COMMENT CREER UN DOSSIER DE TRAVAIL UNIQUE? Il est important de ne pas confondre Dossier de TRAVAIL UNIQUE et Dossier (SIREN)

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1 COMMENT CREER UN DOSSIER DE TRAVAIL UNIQUE? Préambule ETATS FINANCIERS Il est important de ne pas confondre Dossier de TRAVAIL UNIQUE et Dossier (SIREN) Il existe trois notions dans le logiciel Etats Financiers qu il est important de bien distinguer : 1- Le DOSSIER DE TRAVAIL UNIQUE Le dossier de Travail Unique, appelé aussi Dossier Unique Open Line représente l entité qui va utiliser le logiciel pour établir et déclarer une ou plusieurs liasses fiscales pour elle-même, ou pour d autres entités. Dans la procédure de déclaration, le Dossier de travail unique représente l émetteur, celui qui télétransmet les liasses. N.B. : Quelles que soient les versions du logiciel, on ne peut créer qu un seul Dossier de travail unique. 2- Le DOSSIER (SIREN) Le dossier (SIREN) correspond à une entité juridique (entreprise ou autre), qu elle soit une personne physique ou une personne morale, pour laquelle sera établie et déclarée une ou plusieurs liasses fiscales. Dans la procédure de déclaration, le Dossier (SIREN) représente le déclarant, l entreprise ou l entité pour laquelle la déclaration fiscale est effectuée. N.B. : Selon les versions du logiciel, il est possible de gérer un ou plusieurs Dossier(s) (SIREN) dans un dossier de travail unique. 3- La LIASSE Il s'agit des documents établis au format papier ou numérique (EDI) pour déclarer les éléments fiscaux d une entité juridique (d'un Dossier (SIREN)). Exemples : 1- Un cabinet comptable qui a acquis le logiciel Etats Financiers Expert pour gérer les déclarations de ses clients créera son Dossier de Travail Unique contenant ses paramètres. Au sein de celui-ci, il créera les différents Dossiers SIREN des clients pour lesquels il va établir et déclarer des Liasses. Il pourra ainsi, dans son Dossier de travail unique, définir des personnalisations (modèles utilisateurs, plans de regroupement ) qu il pourra appliquer à l ensemble des dossiers SIREN. 2- Une entreprise qui a acquis le logiciel Liasse Fiscale Classic pour établir sa propre déclaration créera son Dossier de Travail Unique au sein duquel elle créera son propre Dossier SIREN pour réaliser sa liasse. 1

2 Rappel des limites de dossiers par version du logiciel : Logiciel Nombre de dossier unique Nombre maximum de dossiers (SIREN) Nombre maximum de liasses par dossier (SIREN) Liasse Fiscale Classic Open Line liasse par millésime Etats Financiers Entreprises Open Line Illimité Etats Financiers Expert Open Line ou illimité Illimité Schéma simplifié d architecture du logiciel : Logiciel EBP ETATS FINANCIERS Open Line Dossier de travail unique Contient les paramètres de l émetteur, celui qui établit et télétransmet des liasses : - Paramètres généraux du logiciel - Modèles utilisateurs (Liasses, plaquettes, paiements) applicables aux liasses des dossiers Siren - Paramètres EDI de l émetteur Dossier (SIREN) 1 Contient les paramètres et données comptables de l entreprise déclarante : - Informations fiscales et comptables de l entité déclarante - Paramétrage des liens avec la comptabilité et les immobilisations Open Line Liasse fiscale n Liasse fiscale 2 Liasse fiscale 1 - Balance, - Formulaires, - Plan de regroupement, - Contrôles. Dossier (SIREN) n Dossier (SIREN) 2

3 Ecran d'accueil Lancer le logiciel Etats Financiers 2015 ouvre un écran de Bienvenue qui vous propose plusieurs choix. Cliquez sur Créer un nouveau dossier. N.B. : La phrase d accueil correspond à la version du logiciel. 3

4 Bienvenue dans l'assistant de création du dossier L assistant de création de dossier s ouvre. Dans les différents écrans de cet assistant, vous serez amené à fournir toutes les informations nécessaires à la création de votre dossier. 4

5 Informations relatives à la base de données Dans l'écran Informations relatives à la base de données, vous devez donner un nom à votre dossier de travail (DOSSIER DE TRAVAIL dans l'exemple ci-dessous). Comme il s agit du dossier de travail unique, vous pouvez aussi lui donner le nom de l entité qui établira les liasses. 5

6 Informations relatives à l'application Dans l'écran Informations relatives à l'application, vous avez la possibilité d importer la liste des codes postaux. Si vous cochez l option, la liste sera importée dans sa globalité. Si vous ne la cochez pas, vous n'importerez qu'un extrait de cette liste. Vous avez aussi la possibilité d importer ultérieurement la liste complète. Le bouton disposition pour vous aider. vous permet d accéder au site de l Assistance Online mis à votre Vous y trouverez : Les News (Informations sur le produit), Commencer avec Etats Financiers (Informations avec ou sans visuels vous permettant de débuter votre activité) Questions par thèmes (questions / réponses classées par thème) Notices explicatives 6

