MODULE 4 - Exploitation

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1 - Introduction 54 Résultats visés Compétences en recherche 55 Notes à l intention du formateur 56 Production 57 Stocks Planification 59 Frais d administration. 59 Ressources humaines.. 60 Distribution 60 Fournisseurs.. 61 Emplacement

2 Introduction : Le plan d exploitation est une composante clé pour la plupart des entreprises. Il en est ainsi tout particulièrement pour les entreprises des secteurs de la fabrication et de l assemblage, qui doivent déterminer la technologie à utiliser, établir des calendriers de production, constituer et gérer des stocks et déterminer les coûts de main-d œuvre. Les entreprises de services incluent généralement les mêmes questions dans le plan d exploitation à quelques exceptions près; le produit d une entreprise de services peut être intangible, comme dans le cas d une entreprise fondée sur le savoir, entre autres, un cabinet-conseil. Pour les PME, le plan d exploitation met avant tout l accent sur l administration et la production. Il offre aux entrepreneurs l occasion de répondre en détail aux cinq questions évoquées dans les sections précédentes. Les plans d exploitation sont généralement intégrés pour les entreprises directement engagées dans la fabrication. Aux fins du concours E-Spirit, les plans d exploitation peuvent inclure les éléments suivants : stocks analyse des fournisseurs calendriers de production établissement des coûts de production (combien le produit ou service coûte-t-il à l entreprise?) suivi des dates et étapes clés distribution besoins en ressources humaines 54

3 Pour terminer ce module, les membres de l équipe devront faire beaucoup de recherche. C est pour quoi nous avons inclus dans le présent guide une section expliquant les théories et les types de recherche de base. De plus, une liste de sources potentielles d information est fournie sous forme de transparent, aux fins de discussion. La recherche deviendra particulièrement importante dans les modules suivants, qui portent sur le marketing et les états financiers. Résultats visés : Lorsqu ils auront terminé le module 4, les participants pourront : utiliser leurs compétences en matière de prise de décisions dans une situation d affaires rechercher et compiler de l information sur l exploitation d une entreprise, en utilisant des sources d information primaires et secondaires comprendre l importance de l emplacement d une entreprise définir un processus détaillé de fabrication ou de prestation de service et connaître la planification liée à l exploitation d une entreprise connaître les coûts associés à la production d un produit ou service chercher et trouver des fournisseurs potentiels améliorer leurs compétences et habiletés de recherche Compétences en recherche : Tous les plans d affaires ont une chose en commun : la recherche, la recherche et encore la recherche! Plus vous en savez sur le type d entreprise dans lequel vous vous lancez, sur la composition et l emplacement de votre marché, sur vos concurrents et sur votre avantage concurrentiel, plus vous avez de chance de réussir. Par où devezvous commencer? Combien de recherche faut-il? La recherche démontrera-t-elle que l idée d entreprise est rentable? Il y a deux types de source pour la recherche : les sources primaires et les sources secondaires. Les données de recherche primaires sont de l information recueillie pour la première fois. Les données de recherche secondaires sont de l information recueillie précédemment par quelqu un d autre. 55

4 Dans le cadre de l étude de marché primaire, vous devrez consacrer du temps à diverses activités : élaboration d un sondage, tenue de groupes de discussion, entrevues individuelles avec des clients et fournisseurs potentiels et des spécialistes du secteur. L étude de marché secondaire consiste à trouver l information qui concerne votre projet d entreprise et que quelqu un d autre a déjà cherchée et compilée, ce qui réduit les coûts de cueillette et vous permet de gagner du temps. UTILISEZ INTERNET : TOUT CE QUE VOUS VOULEZ SAVOIR EST QUELQUE PART SUR LE WEB Il existe un site exceptionnel de l Université de l Alberta qui donne à l étudiant les compétences de base requises pour utiliser Internet à des fins de recherche. Cette source d information commerciale est incluse, avec d autres sources dans le présent guide, sous la forme d un transparent. VISITEZ CE SITE! Notes à l intention du formateur Encouragez les membres de l équipe à obtenir de vraies soumissions et des documents authentiques auprès de fournisseurs, d agences de location, de compagnies de transport, etc. Ces données seront particulièrement utiles dans notre dernier module, qui concerne les états financiers requis pour un plan d affaires. Les deux prochains modules exigeront beaucoup de travail; par conséquent du temps supplémentaire a été prévu dans le cadre du concours E-Spirit pour faciliter la tâche aux membres des équipes. 56

5 La section suivante aborde des questions qui concernent l exploitation d une entreprise et qui devraient ou pourraient figurer dans votre plan d affaires. Ces questions ne s appliquent pas toutes à l ensemble des entreprises. Plus il y a de détails, meilleur est le plan! Production : Un calendrier ou plan de production dit simplement au lecteur «quel volume de production doit être réalisé et quand les produits doivent être offerts aux clients». Le calendrier de production est principalement utilisé par les entreprises de fabrication. Demandez à l «équipe» de travailler à rebours, à partir du point de vente, pour établir les calendriers. Par exemple, vous avez l intention de vendre X nombre d Attrape-rêves par mois; quand devez-vous les commander auprès des fournisseurs pour vous assurer qu il n y aura pas de rupture de stock? Stocks : La quantité de stocks qu une entreprise conserve dépend de la quantité de produits qu elle a l intention de vendre par jour, semaine, mois ou année. Il importe de ne pas conserver trop de stocks étant donné qu il faut des capitaux pour les acheter et les entreposer. Les modalités d achat sont un autre élément à considérer lorsqu on examine la question des stocks. Cet élément influe sur les projections de trésorerie, de même que sur la rentabilité de l entreprise. Les modalités d achat sont des concessions de prix que les fournisseurs accordent au propriétaire d entreprise et grâce auxquelles le prix effectivement payé peut être inférieur au prix courant du bien en question. 57

