier d un employé». Une fois cela fait, sélectionnez un employé dans la liste déroulante. Vous verrez alors apparaître les informations de base de l employé. Cela vous permet de vérifier que vous avez bel et bien le bon employé (en effet, il arrive parfois que plus d un employé aient le même nom). Il ne vous reste plus qu à cocher les informations que vous voulez afficher et cliquez ensuite sur «OK». 11 de 26

12 Ensuite, un nouveau fichier Excel s ouvre. Vous pouvez maintenant consulter les informations de l employé, enregistrer ou imprimer le fichier. 12 de 26

13 Associer une compétence à un poste Pour associer une compétence à un poste, cliquez sur «Associer une compétence à un poste» dans le menu principal. À ce moment, il ne vous reste plus qu à sélectionner le poste pour lequel vous voulez ajouter une compétence, la compétence et le niveau d importance parmi les listes déroulantes. 13 de 26

14 Veuillez prendre note que le logiciel vous averti si vous essayez d associer une compétence déjà existante pour un poste donné. Mettre à jour une compétence d un employé Pour mettre à jour une compétence d un employé, dans le menu principal, cliquez sur «Mettre à jour une compétence d un employé». 14 de 26

15 Ensuite, vous devez sélectionner l employé pour lequel vous voulez mettre à jour une compétence. La dernière compétence qui a été mis à jour pour cet employé s affiche. Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous devez sélectionner une compétence, entrer un niveau, sélectionner une date et entrer un commentaire. Une fois les informations entrées, cliquez sur «OK» pour enregistrer les changements. 15 de 26

16 Rechercher un employé pour un poste spécifique Pour rechercher quel employé serait le plus apte à exercer un poste spécifique, dans le menu principal, cliquez sur «Rechercher un employé pour un poste spécifique». Ensuite, sélectionnez le poste désiré. 16 de 26

17 Un rapport des employés qui semblent le plus apte à exercer ce poste vous apparaît alors. Ils sont classés par ordre décroissant de niveau de maîtrise. Ce niveau est obtenu en faisant la somme, pour chaque compétence du poste spécifié, du niveau de l employé multiplié par le niveau d importance de la compétence dans le poste. La date d embauche est aussi affichée pour respecter l ancienneté des employés dans le choix. Connaître le besoin de formation d un employé pour un poste donné Pour connaître le besoin de formation d un employé pour un poste donné, dans le menu principal, cliquez sur «Besoin de formation d un employé». Sélectionnez l employé désiré et le poste pour lequel vous voulez vérifier les besoins de formation. Ensuite, cliquez sur «OK». 17 de 26

18 Un fichier Excel s ouvre ; il s agit du rapport de besoin de formation pour l employé et le poste sélectionné. Notez bien que lorsque la durée de formation est de 0 heure, c est parce que l employé a un niveau présent suffisant pour la compétence. Par la suite, il vous suffit de sortir les plans de formation pour chaque compétence ressortie (non-inclus dans le logiciel). 18 de 26

19 Importer Le bouton d importation permet d aller chercher l information des employés dans un autre logiciel informatique. Cette fonction est désactivée et nécessite une programmation sur mesure disponible auprès du RIF. Consulter le fichier Pour consulter et changer des spécifications dans le fichier, il suffit de cliquer sur le bouton «Consulter le fichier». 19 de 26

20 Changer les spécifications Cliquez sur l onglet «spec» pour afficher les spécifications. En déplaçant le curseur sur les cellules en haut de la page, des commentaires s afficheront. Ils donnent de l information sur les champs et leurs utilités. 20 de 26

21 Les autres onglets du fichier contiennent toutes les autres informations précédemment entrées dans le menu général. L onglet «Identification» contient les informations sur les employés. Vous pouvez ajouter plus d information sur vos employés en ajoutant des colonnes à la suite des autres. Attention, il ne faut pas insérer de colonne entre les colonnes de base affichées ci-dessous. Les informations supplémentaires doivent partir à la colonne «H». Cellules gelées 21 de 26

22 L onglet «Savoir être» est aussi dynamique. Vous pouvez modifier ou entrer de nouvelles données à partir de la colonne «D» uniquement. Les colonnes A, B et C doivent restées tel qu affiché ci-dessous. Cellules gelées 22 de 26

23 Les autres onglets «Scolarité», «Situation», «Comp par poste» et «Comp par employé» ne sont pas dynamiques. Il ne faut pas modifier la séquence des colonnes. Vous pouvez modifier le contenu des cellules, mais en aucun cas il ne faut changer l ordre et le type d information entrée dans les colonnes. Cellules gelées Cellules gelées 23 de 26

24 Cellules gelées Cellules gelées 24 de 26

25 Consulter l aide En cliquant sur le bouton «Aide», le présent document s ouvrira en lecture seule. 25 de 26

26 Avoir plus d informations Contactez : 457, rue des écoles C.P.846 Drummondville, Qc J2B 6X1 Tel : Fax : Courriel : 26 de 26

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