L'entretien préalable prévu par l'article L du code des juridictions financières a eu lieu le 15 avril 2003 avec l'ordonnateur.

Transcription

1 RAPPORT D'OBSERVATIONS DEFINITIVES Lycée PAUL GAUGUIN Examen de la gestion Dans le cadre de son programme, la chambre territoriale des comptes de Polynésie française a jugé les comptes et examiné la gestion du lycée GAUGUIN à Papeete, à partir de l'exercice 1996 en application des dispositions des articles LO et LO du code des juridictions financières. L'entretien préalable prévu par l'article L du code des juridictions financières a eu lieu le 15 avril 2003 avec l'ordonnateur. Lors de sa séance du 27 mai 2003, la chambre a formulé des observations provisoires qui ont été adressées le 18 juin 2003 au proviseur, ordonnateur de l'établissement. Cette lettre est restée sans réponse. Le ministre de l'éducation et de l'enseignement technique, président du conseil d'administration, a été destinataire le 18 juin 2003, des observations provisoires précitées et d'une synthèse des observations relatives à l'ensemble des établissements, conformément aux dispositions de l'article 34 du décret n du 22 mars 1983 relatif aux chambres régionales des comptes. Sa réponse est parvenue à la chambre le 30 septembre Lors de sa séance du 23 mars 2004, la chambre a arrêté les observations définitives suivantes. Elles ont essentiellement trait à l'utilisation des réserves de l'établissement, aux procédures suivies pour la réalisation des travaux de rénovation des bâtiments, à l'état du parc immobilier, aux relations entre le lycée et le collège de TIPAERUI et enfin à celles entres le lycée et le foyer socio-éducatif. 1) L'utilisation des réserves Le montant des réserves disponibles au 31 décembre 2000 s'élèvait à F.CFP, ventilés de la façon suivante:

2 En 1998, l'augmentation significative des réserves disponibles du service général est due à un prélèvement de 3 millions F.CFP sur les réserves du service spécial L2 "hébergement", sans délibération du conseil d'établissement. (les différentes demandes faites par le rapporteur pour obtenir la décision du conseil d'établissement sont restées sans réponse). L'affectation fin 1998 de 3 millions F.CFP du service spécial restauration au service général sans décision du conseil d'établissement est irrégulière. Les recettes du service spécial proviennent essentiellement des familles et constituent des ressources affectées, qui n'ont pas vocation à suppléer les insuffisances de la dotation de l'établissement. Sur ce point, le ministre de l'éducation a indiqué dans sa réponse du 30 septembre qu'il avait " l'intention de proposer également en conseil des ministres une modification de l'arrêté 732/CM du 17 juin 1987 pour réglementer l'utilisation d'une partie des fonds de réserves au moment de l'adoption du budget en soumettant ce prélèvement à mon autorisation préalable. S'agissant de l'emploi des réserves du service spécial "hébergement" qui doivent logiquement être réservées à l'amélioration des biens et matériels de ce service, je demanderai également une modification de l'arrêté 732/CM permettant à titre exceptionnel l'utilisation de ces fonds à d'autres destinations avec mon autorisation préalable. Dans tous les cas, ces prélèvements doivent faire l'objet d'une délibération du conseil d'établissement ". 2) La comptabilisation du patrimoine Un bordereau d'observations du Trésorier-Payeur Général du 10 septembre 2001 demandait au comptable du lycée PAUL GAUGUIN de produire un état détaillé du patrimoine de l'établissement. L'actuel agent comptable n'a pu satisfaire cette demande, le travail de réfection de l'inventaire entrepris par son prédécesseur ayant été détruit par des inondations. Il ne dispose à ce jour que de quelques documents partiels, mais pense pouvoir remonter aux années antérieures à 1997 après au moins une année de travail. Lors du contrôle a pu être obtenu de la direction de l'enseignement secondaire l'état des biens meubles du lycée Paul Gauguin transférés par l'etat au Territoire au 31 décembre 1987, document dont l'agent comptable ne disposait pas. Un tel document pourrait être une base de départ pour mettre à jour l'inventaire mobilier de l'établissement. Par ailleurs, jusqu'en 1997, l'établissement procédait à la technique de la dépréciation (ou amortissement pour ordre) décrite dans la circulaire n du 28 mars 1988 du ministère de l'education Nationale et préconisée lorsque l'établissement n'a pas la charge du renouvellement de l'immobilisation. Ce sont en effet les dispositions de la circulaire précitée qui sont appliquées de facto pour les établissements du territoire. Il s'avère que le territoire n'a pas arrêté, en conseil des ministres comme le prévoit la délibération AT du 23 novembre 1995 modifiée portant

