NOTICE D AIDE À L ÉLABORATION DE LA DEMANDE DE PAIEMENT [MESURE N DISPOSITIF]

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1 Mise à jur : le 16/12/2013 Insertin du lg du prjet (Cnseil réginal, Cnseil AXE 4 LEADER Insertin du lg du prjet (Cnseil réginal, Cnseil Insertin du lg du prjet (Cnseil réginal, Cnseil Insertin du lg du prjet (Cnseil réginal, Cnseil n 51746#01 NOTICE D AIDE À L ÉLABORATION DE LA DEMANDE DE PAIEMENT [MESURE N DISPOSITIF] Cette ntice présente les mdalités de demande de paiement d une aide Lisez-la avant de remplir le frmulaire cerfa n SI VOUS SOUHAITEZ DAVANTAGE DE PRÉCISIONS, CONTACTEZ LE GAL Smmaire 1- Cnditins d btentin du versement d une aide 2- Sanctins éventuelles 3- Aide à la cnstitutin d une demande de paiement 4- Infrmatins cmplémentaires sur les pièces justificatives à furnir à l appui de vtre demande 1- Cnditins d btentin du versement d'une aide 1.1 Qui peut demander le paiement d une aide? Seuls les bénéficiaires qui se snt vus ntifier l attributin d une aide au titre du Prgramme de dévelppement Rural (PDR) par le biais d une décisin juridique attributive d'aide (arrêté u cnventin) peuvent demander le paiement et ce uniquement après avir supprté des dépenses pur l'pératin qui est subventinnée. 1.2 Quand demander le paiement d une aide? Il est pssible de dépser plusieurs demandes de paiement au curs de la réalisatin de l pératin. Une première demande de paiement peut être dépsée auprès du GAL dès lrs que les premières dépenses de l pératin nt été réalisées et supprtées par le bénéficiaire. La dernière demande de paiement est à effectuer quand les dépenses de l pératin nt été tutes réalisées et supprtées par le bénéficiaire. La date limite pur transmettre cette dernière demande de paiement au GAL est mentinnée dans la décisin juridique attributive d'aide. Elle est reprise dans le frmulaire de demande de paiement qui vus a été transmis en même temps que la décisin juridique. Dans le cadre de la gestin de la fin de prgrammatin du FEADER , la dernière demande de paiement dit être dépsée auprès du GAL avant le 30 juin Cmment cnstituer vtre demande de paiement? La demande de paiement cmprend un frmulaire, des annexes et des pièces justificatives. Après avir renseigné les annexes pertinentes seln les dépenses réalisées pur l pératin, vus purrez finaliser le remplissage du frmulaire de demande de paiement et devrez jindre les justificatifs nécessaires. La demande de paiement sera dépsée en un seul exemplaire auprès du GAL. 1.4 Quelles dépenses peuvent être prises en cmpte? La décisin juridique attributive d'aide qui vus a été transmise précise quelles dépenses prévisinnelles nt été retenues cmme éligibles au FEADER par les différents financeurs. Il relève de la respnsabilité du bénéficiaire de se cnfrmer au cntenu de la décisin juridique qui lui a été transmise. Par cnséquent vus devez, dans vtre demande de paiement, présenter exclusivement les dépenses réalisées qui snt éligibles au regard de la décisin juridique attributive du FEADER. Dans certains cas, vtre pératin peut cmprter également des dépenses nn retenues au FEADER mais qui snt prises en charge par des financeurs natinaux. Ces dépenses peuvent être retenues dans la décisin juridique attributive du FEADER u dans une autre décisin juridique. Vus veillerez à les présenter séparément dans le frmulaire de demande de paiement. 