CANADIAN ASSOCIATION OF PROFESSIONAL ACADEMIC LIBRARIANS. Association canadienne des bibliothécaires académiques professionnels

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1 CANADIAN ASSOCIATION OF PROFESSIONAL ACADEMIC LIBRARIANS Assciatin canadienne des biblithécaires académiques prfessinnels DIRECTIVES de SÉLECTION d'rganisateurs de CONFÉRENCE pur la CONFÉRENCE ANNUELLE CONTENU Préambule/Intrductin 3 Cmité rganisateur de la cnférence (COC) 3 Attributins du COC 3 Exigences du COC 4 Membres du COC 4 Réunins du COC 5 Sus-cmité du prgramme du COC 5 Respnsabilités du sus-cmité du prgramme du COC 5 Cmpsitin et respnsabilités du sus-cmité du prgramme du COC 6 Respnsabilités et critères de sélectin 6 Gestinnaire de la cnférence 6 Respnsabilités particulières de la u du gestinnaire de la cnférence 6 Critères de sélectin de la u du gestinnaire de la cnférence 6 Présidence du prgramme 7 Respnsabilités particulières de la présidence du prgramme 7 Critères de sélectin de la présidence du prgramme 8 Crdinatin des préparatifs lcaux 9 1

2 Respnsabilités particulières de la crdnnatrice u du crdnnateur des préparatifs lcaux 9 Critères de sélectin de la crdnnatrice u du crdnnateur des préparatifs lcaux 9 Respnsable du budget 10 Respnsabilités particulières à la persnne respnsable du budget 10 Critères de sélectin de la persnne respnsable du budget 10 Crdinatin des cmmunicatins 11 Respnsabilités particulières de la crdnnatrice u du crdnnateur des cmmunicatins 11 Critères de sélectin de la crdnnatrice u du crdnnateur des cmmunicatins 11 Prcessus de sélectin 12 2

3 PRÉAMBULE/INTRODUCTION La cnférence annuelle de l'acbap/capal, qui a lieu lrs du Cngrès des sciences humaines rganisé par la Fédératin des sciences humaines, vise des nrmes de qualité strictes et prpse une analyse critique des enjeux liés aux biblithécaires académiques et à la biblithécnmie universitaire. La cnférence annuelle dit être en phase avec les idées fndamentales de l'énncé de missin de l'acbap/capal : L'Assciatin canadienne des biblithécaires académiques prfessinnels est un rganisme nn guvernemental natinal, cmpsé de membres qui représentent les biblithécaires académiques et la prfessin de biblithécaire académique au Canada. Nus avns pur missin de prmuvir, de faire évluer et de sutenir la prfessin de biblithécaire académique pur l'avancement de la recherche, de l'enseignement et de l'apprentissage dans des établissements pstsecndaires cnférant des grades universitaires, et de défendre les intérêts prfessinnels de ns membres. Pur défendre les intérêts prfessinnels de ns membres, l'acbap dit faire preuve de leadership sur le plan natinal au nm de tus ses membres, afin de précniser des nrmes élevées pur la prfessin, tut en favrisant une cmmunicatin axée sur la recherche et la diffusin de cnnaissances sur la biblithécnmie universitaire, en prtant un regard critique sur les enjeux qui tuchent les biblithécaires académiques et leur prfessin, et en les cmmentant publiquement.» (2012) COMITÉ ORGANISATEUR DE LA CONFÉRENCE (COC) ATTRIBUTIONS DU COC Le cmité rganisateur de la cnférence (COC) devra : Organiser la Cnférence annuelle de l'acbap/capal en suivant le Calendrier d'rganisatin de la cnférence de l'acbap. Veiller à recuvrir les cûts de la cnférence (c.-à-d. le revenu généré par les inscriptins cuvre les cûts de la cnférence). Prmuvir la Cnférence annuelle de l'acbap, en travaillant avec le cmité permanent des cmmunicatins. De cncert avec le cnseil de l'acbap/capal, faciliter les préparatifs et la tenue de l'aga de l'acbap/capal, des réunins des cmités permanents (à la demande des présidences des cmités permanents), et tut autre activité parrainée par le cnseil qui a lieu durant la cnférence. Maintenir une cmmunicatin uverte avec le cnseil de l'acbap/capal cncernant les prjets et les prgrès, au myen de rapprts mensuels. Cnsulter, au besin, les présidences des cmités permanents de l'acbap/capal. 3