3 adoption de la réglementation financière et comptable du territoire et de ses établissements publics, de nomenclature aux établissements publics territoriaux d'enseignement -EPTE-. Aucune disposition ne donne actuellement de base juridique aux opérations comptables effectuées par les EPTE de la collectivité d'outre mer de la Polynésie française puisque celle ci n'a pas fixé de nomenclature qui fasse référence à la circulaire précitée. Au cas d'espèce, tous les équipements acquis par le lycée depuis 1997 ne font plus l'objet de cette procédure de dépréciation. Le comptable a précisé qu'il avait procédé au rattrapage des dépréciations des biens acquis depuis 1997 au cours de l'exercice Enfin, cette même circulaire précise que les durées de dépréciation sont fixées par délibération du conseil d'établissement, par référence aux usages comptables. Dès lors que la délibération AT du 19 août 1993 fixant les règles d'établissement de l'état de l'actif ainsi que les modalités d'amortissement du patrimoine du territoire ne mentionne aucune durée, il serait souhaitable qu'une délibération du conseil d'administration soit prise pour fixer les durées de dépréciation et que l'état du patrimoine soit mené à son terme puisque la régularisation des dotations aux dépréciations pour les biens acquis depuis 1997 est déjà réalisée. 3) Les travaux de rénovation des salles de science L'établissement a réglé sur les exercices 1999 et 2000 plus de 62 MF.CFP au titre de ces travaux dont la réalisation appelle plusieurs remarques. La notion d'opération concernant ces travaux ne semble pas faire de doute, puisqu'une procédure d'appel d'offres a été lancée, "concernant l'opération définie ci-après: réhabilitation des salles de sciences physiques/chimie et des salles SVT du lycée Paul Gauguin" (articles 1er du RPAO - règlement particulier d'appel d'offre- et du CCAP -cahier des clauses administratives particulières- ). Par ailleurs, ces mêmes documents précisent que les travaux sont répartis en 7 lots, et réalisés en une seule tranche (articles 2.4 du RPAO et 1.3 du CCAP). L'article 2 du code des marchés publics passés au nom du territoire et de ses établissements publics précise que "toute dépense publique se rapportant à une opération nettement déterminée, doit donner lieu à l'établissement d'un marché administratif lorsque le montant de ladite opération excède un certain seuil fixé en conseil des ministres (15 MF.CFP jusqu'au 15 septembre 2000)". Comme l'ont précisé maintes fois les juridictions administratives, pour définir une opération, il faut prendre en compte l'unité fonctionnelle du projet, même si les prestations sont de nature différente, car elles concourent à la réalisation du même projet.