2- Sanctins éventuelles Si dans les annexes 1 à 4 de vtre demande de paiement, vus présentez des dépenses inéligibles au titre du PDR, une pénalité purra être appliquée par le Service référent. Par exemple, les dépenses retenues par le service référents élèvent à 100 sur les 150 de dépenses que vus avez déclarés éligibles au titre du PDR dans la demande de paiement. Si n applique un taux d'aide de 40%, le mntant de l aide que vus sllicitez est de 60 (150 x 40%) et le mntant de l aide payable est de 40 (100 x 40%). L écart cnstaté est de (60 40)/40, sit 50%. La réglementatin impsant d appliquer une sanctin si l écart est supérieur à 3%, cela revient dans cet exemple à vus verser une aide de : 40 (60-40) = 20. Si vus aviez déclaré 100 de dépenses éligibles, l'aide versée aurait été de Aide à la cnstitutin d une demande de paiement 3.1 Identificatin des demandes de paiement et dates d exécutin de l pératin Demande de paiement n / Dernière demande de paiement Si l pératin est achevée et que vus ne dépserez plus de demande de paiement pur cette pératin par la suite, cchez «dernière demande de paiement». Sinn, cchez «demande de paiement N» et indiquez le rang de la présente demande de paiement (1 si 1 ère demande de paiement, 2 si 2 ème demande de paiement, etc ) 1/ 5

2 Dates de début/de fin d exécutin de l pératin Il vus est demandé de renseigner les dates effectives de début et de fin d exécutin de l pératin. La date de début d exécutin de l pératin est nécessaire en particulier pur la première demande de paiement dépsée pur le prjet. Elle crrespnd à la date du premier acte juridique (par exemple, devis signé, bn de cmmande u factures émises) passé avec un prestataire u un furnisseur. A défaut, elle crrespnd à la date de la première dépense réalisée u des premières actins réalisées pur le prjet. La date de fin d exécutin de l pératin ne vus est demandée que pur la dernière demande de paiement. Elle crrespnd à la date la plus tardive entre la date d achèvement physique de l pératin et la date d acquittement de la dernière dépense. 3.2 Crdnnées du cmpte bancaire sur lequel le versement de l aide est demandé Si vus suhaitez demander le versement de l aide sur un cmpte différent de celui indiqué dans le frmulaire de demande d aide et en en-tête du frmulaire de demande de paiement, veuillez cmpléter la partie «crdnnées du cmpte bancaire sur lequel le versement de l'aide est demandé» u jindre un RIB. Si vus n avez jamais signalé l existence de ce cmpte bancaire au GAL, vus devez bligatirement jindre le RIB. 3.3 Dnnées financières de l pératin Mntant ttal des dépenses supprtées à ce jur pur l pératin Vus devez indiquer ici le mntant ttal des dépenses supprtées pur l pératin à la date de remplissage du frmulaire qu elles sient u nn éligibles d après la décisin juridique attributive d'aide. En effet cette infrmatin purra être nécessaire dans le calcul de l aide (par exemple pur diminuer l impact des recettes à déduire de la part des dépenses éligibles). RAPPEL : les dépenses présentées divent avir été intégralement supprtées au préalable par le bénéficiaire qui demande le versement de l'aide - une dépense supprtée par le bénéficiaire étant une dépense qui a été décaissée u débitée de sn cmpte, u une cntributin en nature apprtée par le bénéficiaire. Renseignement des annexes Il vus est demandé de jindre à vtre frmulaire : - au mins une annexe parmi les annexes 1, 2, 3 et 4 seln les dépenses réalisées et éligibles au titre du PDR, - l annexe 5 si le prjet a généré des recettes, - l annexe 6 si des dépenses nn retenues au FEADER mais prises en charge par au mins un financeur natinal snt réalisées. Vus devez cmpléter ces annexes en précisant le pste de dépenses fixé dans la décisin juridique auquel se rattache chaque dépense. Dépenses éligibles au PDR présentées au titre de la demande de paiement Vus devez reprter ici les mntants des dépenses éligibles au titre du PDR détaillées dans les annexes 1 à 4. Ces dépenses divent crrespndre à celles éligibles retenues au titre du PDR dans la décisin juridique attributive de l'aide FEADER. Elles divent être présentées en HT u TTC en fnctin des dispsitins de la décisin juridique. Les annexes 1, 2, 3 et 4, vus permettrnt de détailler l