Exchange Page de départ

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1 Exchange Page de départ Introduction Quoi de neuf Terme Boite aux lettres Quota Boîte d'envoi Accès à votre boîte par le Web Accès à votre boîte à partir d'un appareil mobile (courriels/boite de réception/calendrier/contacts/tâches) Utilisation de Outlook à partir de l'extérieur du campus Signature Signature: Ajouter le logo de l'uqtr à votre signature de courrier électronique Signature: Ajouter des icônes Facebook et Twitter à votre signature de courrier électronique Désigner Outlook comme client courriel par défaut Message d'absence automatisé Redirection des courriels Afficher les entêtes d'un message (l'équivalent du "Blah blah blah" dans Eudora) Modifier la police du volet de navigation Créer un modèle de message courriel Migration de vos données Formations Note: La documentation suivante ne s'adresse qu'aux employés dont le courriel est sur le système Exchange 2010 de l'uqtr. Pour les étudiants, consultez plutôt cette documentation. Introduction Si votre courriel a été migré à Exchange 2010, il est important de lire attentivement cette page. Quoi de neuf Dorénavant, au lieu d'utiliser un logiciel pour la gestion de vos courriels, et un autre logiciel pour la gestion de vos calendrier, tâches et contacts, tout sera centralisé dans un seul logiciel: Outlook. Vous n'utiliserez plus votre mot de passe de courriel actuel. Vous utiliserez plutôt maintenant votre mot de passe du domaine EMP (c.-à-d. celui de votre ordinateur Windows) pour accéder à vos courriels. Donc dorénavant, si vous désirez modifier votre mot de passe de courriel, vous devrez plutôt modifier votre mot de passe du domaine EMP. Et cette modification changera alors aussi le mot de passe, entre autres, des systèmes suivants: Ouverture de votre ordinateur Windows; Courriel; Safirh; Serveur partage.uqtr.ca (apu); et possiblement d'autres services qui utilisent le mot de passe du domaine EMP. Il est normal que Outlook ne vous demande pas votre mot de passe de courriel lorsque vous l'ouvrez et que vous êtes sur votre ordinateur. La raison? Parce que le mot de passe de votre ordinateur sera automatiquement envoyé au serveur Exchange de façon transparente.

2 Terme Boite aux lettres Dans Exchange, le terme boite aux lettres, malgré son nom, ne signifie pas uniquement boite de courriel. La boite aux lettres Exchange est plutôt un contenant qui inclut tous vos dossiers, entre autres les suivants: Boite de réception et autres dossiers de courriels; Calendrier; Contacts; Notes; Tâches. Quota Votre boîte aux lettres sur le serveur Exchange 2010 a initialement un quota de 2 Go. Lorsque vous aurez atteint votre quota, vous ne pourrez plus recevoir de courriels, ni en envoyer. Pour voir combien d'espace votre boîte aux lettres occupe sur le serveur, utilisez une des deux méthodes suivantes: 1ère méthode: En bas à gauche de votre fenêtre Outlook, vous pouvez voir l'espace libre sur qu'il vous reste sur le serveur: 2ème méthode: Cliquez sur Fichier --> Informations, puis consultez la section Nettoyer la boîte aux lettres: Lorsque vous approcherez de la limite, vous recevrez un message d'avertissement dans votre boîte de réception, vous invitant à faire du ménage. Notes importantes qui vont vous aider à faire du ménage et à comprendre ce quota: Le contenu de tous vos dossiers de courriel est inclus dans le calcul de votre espace utilisé. Autant la boîte de réception que les dossiers que vous avez créés pour votre classement. Le contenu du dossier Éléments envoyés est inclus dans le calcul de votre espace utilisé (incluant les pièces jointes des courriels que vous avez envoyées). Les pièces jointes que vous recevez et que vous envoyez sont aussi incluses dans le calcul de votre espace utilisé. (Contrairement à Eudora, les pièces jointes ne sont pas dans un dossier séparé sur votre disque dur local, elles sont directement sur le serveur). Si vous avez un courriel qui contient une pièce jointe et que vous désirez seulement conserver le courriel et pas la pièce jointe, vous pouvez enregistrer le fichier joint vers votre ordinateur (si vous désirez conserver le fichier) et ensuite supprimer la pièce jointe du courriel. Cela est vrai autant pour les courriels reçus que pour ceux envoyés. Le contenu des autres dossiers est aussi inclus dans le calcul de votre espace utilisé (Calendrier, Contacts, etc.). Par exemple, si vous avez inclu beaucoup de pièces jointes dans les rendez-vous de votre calendrier, cela fait grossir l'espace que vous utilisez.