4 Le maître d'ouvrage est désigné dans le RPAO (article 2.2) et le CCAP (article 1.4) comme étant le Lycée Paul Gauguin, le conducteur d'opération, le maître de chantier et le maître d'ouvre étant la direction de l'enseignement secondaire. L'avis d'appel d'offres a été établi par le proviseur du lycée, mais le CCAP a été dressé par le conducteur d'opération. Première constatation, le maître d'ouvrage ne pouvait être que le propriétaire des locaux, c'est à dire la collectivité territoriale. Une convention de mandat devait être conclue entre celle-ci et l'établissement scolaire pour permettre au proviseur de mener les opérations pour le compte du territoire et donner ainsi un fondement juridique aux paiements effectués par ce dernier. Sans délégation expresse, le chef d'établissement était incompétent pour passer ledit marché. Une fois les travaux réalisés, leur valeur devait être intégrée dans le patrimoine du territoire. Deuxième constatation, la procédure d'appel d'offres n'apparaît pas avoir été menée à son terme. L'avis d'appel d'offres, signé par le proviseur du lycée, a été envoyé à la publication le 23 avril 1999, les dates de factures des deux journaux locaux le confirment. La date limite de remise des offres avait été fixée au 25 mai Or, toutes les pièces de marché fournies par l'agent comptable du lycée sont vierges (CCAP et actes d'engagement), aucun procès-verbal de la commission consultative des marchés ni de réception des travaux n'a été remis hormis un brouillon d'une séance de la commission d'appel d'offres du 28 mai 2001 où figurent le montant des offres des entreprises. Or ces offres ne correspondent pas aux montants payés. Par contre, les factures correspondent à des devis dont les dates, portées à la fois sur les dites factures et les bons de commande, sont toutes postérieures à la date de remise des offres, le 25 mai En définitive, tous les travaux ont été réalisés sur bons de commande et réglés sur factures. En l'état des pièces communiquées à la chambre, aucun marché n'a été passé, aucun procès verbal de la commission d'appel d'offres ne permet de déterminer comment s'est effectué le choix des entreprises, or celles-ci selon l'avis d'appel d'offres devaient transmettre leurs offres au ministère, division de la maintenance et des constructions, maître d'ouvre et conducteur d'opération. Les documents n'ont cependant pas été retrouvés. Selon les dates des devis, le choix a été réalisé postérieurement à l'appel d'offres mais aucun document ne permet de savoir sur quels critères. En l'absence de marché et en l'état des pièces produites à l'appui des paiements ou communiquées en cours de contrôle, les dispositions de l'article 2 du code des marchés n'ont pas été respectées.

5 L'ensemble de ces travaux a été intégralement financé sur subventions du Territoire. En 1999, la décision budgétaire modificative du 19 juillet 1999 ouvre les crédits pour F.CFP au chapitre C, entretien. La quasi-totalité des arrêtés de subvention ont été pris fin juillet 1999 ; Ils précisent qu'il s'agit de subventions d'équipement, pour autant les ordres de recettes du lycée sont imputés en section de fonctionnement (compte 7442). En 2000, la décision budgétaire modificative prévoyant le financement a devancé les courriers du ministre annonçant les subventions au proviseur, ainsi que les arrêtés attributifs de subventions. En effet, si la décision budgétaire modificative n 1 prévoyant l'ouverture de crédits au chapitre C "entretien" pour F.CFP est du 25 février 2000 (qui est également la date de règlement par l'agent comptable des factures de 2000 relatives à ces travaux) la lettre du ministre annonçant l'attribution de F.CFP pour subvention exceptionnelle de fonctionnement est du 31 juillet 2000, et les arrêtés attributifs de subvention datent des 5 septembre, 14 novembre et 4 décembre L'établissement fait donc l'avance de trésorerie. Il s'agit là d'une procédure récurrente, puisque le rapport de diagnostic des installations électriques réalisé par le bureau Veritas en novembre 2002, préalablement à l'étude de réhabilitation du bâtiment principal, a été commandée par l'établissement, sur demande de la DES. La prestation a été réglée par le lycée ( F.CFP), mais celui-ci n'a toujours pas obtenu la subvention correspondante du ministère de l'éducation. In fine, bien qu'il s'agisse de travaux d'équipement, les fonds versés par le territoire sont des subventions de fonctionnement et, les décisions budgétaires modificatives ont été votées avant que les avis d'attribution soient notifiés, donc avant que les recettes soient certaines. La chambre constate qu'il y a confusion entre les compétences du maître d'ouvrage et celles de l'établissement public. 4) La comptabilisation des travaux de construction ou de rénovation des bâtiments L'ensemble des travaux décrits supra a été imputé en 1999 et 2000 en section de fonctionnement au chapitre C, article 615, " dépenses d'entretien " Il est manifeste que ces dépenses sont des dépenses d'investissement qui devraient figurer dans la comptabilité de la collectivité territoriale puisqu'il s'agit de travaux dits " immeubles par destination ". Cette pratique est constante puisqu'en 1997, dans le cadre de la rénovation du bâtiment "bleu" entamée en 1996, deux factures de F.CFP et F.CFP respectivement pour des travaux de rénovation électrique et d'installation d'alarme incendie, ont été imputées au compte