ensemble des dépenses réalisées pur la mise en œuvre de l pératin éligibles au titre du PDR et d indiquer explicitement quelle partie de ces dépenses vus cnsidérez cmme éligible. La présentatin de dépenses inéligibles au titre du PDR dans les annexes 1 à 4 peut entraîner des sanctins (cf. 2- sanctins éventuelles) Recettes générées Vus devez reprter ici le mntant des recettes détaillées dans l annexe 5. Les recettes générées par le prjet peuvent cnsister en des ventes, des lcatins, des services, des drits d inscriptin u d autres ressurces équivalentes générées par l pératin, hrs recettes directement liées à l activité écnmique exercée). Ces recettes sernt déduites de l assiette de calcul de l'aide versée. Si l pératin que vus réalisez génère des recettes avant la date de fin d exécutin de l pératin et qu'elles ne snt pas liées à vtre activité écnmique principale, le mntant de celles-ci dit être déclaré pur le calcul de l'aide au myen de l annexe 5. Les recettes peuvent être déclarées dès la première demande de paiement. Si vus n avez pas déclaré les recettes générées pur l pératin dans des demandes de paiement intermédiaires, vus devez bligatirement les déclarer dans la dernière demande de paiement. Dépenses nn retenues au titre du PDR mais prises en charge par un financeur natinal, présentées dans la demande de paiement Vus devez reprter ici le mntant des dépenses nn retenues au PDR mais prises en charge par au mins un financeur natinal qui snt détaillées dans l annexe 6. Déclaratin des aides effectivement perçues u encre à percevir Vus indiquerez dans ce tableau tutes les aides que vus avez effectivement perçues pur le prjet. L infrmatin cnduira le service instructeur à prendre l attache des financeurs pur btenir la certificatin de la dépense. Cette dépense certifiée permettra le paiement du FEADER. Vus déclarerez aussi les cntributins privées (dns, mécénat, spnsring pur le prjet) et prêts aidés btenus. Enfin, vus indiquerez si une aide reste à percevir d un financeur. 3.4 Indicateurs de réalisatin Les «indicateurs de réalisatin» du frmulaire snt à cmpléter uniquement lrs de la dernière demande de paiement. Vus ne devez présenter chaque dépense u recette qu une fis : une même dépense u une même recette ne peut pas être présentée dans plusieurs demandes de paiement. Il vus est pssible de détailler vs dépenses et recettes sur papier libre, à cnditin de furnir tutes les infrmatins demandées dans les annexes. 2/ 5

3 4.2 Frais salariaux supprtés par le bénéficiaire 4- Infrmatins cmplémentaires sur les pièces justificatives à furnir à l appui de vtre demande 4.1 Pièces justificatives des dépenses à jindre au frmulaire de demande de paiement 1. Dépenses faisant l bjet d une facturatin Vus devez furnir une cpie des factures u une pièce de valeur prbante équivalente, cntenant au minimum les infrmatins suivantes : - la date d émissin du dcument, - les nm et prénm u la raisn sciale de la persnne physique u mrale qui prduit le dcument ainsi que sn adresse (un identifiant pruvant l existence légale est vivement recmmandé : exemple un N SIRET), - les nm et prénm u la raisn sciale de la persnne physique u mrale qui est destinataire du dcument ainsi que sn adresse, - la nature, de la dépense et la quantité (avec l unité utilisée), - le mntant HT, le taux de TVA et le mntant TTC de la dépense (dans le cas d une exnératin de la TVA, la mentin «TVA nn applicable, art. 293B du Cde général des Impôts» dit être précisée), - le mntant des rabais, remises et risturnes. Par cnséquent, une cpie d un reçu, d une quittance, d une nte de frais, d un ticket de caisse peuvent être transmis à cnditin d avir l ensemble des éléments ci-dessus. Les factures u pièces équivalentes divent bligatirement être acquittées. Les preuves d acquittement snt : - sit une cpie des