3 Vous pouvez afficher les messages qui sont le plus gros en allant dans le volet Courrier à gauche, en cliquant sur Dossiers de recherche puis sur Courrier volumineux. Vous n'avez ensuite qu'à trier les messages par la colonne Taille et vous verrez alors les messages les plus gros. Le contenu du dossier Éléments supprimés est inclus dans le calcul de votre espace utilisé. Vous devez vider ce dossier régulièrement afin de libérer de l'espace. N'oubliez pas de le vider également lorsque vous aurez terminé votre ménage. Si après avoir effectué ce ménage votre boîte approche toujours de la limite, veuillez communiquer avec le Centre de services informatiques ( Note importante: Il est possible dans Outlook d'archiver sur votre ordinateur les vieux messages. Mais nous ne vous reco mmandons pas de le faire car: vos vieux courriels ne seront pas pris en copie de sauvegarde; un bris de votre disque dur ou une fausse manœuvre pourrait entraîner une perte de donnés; vos vieux courriels ne seront pas accessibles via un appareil autre que votre ordinateur (téléphone intelligent, Outlook Web, etc.) Boîte d'envoi Vous avez peut-être remarqué dans Outlook un dossier qui s appelle Boîte d envoi. Ce dossier est la plupart du temps vide, et c est normal. Lorsque vous envoyez un courriel, il transite par la Boîte d envoi et y demeure quelques secondes, le temps que son envoi soit complété. Lorsque l envoi du courriel se termine avec succès, le courriel est déplacé vers le dossier Éléments envoyés. La Boîte d envoi redevient alors vide. Il se peut, si la connexion entre votre ordinateur et le serveur est lente pour une raison quelconque, qu'un courriel demeure dans la Boite d'envoi pour une période plus prolongée. De même, si le serveur tombe hors service, un courriel envoyé demeurera dans la Boite d'envoi tant que le serveur ne sera pas de nouveau fonctionnel. Donc tant que le courriel est dans la Boîte d envoi, il n a pas encore été réellement envoyé. Accès à votre boîte par le Web Si vous n'êtes pas sur votre ordinateur, ou si vous préférez ne pas ouvrir Outlook, vous pouvez accéder à l'ensemble de vos données (courriels, calendrier, contacts, tâches, notes) à l'aide d'un navigateur Web (tous les navigateurs sont supportés: Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari): Allez tout simplement au (le https est très important) Entrez comme nom d'utilisateur: emp\votrenomutilisateur Entrez comme mot de passe celui du domaine EMP (c.-à-d. celui de votre ordinateur Windows) Et voilà.

4 Accès à votre boîte à partir d'un appareil mobile (courriels/boite de réception/calendrier/contacts/tâches) Il est possible de synchroniser un appareil mobile (iphone/ipad/ipod, Android, Windows) avec votre boite aux lettres Exchange. Procédure pour Apple (ios): Exchange Activesync - Configuration ios Procédure pour Android: Courriel Exchange sur Android Note: À ce jour, seules les versions 7 et ultérieures de ios permettent de synchroniser vos notes. Les versions antérieures de ios ne le permettent pas. De plus, aucune version d'android ne le permet. Utilisation de Outlook à partir de l'extérieur du campus En plus de pouvoir utiliser le logiciel Outlook lorsque vous êtes sur le campus, vous pouvez configurer Outlook pour qu'il fonctionne à partir de n'importe quel endroit (bureau, maison, hôtel, etc.) Vous pourrez même maintenant envoyer des courriels avec votre adresse UQTR peu importe où vous êtes. Les instructions à cet effet sont ici. De plus, grâce au mode "cache", vous pourrez consulter le contenu de votre Outlook même lorsque vous n'êtes pas connecté à un réseau.