6 615 - entretien et réparation du chapitre C - entretien. La même année, une facture de F.CFP concernant la transformation de blocs sanitaires en salle de classe a fait l'objet de la même imputation. La chambre indiquait que pour tous ces travaux d'investissement, de nouvelles procédures comptables devaient être trouvées, en concertation avec les services du ministère, afin de respecter les principes du plan comptable général. Le ministre de l'éducation dans sa réponse du 30 septembre 2003 précise que ces opérations sont désormais clairement formalisés par des conventions établies entre l'établissement et les services du ministère pour déléguer à l'établissement la maîtrise d'ouvrage déléguée : " Sur le plan comptable, les subventions d'investissement attribuées par le Ministère sont comptabilisés au compte 4434 (opérations pour le compte de la collectivité de rattachement) et les factures sont réglées par ordre de paiement. Ces constructions sont ensuite intégrées dans les comptes du Territoire par la Division de la Maintenance et des constructions ". 5) L'état du parc immobilier du lycée Selon l'article D du code de l'aménagement de la Polynésie française, " les établissements soumis aux dispositions du présent titre - établissements recevant du public - doivent faire l'objet, dans les conditions fixées au règlement de sécurité, de visites périodiques de contrôles et de visites inopinées effectuées par la commission de sécurité. " La périodicité pour un établissement tel que le lycée PAUL GAUGUIN est de trois ans si l'on considère que l'établissement dans son ensemble reçoit plus de 1500 personnes ou de cinq ans si l'on prend comme référence chaque bâtiment séparément, conformément à l'article D du code de l'aménagement de la Polynésie française classant ce lycée en première (R1) ou deuxième (R2) catégorie, et à l'article A visites périodiques. Le procès verbal de la dernière visite de la commission de sécurité, demandé au service de l'urbanisme, date du 21 avril L'établissement est alors classé en première catégorie, ce qui implique une visite tous les trois ans. Or les seuls procès verbaux postérieurs à la visite générale précitée et communiqués par le service de l'urbanisme ne concernent qu'un bâtiment déterminé ou la réception de travaux, notamment la rénovation des salles de sciences le 24 février Il y est précisé " qu'un contrôle de l'ensemble de l'établissement devra être effectué, les membres présents ayant constaté ce jour des manquements graves en matière de sécurité (électricité vétuste, porte dortoir condamnée, alarme et détection incendie inappropriées et hors service...). Un courrier sera adressé à ce sujet à la DES par le service de l'urbanisme ".