factures u des pièces équivalentes avec les mentins d acquittement inscrites par le furnisseur, le prestataire, l entrepreneur... Les mentins d acquittements snt les suivantes : la présence de la mentin : «acquittée le», la date d acquittement, le cachet du furnisseur, la signature du furnisseur, - sit la signature du cmptable public (si vus êtes un bénéficiaire public), d un cmmissaire aux cmptes u d un expert-cmptable sur l annexe 1 du frmulaire de demande de paiement, - sit une cpie des relevés de cmpte bancaire crrespndants si leurs libellés snt suffisamment explicites pur établir le lien avec le prjet (surligner les dépenses qui cncerne le prjet), si vus êtes un bénéficiaire privé, - Sit une cpie du mandat de paiement daté et visé par le cmptable public, si vus êtes un bénéficiaire public. Faute de preuve d acquittement, les dépenses crrespndantes sernt cnsidérées cmme inéligibles. (cf. 2- sanctins éventuelles) En cas de mise à dispsitin payante de persnnel, de matériel u d un autre bien, vus devez jindre une cpie de la cnventin de mise à dispsitin cnclue entre vus et l établissement tiers et une cpie de la facture acquittée. Lrsqu une facture est partiellement éligible, il vus est demandé de mettre en évidence sur la pièce justificative la partie qui crrespnd à des dépenses éligibles que vus présentez au titre de la demande de paiement (par exemple en surlignant les mntants à prendre en cmpte). Si vus présentez des salaires, vus devez furnir une cpie des bulletins de salaires 1 crrespndant à la péride de réalisatin de l'pératin dans le frmulaire de demande de paiement ainsi qu une cpie de la cnventin cllective de la structure, de l accrd d entreprise u des cntrats de travail des agents cncernés, si ces pièces n'nt pas été furnies avec la demande d aide u qu'elles nt été mdifiées depuis leur transmissin. Si vus présentez des rémunératins de stagiaires u d apprentis, vus devez jindre une cpie de la cnventin de stage u du cntrat d apprentissage ainsi que tut dcument permettant d'attester le paiement effectif de ces rémunératins, Si vus présentez des rémunératins du gérant de la sciété, vus devez transmettre une cpie des statuts de la sciété u du prcès-verbal de l Assemblée Générale de la sciété, si la rémunératin a évlué par rapprt à la demande d aide. L'aide sera calculée sur la base des frais de persnnel établis de la manière suivante : un cût jurnalier sera déterminé en rapprtant les cûts salariaux éligibles (1) à la durée thérique du travail sur la péride de référence (2) ce cût jurnalier est multiplié par le nmbre de jurs u d'heures que vus déclarez avir cnsacré(e)s à la réalisatin de l'pératin. 1/ Justificatin des cûts salariaux : Les cûts salariaux éligibles à l'aide intègrent les frais de rémunératin et les ctisatins sciales patrnales et salariales liées ainsi que les traitements accessires prévus dans le cntrat de travail u dans la cnventin cllective. Les traitements accessires snt des primes u indemnités pur sujétins, risques, pénibilités u indemnités attachées à une fnctin particulière. Ils snt à justifier par l envi d un cntrat de travail, d un extrait de la cnventin cllective appliquée au sein de la structure u un extrait des statuts de la structure si ces pièces n'nt pas été transmises au mment de la demande d'aide. Les taxes et les charges sciales sur les salaires snt également éligibles : taxes sur salaires, ctisatins à la médecine du travail, participatin financière de l emplyeur à la frmatin cntinue et 1% lgement. Si ces dépenses ne snt pas inscrites sur le bulletin de salaires, elles peuvent être justifiées par un dcument venant des services fiscaux u sciaux attestant de l'acquittement des dépenses et le cas échéant le calcul du mntant présenté à l'aide, u par une attestatin du cmptable public, d'un expert cmptable u d'un cmmissaire aux cmptes dnnant les mêmes infrmatins. En cas de prime annuelle présentée pur le paiement du slde, il faut rajuter une ligne de frais salariaux pur chaque demande de paiement antérieure. Chaque ligne dit crrespndre à la prratisatin de la prime annuelle en fnctin du nmbre de jurs de la péride indiquée dans chaque demande de paiement antérieure. 