FOIRE AUX QUESTIONS. Hôpital Montfort - Boîte à outils

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1 FOIRE AUX QUESTIONS Hôpital Montfort - Boîte à outils c H Document préparé en collaboration avec l hôpital Montfort et le Consortium national de formation en santé (CNFS)-volet Université d Ottawa CNFS - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort,

2 Table des matières c H 3 Questions d ordre administratif liées à l Hôpital Montfort 9 Réflexion avant d accepter un stagiaire 11 Questions liées à l organisation du stage 13 Questions liées aux fonctions d éducation et de soutien 23 Questions liées aux stagiaires - Cas particuliers 27 Bibliographie Notes Le terme superviseur est utilisé ici pour désigner toute personne qui participe à l enseignement des stagiaires, ce qui inclut les précepteurs, professeurs cliniques, cliniciens, etc. Dans l unique but d alléger le texte, nous utilisons le masculin pour inclure le féminin. 2012, CNFS Consortium national de formation en santé - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort. Tous droits réservés. CNFS - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort,

3 c H Questions d ordre administratif liées à l Hôpital Montfort 1. Qu est-ce que le Guichet unique Le Guichet unique sert d intermédiaire entre les différents services de l Hôpital Montfort et les établissements d enseignement. Il a pour but de faciliter la communication et favoriser l émergence d une culture d apprentissage positive. 2. Qui forme l équipe du Guichet unique L équipe du Guichet unique comprend : Un secrétaire de la Direction des affaires universitaires Quatre adjoints et demi à l enseignement - volet médecine Un demi adjoint à l enseignement - volet professionnels de la santé Deux coordonnateurs à l enseignement - volet professionnels de la santé Directeur de l enseignement - volet professionnels de la santé Directeur de l enseignement - volet médecine 3. Quels sont les rôles de l équipe du Guichet unique Les rôles des coordonnateurs de l enseignement de l Hôpital Montfort consistent à : Gérer les demandes de stage pour toutes les professions Procéder aux inscriptions des stagiaires Soutenir les superviseurs (p. ex. précepteurs et professeurs cliniques) Évaluer la performance en enseignement de l Hôpital 4. Que trouve-t-on dans la trousse d orientation des stagiaires Voici, en ordre alphabétique, la liste des documents contenus dans la trousse d information générale des stagiaires : c H Carte de l hôpital Codes de mesures d urgence (copie couleur) Copie de la page principale du portail des employés (copie couleur) Évaluation de l orientation Évaluation du stage Exigences d immunisation Formation du CNFS (Cheminer vers la réussite de mon stage) : brève description CNFS - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort,

4 Formulaire d adhésion et de consentement pour les accès Formulaire d engagement à la confidentialité (disponible en anglais et en français) Formulaire de comptabilisation du temps d enseignement : JEP (voir aussi question no 8) Formulaire de la violence en milieu de travail Liste des personnes-ressources et de leur numéro de téléphone en cas d urgence Liste des sujets de la présentation Organigramme de l hôpital Politiques d enseignement stagiaire / superviseur Présentation PowerPoint de l orientation générale Ressources disponibles à la bibliothèque La trousse d orientation des stagiaires en soins infirmiers comprend en plus : Feuille d administration des médicaments Politique d administration des médicaments Prévention des infections : Aide-mémoire 5. Que faire si mon stagiaire a besoin d un espace de travail La responsabilité de trouver un espace de travail pour le stagiaire revient au superviseur. Le personnel du Guichet unique peut soutenir le superviseur dans cette tâche. Rappelons que ceci doit se faire avant l arrivée du stagiaire, afin que ce dernier se sente accueilli. 6. Qui s occupe de communiquer avec le stagiaire avant le stage C est aux coordonnateurs de l enseignement et aux adjoints à l enseignement de l Hôpital Montfort d agir comme agents de liaison avec les établissements d enseignement afin de décharger de cette tâche les gestionnaires, les instructeurs cliniques, les chefs d équipe, etc. Cependant, il n est pas de leur responsabilité d accepter ou de refuser les demandes de stage. 7. Est-ce que les stagiaires peuvent participer aux formations offertes par l Hôpital Montfort L Hôpital Montfort offre de la formation à l intention des stagiaires. Le CNFS offre également des formations aux divers professionnels et stagiaires de l hôpital. 8. Qu est-ce qu un JEP (journée d enseignement professionnel ) Il s agit d une unité de mesure pour comptabiliser le temps d enseignement des professions de la santé ou en médecine c H CNFS - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort,