7 Toutes les données nécessaires ont été collectées L assistant est maintenant prêt pour créer votre dossier de travail unique. 7

8 Opération terminée Votre dossier de travail unique est maintenant créé. 8

9 Vous êtes dans votre Dossier de travail Unique. N.B. : le nom de votre dossier de travail unique vous est rappelé en bas à droite de l écran. 9

10 Une fois dans votre dossier de travail et dans le cas où vous effectuez la télédéclaration (envoi de la liasse fiscale au format EDI), il faut renseigner le paramétrage EDI. Pour ce faire, cliquez sur Paramètres dans la barre de menus puis sélectionnez Société et enfin Paramétrage EDI. 10

11 La fenêtre suivante s ouvre. Complétez les coordonnées de l émetteur, personne physique qui génère et envoie la télétransmission. Identification de l émetteur : Cochez la case pour avoir accès aux champs : - Tiers déclarant : Entreprise, Cabinet d expertise comptable ou Autres tiers déclarant - Forme juridique ou civilité du Tiers déclarant - N SIRET du Tiers déclarant - Nom ou Raison sociale du Tiers déclarant - Contact - Adresse du Tiers déclarant 11

12 Si vous avez un Intermédiaire entre l émetteur et le partenaire EDI, complétez-les cordonnées de l'intermédiaire. Exemple Mr Dupont fait partie d un groupement de Cabinets Comptables. Il y a le Cabinet A, le Cabinet B et le Cabinet C. Les Cabinets A et B vont générer des fichiers EDI pour leurs dossiers SIREN puis vont les transmettre à Mr Dupont du Cabinet C qui se chargera de les transmettre. Monsieur Dupont est donc l intermédiaire. Identification de l Intermédiaire : Cochez la case pour avoir accès aux champs : - N SIRET de l intermédiaire - Nom ou Raison sociale de l intermédiaire - Contact - Adresse de l intermédiaire 12

13 Le partenaire EDI est le portail Internet par le biais duquel votre fichier EDI sera transmis à l administration fiscale (Jedeclare.com, NetEntreprises ). Complétez ses cordonnées. Identification du partenaire EDI : - Numéro d agrément du partenaire - Le nom ou la raison sociale du partenaire - Le contact - L adresse du partenaire - Cochez la case Utiliser votre compte EBP Télédéclaration ou jedeclare.com pour télédéclarer pour avoir accès aux champs concernant la connexion au site jedeclare.com - Renseignez votre Login (identifiant) et votre Mot de passe (créés précédemment lors de votre inscription sur le portail jedeclare.com) 13

14 Il existe TROIS options EDI dans le dossier Lors de la génération du fichier EDI, la balance est envoyée pour contrôle et information. La norme du fichier d envoi impose que les comptes de la balance soient intégralement numériques et ne fassent pas plus de 12 caractères. Une majorité de plans comptables contenant des comptes alphanumériques, notamment pour les comptes de tiers (411DUPONT, 401DURAND ) et/ou des comptes supérieurs à 12 caractères, nous avons prévu de gérer ces cas automatiquement lors de la génération du fichier EDI. N.B. : En cochant ces options, seule la présentation de la balance dans le fichier EDI est impactée et en aucun cas les valeurs ou calculs des formulaires de la liasse. De même, la présentation de votre balance dans le logiciel ne sera pas modifiée. La opérations suivantes : effectue, au moment de la génération du fichier EDI, les 1- Les comptes alphanumériques sont tronqués à la première lettre. Exemple : le compte 401DUPONT sera réimputé dans le compte A la suite de cette nouvelle numérotation, les soldes de tous les comptes portant le même numéro sont centralisés. Exemple : le compte 401DUPONT avec un solde de 800 a été réimputé en 401. Le compte 401DURAND avec un solde de 500 a été également réimputé en 401. Au final la balance affichera un unique compte 401 avec un solde de

15 La opérations suivantes : effectue, au moment de la génération du fichier EDI, les 1- Les comptes numériques supérieurs à 12 caractères sont tronqués après le 12 ème caractère. Exemple : le compte sera converti en Si ce re-calibrage des comptes génère des doublons, les soldes des comptes identiques seront centralisés comme pour la centralisation des comptes alphanumériques. Cochez pour augmenter la période de récupération du statut des télétransmissions. Celle-ci passe alors à 15 jours alors que le délai par défaut est de 3 jours. Cette opération risque de rendre la mise à jour des statuts des télétransmissions plus lente. Elle sera automatiquement réinitialisée lors de la prochaine ouverture de votre dossier. Vous pouvez maintenant créer votre ou vos dossiers SIREN. 15