7 Le rapport de 1993 était déjà alarmant et soulignait notamment les défaillances en matière de détection et d'alarme. L'avis était le suivant : " la commission de sécurité demande de faire connaître un programme de travaux visant la poursuite de la mise en conformité des bâtiments de l'établissement. Les vérifications des installations électriques et de gaz, de l'éclairage de sécurité et du dispositif d'alarme devront être une priorité ". Le 5 mars 2002 le chef d'établissement rappelait au ministre que le système d'alarme était hors service. L'établissement a fait établir des devis pour effectuer les travaux nécessaires de détection alarme incendie du dortoir ( F.CFP). La DES a précisé au proviseur par courrier du 28 mars 2002 que cette opération faisait " l'objet d'une instruction de la division de la maintenance et de la construction. ". Dans son bilan d'étape du 8 novembre 2002, adressé au ministre, le proviseur a à nouveau appelé l'attention sur ces déficiences. La sécurité incendie de l'internat, inexistante, se limite à une corne de brume à disposition du maître d'internat de service et, en ce qui concerne l'externat, la centrale d'alarme n'est pas opérationnelle. Le diagnostic du bâtiment principal réalisé en novembre 2002 par le bureau VERITAS à la demande du ministère (commande faite par l'établissement sur ordre verbal de la DES) dans le cadre de futurs travaux de réhabilitation conclut que " le niveau de sécurité en regard de la réglementation de référence (arrêtés du 25 juin 1980 et du 4 juin 1982) applicable dans le cadre de l'article GN 10, est nettement insuffisant avec de nombreuses non conformités ; ce qui nécessite au moins dans un premier temps des mesures de mise en sécurité à définir en concertation avec la commission de sécurité (installation SSI notamment) ". Aucun plan pluriannuel des travaux de grosses réparations, d'entretien et d'amélioration du cadre de vie, prévu à l'article 7, 3 de l'arrêté 732/CM du 17 juin 1987 n'a été approuvé en conseil d'établissement. La phase d'études préliminaires pour la réhabilitation du bâtiment central vient de commencer, sans que les responsables de l'établissement soient formellement associés. Le rapport de constat du bureau VERITAS de novembre 2002 précité mentionnait également que " les exigences de mise en conformité sécurité et solidité conduisent pratiquement à ne conserver que l'ossature béton armé et la charpente/couverture sous réserves de quelques réparations ou compléments décrits plus haut. Dans ce contexte, une étude de coût doit à notre avis être menée afin de juger de l'opportunité ou non de la création d'un bâtiment neuf en remplacement de l'actuel, avec prise en compte des nouvelles contraintes de fonctionnement en plus des exigences réglementaires. " Dans ces conditions et compte tenu des délais de réalisation inhérents à ce type de travaux, il apparaît urgent de mettre en ouvre des mesures de sécurité pour l'accueil des élèves et des internes en concertation avec les services du ministère.

8 Par ailleurs, la réglementation prévoit des exercices réguliers d'évacuation selon l'article A du code de l'aménagement relatif au règlement de sécurité et qui fait référence aux dispositions de l'arrêté du 25 juin 1980 modifié, telles qu'elles figurent dans la brochure référencée n 1477 IV, établissements d'enseignement.. En dépit des défaillances du système d'alarme, ces exercices doivent être réalisés périodiquement. Le dernier a eu lieu le 18 mai Le ministre dans sa réponse du 30 septembre 2003 précise que " le chef d'établissement est responsable de la sécurité des personnes et des biens, de l'hygiène et de la salubrité dans l'établissement qu'il dirige, par contre il n'a pas compétence pour déterminer et convoquer les visites de la commission de sécurité qui relève du service de l'urbanisme " Il ajoute qu'il incitera " les chefs d'établissements n'ayant pas eu la visite de la commission de sécurité depuis plus de 3 ans à contacter le service de l'urbanisme ". La chambre constate que les dispositions de la réglementation de la Polynésie française en matière de sécurité ne sont pas respectées. 6) les conventions à conclure entre le lycée et le collège de TIPAERUI De nombreuses conventions liant ces deux établissements pour l'usage de locaux ou la fourniture de prestations par le lycée PAUL GAUGUIN n'ont toujours pas été renouvelées, voire mises en place. Ainsi, une convention est à mettre en place prévoyant une participation du collège aux dépenses d'eau du lycée, celui-ci s'étant aperçu en 2001, à la faveur d'une fuite du réseau d'eau, qu'un branchement " sauvage " au profit du collège existait depuis plus de dix ans, représentant une dépense annuelle estimée par le gestionnaire du lycée à près de F.CFP. La chambre prend acte des décisions convergentes (avril et juin 2003) des deux conseils d'établissements qui ont permis la conclusion des conventions entre les deux établissements : utilisation des locaux de demi-pension, du gymnase, des trucks, des ouvriers d'entretien du lycée, utilisation des parkings, de l'infirmerie (ces informations ont été communiquées par le principal du collège de TIPAERUI). 7) Le foyer socio-éducatif et la coopérative scolaire Le lycée PAUL GAUGUIN ne dispose que d'une coopérative, le foyer socio-éducatif " FSE " ayant disparu de facto en 1996, sans pour autant avoir été dissous. Le proviseur, lors d'un entretien, a précisé qu'il envisageait de réunir une assemblée générale, le 16 avril 2003, pour réactiver le