5 9. Est-ce qu on comptabilise les JEP en supervision secondaire (stagiaire jumelé avec un superviseur autre que le superviseur principal pour une période du stage) La comptabilisation des JEP du superviseur secondaire est difficile en ce moment, étant donné que les formulaires de comptabilisation des journées d enseignement complétées par les stagiaires ne nous sont pas toujours retournés à la fin du stage. Par conséquent, nous ne pouvons pas comptabiliser les JEP des superviseurs secondaires. Nous préparons actuellement une procédure et des lignes directrices qui favoriseront l utilisation des feuilles de comptabilisation. 10. Qui remplit le formulaire de JEP et à qui doit-il être remis Il est de la responsabilité du stagiaire de remplir le formulaire de JEP/JEM. Le rôle du superviseur consiste uniquement à lui rappeler de le remplir à la fin du stage. Le stagiaire envoie ensuite le formulaire rempli, par courriel interne, à la Direction des affaires universitaires. 11. Lorsque j agis comme superviseur secondaire, qui doit remplir le formulaire de JEP Le stagiaire est responsable, en tout temps, de compléter le formulaire, incluant l information concernant le superviseur secondaire. Votre responsabilité est de vous assurer que le stagiaire inscrive l information qui vous concerne, afin que le temps de supervision que vous lui avez accordé soit comptabilisé comme des journées d enseignement dans votre service. 12. À qui puis-je faire part de mon intérêt à devenir un superviseur de stage Le travail de superviseur est très gratifiant. Si vous êtes intéressé à devenir superviseur de stage, parlez-en à votre gestionnaire de service, aux coordonnateurs de l enseignement de l Hôpital Montfort ou aux adjoints à l enseignement de la Direction des affaires universitaires. 13. Quelles sont les formations offertes à l intention des superviseurs de stagiaires L Hôpital Montfort rend disponible diverses formations sur la supervision de stagiaires : c H L Art de superviser des stagiaires, une formation de deux jours offerte par le CNFS, un partenaire de l Hôpital Montfort. La formation est offerte deux fois par année, au printemps et à l automne. Elle est aussi offerte, gratuitement, en ligne (voir l horaire sur le site Formation sur mesure au sujet de la supervision de stage pour les soins infirmiers par le Centre Prométhée de l Hôpital Montfort. Assemblée des superviseurs organisée par la Direction des affaires universitaires une fois par année. Les sujets traités lors de cette journée sont reliés à la supervision de stagiaires et au soutien des superviseurs. Entretiens Montfort, activité de formation et de réseautage à l intention des stagiaires, des résidents et de tous les professionnels de la santé à raison de cinq fois par année. CNFS - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort,

6 14. Qui s occupe de vérifier les exigences requises par l Hôpital Montfort pour mon stagiaire Les coordonnateurs de l enseignement de l Hôpital Montfort ou les adjoints à l enseignement à la Direction des affaires universitaires sont responsables de vérifier toutes les exigences requises par l Hôpital Montfort avant le début du stage. Ces exigences incluent, par exemple, les preuves d immunisation, le test d étanchéité du masque N95, la vérification du dossier de police et les certifications spécifiques telles que le RCR ou les permis de pratique. 15. Qui s occupe d obtenir une carte d accès et le permis de stationnement pour mon stagiaire Lors de l orientation du stagiaire, le coordonnateur de l enseignement à la Direction des affaires universitaires ou le professeur clinique de l établissement d enseignement lui fait remplir le Formulaire d adhésion et de consentement pour les accès des stagiaires. Ensuite, on accompagne le stagiaire à l endroit où il doit régler (payer) et obtenir sa carte d accès, sa carte d identification de l Hôpital et son permis de stationnement. Le stagiaire doit retourner sa carte d accès à la fin du stage en se présentant à la caisse (local 2C128), du lundi au vendredi entre 7h30 et 16h00. Le montant de dépôt (10,00$) pour la carte d accès lui sera alors remboursé. Si le stagiaire prévoit revenir à l Hôpital Montfort pour un stage ultérieur, il peut conserver sa carte. Elle sera alors désactivée à la fin du premier stage et il devra la faire réactiver au début du prochain stage. Le remboursement du dépôt lui sera donné uniquement quand il retournera sa carte. 16. Qui dois-je contacter si mon stagiaire rencontre un problème avec sa carte d accès ou son permis de stationnement En cas de problème, vous pouvez contacter le bureau des Services de soutien intégrés, au poste 2604 (local 00B258). Si le problème n est pas résolu, vous pouvez vous référer à un membre de l équipe du Guichet unique. Ils vous dirigeront, au besoin, vers les personnes-ressources les mieux placées pour vous aider. 17. Qui s occupe d obtenir l accès à Méditech et un code NUR pour mon stagiaire Le coordonnateur de l enseignement à la Direction des affaires universitaires obtient un code d utilisateur Méditech activé pour le stagiaire. Il partage ensuite ce code avec celui-ci lors de son orientation générale. Dans le cas où on organise une formation Méditech pour le stagiaire avant le début du stage, le code sera remis au stagiaire ou au coordonnateur de l établissement d enseignement par courrier électronique avant la date de formation. c H Dans le cas des stages de groupe en soins infirmiers, un code d utilisateur Meditech (module NUR) est activé quelques jours avant le début du stage. Les professeurs cliniques reçoivent pour leurs stagiaires, le code à utiliser pour la durée du stage. Le mot de passe initial est toujours ONETIME. Le stagiaire doit ensuite changer son mot de passe. CNFS - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort,

