TIQUE DURÉES DE CONSERVATION

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1 DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS Durée d archivage Conformité GUIDE PRATIQUE Gestion du risque Tiers Archiveur de Confiance Records Management

2 Documents des sociétés Introduction Connaître et appliquer les durées légales de conservation des documents sont les 1ères étapes d une gestion documentaire rationnelle et efficace : Statuts, pièces constitutives et modificatives d une société commerciale après dissolution de la société Article 2224 Quels documents votre entreprise doit-elle conserver? Pendant combien de temps? Quels sont les risques encourus? Respecter vos obligations légales Vous conformer au régime légal de la preuve Faciliter votre activité au quotidien Optimiser vos coûts en détruisant le moment venu Ce guide pratique reprend les durées légales des principaux documents, ainsi que les textes. Dans quelques cas très ciblés, nous vous préconisons une durée supérieure au délai légal, notamment afin de satisfaire à d éventuels besoins de reconstitution. Ce guide n a pas vocation à être exhaustif, certains secteurs d activité relevant d une réglementation spécifique. Nos équipes de consultants peuvent vous accompagner dans l analyse des contraintes propres à votre environnement. Ordres et registres des mouvements de titre Registres des procès verbaux d assemblées et/ou de conseil d administration Convocations, feuilles de présence et pouvoirs Rapports du gérant ou du conseil d administration, rapports des commissaires aux comptes Contrats d acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes) / Comptes sociaux Comptes d exploitation Comptes de pertes et profits après dissolution de la société à compter du dernier procès-verbal enregistré Au moins 3 ans à compter de la date du conseil ou de l assemblée Au moins 3 ans à compter de l assemblée les approuvant Au moins 30 ans à compter de la cession du bien Au moins à compter de la clôture de l exercice considéré Article 2224 Article 2224 Article L du Article L du Article 2227 Article L du (délai de prescription de l article 2224 et éventuels besoins de reconstitution de l historique) (délai de prescription de l article 2224 et éventuels besoins de reconstitution de l historique) (éventuels besoins de reconstitution de l historique)

3 Documents comptables Documents commerciaux Livres et registres comptables Documents justifiant le paiement des impôts et taxes à compter de la date de fin de l exercice comptable Article L du Articles L. 102 B, L. 169, L. 169 A et L. 176 du Livre des Procédures Fiscales (éventuels besoins de reconstitution de l historique) Correspondances commerciales Bail commercial à compter de la date de leur réception (ou 5 ans à compter de l expiration des engagements contractuels le cas échéant) à compter de la date de fin du bail 6 ans Factures à compter de la date d émission Article L du Contrats conclus entre commerçants et entre commerçants et non commerçants à compter du terme du contrat 6 ans Extraits de comptes bancaires Carnets à souches de chèques Titres de paiement à compter de la date de leur établissement Nouvel article L du et articles L. 102 B, L. 169, L. 169 A et L. 176 du Livre des Procédures Fiscales Bons de commande et bons de livraison à compter de la date de leur établissement (si produits en tant que justificatifs de facturation)

4 Documents relatifs au personnel Archives médicales Registre unique du personnel Dossier individuel des salariés : contrats de travail, lettre de confirmation d embauche, lettre de démission, lettre de sanctions disciplinaires, lettre de licenciement Bulletins de paie Pièces comptables relatives aux traitements et salaires, doubles des bordereaux de paiement des cotisations sociales, documents concernant les salaires, primes ou indemnités à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l établissement 90 ans à compter de la date de naissance du salarié à compter de leur établissement ou, à défaut, à compter de la notification de l avertissement ou de la mise en demeure du salarié Articles L et R du Code du Travail Pour les archives publiques : Bulletin officiel des services du Premier Ministre 93/4 du 19 janvier 1994 Articles 2224 et L du Code du Travail L et L du Code de la Sécurité Sociale (éventuels besoins de reconstitution de carrières) 50 ans pour les copies des bulletins de paie (éventuels besoins de reconstitution de carrières) Dossiers médicaux des établissements de santé publics et privés Dossiers médicaux des praticiens de santé libéraux Sauf exception : au moins 20 ans à compter du dernier passage dans l établissement ou après la date du décès Au moins à compter de la consolidation du dommage Article 2 du décret n du 4 janvier 2006 et article R du Code de la Santé Publique Article L du Code de la Santé Publique Nota Bene : * Les durées préconisées le sont à titre indicatif en fonction notamment de la loi du 17/06/2008 qui réforme le droit de la prescription et ne sauraient engager la responsabilité de Locarchives. Déclaration annuelle de données sociales Dossiers accidents du travail 6 ans Au moins à compter de la consolidation du dommage Article L. 102 B du Livre des Procédures Fiscales Article 2226 Les durées des archives devront notamment être appréciées par le client au regard : de l usage auquel elle sont destinées des éventuels évènements interruptifs ou suspensifs des délais de prescription applicables, d éventuels délais de forclusion et d autres prescriptions civiles et/ou pénales indirectement liées (des multiples délais pouvant impacter une même typologie de documents) des aménagements conventionnels éventuels (les parties pouvant d un commun accord, et dans certaines conditions, abréger ou allonger la durée de la prescription) du délai-butoir de 20 ans courant à compter des faits ayant donné naissance au droit (et non à compter de leur connaissance par son titulaire) mis en place par le nouvel article L écoulement de ce délai éteint toute action civile nonobstant report, suspension ou interruption du délai de prescription

5 Comment gérer vos durées? Une fois les durées de vos documents identifiées, vous devez les formaliser et les mettre en œuvre. Il existe pour cela 3 outils complémentaires : Le plan de classement par activité recense l ensemble des documents à archiver par votre entreprise. Le référentiel identifie, pour chaque type de document : la durée applicable le support, papier ou électronique les métadonnées utilisées pour leur indexation les règles de gestion du cycle de vie : > consultation > application du sort final : destruction ou conservation e (documents vitaux) Les procédures d archivage Nos consultants peuvent vous accompagner dans la conception de ces outils et leur mise en œuvre opérationnelle au sein de votre organisation. Quelques règles simples permettent d optimiser la gestion de vos destructions : 1.Organisation de l archivage Regroupez les archives ayant la même date de destruction lors de leur constitution. Vous éviterez un tri fastidieux et coûteux lors de la destruction. 3.Planification des destructions Organisez régulièrement une campagne de destruction, par exemple une fois par an. Ainsi vous ne conserverez que les documents devant l être et ferez des économies d archivage. Certains logiciels de gestion d archives, comme SAGA Web, permettent de générer 3 automatiquement un état des archives dont la durée de conservation est atteinte. La gestion des destructions 2.Gestion des habilitations 1 2 Définissez clairement les personnes habilitées à ordonner les destructions. 4.Choix de l externalisation Faites appel à un prestataire spécialisé! A partir d un certain volume ou lors de documents de nature très confidentielle, il est judicieux de sous-traiter la destruction à un prestataire. 4

6 LOCARCHIVES Solutions Globales d Archivage & de Gestion Documentaire Une offre pour tous vos documents Quel que soit leur support : physique et électronique Tout au long de leur cycle de vie : dossiers vivants, archives courantes ou définitives Un interlocuteur unique Audit et analyse de votre organisation documentaire Conception de solutions répondant à vos objectifs Mise en œuvre opérationnelle des solutions choisies Conseil & Ingénierie Conception de votre organisation documentaire Archivage Physique Documents papier Supports audio & video Sauvegarde Informatique Dématérialisation Numérisation de documents Dématérialisation de processus Archivage Electronique Hébergement sécurisé Archivage à vocation probatoire

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