9 FSE. La coopérative du lycée PAUL GAUGUIN est une association créée au sein de l'établissement scolaire le 29 novembre Ses statuts ont été modifiés le 21 novembre 2000 et respectent les dispositions de la loi de 1901 relative aux associations. Cette association a pour buts de contribuer à l'organisation et à la coordination de toutes activités péri et post scolaires, ainsi qu'à l'achat de livres et matériels scolaires mis à la disposition des adhérents contre règlement d'une participation dont le montant est fixé chaque année par le bureau de l'association, avant la rentrée scolaire. L'adhésion à une association est par nature facultative. Or, la fiche " fournitures scolaires " remise lors de l'inscription aux parents d'élèves est équivoque puisqu'il n'est fait aucunement mention du caractère facultatif de l'adhésion à la coopérative pour la location des manuels scolaires (élèves de seconde et première : F.CFP et élèves de terminale : F.CFP dont F.CFP de caution rendus en fin d'année). Dès lors que la liste des manuels, qui permettrait d'acquérir lesdits manuels auprès des commerçants de la ville n'est pas fournie aux élèves, l'adhésion à la coopérative est de facto obligatoire. La seule mention " facultatif " concerne l'adhésion à l'association des parents d'élèves. Par ailleurs, la coopérative ne saurait gérer des activités hors de son objet social, notamment celles qui relèvent des missions propres à l'établissement. Pourtant, le proviseur a reconnu que la coopérative avait " dépanné " l'établissement en lui achetant des ordinateurs et téléviseurs. Par ailleurs, des actions commerciales et le voyage scolaire annuel (San Francisco ou Hawaii ou Québec) étaient également gérés par la coopérative. Toutefois depuis le budget 2003 cette situation est régularisée car ces actions font l'objet d'une ligne budgétaire spécifique au sein du budget de l'établissement, dans le cadre des projets pédagogiques. Enfin, la coopérative a fait des avances au fonds social lycéen, pour des frais de transport, d'aide au paiement de repas ou de frais d'inscription de concours... Là encore, cette pratique d'avance n'a plus cours depuis la rentrée Les comptes de résultat de la coopérative des quatre dernières années ont été produits. Le volume des dépenses et des recettes est de l'ordre de 32 millions F.CFP. On relève en matière de dépenses, des frais de personnels (2,5 millions F.CFP, salaire d'une secrétaire), certaines avances aux assistants de langues, des frais de gardiennage (3 millions F.CFP pour le gardiennage du parking). Dans ce dernier cas, il s'agissait de payer une entreprise

10 pour le gardiennage du parking " deux roues " des élèves et du parking voitures des professeurs, lesquels reversaient une participation de F.CFP/an soit un total de F.CFP/an. Par ailleurs, le territoire a accordé en 2001/2002 une subvention de F.CFP pour l'achat de matériels pour le lycée (20 ordinateurs). Un arrêté n 0448/CM du 9 avril 2001 a autorisé à titre dérogatoire l'attribution d'une subvention d'investissement de F.CFP à la coopérative du lycée PAUL GAUGUIN pour financer l'acquisition de matériel informatique. Le coût d'acquisition de ces ordinateurs ne figure ni au patrimoine de la coopérative, ni à celui du lycée. Pour la clarté des opérations, il convient que toutes les dépenses liées à l'activité pédagogique soient retracées dans le budget de l'établissement. Si l'association entend aider le lycée, elle peut le faire sous forme de fonds de concours. De même le caractère facultatif de l'adhésion à la coopérative doit être explicite. Les responsables de l'établissement ont entrepris un effort de clarification, qui reste à poursuivre, afin que les compétences juridiques de l'établissement et de l'association soient mieux définies et respectées. Le ministre de l'éducation a d'ailleurs préciser dans sa réponse du 30 septembre que ses services avaient formulé des recommandations aux chefs d'établissement et aux gestionnaires et comptables en ce qui concerne les relations entre établissements et associations.