4 EXIGENCES DU COC Intégrer le Calendrier d'rganisatin de la cnférence au prcessus d'rganisatin de la cnférence. Faire appruver par le cnseil tutes les décisins majeures liées au thème, au frmat de la cnférence, aux principaux cnférenciers, aux finances et à tute autre questin d'intérêt pur les membres. 1 Assurer une cmmunicatin régulière entre le cmité rganisateur de la cnférence et le cnseil de l'acbap/capal afin de prévenir tute dépense imprévue. 2 Cnsulter le cnseil sur les questins u les prblèmes qui surviennent pur la première fis u qui snt particuliers au prcessus de planificatin de la cnférence. Vir à ce que tutes les cmmunicatins fficielles liées à la cnférence sient rédigées en français et en anglais. Vir à ce que tus les dcuments et les cmmunicatins cncernant l'rganisatin de la cnférence annuelle sient dépsés dans les archives de l'acabp/capal pur cnsultatin ultérieure. Utiliser le site Web fficiel de l'acbap/capal pur infrmer les membres des nuvelles cncernant la cnférence annuelle; aucun autre site Web lié à la cnférence ne dit être créé. Lancer l appel de prpsitins (ADP) entre le 15 ctbre et le 15 nvembre (au plus tard). MEMBRES DU COC Cmpsitin et respnsabilités du cmité rganisateur de la cnférence : Gestinnaire de la cnférence : Cette persnne est recrutée par le cnseil parmi les membres ayant démntré un intérêt pur ce pste. Elle est respnsable de veiller à ce que l'rganisatin de la cnférence demeure sur la bnne vie en respectant l'échéancier d'rganisatin de la cnférence. Présidence du prgramme : Cette persnne est recrutée par le cnseil parmi les membres ayant démntré un intérêt pur ce pste. Elle assure la présidence du sus-cmité du prgramme et chapeaute l'élabratin du cntenu de la cnférence. Crdinatin des préparatifs lcaux : Cette persnne est recrutée par le cnseil parmi les membres ayant démntré un intérêt pur ce pste. Elle est respnsable de la lgistique et de la crdinatin de la cnférence avec le Cngrès des sciences humaines, ainsi que du bn dérulement de la cnférence. 1 Cnsulter le règlement 6.1 Fnctins des administrateurs, qui indique : «Le cnseil dit administrer les activités et les affaires de la sciété.» 2 Même si l'assemblée générale annuelle de l'acbap/capal est rganisée par le cmité de planificatin de la cnférence et a lieu durant la cnférence annuelle, les cûts liés à l'aga (p. ex. salle, matériel audi-visuel, dîner, etc.) divent être exclus des cûts liés à la tenue de la cnférence annuelle. Les cûts de l'aga snt rembursés directement par l'acbap/capal. Aussi, tus les services de traductin snt défrayés directement par l'acbap/capal. 4

5 Respnsable du budget : Cette persnne est recrutée par le cnseil parmi les membres ayant démntré un intérêt pur ce pste. Elle cllabre étritement avec la trésrière u le trésrier de l'acbap/capal pur élabrer le budget de la cnférence et veiller à recuvrir les cûts de la cnférence. Crdinatin des cmmunicatins : Cette persnne est recrutée par le cnseil parmi les membres ayant démntré un intérêt pur ce pste. Elle cllabre étritement avec la présidence de l'acbap/capal pur établir le plan des cmmunicatins liées à la cnférence et veiller à sn exécutin. Agente u agent de liaisn du cnseil : Nmmée par le cnseil, cette persnne est respnsable d'infrmer le cnseil de l'acbap/capal des prgrès enturant la planificatin de la cnférence. RÉUNIONS DU COC La première réunin du cmité rganisateur de la cnférence sera cnvquée par l'agente u l'agent de liaisn du cnseil et aura lieu idéalement au mis de juillet de l'année précédant la tenue de la cnférence (c.-à-d. juillet 2016 pur planifier la cnférence ACBAP17). Cette réunin visera tris bjectifs : 1) Prendre cnnaissance du Calendrier d'rganisatin de la cnférence d'acbap/capal. 2) Nmmer la u le gestinnaire de la cnférence à la présidence du COC. 3) Prévir des réunins régulières au calendrier de façn à maximiser la participatin des membres du COC. SOUS-COMITÉ DU PROGRAMME DU COC RESPONSABILITÉS DU SOUS-COMITÉ DU PROGRAMME DU COC Le sus-cmité du prgramme du COC élabre le cntenu de la cnférence de l'acbap/capal et se charge de : O Prpser le thème de la cnférence; Prpser le frmat de la cnférence, c.-à-d. définir la durée, le nmbres de séances, les vlets, etc.; Prpser les principaux cnférenciers; Lancer l'appel de prpsitins; Examiner les prpsitins reçues; Cmmuniquer avec les parties intéressées (p. ex. les auteurs des prpsitins retenues u nn), durant et après la cnférence; Définir l'hraire de la cnférence, incluant l'aga et les réunins des cmités permanents de l'acbap/capal; Cllabrer avec le cmité des publicatins afin d'rganiser la publicatin des actes de la cnférence. 5

