COMMENT AMELIORER LA GESTION DES ALERTES SANITAIRES?

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1 COMMENT AMELIORER LA GESTION DES ALERTES SANITAIRES? Rémy COLLOMP Pharmacien, Hôpital ARCHET- CHU Nice Comité de pilotage Circuit du Médicament 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 1

2 Plan Le Cadre La Problématique Les Propositions d amélioration Synthèse 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 2

3 Le Cadre 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 3

4 Le Cadre Alertes sanitaires émises AFSSaPS & Industriels Destination des établissements de santé - officine Médicaments Dispositifs médicaux Dispositifs in vitro - Cosmétique Gestion stricte de l alerte Continuité du traitement Information du patient et entourage, avec ou sans préjudice Responsabilité 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 4

5 La Problématique 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 5

6 La Problématique Activité importante Survenue régulière, imprévisible Nature variable Tracabilité : Concerné? Risque : Quel niveau? Organisation : Quel circuit d information? 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 6

7 La Problématique Activité 1 er Janvier au 15 Septembre 2008 : Retraits de lot Alertes AFSSaPS Médicaments : 36 Dispositifs médicaux: 65 Dispositifs in vitro : 46 Cosmétique : 1 Total = ème Congrès octobre 2008 St Denis 7

8 La Problématique Activité Répartition 10 mois ème Congrès octobre 2008 St Denis 8

9 La Problématique Activité Charge de travail Importance respective des différentes étapes : Isolement > Destruction Retour > Diffusion > Suivi des AR > Vérification du stock > Réception Validation Rédaction de la note > Validation de la note > [levée de l alerte] Rôle respectif des différents acteurs Préparateur > Secrétaire > Pharmacien > Manutentionnaire Charge de travail globale au niveau des pharmacies du CHUN pour une alerte donnée : - alertes produit non référencé = 193 min - alertes produit référencé avec stock = 346 min - alertes produit référencé sans stock = 214 min 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 9

10 La Problématique Nature Erreur de dosage, présence éléments étrangers, défaut d impression ou informations erronées Retrait 1 à ensemble des lots Simple information aux professionnels 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 10

11 La Problématique Tracabilité Etablissement concerné: Produit inscrit au livret thérapeutique? Lot reçu? Dispensé à? Médicaments dérivés du sang, DMI Autres Unités ciblées ou général Traitement personnel Echantillons Dotations pour besoins urgents 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 11

12 La Problématique Risque Risque = fréquence x gravité Fréquence : quantité du produit concernée Gravité : nature de l alerte variable appréciation subjective variable pour une nature identique selon le produit concerné variable selon le circuit existant Pas de niveau de risque associé à une alerte Risque lié à la poursuite des traitements / stock 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 12

13 La Problématique Organisation Destinataires de l information destinataire source - relais multi services multi établissements Moyens techniques adaptés disponibles horaires nuit et WE Rôles et responsabilités de chacun Circuit des produits concernés 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 13

14 Les Pistes d Amélioration 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 14

15 Amélioration Tracabilité Etiquetage évolution du code barre au data matrix limité au conditionnement secondaire RFID: expérimental scannage produits dispensés reconditionnement unitaire / automate Suivi des médicaments prescription informatisée 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 15

16 Amélioration Risque Evaluation du niveau échelle définie en amont harmonisation de l évaluation impact sur les mesures à prendre 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 16

17 Amélioration Organisation Connaître Formaliser Sécuriser Spécificités Approche Processus Qui Quoi Comment Documents nécessaires Indicateurs Cartographie globale Evaluation des changements Performance 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 17

18 Approche Processus Logigramme 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 18

19 Approche Processus Logigramme 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 19

20 Approche Processus Documents nécessaires Niveau 1 : documents explicatifs Niveau 2 : trames pour enregistrements futurs 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 20

21 Approche Processus Risques & Indicateurs 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 21

22 Approche Processus Cartographie globale 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 22

23 Approche Processus Cartographie globale 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 23

24 Evaluation changement Performance Les 4 Dimensions de la Performance (Rabiller) 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 24

25 Evaluation changement Performance Approche intégrant Qualité Risques Pratiques professionnelles 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 25

26 Evaluation changement Performance Exploitation possible Note d alerte si non référencé? Niveau de risque Circuit information niveau 1 Etapes centralisables? Autres recherches diminution Risque? 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 26

27 Synthèse Alertes sanitaires : fréquentes charge de travail conséquente impact potentiel sur le patient réel mais rarement évalué notion de responsabilité Difficultés de gestion: techniques structurelles organisationnelles ++ 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 27

28 Synthèse Gestion globale et multidisciplinaire impérative pharmacie services de soins gestionnaires des risques Approche formalisée Qualité Risques Pratiques professionnelles 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 28

29 Merci de votre attention 7 ème Congrès octobre 2008 St Denis 29

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