6 Les modalités de prix sont généralement accordées pour inciter les acheteurs à payer plus tôt que prévu. Elles sont généralement énoncées comme suit : Exemple 2/10;n/30 Cela signifie qu un rabais équivalant à 2 % du prix d achat courant est offert si la facture est payée dans les 10 jours, mais après ce délai, le plein prix doit être payé dans les 30 jours. Votre entreprise va-t-elle accorder des rabais ou en bénéficier? 58

7 Planification : La section du plan d affaires qui porte sur l exploitation traite aussi des achats et du matériel qui peuvent être nécessaires pour l avenir. Cela signifie que vous devez tenir compte des hausses de prix ainsi que de tout matériel supplémentaire ou autre facteur nécessaire au succès de l entreprise. La présente section pourrait préciser que 2 % des bénéfices futurs seront réinvestis dans l entreprise pour gérer les risques associés à l inflation, au coût croissant des produits, aux changements de technologie, etc. Le manque de planification pour l avenir a entraîné de nombreuses faillites! Frais d administration : Aux fins du concours E-Spirit, les frais d administration comprendront tous les frais associés au coût des produits vendus. Le coût des produits vendus est le coût lié à la production de votre produit ou service. Les frais d administration comprendront ce qui suit : Matières Main-d œuvre Entretien, pièces de rechange et main-d œuvre Amortissement (facultatif) Primes d assurance Téléphone Services publics Loyer Fournitures de bureau Autres Il importe d être aussi précis que possible dans le calcul de ces dépenses. Si elles sont sous -évaluées, la stabilité financière de votre entreprise commerciale peut être compromise. Si vous manquez d argent, il est extrêmement difficile de retourner chez votre bailleur de fonds pour en demander davantage. N OUBLIEZ PAS DE DEMANDER DES SOUMISSIONS POUR VOS DÉPENSES. 59

8 Ressources humaines : Le volet ressources humaines pose, en somme, les questions suivantes : Qui va faire quoi? Pourquoi cette personne fait-elle ce travail? Quels seront les besoins futurs de l entreprise en matière de ressources humaines? Dans les PME, le ou les propriétaires font généralement tout le travail inhérent à l entreprise. Mais à mesure que celle-ci croît, des employés peuvent être embauchés pour libérer la direction afin qu elle puisse consacrer plus de temps à l expansion des activités. Par conséquent, il importe de garder à l esprit les besoins en ressources humaines auxquels il faudra répondre pour pouvoir atteindre les objectifs de votre entreprise. Quels salaires faudra-t-il verser? Quel niveau d activités faudra-t-il atteindre avant d embaucher des employés? Quelles compétences ces employés devront-ils posséder pour contribuer à vos objectifs? Les employés actuels (entrepreneurs) ont-ils des lacunes en matière de capacités? La présente section du plan d affaires doit aborder les questions suivantes : Quelles sont les compétences nécessaires (techniques, en marketing, autres)? Quand faudra-t-il embaucher du personnel (lorsque l entreprise prendra de l expansion, avant l ouverture, autre)? Comment et pourquoi ces personnes travailleraient-elles pour vous (comment allez-vous attirer les personnes ayant le «bon profil»)? Que comptez-vous faire pour retenir les bons employés (salaire, horaire flexible, primes, autre)? Des avantages sociaux seront-ils offerts (assurance, soins dentaires, soins médicaux, etc.)? L entreprise offrira-t-elle de la formation, et comment (changements rapides de main-d œuvre, évolution technologique)? Comment l entreprise motivera-t-elle les employés? Distribution : La distribution est le déplacement des produits vers le client. Dans la majorité des cas concernant les PME, l entrepreneur se charge de la plupart des tâches de distribution, bien qu une aide puisse être nécessaire notamment pour l expédition d une importante commande à l autre bout du pays; il faut alors embaucher d autres employés chargés de la livraison ou donner le travail en sous-traitance. 60

9 Fournisseurs : Trouver les fournisseurs appropriés est crucial pour une entreprise! L entrepreneur doit trouver plusieurs fournisseurs pour les biens et services nécessaires à l exploitation de son entreprise. Le recours à un seul fournisseur peut placer l entreprise dans une situation d extrême dépendance à l égard de ce dernier. Dépendre d un seul fournisseur peut s avérer dangereux pour une entreprise, car ce fournisseur peut déterminer unilatéralement : les prix la qualité la disponibilité les calendriers et les tarifs d expédition Les propriétaires d entreprise doivent recourir à plusieurs fournisseurs pour se procurer les biens et services dont ils ont besoin. Cela ne signifie pas que l entreprise ne devrait pas avoir un fournisseur principal, mais pour se prémunir contre tout risque de dépendance, l entrepreneur doit fréquemment acheter des biens d autres sources. Emplacement : Où l entreprise sera-t-elle située, et pourquoi? Ces questions doivent trouver une réponse dans le plan d affaires. Le choix de l emplacement dépend de nombreux facteurs comme le budget, les rénovations et améliorations locatives requises, la superficie des locaux le volume de circulation, la visibilité et le zonage. Les agents immobiliers utilisent l expression suivante : «Les trois facteurs qui comptent dans le choix d un immeuble sont l emplacement, l emplacement et l emplacement». Pour de nombreux propriétaires de PME, le choix d un emplacement n est pas une priorité; ils décident d exercer leur activité à partir de leur domicile jusqu à ce qu ils puissent justifier les dépenses associées à la location ou à l achat d un local. Quel que soit le choix, l emplacement doit correspondre à l endroit où se trouve votre marché cible dans le cas d un commerce de détail, ou à une zone industrielle pour le secteur de la fabrication. 61

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