5 Signature Pour vos messages électroniques, vous pouvez créer des signatures personnalisées incluant du texte, des images, votre carte de visite électronique, un logo ou même une image de votre signature manuscrite. REMARQUE Cet article concerne Outlook 2010 et Outlook Ces informations sont également disponibles pour Microsoft Office Outlook 2003 et Microsoft Office Outlook Votre signature peut être ajoutée automatiquement aux messages sortants ou vous pouvez ajouter manuellement la signature aux messages de votre choix. Créer une signature Ouvrez un nouveau message. Sous l onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Signature, puis sur Signatures. Sous l onglet Signature électronique, cliquez sur Nouveau. Tapez le nom de la signature, puis cliquez sur OK. Dans la zone Modifier la signature, tapez le texte à inclure dans la signature. Pour mettre le texte en forme, sélectionnez le texte, puis utilisez les boutons de style et de mise en forme pour sélectionner les options souhaitées. Pour ajouter des éléments en plus du texte, cliquez à l endroit où l élément doit apparaître et effectuez l une des opérations suivantes : OPTIONS Pour ajouter une carte de visite électronique Pour ajouter un lien hypertexte Pour ajouter une image PROCÉDURE Cliquez sur Carte de visite, puis cliquez sur un contact dans la liste Classé sous. Ensuite, cliquez sur OK. Cliquez sur le bouton Insérer un lien hypertexte, entrez les informations souhaitées ou naviguez jusqu à un lien hypertexte, cliquez dessus pour le sélectionner, puis cliquez surok. Cliquez sur Image, naviguez jusqu à une image, cliquez dessus pour la sélectionner, puis cliquez sur OK. Les formats de fichiers courants pour les images comprennent les formats.bmp,.gif,.jpg et.png. Pour terminer la création de la signature, cliquez sur OK. Insérer automatiquement une signature à tous vos courriels Sous l onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Signature, puis sur Signatures. Sous Choisir une signature par défaut, dans la liste Compte de messagerie, cliquez sur le compte de messagerie auquel vous voulez associer la signature. Dans la liste Nouveaux messages, sélectionnez la signature à inclure. Si vous souhaitez inclure une signature lorsque vous transférez ou répondez à des messages, dans la liste Réponses/tran sferts, sélectionnez la signature. Sinon, cliquez sur (aucune). Insérer manuellement une signature Dans un nouveau message, sous l onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Signature, puis sélectionnez la signature de votre choix. CONSEIL Pour supprimer une signature d un message ouvert, sélectionnez la signature dans le corps du message et appuyez sur la touche Suppr.

6 Signature: Ajouter le logo de l'uqtr à votre signature de courrier électronique Pour vos messages électroniques, vous pouvez créer une signature qui va inclure automatiquement le logo de l'uqtr. REMARQUE Cet article concerne Outlook 2010 et Outlook Votre signature peut être ajoutée automatiquement aux messages sortants ou vous pouvez ajouter manuellement la signature aux messages de votre choix. Créer une signature Téléchargez sur votre Bureau le logo de l'uqtr ici: 7_logo13x7.jpg Ouvrez un nouveau message. Sous l onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Signature, puis sur Signatures. Sous l onglet Signature électronique, cliquez sur Nouveau. Tapez le nom de la signature, puis cliquez sur OK. Dans la zone Modifier la signature, tapez le texte à inclure dans la signature. Pour mettre le texte en forme, sélectionnez le texte, puis utilisez les boutons de style et de mise en forme pour sélectionner les options souhaitées. Pour ajouter le logo de l'uqtr: Cliquez sur Image, naviguez sur votre Bureau jusqu'au logo de l'uqtr que vous avez précédemment téléchargé, cliquez dessus pour le sélectionner, puis cliquez sur OK. Pour terminer la création de la signature, cliquez sur OK. Insérer automatiquement une signature à tous vos courriels Sous l onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Signature, puis sur Signatures. Sous Choisir une signature par défaut, dans la liste Compte de messagerie, cliquez sur le compte de messagerie auquel vous voulez associer la signature. Dans la liste Nouveaux messages, sélectionnez la signature à inclure. Si vous souhaitez inclure une signature lorsque vous transférez ou répondez à des messages, dans la liste Réponses/tran sferts, sélectionnez la signature. Sinon, cliquez sur (aucune). Insérer manuellement une signature Dans un nouveau message, sous l onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Signature, puis sélectionnez la signature de votre choix. CONSEIL Pour supprimer une signature d un message ouvert, sélectionnez la signature dans le corps du message et appuyez sur la touche Suppr.

7 Signature: Ajouter des icônes Facebook et Twitter à votre signature de courrier électronique Vous pouvez créer des signatures personnalisées pour vos messages électroniques qui incluent une icône pour Facebook, Twitter ou d autres sites de réseaux sociaux. Lorsque le destinataire du message clique sur l icône dans la signature, une nouvelle fenêtre de navigateur Web s ouvre et votre compte de réseau social s affiche. Votre signature peut être ajoutée automatiquement aux messages sortants ou vous pouvez ajouter manuellement la signature aux messages de votre choix. Créer une signature Pour chaque icône que vous voulez utiliser dans votre signature de courrier électronique, cliquez avec le bouton droit sur l icône ci-dessous, puis cliquez sur Enregistrer l image sous. Enregistrez l icône sur votre ordinateur. SITE WEB ICÔNE Facebook Twitter LinkedIn Flickr Ouvrez un nouveau message. Sous l onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur Signature, puis sur Signatures. 1. Sous l onglet Signature électronique, cliquez sur Nouveau. a. Tapez le nom de la signature, puis cliquez sur OK. 2. Dans la zone Modifier la signature, tapez le texte que vous voulez inclure dans la signature, comme votre nom, votre numéro de téléphone ou l adresse de votre site Web. a. Pour mettre le texte en forme, sélectionnez le texte, puis utilisez les boutons de style et de mise en forme pour sélectionner les options souhaitées. 3. Cliquez sur Image, accédez à l icône que vous avez enregistrée à l étape 1, cliquez dessus pour la sélectionner, puis cliquez sur OK. Répétez cette procédure pour chaque icône à ajouter. a. Cliquez sur l une des icônes que vous avez ajoutées à l étape 7, puis cliquez sur Lien hypertexte. 4. Dans la zone Adresse, tapez l URL ou l adresse Web de votre compte Facebook, Twitter ou d un autre réseau social qui correspond à l icône. a. Cliquez sur OK. 5. Répétez les étapes 8 à 10 pour chaque icône que vous avez ajoutée à l étape 7. a. Pour terminer la création de la signature, cliquez sur OK. REMARQUE La signature que vous venez de créer ou de modifier n apparaîtra pas dans le message ouvert. Désigner Outlook comme client courriel par défaut Cliquez sur l onglet "Fichier", puis sur "Options" Dans la nouvelle fenêtre, sous "Options de démarrage", cocher "Définir Outlook comme programme par défaut..."

