Politique relative aux comités du conseil d administration de l Université du Québec à Trois- Rivières

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1 Politique relative aux comités du conseil d administration de l Université du Québec à Trois- Rivières Instance : Conseil d administration DATE RÉSOLUTION Modification 16 mai CA R6755 Adoption 21 septembre CA R5624 Responsable Secrétaire général

2 1 UNIVERSITÉ DU QUÉBEC À TROIS-RIVIÈRES POLITIQUE RELATIVE AUX COMITÉS DU CONSEIL D ADMINISTRATION 1. Constitution des comités Le Conseil constitue, pour le conseiller et lui faire des recommandations, trois (3) comités statutaires : Le comité de gouvernance et d éthique Le comité d audit Le comité des ressources humaines Il peut également constituer, pour le conseiller, d autres comités, permanents ou temporaires, pour permettre l étude plus approfondie de questions particulières ou à d autres fins. 2. Composition des comités statutaires Le comité de gouvernance et d éthique et le comité des ressources humaines sont composés d au moins quatre (4) membres, dont trois (3) membres du Conseil, soit un (1) membre nommé en vertu des alinéas a) ou b) de l article 32 de la Loi sur l Université du Québec, un (1) membre nommé en vertu de l alinéa c) de l article 32 de la Loi sur l Université du Québec et un (1) membre nommé en vertu des alinéas d) e) ou f) de l article 32 de la Loi sur l Université du Québec, et d au plus un (1) membre issu de la communauté universitaire. Un membre nommé en vertu de l alinéa c) de l article 32 de la Loi sur l Université du Québec, qui est également membre du personnel de l Université, ne peut être nommé au comité des ressources humaines. Le comité d audit est composé de trois (3) membres, soit trois (3) membres du Conseil nommés en vertu des alinéas d) e) ou f) de l article 32 de la Loi sur l Université du Québec. Deux (2) membres du Conseil nommés en vertu de l alinéa c) de l article 32 de la Loi sur l Université du Québec et un (1) membre du personnel professionnel de l Université désigné par le Syndicat du personnel professionnel de l Université du Québec à Trois-Rivières agissent comme membres-observateurs. Le comité d audit doit compter parmi ses membres une ou des personnes ayant une compétence en matière comptable ou financière. Au moins l un (1) de ses membres devrait préférablement être membre de l Ordre des comptables professionnels agréés du Québec. À défaut de membre du Conseil possédant cette compétence, une personne externe au Conseil pourrait être désignée par celui-ci sur ce comité, à titre de membreobservateur.

3 2 Les membres des comités statutaires sont désignés par le Conseil, normalement lors de la première réunion de septembre. Une personne peut être désignée pour siéger sur plus d un comité. Le président du Conseil peut participer à toute réunion d un comité. 3. Présidence des comités statutaires, mandats et durée des mandats Le Conseil, normalement lors de la réunion du mois de septembre, nomme parmi ses membres nommés en vertu des alinéas d) e) ou f) de l article 32 de la Loi sur l Université du Québec, un membre pour agir à titre de président. En cas d absence, le comité désigne temporairement, parmi ses membres, un membre pour assumer la présidence de la réunion. En cas de démission, de perte de qualité ou d incapacité d agir du président du comité, le Conseil désigne un membre pour agir à ce titre pour la durée non écoulée du mandat. La durée des mandats à la présidence des comités et des membres des comités est de deux (2) ans. Ces mandats sont renouvelables. 4. Autres comités Lorsqu il procède à la formation d autres comités, le Conseil en détermine, par résolution, la composition, le mandat et, dans le cas d un comité temporaire, la durée. Ces comités déterminent eux-mêmes les autres règles inhérentes à leur fonctionnement. 5. Vacances Tout membre du Conseil, membre des comités, cesse d en faire partie dès lors qu il cesse d être membre du Conseil. Il peut démissionner en cours de mandat du comité sur lequel il a été désigné en signifiant sa démission lors d une réunion du Conseil, démission qui devient alors effective, ou en donnant un avis écrit de sa démission au secrétaire général, auquel cas cette démission prend effet au moment de sa réception par le secrétaire général. Le Conseil peut procéder, au moment qu il juge opportun, au remplacement du membre qui perd qualité ou démissionnaire, pour la durée non écoulée du mandat. 6. Secrétaire des comités Le secrétaire général, ou la personne qu il désigne en collaboration avec la personneressource de chacun des comités, agit à titre de secrétaire des comités. En son absence, le comité nomme, au début de la réunion, un secrétaire pour agir à ce titre.