6 COMPOSITION ET RESPONSABILITÉS DU SOUS-COMITÉ DU PROGRAMME DU COC Présidence, sus-cmité du prgramme (présidence du prgramme) Une persnne déléguée par le cmité permanent de l'acbap/capal de la diversité et de l'équité (pur éclairer en ce sens l'élabratin du cntenu de la cnférence) Quatre à six membres en règle de l'acbap/capal invités u qui se snt prtés bénévles RESPONSABILITÉS ET CRITÈRES DE SÉLECTION GESTIONNAIRE DE LA CONFÉRENCE RESPONSABILITÉS PARTICULIÈRES DE LA OU DU GESTIONNAIRE DE LA CONFÉRENCE Respnsable devant le cnseil d'administratin de l'acbap/capal, la u le gestinnaire de la cnférence dit : Présider le cmité rganisateur de la cnférence. Examiner et respecter le Calendrier d'rganisatin de la cnférence. Cllabrer étritement avec les membres du COC afin d'assurer le respect des échéanciers du prcessus d'rganisatin de la cnférence. CRITÈRES DE SÉLECTION DE LA OU DU GESTIONNAIRE DE LA CONFÉRENCE Requis : Être membre en règle de l'acbap/capal Cnnaître les bjectifs, l'énncé de missin et la raisn d'être de l'acbap/capal. Avir de l'expérience en biblithécnmie universitaire. Cnnaître les enjeux liés à la prfessin de biblithécaire académique. Psséder l'expérience et la flexibilité requises pur travailler avec des cllègues dans un esprit de cllégialité. Suhaités : Avir de l'expérience en gestin de prjet. Avir de l'expérience en planificatin de cnférence. 6

7 PRÉSIDENCE DU PROGRAMME RESPONSABILITÉS PARTICULIÈRES DE LA PRÉSIDENCE DU PROGRAMME Respnsable devant le cnseil d'administratin de l'acbap/capal, la u le président du prgramme jue un rôle clé dans la cmité rganisateur de la cnférence et dit : Diriger le travail du sus-cmité du prgramme du COC; Cllabrer étritement avec la persnne chargée de la crdinatin des préparatifs lcaux du COC et la u le gestinnaire de la cnférence du COC; Faire rapprt au cmité rganisateur de la cnférence; Après cnsultatin du cmité du prgramme, prpser le thème de la cnférence; Après cnsultatin du cmité du prgramme, lancer l'appel de prpsitins; 3 Après cnsultatin du cmité du prgramme, prpser le frmat de la cnférence; Après cnsultatin du cmité du prgramme, nmmer un u plusieurs cnférenciers principaux; Après cnsultatin du cmité du prgramme, rganiser la publicité enturant la Cnférence annuelle; 4 Organiser l'examen des prpsitins par le cmité du prgramme; 5 Cmmuniquer avec les participants sélectinnés; 6 Infrmer les candidats nn retenus; 7 Rédiger la lettre de remerciements finale adressée à chacun des cnférenciers principaux, csignée par la présidence du cnseil de l'acbap/capal; 8 Organiser et établir le prgramme de la cnférence (créneaux, rdre des participants, cnférenciers principaux, réunins des cmités, assemblée annuelle, séances, pauses-café, etc.) en cnsultatin avec la COORDONNATRICE u le COORDONNATEUR DES PRÉPARATIFS LOCAUX; Cnsulter les présidences des cmités permanents tut au lng du prcessus de planificatin et leur cmmuniquer tut prblème lié à leurs respnsabilités et dmaines de spécialisatin. Les cmités permanents actuels snt les suivants : représentatin, cmmunicatins, publicatins, frmatin et perfectinnement prfessinnel, diversité et équité, adhésin et étudiant 3 Cnsulter le mdèle afin de cnnaître les éléments à inclure dans l'appel de prpsitins. 4 Cnsulter le mdèle afin de cnnaître les éléments à inclure dans la publicité enturant la cnférence. 5 Cnsulter le mdèle de critères pur l'examen des prpsitins. 6 Cnsulter le mdèle afin de cnnaître les éléments à inclure dans l'avis de sélectin. 7 Cnsulter le mdèle afin de cnnaître les éléments à inclure dans l'avis de rejet de la prpsitin. 8 Cnsulter le mdèle afin de cnnaître les éléments à inclure dans les lettres de remerciement. 7

