LOI CANADIENNE ANTI-POURRIEL GUIDE DE RÉFÉRENCE

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1 LOI CANADIENNE ANTI-POURRIEL

2 2 LES DISCUSSIONS ENTOURANT LES LIGNES DIRECTRICES DE LA LOI CANADIENNE ANTI- POURRIEL ONT DÉBUTÉ EN MAI 2004 AVEC LA CRÉATION PAR INDUSTRIE CANADA DU «GROUPE DE TRAVAIL SUR LE POURRIEL». PRÈS D UNE DÉCENNIE PLUS TARD, LES MARKETEURS SONT MAINTENANT APPELÉS À SE CONFORMER À LA LCAP POUR L UTILISATION AU CANADA DE MESSAGES ÉLECTRONIQUES À DES FINS MARKETING, INCLUANT LES COURRIELS ET LES MESSAGES TEXTE/MOBILE. Chez TC Media, les buts et les objectifs d affaires de nos clients sont au cœur de nos priorités. Étant un des fournisseurs de messagerie numérique les plus importants en Amérique du Nord, nous sommes particulièrement conscients de l importance du rôle que nous devons assumer pour prévenir le pourriel. Afin de vous aider à comprendre la LCAP et ses exigences règlementaires, nous avons préparé ce guide de référence non exhaustif, dans lequel nous vous proposons notre interprétation de la LCAP et de sa règlementation. Ce guide vous permettra de répondre aux questions importantes suivantes : Qu est-ce qu un message électronique commercial (MEC)? Quelles informations les marketeurs doivent-ils détenir pour envoyer un MEC? Consentement : Quelles sont les exemptions et limites? Que doivent inclure les MEC? Comment la Loi est-elle appliquée? Comment puis-je me préparer en prévision de la LCAP? Important : Veuillez noter que ce document représente notre interprétation des recommandations et n est pas censé représenter un avis juridiquement contraignant. Pour toute question d ordre juridique, pour une évaluation des risques et l approbation de vos campagnes de marketing numérique, vous devriez consulter vos propres conseillers juridiques. Afin d en apprendre plus sur l une ou plusieurs des sections de ce document, veuillez consulter notre Résumé de la LCAP ou nous contacter directement. Ryan Moss, Directeur, FSI et Relation client TC Media Courriel : ryan.moss@tc.tc

3 3 QU EST-CE QU UN MESSAGE ÉLECTRONIQUE COMMERCIAL? Un message envoyé par le moyen de tout support électronique qui a pour but d encourager la participation à une activité commerciale ou qui comporte une offre d achat ou de vente d un bien, d un produit ou d un service. QUELLES INFORMATIONS LES MARKETEURS DOIVENT-ILS DÉTENIR POUR ENVOYER UN MEC? Consentment : Requis pour envoyer un message électronique commercial (MEC); existe sous deux formes :» Consentement exprès (explicite) : S applique lorsque le destinataire autorise l expéditeur à lui envoyer des MEC.» Consentement tacite (implicite) : Suppose l envoi autorisé de MEC à des personnes avec qui l expéditeur entretient une «relation d affaires» ou une «relation non commerciale». (NOTE : Il est important de noter que le consentement tacite permet l envoi de MEC pendant une période de temps limitée.) Un déclaration de consentement : Toutes les options d inclusion (microsites, formulaires web, pages web, etc.) doivent inclure à l attention des destinataires : i) l identité de l expéditeur, ii) les fins auxquelles le consentement est sollicité et iii) un mécanisme permettant de se désabonner en tout temps. [Note : Une déclaration de consentement envoyée électroniquement constitue un MEC.) La preuve de consentement : Assurez-vous de saisir et de conserver toute information pertinente permettant de prouver que vous vous êtes conformés à la LCAP. En cas de contestation de la validité de l envoi d un message, il incombe à l expéditeur de prouver qu il a reçu le consentement du destinataire. Consignez le plus de données possible afin de protéger votre organisation. Les attributs de données suivants peuvent être utiles (si disponibles) :» Adresse IP de l inclusion («opt-in»)» Date de l inclusion («opt-in»)» Nom du destinataire» Heure de l inclusion («opt-in»)» Géolocalisation du destinataire» Formules d inclusion (ex. : Appel à l action de la campagne marketing)» Provenance de la liste de contacts» Renseignements sur l achat» Identité de la personne qui a sollicité le consentement» Fins pour lesquelles le consentement est sollicité (ex. : informations sur la campagne ou les initiatives marketing) Identification de tous les expéditeurs : L expéditeur doit être identifié à toutes les étapes de la collecte de consentement en fournissant :» L identité du ou des expéditeurs» Adresse postale» Adresse courriel, page web ou numéro de téléphone de l expéditeur