4 3 Le mandat des secrétaires de comités est de veiller à recueillir le contenu des échanges en vue de l élaboration du compte rendu. Le secrétaire général ou le secrétaire de réunion a droit de parole sans droit de vote. 7. Avis de convocation et ordre du jour Le président du comité, en collaboration avec la personne-ressource du comité, a la responsabilité d élaborer un projet d ordre du jour et de mandater le secrétaire général ou le secrétaire du comité, selon le cas, pour l envoi de l avis de convocation. Le projet d ordre du jour doit être approuvé en début de réunion par les membres du comité. 8. Quorum Le quorum des réunions des comités est de la moitié des membres plus un (1) ou en arrondissant à l'unité suivant la demie, lorsqu'il y a lieu. Lorsque celui-ci est constaté, le président déclare la séance ouverte. Le quorum est présumé demeurer valide pour la durée de la réunion. Tout membre peut demander la vérification du quorum en cours de réunion. Si au moment de l ouverture de la séance, celle-ci ne peut commencer faute de quorum, le secrétaire général ou le secrétaire du comité, selon le cas, inscrit les présences et les membres se retirent après un délai raisonnable. Le comité ne peut alors se réunir à moins qu il n y ait un nouvel avis de convocation. Si une absence de quorum est constatée en cours de réunion, la présidence du comité peut procéder à la suspension de la réunion, à son ajournement ou y mettre fin. Dans tous les cas, les recommandations qui sont antérieures à sa décision d ajourner ou de mettre fin à la réunion demeurent valides. Le quorum ne peut être affecté lorsqu un membre doit se retirer temporairement d une réunion en vertu d une disposition du présent règlement qui l oblige à se retirer. 9. Compte rendu Chaque comité doit dresser un compte rendu de ses réunions qui doit être approuvé à la réunion subséquente pour être déposé à la prochaine réunion du Conseil. Sa confection incombe au secrétaire du comité. Ce compte rendu, qui fait état sommairement des discussions et des recommandations du comité, doit être signé par la présidence du comité avant d être transmis au Conseil. Ces comptes rendus ne doivent aucunement faire référence à renseignements personnels au sens de la Loi sur l accès à l information aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.

5 4 10. Mode de fonctionnement La procédure de délibération des comités est celle régissant les instances administratives et académiques de l Université (Règlement-cadre concernant la tenue des assemblées délibérantes à l Université du Québec à Trois-Rivières). Le vote du président de comité est prépondérant. Le Conseil est saisi de toute recommandation issue des travaux des comités, qu elle soit adoptée unanimement ou majoritairement ou qu elle soit rejetée. Par ailleurs, les règles relatives aux conflits d intérêts concernant les membres du Conseil continuent de s appliquer, mutatis mutandis. Les comités peuvent s adjoindre ou peuvent inviter, sur une base ad hoc, toute personne dont la présence est jugée nécessaire pour le traitement de sujets. 11. Assistance aux travaux des comités Au moment de la formation des comités par le Conseil, le recteur soumet, à l approbation de celui-ci, la liste du personnel de direction de l Université et s il y a lieu, des autres catégories de personnel, qu il désigne pour assister, sur une base permanente ou temporaire, les comités dans leurs mandats respectifs. Ces personnes issues du personnel de direction et autres membres du personnel, s il y a lieu, assistent aux réunions, participent aux travaux des comités et ont droit de parole mais sans le pouvoir de se prononcer sur les recommandations adressées au Conseil. Le recteur peut également soumettre au Conseil, en tout temps, des modifications à ladite liste. 12. Rapport d activités Chaque comité statutaire produit, annuellement, au plus tard le 31 mai de chaque année, à l aide du gabarit préparé à cet effet par le Secrétariat général (annexe 3), un rapport annuel qui fait notamment état : 12.1 du nombre de réunions et de l état de la participation de ses membres; 12.2 de l exécution des mandats du comité; 12.3 des sujets qui ont été traités, particulièrement en regard des objets de la planification stratégique de l Université en lien avec les mandats du comité; 12.4 des recommandations qui ont été adressées au Conseil; 12.5 du plan d action du comité pour la prochaine année; 12.6 de toute autre information utile à l appréciation de la réalisation de son mandat.