7 18. Qui dois-je contacter si mon stagiaire rencontre un problème avec son accès Méditech En cas de problème, vous pouvez contacter l équipe de l informatique au poste Si votre problème n est pas résolu, vous pouvez vous référer à un membre de l équipe du Guichet unique. Au besoin, il vous dirigera vers les personnes-ressources les mieux placées pour vous aider. 19. Qui s occupe d assigner un casier à mon stagiaire L adjoint à l enseignement à la Direction des affaires universitaires s occupe de l assignation des casiers pour tous les stagiaires sans exception. Les numéros de casiers et les combinaisons seront donnés aux stagiaires lors de leur orientation générale. Quant aux stages de groupe en soins infirmiers, les numéros de casiers et les combinaisons sont remis aux professeurs cliniques des établissements d enseignement quelques jours avant le début du stage. 20. Qui dois-je contacter si mon stagiaire rencontre un problème avec son casier ou la combinaison du cadenas En cas de problème avec les casiers assignés aux stagiaires des professions de la santé, vous pouvez contacter l adjointe à l enseignement à la Direction des affaires universitaires. 21. Qui s occupe d assigner un code pour le lecteur de glycémie à mon stagiaire en sciences infirmières Dans le cas des stages de groupe en soins infirmiers, l adjoint à l enseignement à la Direction des affaires universitaires s occupe d attribuer les codes pour les lecteurs de glycémie. Quelques jours avant le début du stage, nous remettons un code d accès à chaque professeur clinique de l établissement d enseignement. Les stagiaires utilisent alors le code d accès de leur professeur clinique. Lors des stages de consolidation en soins infirmiers, les stagiaires doivent compléter une formation pour le lecteur de glycémie lors de l orientation générale. Ils recevront une attestation de la technologiste senior ADBD (Analyse de biologie délocalisée) ou de la coordonnatrice de la qualité/formation du service de laboratoire, ainsi qu un code d accès individuel. 22. Qui dois-je contacter si mon stagiaire rencontre un problème avec son code pour le lecteur de glycémie En cas de problème, vous pouvez contacter la technologiste senior ADBD au laboratoire au poste Si votre problème n est pas résolu, vous pouvez vous référer aux coordonnateurs de l enseignement à la Direction des affaires universitaires. Au besoin, ils vous dirigeront vers les personnes-ressources les mieux placées pour vous aider. c H CNFS - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort,

8 23. Comment dois-je gérer un problème d absentéisme chez mon stagiaire Si le stagiaire s absente du stage, il doit contacter son superviseur dans les plus brefs délais afin de l aviser et de justifier son absence. Le stagiaire est également responsable d aviser le coordonnateur de stage de l établissement d enseignement. Si le stagiaire s absente plus d une fois, le superviseur doit, pour sa part, aviser le coordonnateur de stage de l établissement d enseignement ou le coordonnateur de l enseignement à la Direction des affaires universitaires, afin de connaître les dispositions à prendre pour le temps de stage manqué et d assurer un suivi. 24. Quelle est la démarche à suivre si je dois m absenter Le superviseur contacte le stagiaire pour l en informer et avise également son gestionnaire ou son supérieur. Avant le début du stage, le superviseur doit identifier un remplaçant au cas où il doive s absenter. Cette personne prendra la relève pour la durée de l absence du superviseur. Si toutefois, le superviseur ne trouve pas de remplaçant, le gestionnaire doit alors identifier qui le remplacera pendant l absence. Le stagiaire ne peut pas rester sur les lieux cliniques s il n a pas de superviseur qui lui est assigné. c H CNFS - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort,

9 Réflexion - avant d accepter un stagiaire 25. Pour quelles raisons devrais-je devenir un superviseur Afin de compléter leur formation académique, tous les étudiants doivent avoir l occasion de développer leurs compétences en milieu clinique. En tant que professionnel, il est donc de notre devoir de participer à la formation des futurs professionnels de la santé. Les superviseurs ont parfois tendance à croire que la supervision est une tâche qui demande beaucoup de temps et d énergie. Pourtant, des auteurs (Baird, 2005; Lockwood-Rayermann, 2003) nous apprennent que la supervision est une occasion d améliorer nos connaissances et nos compétences professionnelles. Les écrits rapportent aussi que les superviseurs se sentent moins isolés, moins stressés, moins épuisés et qu ils sont généralement plus satisfaits de leur travail. (Butterworth et al., Cheater, & Hale, Hyrkas, Severinsson, & Borgenhammar Teasdale et al., cités dans Driscoll, 2007, Milne, cité dans Wagner, Keane, McLeod, & Bishop, 2008). Par conséquent, la supervision est une expérience enrichissante de laquelle le superviseur peut retirer plusieurs bénéfices. Pour en savoir plus sur les bénéfices de la supervision, vous pouvez consulter le document «Introduction» disponible sur le portail. 26. Comment puis-je améliorer mes compétences comme superviseur Comme le curriculum de la majorité des programmes de formation postsecondaire ne prévoit pas de formation sur la supervision des stagiaires, le futur superviseur doit se prendre en main pour développer les compétences nécessaires. À ce sujet, Henderson (2006) affirme que les cliniciens se sentent parfois isolés dans ce nouveau rôle par manque de formation. Afin de combler cette lacune, le superviseur doit donc aller chercher des stratégies et des outils qui l aideront à encadrer l apprentissage des stagiaires et à se sentir à l aise dans ce nouveau rôle. En ce sens, plusieurs formations en ligne et en salle existent pour aider les superviseurs à améliorer leurs compétences. Elles visent à augmenter les connaissances des superviseurs et à les outiller pour mieux répondre aux besoins d apprentissage du stagiaire. CNFS - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort,

10 Pour en savoir plus sur la façon d améliorer vos compétences comme superviseur, vous pouvez consulter les documents mis à votre disposition sur le portail. Ceux-ci vous donneront déjà quelques trucs utiles pour vous sentir plus à l aise dans votre rôle de superviseur. Vous pouvez également vous inscrire aux formations en ligne offertes gratuitement par le CNFS : ou vous informer pour participer à une formation en salle offerte par le CNFS - volet Université d Ottawa au , poste Est-ce que j ai les qualités pour être un bon superviseur Devenir superviseur requiert en effet certaines qualités essentielles. Quelques chercheurs ont étudié les qualités qui caractérisent un bon superviseur et l impact de celles-ci sur la relation de confiance avec le stagiaire. En réfléchissant à vos qualités et à celles que vous aimeriez améliorer ou développer dans le cadre de vos fonctions comme superviseur, vous démontrez que vous possédez déjà de l l ouverture d esprit, soit une qualité importante à posséder en tant que superviseur. L accessibilité, l authenticité, la capacité d exercer un rôle d autorité, la compréhension et la confiance en soi sont autant de qualités que les stagiaires recherchent chez le superviseur. Le superviseur qui possède ces qualités est en mesure d offrir au stagiaire un environnement de stage propice au développement de ses compétences professionnelles (Knights, 1996, cité dans Baird, 2005; Martino, cité dans Haynes, 2003). Vous avez sans doute déjà quelques-unes de ces qualités. Néanmoins, une réflexion sur le sujet est toujours souhaitable afin d améliorer vos compétences de superviseur. Pour en savoir plus sur les qualités de la supervision, vous pouvez consulter le document «L Art de superviser - formation de base» disponible sur le portail. Vous pouvez également vous inscrire à la formation en ligne «Bâtir un climat de confiance» offerte gratuitement par le CNFS : CNFS - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort,