2/ Déterminatin de la péride de référence : La péride de référence crrespnd à la péride pur laquelle vus déclarez dans vtre demande de paiement les dépenses de rémunératin des salariés. La péride de référence est déterminée par les bulletins de salaires jints à la demande de paiement. Cette péride de référence est exprimée en mis. 1 Ou cpie du jurnal de paie u de la déclaratin annuelle des dnnées sciales (DADS) 3/ 5

4 4.3 Autres dépenses supprtées par le bénéficiaire (frais de transprt, hébergement, restauratin, ) Les frais de transprt, hébergement, restauratin snt éligibles s'ils snt en lien direct avec l'pératin et justifiés cmme tels. Si les dépenses de frais de déplacement que vus présentez snt : payées directement par vtre structure : vus devez jindre une cpie de la facture (u équivalent). Pur plus d explicatins, cnsulter la rubrique relative aux «dépenses faisant l bjet d une facturatin» de cette ntice. rembursées au salarié au cût réel de la dépense : vus devez jindre une cpie de la nte de frais. rembursées au salarié sur la base d un frfait : vus devez jindre une cpie du dcument fixant les cûts frfaitaires (cnventin cllective, barème, prcès-verbal d assemblée générale, délibératin ) et une cpie de l état des frais (nte de frais u pièce équivalente). Il n'est pas nécessaire de furnir ces dcuments s'ils nt déjà été transmis avec la demande d aide et n nt pas été mdifiés depuis, u si vus utilisez le barème de la fnctin publique u le barème fiscal (fixé par bulletin fficiel du Ministère des Finances). C est ntamment le cas, à défaut de barème interne à la structure, pur la prise en cmpte des indemnités kilmétriques. basées sur l utilisatin d un véhicule de service u de fnctin : vus devez jindre une cpie de la carte grise du véhicule, un justificatif des distances parcurues et une cpie du dcument fixant les cûts frfaitaires (cnventin cllective, barème, prcès-verbal d assemblée générale, délibératin ). Dans les tris premiers cas, la dépense présentée dit être acquittée. 4.4 Cntributin en nature du bénéficiaire Si nécessaire, des pièces cmplémentaires peuvent être demandées par le service instructeur. 4.5 Autres pièces justificatives à furnir Sus-traitance Si vtre pératin est en partie u intégralement sus-traitée à un prestataire, vus devez jindre une cpie de la cnventin de sus-traitance. Cntrat de crédit-bail Si des investissements de l pératin snt financés par un créditbail, vus devez transmettre une cpie du cntrat de crédit-bail. Cnventin de mandat Si vtre pératin est cnfiée en partie u en ttalité à un mandataire, vus devez furnir une cpie de la cnventin de mandat, si elle n était pas jinte à la demande d aide. Marchés publics Si vus êtes un bénéficiaire public (un service de l Etat, un établissement public de l Etat, une cllectivité territriale, un établissement public lcal), un rganisme de drit privé mandataire d un rganisme sumis au cde des marchés publics, un rganisme de drit privé ayant décidé d appliquer le cde des marchés publics u tute structure sumise à l rdnnance N du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par certaines persnnes publiques u privées tel que les rganismes recnnus de drit public par l administratin, vtre pératin dit respecter les règles de la cmmande publique (cde des marchés publics u rdnnance n ). A ce titre, vus devez furnir, dès la première demande de paiement : - Le frmulaire de cnfirmatin du respect de la cmmande publique, cmplété et