6 5 Sous-section 1 : Le comité de gouvernance et d éthique 13. Fonctions Le comité de gouvernance et d éthique a pour fonctions : 13.1 de s assurer de l existence de règles de gouvernance et d un code d éthique pour la conduite des affaires de l Université; 13.2 d élaborer un code d éthique applicable aux membres du Conseil et aux membres du personnel de l Université, sous réserve des dispositions du règlement pris en vertu des articles et de la Loi sur le ministère du Conseil exécutif (L.R.Q., c. M-30) lorsque celles-ci s appliquent; 13.3 de proposer et présenter pour adoption au Conseil des profils de compétences et d expérience souhaités pour la consultation en vue de la présentation de candidatures pour fins de nomination des membres du Conseil, à l exception du président du Conseil et du recteur; 13.4 de proposer au Conseil des outils d évaluation des membres du Conseil en fonction des critères approuvés par celui-ci; 13.5 de proposer au Conseil des outils pour l évaluation du fonctionnement du Conseil; 13.6 de proposer au Conseil un programme d accueil et de formation continue pour les membres du Conseil; 13.7 de recevoir du comité de discipline, si celui-ci juge approprié de sanctionner un délit par l exclusion de l étudiant de l Université, sa recommandation afin de s assurer du respect des règles procédurales et de formuler la recommandation appropriée au Conseil d administration. Sous-section 2 : Le comité d audit 14. Fonctions Le comité d audit a pour mandat, principalement en rapport avec l information financière et le respect des dispositions légales et règlementaires, d aider le Conseil à agir dans le respect des principes de gouvernance reconnus afin de renforcer la gestion de l'établissement en visant à la fois, notamment, l'efficacité, l'efficience, l économie, la transparence, la responsabilité et l'imputabilité. Pour y parvenir, le comité se devra notamment : 14.1 de proposer au Conseil le plan annuel d audition interne; 14.2 de proposer au Conseil la mise en place d un plan visant une utilisation optimale des ressources de l établissement et d en assurer le suivi;

7 de proposer au Conseil la mise en place de mécanismes de contrôle interne et de s assurer qu ils soient adéquats et efficaces; 14.4 de s assurer des suivis nécessaires auprès des auditeurs indépendants; 14.5 de proposer au Conseil que soit mis en place et appliqué un processus de gestion des risques pour la conduite des affaires de l établissement et d en assurer le suivi; 14.6 de réviser toute activité susceptible de nuire à la bonne situation financière de l Université et qui est portée à son attention par l auditeur interne ou une autre personne; 14.7 de s assurer de la qualité des états financiers; 14.8 d examiner les états financiers avec un auditeur indépendant nommé par le Conseil; 14.9 de recommander au Conseil l application de toute mesure jugée nécessaire découlant des travaux d analyse réalisés par le comité au sujet des points précités; de recommander au Conseil l approbation des états financiers de donner un avis au Conseil sur le financement de l Université, les budgets annuels de fonctionnement et d investissements; de donner un avis au Conseil sur des mesures budgétaires particulières lorsque ses avis sont requis d assurer le suivi des mesures d équilibre budgétaire prévues à l occasion de l adoption d un budget déficitaire. 15. Dénonciation au Conseil Le comité d audit doit aviser par écrit le Conseil dès qu il découvre des opérations ou des pratiques de gestion qui ne sont pas saines ou qui ne sont pas conformes aux lois, règlements, politiques, directives ou procédures applicables à l Université. 16. Exercice des activités d audit et responsabilités Les activités de la direction de l audition interne s exercent sous l autorité du comité d audit. Le responsable de l audition interne relève administrativement du recteur mais rend compte de ses activités d audition au comité d audit.