11 Questions liées à l organisation du stage 28. De quelle façon ma charge de travail est-elle affectée par la supervision d un stagiaire Les premières journées de stage étant déterminantes pour le bon déroulement du stage, il est conseillé que le superviseur diminue temporairement sa tâche de travail (Bishop, 2007; Boutin, & Camaraire, 2001). L accueil d un nouveau stagiaire exige que le superviseur soit disponible afin d apprendre à le connaitre, et ce, dans le but d établir une relation de confiance avec ce dernier. Le superviseur devra aussi modifier son horaire en fonction de l expérience de son stagiaire. Si le stagiaire est expérimenté et autonome, le superviseur pourra déléguer des tâches à ce dernier pendant qu il se consacre à ses responsabilités. Néanmoins, le superviseur doit toujours réserver du temps à son horaire pour faire de l observation directe, pour donner de la rétroaction de façon soutenue au stagiaire, en vue de documenter ses observations et les rencontres de supervision, pour préparer les séances de supervision et faire l évaluation finale du stage. Pour en savoir plus sur les tâches et responsabilités liées à la supervision, vous pouvez vous inscrire à la formation en ligne «Les principes de base» offerte gratuitement par le CNFS : 29. Est-ce que je peux superviser même si je travaille à temps partiel De nouveaux modèles de supervision font leur apparition pour mieux répondre aux besoins des professionnels. Le modèle qui permet à des superviseurs qui travaillent à temps partiel d exercer leur rôle de superviseur est le modèle de co-supervision, aussi appelé le modèle de supervision partagée. Dans ce modèle, deux superviseurs ou plus de même profession supervisent à temps partagé un stagiaire à temps plein de la même profession. Les deux superviseurs collaborent ainsi au développement des compétences du stagiaire (Coulton, & Krimmer, 2005; Spooner-Lane et al., 2007). Ce modèle demande des exigences particulières de la part des superviseurs. Ceux-ci doivent bien comprendre leurs rôles respectifs, communiquer de façon continue par divers canaux et travailler en étroite collaboration. Ce modèle a comme avantage de rendre l évaluation du stagiaire plus juste et de lui donner l occasion d apprendre selon deux visions différentes. Pour les superviseurs, ce modèle permet de se sentir soutenu dans les tâches de supervision. Pour en savoir plus sur les divers modèles de supervision, vous pouvez vous inscrire à la formation en ligne «Divers modèles de supervision» offerte gratuitement par le CNFS : CNFS - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort,

12 30. Dans quelles circonstances dois-je communiquer avec le coordonnateur clinique (de stage) L une des fonctions des coordonnateurs de stage de l établissement d enseignement est de soutenir les superviseurs dans leur rôle d éducateur auprès des stagiaires. Le superviseur peut donc communiquer à tout moment avec le coordonnateur avant, pendant ou après le stage pour toutes questions relatives à la supervision (p. ex. l organisation et la planification du stage, l évaluation des apprentissages, incluant les enjeux de rendement chez le stagiaire ou les documents à retourner à la fin du stage). Dès que vous avez des doutes sur la capacité de votre stagiaire à atteindre les objectifs, il importe de communiquer avec le milieu d enseignement en vue d obtenir le soutien nécessaire. Le superviseur doit aussi communiquer avec le coordonnateur quand un conflit avec le stagiaire empêche le bon déroulement du stage et met en péril le développement des compétences professionnelles (Burns et al., 2006; Boutet, & Rousseau, 2002; Boutin, & Camaraire, 2001; Cassedy, 2010; Elcock, & Sharples, 2011; Haynes et al., 2003). 31. J ai l impression que la supervision d un groupe de stagiaires pourrait être exigeante. La supervision de groupe est un modèle de supervision plus récent qui exige une organisation différente de la supervision traditionnelle (un superviseur : un stagiaire). Les écrits scientifiques indiquent que la supervision de groupe avec des étudiants de compétences similaires ne demande pas plus de temps (Baldry Currens, et al., 2000; Claessen, 2004). La planification est certes plus exigeante au départ, car il faut planifier en tenant compte du niveau de compétences de chaque stagiaire. Dans certains cas, d autres superviseurs pourront être impliqués de façon intermittente dans la supervision des différents stagiaires qui composent le groupe. En ce sens, il est suggéré que le superviseur remette un document écrit (calendrier) détaillé aux stagiaires pour que ceux-ci sachent à quel moment ils seront en supervision individuelle ou en travail de groupe avec leur superviseur respectif ou un autre superviseur. Cette planification, malgré sa complexité, est compensée par de nombreux avantages pour le stagiaire. Il pourra notamment recevoir un soutien par ses pairs pour la pensée critique, développer plus facilement l identité professionnelle et diminuer son taux d anxiété. Pour en savoir plus sur les divers modèles de supervision, vous pouvez vous inscrire à la formation en ligne «Explorer divers modèles de supervision» offerte gratuitement par le CNFS : CNFS - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort,