signé, s il n a pas déjà été transmis avec la demande d aide - Une preuve de la mise en cncurrence des prestataires, furnisseurs, entrepreneurs : Pur les marchés inférieurs aux seuils de prcédure frmalisée, tut dcument démntrant la mise en cncurrence (une cpie des devis reçus pur une même dépense, une cpie du currier de demande de devis, un référentiel de prix, une nte de traçabilité de l'achat ) ; Pur les marchés en prcédure frmalisée seln l rdnnance N , une cpie du rapprt d analyse des ffres et une cpie des prcès-verbaux des cmmissins d appel d ffre. - Une preuve de la publicité effectuée : Pur les marchés en prcédure adaptée : une cpie d un encart publicitaire dans la presse réginale, un mail destiné à plusieurs entreprises du secteur, une annnce sur un site internet u une cpie d un dcument frmalisé (JOUE JAL - prfil acheteur) Pur les marchés en prcédure frmalisée seln l rdnnance N , une cpie du JOUE et du prfil d acheteur. - Une preuve des ntificatins et de la frme écrite du marché : Pur les marchés en prcédure adaptée, une cpie de l acte d'engagement signé, du bn de cmmande signé, du devis signé,... Pur les marchés en prcédure frmalisée seln l rdnnance N , une cpie de l acte d engagement signé des 2 parties et une cpie d un avis d attributin des dcuments. - Pur les marchés sumis au cntrôle de légalité, aucune pièce n est à transmettre. : le GAL peut demander au bénéficiaire un justificatif de transmissin à la Préfecture du marché (exemple : cpie du currier adressé à la Préfecture). Publicité cmmunautaire Dès la première demande de paiement, vus devez furnir des justificatifs pruvant le respect de vs bligatins en matière de publicité du financement par l'unin eurpéenne (exemple : phtgraphies de la publicité affichée dans les lcaux, cpie d une publicatin). Pur les investissements matériels, vus devez appser une plaque explicative lrsque l actin menée implique un investissement d un mntant ttal éligible supérieur à eurs et installer un panneau sur les sites des infrastructures lrsque l pératin prévue implique un investissement matériel d un mntant ttal éligible supérieur eurs. Cette plaque explicative / ce panneau cmprennent : le lg de l Eurpe, la mentin : «Fnds eurpéen agricle pur le dévelppement rural : l Eurpe investit dans les znes rurales», ainsi qu une descriptin du prjet. Ces éléments relatifs à la publicité de la participatin eurpéenne divent ccuper 25 % de la plaque. L affichage dit être maintenu pendant au mins 5 ans à cmpter de la signature de la décisin juridique. Pur les investissements immatériels : - Dans le cas de publicatins (étude, rapprt, dcument de cmmunicatin, créatin d un site web, etc ); vus devez utiliser la charte graphique «l Eurpe s engage» et faire apparaître la mentin «Fnds eurpéen agricle pur le dévelppement rural : l Eurpe investit dans les znes rurales» afin d indiquer clairement sur la page de titre la participatin du FEADER ; en utre si l pératin dépasse en mntant ttal éligible et si les lgs des autres financeurs apparaissent, vus devez faire apparaître le lg de l Eurpe. - Lrs de l rganisatin de manifestatins (cnférences, séminaires, fires, expsitins, cncurs), les rganisateurs divent faire état de la participatin du FEADER sur le lieu de la manifestatin et sur les dcuments présentés. - Dans le cas des frmatins, vus devez effectuer la publicité sur les dcuments diffusés pur les actins dnt le mntant ttal éligible est inférieur à eurs, et appser en plus une plaque dans le hall d'accueil u à l'extérieur du centre de frmatin pur les actins dnt le mntant ttal éligible est supérieur u égal à eurs. 4/ 5

5 - Dans tus les cas, vus devez appser le lg de l Eurpe sur tut dcument u supprt de cmmunicatin (currier, brchure d infrmatin, diaprama). Ces bligatins s'appliquent aussi aux publicatins par vie électrnique. 5/ 5