8 7 Sous-section 3 : Le comité des ressources humaines 17. Fonctions Le comité des ressources humaines a notamment pour fonctions : 17.1 de s assurer de la conformité et de l évolution des politiques concernant les ressources humaines; 17.2 d élaborer et de proposer au Conseil un profil de compétences et d expérience pour la nomination du recteur; 17.3 de donner un avis au Conseil sur les modifications proposées à celui-ci sur la procédure de nomination du personnel de direction supérieure; 17.4 d agir, auprès de la direction, en appui stratégique en regard des dossiers de négociations collectives afin de favoriser leur progression en conformité des disponibilités budgétaires de l Université de veiller à la recommandation au Conseil et à l application d un programme de planification de la relève du personnel de l Université. Références : Adoption : 2009-CA R5624, 21 septembre 2009 Modification no 1 : 2010-CA R5719, 17 mai 2010 Modification no 2 : 2010-CA R5740, 14 juin 2010 Modification no 3 : 2010-CA R5743, 14 juin 2010 Modification no 4 : 2011-CA R5964, 24 octobre 2011 Modification no 5 : 2012-CA R6108, 29 octobre 2012 Modification no 6 : 2012-CA R6109, 29 octobre 2012 Modification no 7 : 2013-CA R6160, 4 février 2013 Modification n o 8 : 2014-CA R6441, 9 juin 2014 Modification no 9 : 2014-CA R6513, 8 décembre 2014 Modification no 10 : 2016-CA R6755, 16 mai 2016

9 8 PROFILS DE COMPÉTENCE ET D EXPÉRIENCE POUR LA NOMINATION DES MEMBRES DU CONSEIL, À L EXCEPTION DU PRÉSIDENT DU CONSEIL ET DU RECTEUR ANNEXE 1 Lorsque vient le temps de combler un poste au sein du Conseil d administration, le profil recherché du candidat ou de la candidate devra, autant que faire se peut, respecter les objectifs suivants : 1. Recherche de parité hommes-femmes au Conseil d administration ; 2. Recherche d une représentation en relation avec la présence territoriale de l Université du Québec à Trois-Rivières ; 3. Recherche de complémentarité de l expertise des membres ; 4. Expertise souhaitable : - Financière (membre de l un des ordres professionnels comptables mentionnés au Code des professions (L.R.Q., c. 26) - Entrepreneuriale - Culturelle et communication - Secteur public ou parapublic - Membre d un ordre professionnel tel que mentionné au Code des professions (L.R.Q., c. 26).

10 9 ANNEXE 2 RAPPORT ANNUEL DU COMITÉ AU 31 MAI 1. Composition du comité 2. Fonctions du comité Indiquer sous cette rubrique les fonctions du comité concerné apparaissant à la Politique relative aux comités du Conseil d administration 3. Bilan des activités 3.1 Nombre de réunions du comité et taux de participation 3.2 Objectifs ciblés en début d année

11 Avis et recommandations émis au cours de l année, s il y a lieu, concernant : 3.4 Objectifs ciblés pour la prochaine année (Deviendra 3.2 l année suivante) 4. Commentaires généraux 5. Besoins de formation, s il y a lieu (Le comité identifie les formations pertinentes à suivre, utiles dans l exercice de leur mandat) Président du comité Date

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