13 Questions liées aux fonctions d éducation et de soutien 32. Comment m assurer que mon évaluation soit juste, honnête et objective Une évaluation juste, honnête et objective s appuie sur des faits et plusieurs sources d information. Une collecte d informations réunit nécessairement des observations et non des jugements. L observation décrit ce qu on voit, c est-à-dire un geste, une expression faciale (non-verbal) ou encore, les mots entendus. Quant au jugement, il consiste en une conclusion ou une opinion qui ne fait pas l unanimité, c est-à-dire sur laquelle les observateurs peuvent ne pas être d accord. Pour être juste et honnête en évaluation du rendement, le superviseur doit donc s appuyer sur des faits concrets. L évaluation doit aussi s appuyer sur plusieurs sources d information. Le superviseur peut recueillir des données sur le rendement du stagiaire par l observation directe, ses notes cliniques, les commentaires des patients et les notes qu il a compilées dans son calepin (Baird, 2008; Bernard, & Goodyear, 2004; Bogo, Regehr, Power, & Regehr, 2007; Branch, & Anuradha, 2002; Burns, Beauchesne, Ryan-Krause, & Sawin, 2006; Ellis, 2001; Green, 2006). Néanmoins, même quand on a les meilleures intentions, l évaluation du rendement peut contenir des erreurs qui peuvent fausser l évaluation. Par exemple, le superviseur peut inconsciemment avoir tendance à porter un jugement global sur le rendement du stagiaire à partir de quelques événements; entretenir des idées préconçues à l égard du stagiaire ou encore, surestimer le rendement du stagiaire ayant des affinités avec lui (le superviseur) (Bernatchez, 2003; Dolan, & Schuler, 1995; Morin, Murphy, & Larocque, 1999; Turgeon, 1997). Pour en savoir plus sur l évaluation du rendement du stagiaire, vous pouvez consulter le document «L Art de superviser - formation de base» disponible sur le portail. Vous pouvez également vous inscrire à la formation en ligne «Évaluer le rendement» offerte gratuitement par le CNFS : 33. Comment puis-je arriver à cerner les besoins d apprentissage du stagiaire En début de stage, une discussion s impose avec le stagiaire pour connaître ses besoins. Par exemple, la discussion peut porter sur les connaissances générales du stagiaire concernant la clientèle du milieu clinique. À ce sujet, un outil pratique appelé l inventaire des savoirs est disponible dans la formation en ligne «Les principes de base de la supervision» (www.cnfs.ca). Cet outil peut aider à mieux cerner les connaissances et les habiletés spécifiques du stagiaire. Il importe aussi d orienter la discussion sur les expériences antérieures de stages, afin de faire ressortir les points qui ont représenté des défis dans son stage précédent et enfin, fixer de nouveaux objectifs. CNFS - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort,

14 En effectuant de l observation directe durant le stage, vous serez en mesure de reconnaitre ses forces et ses points à améliorer et mieux cibler ses besoins d apprentissage. De plus, en mesurant régulièrement ses apprentissages et sa progression vers l atteinte des objectifs, vous pourrez choisir des cas qui lui permettront de poursuivre ses apprentissages. Enfin, reconnaitre le style d apprentissage privilégié du stagiaire pourra aussi permettre au superviseur de mieux cibler les besoins du stagiaire. Pour en savoir plus sur les styles d apprentissage du stagiaire et la façon de cibler ses apprentissages, vous pouvez consulter le document «L Art de superviser - formation de base» disponible sur le portail. Vous pouvez également vous inscrire à la formation en ligne «Principes de base et Divers styles d apprentissage» offerte gratuitement par le CNFS : 34. Mon stagiaire manque de connaissances de base pour intervenir auprès de la clientèle. Que dois-je faire Le superviseur a souvent tendance à vouloir combler le manque de connaissances du stagiaire en lui fournissant les réponses. Il ne doit toutefois pas se substituer au milieu d éducation. En effet, le rôle des professeurs en milieu d enseignement est d offrir aux étudiants des connaissances théoriques. Bien que le superviseur puisse à l occasion partager du savoir avec son stagiaire, ceci ne devrait pas être sa responsabilité principale. Le superviseur peut donc suggérer des lectures ou des ressources au stagiaire, mais il peut aussi lui demander où ce dernier pense qu il pourra trouver l information dont il a besoin. Cette façon de faire permet de développer l autonomie du stagiaire. Le superviseur peut aussi adopter le rôle d éducateur pour que le stagiaire fasse des liens entre les situations pratiques et les concepts théoriques afin de l aider à faire appel à ses connaissances. Pour en savoir plus sur le rôle d éducateur du superviseur, vous pouvez consulter le document «Art de superviser-formation de base» disponible sur le portail. Vous pouvez également vous inscrire à la formation en ligne «Principes de base» offerte gratuitement par le CNFS : 35. Mon stagiaire a de bonnes habiletés techniques, mais il a une attitude professionnelle qui déplait aux patients. Comment puis-je aborder cette problématique avec mon stagiaire Le rôle du superviseur vise l acquisition du savoir-faire et du développement du savoir-être du stagiaire. Dans ce cas-ci, le stagiaire a une attitude non professionnelle. Cette problématique se situe au niveau du savoir-être. Plusieurs comportements peuvent démontrer un manque de savoir-être : une expression non-verbale, un ton de voix, un geste brusque. Le superviseur doit donc nommer des faits concrets qu il a observés afin d expliquer sa position au stagiaire. CNFS - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort,