4 4 CONSENTEMENT QUELLES SONT LES EXEMPTIONS ET LIMITES? Notes importantes au sujet du consentement : Un message électronique contenant une demande de consentement est lui-même considéré comme un MEC et donc assujetti à toutes les exigences règlementaires de la LCAP. Les messages transactionnels ou de service ne sont pas des MEC, pour autant qu ils n encouragent pas la participation à une activité commerciale. Les cases d activation pré-cochées ne peuvent être utilisées comme moyen d obtenir le consentement exprès, ce mécanisme obligeant la personne de qui le consentement est sollicité, à prendre des mesures pour signifier son refus de consentement. Une fois le consentement exprès obtenu, un accusé de réception devrait être envoyé à la personne qui a accordé son consentement. INSCRIPTION Cras mattis consectetur purus sit amet fermentum. Duis mollis, est non commodo luctus, nisi erat porttitor ligula J accèpte X SOUMETTRE» IL EXISTE DE NOMBREUSES EXEMPTIONS À CERTAINES DISPOSITIONS DE LA LCAP, PARTICULIÈREMENT D UN POINT DE VUE ORGANISATIONNEL, QUI NE CORRESPONDENT PAS AUX INTÉRÊTS DES MARKETEURS. POUR DE PLUS AMPLES INFORMATIONS SUR TOUTES LES EXEMPTIONS, VEUILLEZ CONSULTER NOTRE RÉSUMÉ DE LA LCAP. Limites du consentement de la LCAP : Expiration du consentement :» Consentement exprès : N est pas limité dans le temps» Consentement tacite : Expire 24 mois après la plus récente transaction» NOTE : Les demandes de désabonnement doivent être traitées dans les deux cas et les meilleures pratiques demeurent de rigueur. Listes de contacts achetées : Vous devriez éviter d augmenter vos bases de données en achetant des listes. Nous vous invitons à consulter directement TC Media et vos conseillers juridiques afin de comprendre les risques inhérents à cette pratique. L option de louer des listes de contacts est préférable pour compléter l information reliée à vos bases de données internes. Adresses fabriquées : Il ne sera plus permis de recueillir des adresses via l exploration du web (webcrawling) ou la fabrication d adresses courriel. 1 NOTE : Le fait d ouvrir un courriel ou de cliquer sur un lien ne constitue pas une transaction.

5 5 QUE DOIVENT INCLURE LES MEC? 1. Ligne «objet» pertinente : L objet du message doit avoir un rapport avec l offre proposée. Créer des lignes «objet» trompeuses contrevient non seulement à la LCAP, mais également à la CAN-SPAM (voir annexe). 2. Identification - Référence/Recommandation d un ami : Tous les courriels envoyés à la suite d une référence doivent inclure l identité (nom complet) de la personne qui «réfère» et mentionner que le message a été envoyé à la suite d une recommandation de cette personne. (NOTE : S applique uniquement aux courriels faisant l objet d une référence ou d une recommandation d un ami.) Les exigences reliées à l identification et au désabonnement sont en vigueur. Un seul message peut être envoyé suite à une recommandation. 3. Mécanisme de désabonnement : Toutes les communications doivent inclure un mécanisme rapide et gratuit permettant de signifier sa volonté de ne pas recevoir de nouveaux messages. 4. Identité de tous les expéditeurs : Toute communication doit identifier l expéditeur en incluant : L identité du ou des expéditeurs Adresse postale Adresse courriel, page web ou numéro de téléphone de l expéditeur 1 Envoyé : 1er janvier 2014 À : Nom d utilisateur Objet : Red Earth General Store - Articles en promotion Vous recevez ce message à la suite d une recommandation de Joan Smith. Ce message a été envoyé à l attention de nom@domaine.com Modifiez votre adresse courriel Désabonnement Politique de confidentialité Red Earth General Store l rue 100 XYZ Toronto, ON, Canada Envoyez-nous un courriel à : servicealaclientele@redearth.com 4 3 2