8 CRITÈRES DE SÉLECTION DE LA PRÉSIDENCE DU PROGRAMME Requis : Être membre en règle de l'acbap/capal. Cnnaître les bjectifs, l'énncé de missin et la raisn d'être de l'acbap/capal. Avir déjà assisté à une cnférence de l'acbap/capal. Avir de l'expérience en biblithécnmie universitaire. Avir effectué des travaux érudits. Cnnaître les enjeux actuels liés à la prfessin de biblithécaire académique. Avir de l'expérience en crdinatin de prjet/cnférence et en administratin. Psséder l'expérience et la flexibilité requises pur travailler avec des cllègues dans un esprit de cllégialité. Suhaités : Psséder une expérience préalable à titre de membre du cmité rganisateur de la cnférence de l'acbap/capal u du sus-cmité du prgramme du COC, u d'un autre cmité permanent de l'acbap/capal. 8

9 COORDINATION DES PRÉPARATIFS LOCAUX RESPONSABILITÉS PARTICULIÈRES DE LA COORDONNATRICE OU DU COORDONNATEUR DES PRÉPARATIFS LOCAUX Respnsable devant le cnseil d'administratin de l'acbap/capal, la persnne chargée de la crdinatin des préparatifs lcaux dit : Siéger au cmité rganisateur de la cnférence; Cllabrer étritement avec la présidence du prgramme du COC et la u le gestinnaire de la cnférence du COC; Assister aux réunins d'rganisatin du Cngrès des sciences humaines; En cllabratin avec la u le respnsable du budget du COC, administrer le budget et les cûts assciés à la cnférence annuelle; 9 Prévir les salles, l'équipement et les pauses-rafraîchissements nécessaires seln le prgramme; Recruter une crdnnatrice u un crdnnateur des bénévles; En cllabratin avec la persnne chargée de la crdinatin des bénévles, assurer la cmmunicatin avec les bénévles; En cllabratin avec la persnne chargée de la crdinatin des bénévles, créer et appser les enseignes pertinentes, prévir la présence d'étudiants pur rienter les participants, etc.; En travaillant avec la PRÉSIDENCE DU PROGRAMME, rganiser tus les renseignements requis avant la cnférence (p. ex. cartes, restaurants recmmandés, etc.). CRITÈRES DE SÉLECTION DE LA COORDONNATRICE OU DU COORDONNATEUR DES PRÉPARATIFS LOCAUX Requis : Être membre en règle de l'acbap/capal. Cnnaître les bjectifs, l'énncé de missin et la raisn d'être de l'acbap/capal. Avir de l'expérience en biblithécnmie universitaire. Cnnaître les enjeux actuels liés à la prfessin de biblithécaire académique. Avir de l'expérience en crdinatin de prjet/cnférence et en administratin. Psséder l'expérience et la flexibilité requises pur travailler avec des cllègues dans un esprit de cllégialité. Suhaités : Avir une affiliatin avec le campus hôte du Cngrès des sciences humaines. 9 Cnsulter le mdèle de budget de cnférence. 9