15 Le superviseur doit faire prendre conscience au stagiaire de l impact de son savoir-être sur la relation de confiance avec le patient et sur son rendement comme intervenant. L apprentissage du savoir-être se produit quand le stagiaire prend conscience de certains traits de sa personnalité pour ensuite modifier son attitude. En ce sens, votre rôle est de favoriser l autoformation et l autocritique. Si les comportements inappropriés du stagiaire persistent après en avoir discuté à quelques reprises, le superviseur doit «conseiller» le stagiaire pour favoriser un engagement accru de sa part ou le «confronter» face au problème et à la conséquence possible de ne pas réussir son stage si celui-ci n arrive pas à redresser la situation. Pour en savoir plus sur les divers rôles du superviseur, vous pouvez consulter le document «L Art de superviser - formation de base» disponible sur le portail. Vous pouvez également vous inscrire à la formation en ligne «Principes de base de la supervision» offerte gratuitement par le CNFS : 36. Comment faire pour que le stagiaire cesse d argumenter quand je lui donne de la rétroaction Le stagiaire doit apprendre à être réceptif face aux rétroactions que le superviseur lui fournit. Cette ouverture fait partie du savoir-être et de l apprentissage de la démarche d autoévaluation (norme professionnelle). Il est donc important de faire part de vos observations à votre stagiaire si vous remarquez qu il devient défensif quand vous lui donnez de la rétroaction. Il faut alors lui donner des exemples concrets qui vous indiquent qu il manque d ouverture et qu il n accepte pas la critique. Par exemple, on peut observer qu il interrompt le superviseur ou qu il trouve des excuses pour justifier ses difficultés. Il faut retenir qu il est important de s appuyer sur des faits pour soutenir chacune de vos observations (Branch et al., 2002). Nommez un geste, une expression faciale (communication non verbale), des mots que vous avez entendus par le stagiaire ou encore la réaction que vous avez observée chez le patient. Il est conseillé de ne pas porter de jugement (ex : tu manques d ouverture), car cela provoque une réaction défensive, ce qui mène à l argumentation (Bélair, 1995). Essayer de rencontrer le stagiaire dès que possible après l observation du comportement, afin que les événements soient récents dans sa mémoire. Donner un commentaire clair et spécifique et situer l action au présent sont d autres moyens qui peuvent aider à diminuer l argumentation du stagiaire. Pour en savoir plus la façon de donner de la rétroaction au stagiaire, vous pouvez consulter le document «L Art de superviser - formation de base» disponible sur le portail. Vous pouvez également vous inscrire à la formation en ligne «Évaluer le rendement» offerte gratuitement par le CNFS : CNFS - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort,

16 37. Comment et quand dois-je annoncer à mon stagiaire qu il ne rencontre pas les objectifs de stage Le stagiaire doit recevoir des rétroactions sur son rendement de façon continue. Des rencontres de supervision régulières et fréquentes lui permettent de prendre conscience de ses forces et de ses points à améliorer. Il peut alors se situer par rapport à l atteinte de ses objectifs de stage. L évaluation mi-stage est un premier moment où le superviseur fait le point, c est-à-dire qu il fait un bilan des comportements et compétences du stagiaire. C est lors de cette rencontre que le superviseur peut exprimer clairement au stagiaire qu il doit s améliorer rapidement pour redresser la situation, sinon il pourrait ne pas atteindre ses objectifs et échouer le stage (De Landsheere, 1979; Muller, 2002; Scriven, 1991; Steiner, 2001). Évidemment, c est lors de l évaluation finale que le superviseur se prononce définitivement sur la réussite ou l échec du stage. Cependant, les données sur le rendement du stagiaire ne devraient pas être une révélation surprise. Au contraire, le stagiaire doit avoir été informé de ses progrès et difficultés de façon régulière tout au long du stage. Pour en savoir plus sur l évaluation du stagiaire, vous pouvez vous inscrire à la formation en ligne «Évaluer le rendement» offerte gratuitement par le CNFS : 38. Comment puis-je favoriser un bon climat d apprentissage pour mon stagiaire L établissement d un climat propice à l apprentissage est essentiel au développement du stagiaire. Plusieurs facteurs contribuent à maintenir un bon climat d apprentissage, c està-dire où le stagiaire apprend, se sent à l aise de poser des questions et de discuter de ses préoccupations. Tout d abord, l accueil réservé au stagiaire est primordial (Boutin, & Camaraire, 2001; Elcock, & Sharples, 2011). Le superviseur doit donc bien préparer et planifier l arrivée de son stagiaire pour que celui-ci puisse vivre une expérience de stage réussie (Burns et al., 2006). Les qualités du superviseur influent aussi sur le climat d apprentissage du stagiaire. Le stagiaire doit sentir que son superviseur est disponible, qu il a la capacité d offrir du soutien et qu il puisse lui donner de la rétroaction significative. Le superviseur doit donc s interroger sur ces qualités et leurs incidences sur le processus de supervision. Un autre facteur qui favorise un bon climat d apprentissage est le respect des limites professionnelles. En aidant le stagiaire à respecter ses limites, le superviseur favorise le développement d une relation de confiance qui facilite à son tour le développement des compétences. Les règles et les limites relatives à cette relation de confiance doivent donc être discutées dès le début du stage. Enfin, l utilisation de stratégies de communication adéquates est essentielle pour maintenir une relation de confiance et favoriser l apprentissage chez le stagiaire tout au long du stage. La communication efficace permettra aussi de gérer rapidement des situations conflictuelles qui pourraient entraver l apprentissage du stagiaire. Pour en savoir plus sur la façon de favoriser un bon climat de confiance, vous pouvez vous inscrire aux formations en ligne «Bâtir un climat de confiance» et «Gérer les conflits» offertes gratuitement par le CNFS : CNFS - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort,