8 Message d'absence automatisé Avec l'environnement Exchange, la gestion des avis d'absence ne s'effectue plus via votre Personet: elle s'effectue directement dans Outlook. Voici comment activer ou désactiver les réponses automatiques avec Outlook 2010 et Outlook Cliquez sur l onglet Fichier. 2. Cliquez sur Réponses automatiques. 3. Sélectionnez Envoyer des réponses automatiques 4. Si vous le souhaitez, activez la case à cocher Envoyer uniquement pendant ce laps de temps pour planifier l activation de vos réponses d absence du bureau. Si vous ne spécifiez pas d heures de début et de fin, les réponses automatiques seront envoyées jusqu à ce que vous activiez la case à cocher Ne pas envoyer de réponse automatique. 5. Sous l onglet Au sein de mon organisation, tapez la réponse que vous voulez envoyer à vos collègues lors de vos absences du bureau. 6. Sous l onglet En dehors de mon organisation, activez la case à cocher Envoyer une réponse automatique aux personnes étrangères à ma société, puis tapez la réponse que vous souhaitez envoyer pendant vos absences du bureau aux gens de l'extérieur. Sélectionnez si vous souhaitez envoyer vos réponses à Mes contacts uniquement ou à Toute personne étrangère à ma société. REMARQUES Comme l'outil du message d'absence permet de personnaliser deux avis, vous devez inscrire votre avis (ou copier/coller le même) sous les deux onglets. Une fois l'avis configuré, vous pouvez fermer Outlook si désiré; les avis d'absence seront envoyés même si votre Outlook est fermé. Vous pouvez aussi utiliser l'interface Web pour gérer votre avis d'absence si vous le préférez ( Redirection des courriels Si vous désirez rediriger vos courriels vers une adresse à l'extérieur de l'uqtr (soit de façon permamente ou pendant vos vacances), n'utilisez plus le Personet pour configurer cette adresse. Il y a 2 façon de faire, soit avec l'application Microsoft Outlook Création d'une redirection à partir d'outlook soit avec l'interface Web (si vous utilisez un Mac ou l'interface Web) Création d'une redirection à partir d'outlook Web App Afficher les entêtes d'un message (l'équivalent du "Blah blah blah" dans Eudora) Ouvrez le message (double-clic dessus) Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur l'onglet " Fichier" Sélectionnez la catégorie " Informations" puis cliquez sur " Propriétés" La boite de dialogue " Propriétés" affiche entre autre l' en-tête du message.

9 Modifier la police du volet de navigation Vous pouvez modifier la police et la taille du texte dans le volet de navigation à partir de n importe quel affichage dans Outlook Sous l onglet Affichage, dans le groupe Disposition, cliquez sur Volet de navigation, sur Options, puis sur Police. Entrez les paramètres voulus dans les zones Police, Style de police et Taille. Cliquez deux fois sur OK pour fermer les boîtes de dialogue. Créer un modèle de message courriel Dans Outlook, vous envoyez souvent le même courriel et vous désirez accélérer ce processus? Vous pouvez vous faciliter la tâche en créant un modèle de courriel. Voici comment faire. Migration de vos données Calendrier, contacts, tâches, notes: si vous utilisiez déjà Outlook sur notre serveur Exchange 2003 pour accéder à ces items, ceux-ci ont été migrés vers votre nouvelle boite aux lettres Exchange Courriels: les courriels de votre ancien logiciel de courriel ont été, si vous l'avez demandé, migrés vers votre Outlook. Toutefois, ces courriels ne sont pas situés sur le serveur mais plutôt sur le disque dur de votre ordinateur. Ceci a comme avantage de ne pas congestionner le serveur. Toutefois, ces anciens courriels ne seront pas accessibles à partir d'un autre ordinateur, ni à partir du Web. Formations Des vidéos de formation sur Outlook sont disponibles ici.

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