6 6 COMMENT LA LCAP SERA-T-ELLE APPLIQUÉE? La LCAP sera mise en application et des amendes pourront être imposées aux contrevenants (entreprises et particuliers). Le CRTC sera le principal organisme chargé de veiller au respect de la Loi et d imposer les sanctions pécuniaires. À la demande du CRTC, le ou les expéditeurs doivent être en mesure de prouver qu ils ont pris toutes les précautions voulues et qu ils ont obtenu le consentement nécessaire pour communiquer avec le destinataire, conformément aux exigences de la LCAP. En l absence de preuve suffisante, des sanctions pécuniaires importantes sont susceptibles d être imposées, soit jusqu à un maximum de $ par infraction. Il est important de noter que les erreurs commises de bonne foi peuvent encourir des amendes moindres. Toutefois, ces situations seront traitées au cas par cas. DATES IMPORTANTES : Période de préparation de 6 mois 1 er janvier au 1 er juillet 2014 Entrée en vigueur de la LCAP 1 er juillet 2014 Entrée en vigueur des dispositions du droit privé d action 1 er juillet 2017

7 7 COMMENT PUIS-JE ME PRÉPARER EN PRÉVISION DE LA LCAP? Évaluez votre base de données : Tâchez de déterminer la nature des consentements obtenus par votre procédure d inclusion (exprès ou tacite). En cas de doute, vous devriez supposer que le consentement est tacite et que votre basée de données doit être actualisée par la collecte de consentements exprès. Obtenez le consentement exprès ou tacite : Il existe une croyance commune au sein de l industrie des médias numériques selon laquelle toutes les bases de données disposent d un droit acquis pour les trois prochaines années. C est faux. Seuls les consentements «exprès» ou «tacites» (pour les trois prochaines années) sont protégés en vertu de la LCAP. Les bases de données constituées sans preuve de consentement devront être converties avant l entrée en vigueur de la Loi, le 1er juillet Une demande d adhésion (annexe) devra être envoyée aux abonnés afin d obtenir le consentement approprié. Convertissez le consentement tacite en consentement exprès : Toutes les bases de données disposant d un consentement tacite sont, aux termes de la LCAP, assorties d une date d expiration. Ainsi, à moins d obtenir le consentement exprès, ces données deviennent inutilisables après une période de deux ans. Ce délai devrait servir à convertir le consentement tacite en consentement exprès avant la date d échéance. Révisez/modifiez vos procédures d inclusion («opt-in») : De nombreuses procédures d inclusion devront être mises à jour afin de se conformer aux nouvelles exigences de la LCAP. Toutes les options d inclusion devraient être revues afin de s assurer que l information requise est disponible et facile à interpréter. Évaluez vos envois de messages : Tous vos envois devraient être revus et classés en fonction de la nature de leur contenu. Certains messages (principalement les messages transactionnels ou de service) ne constituent pas des MEC, et les procédures applicables peuvent différer significativement. Créez/revoyez vos méthodes de saisie d information : Assurez-vous d être en mesure de prouver que vous avez reçu l autorisation nécessaire pour communiquer avec tous vos abonnés. Si le CRTC vous le demande, vous devrez prouver que vous détenez cette permission. Conservez l historique de vos communications. Supprimez les cases d activation pré-cochées : Éliminez toutes les cases de consentement précochées de vos procédures d inclusion. Aux termes de la LCAP, les cases d activation pré-cochées ne permettent pas l accord de consentement exprès. Étude de conformité à la LCAP de TC Media : Laissez nos experts passer du temps avec vos équipes marketing afin d évaluer vos méthodes de collecte de données, vos messages et vos pratiques de diffusion, de manière à s assurer que vous respectez la LCAP et toutes ses dispositions. Le programme inclut une formation en milieu de travail et un service conseil dédié à la LCAP.

8 8 ANNEXE DÉFINITIONS CLÉS : CAN-SPAM : Contrôle de l agression non sollicitée de la pornographie et la Loi sur la commercialisation. Loi américaine anti-pourriel adoptée en Loi beaucoup plus indulgente que la LCAP. Demande d adhésion («Permission Pass») : Un message électronique commercial dont l objectif principal est d obtenir ou de réobtenir la permission de communiquer avec un utilisateur. Selon le CRTC, ces messages sont considérés comme des MEC et, une fois la Loi en vigueur, ne pourront être envoyés que si vous disposez du consentement exprès ou tacite. LPRPDE : Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Voir Personne : Personne physique, société de personnes, personne morale, organisation, association, fiduciaire, exécuteur, liquidateur de la succession, administrateur, séquestre ou représentant légal. Recommander à un ami : Transférer un message à une personne avec laquelle vous entretenez une relation personnelle ou d affaires. Peut se faire à travers une plateforme marketing ou un compte de messagerie personnel.

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