17 39. Comment puis-je améliorer le raisonnement clinique de mon stagiaire Les écrits scientifiques indiquent que plusieurs stratégies peuvent être utilisées pour façonner le raisonnement clinique du stagiaire. Tout d abord, le raisonnement clinique est un processus interne et souvent inconscient (Ajjawi, & Higgs, 2008). Votre rôle est donc d amener le stagiaire à en prendre conscience en le faisant verbaliser à ce sujet. Vous pouvez alors corriger son processus de pensée au besoin. Vous pouvez poser diverses catégories de questions au stagiaire pour l aider à améliorer son raisonnement clinique. Il importe en premier lieu de poser des questions pour savoir si le stagiaire a les connaissances de base (données au sujet du patient, connaissances théoriques) suffisantes pour prendre une décision clinique adéquate. Une autre série de questions doit permettre de voir si le stagiaire peut traiter l information en faisant des liens (cognition) entre les diverses données recueillies (ex : est-ce que tu as observé des similarités entre le cas que tu as vu hier et celui-ci). Enfin, le superviseur peut poser des questions pour savoir si le stagiaire a fait un retour sur son processus de pensée (métacognition) afin de s assurer qu il a pris la meilleure décision clinique ( ex : est-ce que tu as tenu compte des données environnementales de ce patient pour décider de ton plan d intervention) D autres stratégies existent pour façonner le raisonnement clinique du stagiaire. Vous pouvez par exemple lui demander de schématiser son processus de pensée (faire une carte conceptuelle) ou encore de résumer en une phrase la situation clinique (Bowen, 2006; Buzan, & Buzan, cités dans Higgs, Jones, Loftus, & Christensen, 2008; Nendaz et al., 2005). Pour en savoir plus sur la façon de développer le raisonnement clinique du stagiaire, vous pouvez consulter le document «L Art de superviser - Façonner le raisonnement clinique et Intégrer les données probantes» disponible sur le portail. Vous pouvez également vous inscrire à la formation en ligne «Façonner le raisonnement clinique» offerte gratuitement par le CNFS : 40. Est-ce possible que mon stagiaire soit démotivé Comment puis-je l aider à prendre plus d initiative et à s avancer Il y a un très grand danger à tenir pour acquis qu un stagiaire est démotivé! Il s agit d une conclusion rapide, d un jugement de valeur qui pourrait même être le résultat d une perception différente liée à la culture. Le premier pas consiste à faire part au stagiaire des faits observés et de votre inquiétude par rapport au peu d engagement qu il démontre envers son apprentissage. Lui parler aussi des conséquences sur l atteinte des objectifs de stage (ex. : le savoir-être professionnel, le travail d équipe). Lui demander son auto-évaluation de la situation, discuter des causes possibles de son désengagement (ex. : moins à l aise avec la clientèle, manque de connaissances, difficulté à comprendre l utilité de certaines tâches) et identifier conjointement des moyens de l engager dans son apprentissage (plan d actions) (Campbell, 2006; CNFS, 2011, adapté de Gaiptman, & Anthony, 1993). CNFS - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort,

18 Le rôle d entraineur serait approprié dans ce cas-ci pour l aider à développer son autonomie; par exemple, lui demander de collaborer à la planification des activités d apprentissage et à la résolution de problèmes (CNFS, 2011, adapté de Hager & McFarlane, 1995). Pour plus d information, vous pouvez vous inscrire à la formation en ligne «Bâtir un climat de confiance» offerte gratuitement par le CNFS : 41. J ai l impression que mon stagiaire me manipule pour s assurer d obtenir une bonne évaluation. Comment faire pour confirmer cette impression et comment agir dans cette situation Chercher un indice fiable qui laisse penser que le stagiaire exerce un jeu de pouvoir : malaise ressenti par le superviseur (ex. : tension, pression, crainte) ou répétition d un comportement ou d une demande de la part du stagiaire (Crèvecœur, 2000). Le stagiaire peut utiliser un jeu de pouvoir pour diverses raisons : besoin d être apprécié, manque de connaissances ou d habiletés, sentiment de vulnérabilité ou de menace dans son autonomie, etc. (Crèvecœur, 2000, Villeneuve, 1994). Vous pouvez faire cesser le jeu de pouvoir en n y participant pas! Chercher la raison qui incite le stagiaire à utiliser le jeu de pouvoir. Lui demander de préciser ce qu il veut dire lorsque son message n est pas explicite. Par exemple, quand tu me dis que tu as trop de travail, qu est-ce que tu veux dire précisément Lui donner de la rétroaction régulièrement et lui demander son autoévaluation de son rendement et de l atteinte des objectifs (ex. : Peux-tu m indiquer les objectifs que tu as atteints jusqu à présent). Pour plus d information sur le jeu de pouvoir, vous pouvez consulter le document «L Art de superviser - formation de base» disponible sur le portail. Vous pouvez également vous inscrire à la formation en ligne «Bâtir un climat de confiance» offerte gratuitement par le CNFS : 42. Mon stagiaire semble à l opposé de moi qui suis très structuré et organisé. Comment puis-je l encadrer de façon efficace pour qu il développe les compétences professionnelles attendues et qu il atteigne les objectifs de stage Prendre conscience que chacun a une façon préférée d apprendre (style d apprentissage). Il est plus facile de comprendre comment le stagiaire apprend si on lui demande quelle est sa façon préférée d apprendre (en agissant, en observant, en pensant/lisant, etc.). Vous pouvez aussi lui faire identifier son style d apprentissage à l aide d outils prévus à cet effet. Vous pouvez utiliser divers outils ou stratégies d encadrement pour aider le stagiaire à utiliser un style d apprentissage plus actif et pragmatique lorsque c est le cas (ex. : contrat d apprentissage, plan d actions avec buts et échéanciers serrés, étude de cas, jeu de rôle, faire nommer les étapes d une intervention, etc.) ou à adapter votre enseignement au style du stagiaire (Tremblay & Paradis, 2001). CNFS - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort,