10 RESPONSABLE DU BUDGET RESPONSABILITÉS PARTICULIÈRES À LA PERSONNE RESPONSABLE DU BUDGET La cnférence de l'acbap/capal recuvre ses cûts : les inscriptins des participants divent cuvrir les cûts de la cnférence. Respnsable devant le cnseil d'administratin de l'acbap/capal, et avec l'assistance de la trésrière u du trésrier du cnseil, la persnne respnsable du budget dit : Avir siégé au cmité rganisateur de la cnférence. Élabrer un budget pur encadrer le prcessus de planificatin. Ce budget dit furnir une estimatin juste des cûts et prjeter et ventiler le nmbre d'inscriptins requis pur recuvrer intégralement les cûts de la cnférence. En cllabratin avec la COORDONNATRICE u le COORDONNATEUR DES PRÉPARATIFS LOCAUX, administrer le budget et les cûts assciés à la cnférence annuelle. 10 Faire rapprt au COC de l'état du budget de la cnférence. CRITÈRES DE SÉLECTION DE LA PERSONNE RESPONSABLE DU BUDGET Requis : Être membre en règle de l'acbap/capal. Cnnaître les bjectifs, l'énncé de missin et la raisn d'être de l'acbap/capal. Avir de l'expérience en biblithécnmie universitaire. Cnnaître les enjeux actuels liés à la prfessin de biblithécaire académique. Psséder l'expérience et la flexibilité requises pur travailler avec des cllègues dans un esprit de cllégialité. Suhaités : Avir de l'expérience en gestin de budget de prjets/cnférences, u Avir de l'expérience en planificatin de cnférence. 10 Cnsulter le mdèle de budget de cnférence. 10

11 COORDINATION DES COMMUNICATIONS RESPONSABILITÉS PARTICULIÈRES DE LA COORDONNATRICE OU DU COORDONNATEUR DES COMMUNICATIONS Respnsable devant le cnseil d'administratin de l'acbap/capal et avec l'assistance de la présidence, du cmité des cmmunicatins de l'acbap/capal et de la crdnnatrice u du crdnnateur de la technlgie de l infrmatin de l'acbap/capal, la crdnnatrice u le crdnnateur des cmmunicatins du COC dit : Siéger au cmité rganisateur de la cnférence. Élabrer le plan de cmmunicatins de la cnférence et l'échéancier qui encadrernt la prmtin de la cnférence. Ce plan de cmmunicatins cmprendra tutes les frmes cnventinnelles et nuvelles de cmmunicatin. Créer des messages qui sernt utilisés pur prmuvir la cnférence. Faciliter la traductin du prgramme afin qu'il sit dispnible dans les deux langues fficielles. Rendre le prgramme de la cnférence accessible sur le site Web de la cnférence. Avec l'aide du COC, mettre en œuvre le plan de cmmunicatins. Faire rapprt au COC de l'état du plan de cmmunicatins. CRITÈRES DE SÉLECTION DE LA COORDONNATRICE OU DU COORDONNATEUR DES COMMUNICATIONS Requis : Être membre en règle de l'acbap/capal. Cnnaître les bjectifs, l'énncé de missin et la raisn d'être de l'acbap/capal. Avir de l'expérience en biblithécnmie universitaire. Cnnaître les enjeux actuels liés à la prfessin de biblithécaire académique. Psséder l'expérience et la flexibilité requises pur travailler avec des cllègues dans un esprit de cllégialité. Suhaités : Avir de l'expérience en prmtin et en cmmunicatins, u Avir de l'expérience en planificatin de cnférence. 11

12 PROCESSUS DE SÉLECTION Un appel est lancé aux membres. Les candidatures, incluant un CV et une lettre de présentatin, divent être sumises au cnseil de l'acbap/capal avant le 30 juin (u une autre date déterminée). Le cnseil de l'acbap/capal examine les CV et rend sa décisin avant le 15 juillet (u une autre date déterminée). À la discrétin du cnseil de l'acbap/capal, les pstes de présidence du prgramme et de crdinatin des préparatifs lcaux peuvent être ccupés par plus d'une persnne. 12