19 Pour plus d information sur le style d apprentissage, vous pouvez consulter le document «L Art de superviser - formation de base» disponible sur le portail. Vous pouvez également vous inscrire à la formation en ligne «Intégrer les styles d apprentissage» offerte gratuitement par le CNFS : 43. Comment faire pour ralentir un stagiaire et le faire réfléchir avant d agir En lui posant des questions sur son plan d actions, sa procédure, la justification de sa décision clinique en lui faisant observer une situation pendant que vous intervenez. Cette situation peut indiquer un style d apprentissage spécifique (actif) (Tremblay & Paradis, 2001). Pour plus d information sur le style d apprentissage, vous pouvez consulter le document «L Art de superviser - formation de base» disponible sur le portail. Vous pouvez également vous inscrire à la formation en ligne «Intégrer les styles d apprentissage» offerte gratuitement par le CNFS : 44. Quelle est la différence entre une évaluation formative et sommative L évaluation formative est une rétroaction verbale régulière visant : 1) à situer le stagiaire, au fur et à mesure, par rapport à l atteinte des objectifs, et 2) à diagnostiquer les problèmes afin d ajuster l encadrement. L évaluation sommative est le bilan écrit final des apprentissages du stagiaire, lequel est discuté conjointement avec le stagiaire dans le cadre d une rencontre de fin de stage. Elle donne le portrait complet de l atteinte des objectifs et conclut sur la réussite ou l échec du stage. Pour plus d information sur l évaluation du rendement, vous pouvez consulter le document «L Art de superviser - formation de base» disponible sur le portail. Vous pouvez également vous inscrire à la formation en ligne «Évaluer le rendement» offerte gratuitement par le CNFS : 45. Est-ce que je dois faire une évaluation mi-stage Cela dépend des exigences de l établissement d enseignement. Vérifier avec le coordonnateur de stage de l établissement d enseignement lorsque vous vous préparerez à la venue du stagiaire. Si on n exige pas d évaluation mi-stage, il est tout de même utile de faire une rencontre avec le stagiaire à ce moment, pour faire le point et le situer par rapport aux apprentissages réalisés (objectifs atteints et à travailler). Il aura un portrait plus clair des savoirs qu il a acquis et de ceux qu il doit travailler pour atteindre les objectifs. Vous pouvez ensuite ajuster conjointement le plan d action pour atteindre les objectifs ciblés. CNFS - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort,

20 Pour plus d information sur l évaluation du rendement, vous pouvez consulter le document «L Art de superviser - formation de base» disponible sur le portail. Vous pouvez également vous inscrire à la formation en ligne «Évaluer le rendement» offerte gratuitement par le CNFS : 46. Dois-je m inquiéter pour la suite du stage si j ai vécu un conflit avec mon stagiaire La suite peut dépendre de la façon avec laquelle vous avez géré ce conflit. Le conflit peut ébranler la confiance mutuelle entre vous et le stagiaire. Le conflit est une discorde interne entre le stagiaire et vous, une vision opposée de la situation, une divergence d opinion, d attentes, de valeurs, de perceptions ou une incompatibilité entre les buts ou les intérêts communs (Girard & Simard, 2009, Marquid, cité dans Kelly, 2006, Wilmot, cité dans Sportman, & Hamilton, 2007). Si vous discutez avec le stagiaire en faisant en sorte que chacun valide ses perceptions, exprime ses besoins et ses préoccupations, vous êtes sur la bonne route (Conflict Resolution Network, 2009). Le conflit ne devrait pas influencer votre objectivité par la suite, ni empêcher le renouvellement du climat de confiance. Un conflit bien géré peut renforcer la relation de confiance, clarifier les positions et les intérêts. Pour plus d information sur la gestion de conflit, vous pouvez vous inscrire à la formation en ligne «Gérer les conflits» offerte gratuitement par le CNFS : 47. Mon stagiaire arrive en retard de temps à autre. Quelle est la meilleure façon d aborder cette situation Lui faire part de vos observations, tout en faisant un lien avec l apprentissage à acquérir sur le savoir-être (responsabilités professionnelles). Lui faire prendre conscience des conséquences de son comportement sur les autres collègues, les patients, ainsi que la planification et le déroulement de la journée. Le rôle de conseiller est approprié, dans ce cas-ci, afin de favoriser un engagement accru du stagiaire et mener au redressement de la situation. Lorsque la situation ne s améliore pas, le rôle d agent de confrontation s avère essentiel pour mettre le stagiaire face à son comportement afin qu il en prenne conscience et qu il s engage dans la recherche de solutions (CNFS, 2011, adapté de Hagler & McFarlane). Pour plus d information sur les principes de base de la supervision, vous pouvez consulter le document «L Art de superviser - formation de base» disponible sur le portail. Vous pouvez également vous inscrire à la formation en ligne «Principes de base de la supervision» offerte gratuitement par le CNFS : CNFS - Volet Université d Ottawa et Hôpital Montfort,

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