19.0 Modifier Groupes Grand Livre

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1 19.0 Modifier Groupes Grand Livre ÉDITION 2011 Mise à jour 1 Soutien logiciel 7 h à 19 h, heure de l'est Demandes de renseignements techniques 8 h à 17 h, heure de l'est (519) PAYweb ( ) Configuration de nouveau client Courriel setup@payweb.ca Site Web Ouverture de session ou

2 TABLE DES MATIÈRES Vue d'ensemble... 3 Modifications aux groupes grand livre (G/L)... 4 Ajout d'un nouveau groupe grand livre...5 Modifications...6 Suppression d'un groupe...7 Configuration des profils d'employés Modifier Groupes Grand Livre Page 2 de 9 Mise à jour 1

3 Vue d'ensemble Cette fonction permet aux utilisateurs d'attribuer plusieurs comptes grand livre aux revenus bruts d'un employé (ou d'un groupe d'employés), selon différents pourcentages qui totalisent 100%. Cette fonction est disponible pour employés payés à l'heure et employés salariés. Les groupes de distribution grand livre sont configurés en fonction des différents comptes grand livre et pourcentages requis. Une fois la configuration terminée, vous pouvez sélectionner ou attribuer un groupe de distribution grand livre (code: GLDISTGRP) à un employé en utilisant l'onglet «Codes» dans le «Profil de l'employé». Cette attribution est effectuée lors de l'exécution de l'option Calculer Paie. Le rapport de vérification répartit le revenu de l'employé par numéros de grand livre en utilisant les pourcentages spécifiés dans le groupe grand livre de l'employé. Si vous voulez remplacer l'attribution du groupe de distribution pour une période de paie en particulier, entrez le numéro de grand livre sur l'écran Entrée des Heures et des Revenus pour cette période de paie seulement Modifier Groupes Grand Livre Page 3 de 9 Mise à jour 1

4 Modifications aux groupes grand livre (G/L) 1. À partir du menu principal «Traiter la Paie», cliquez sur Caractéristiques Supplémentaires. 2. Dans le menu Caractéristiques Supplémentaires, cliquez sur Modifier Groupes G/L. 3. L'écran Maintenir Groupes de Distribution G/L apparaîtra Modifier Groupes Grand Livre Page 4 de 9 Mise à jour 1

5 Ajout d'un nouveau groupe grand livre 4. Le champ Groupe de Distribution est un champ obligatoire. Deux noms de groupe de distribution identiques ne peuvent exister. Ce champ a une capacité de 5 caractères qui peuvent être alphabétiques ou numériques. 5. Le champ Description est un champ facultatif. Si vous n'utilisez pas ce champ, il affichera le nom du groupe de distribution par défaut. Ce champ a une capacité de 30 caractères qui peuvent être alphabétiques ou numériques; toutefois, ce champ n'affiche que les 10 premiers caractères lorsqu'on le visualise à partir de l'écran «Profil de l'employé». Dans l'exemple à gauche, le groupe de distribution est PY/HR et la description est Paie/Ressources Humaines. 6. Appuyez sur Entrer pour continuer. NB: Le champ «Supprimez ligne» ne vous permet de supprimer un groupe que lorsque l'onglet Code Défini par Client dans le profil de l'employé ne contient pas ce groupe pour un employé (selon une date d entrée en vigueur). Le champ Supprimez ligne vous permet de supprimer un numéro de grand livre et une répartition de pourcentage. 7. L'écran Distribution des Revenus s'affiche. Entrez les numéros de grand livre et la répartition de pourcentage pour le groupe de distribution que vous créez. Le total de toutes les répartitions doit arriver à Une fois que vous avez modifié les numéros de grand livre et les répartitions de pourcentage pour chacun de ces numéros, appuyez sur Entrer pour enregistrer. Un message apparaîtra si les répartitions ne totalisent PAS Appuyez sur Entrer pour effectuer une correction. Cet écran est utilisé pour plusieurs attributions. Si un compte grand livre d'un employé contient 100% de la répartition, entrez la dans le champ du numéro de grand livre sur l'onglet «Paie» du profil de l'employé. Le champ Distribuer au G/L a une capacité de 17 caractères qui peuvent être alphabétiques ou numériques. Le champ «Pourcentage» a une capacité de 6 caractères avec 4 décimales ( ). 8. Une fois les informations enregistrées, cliquez sur Quitter pour revenir à l'écran précédent. 9. Continuez à entrer tous les groupes, les numéros de grand livre et les répartitions Modifier Groupes Grand Livre Page 5 de 9 Mise à jour 1

6 Modifications Vous ne pouvez apporter des modifications au champ «Description du Groupe de Distribution» que sur le premier écran et des modifications au numéro de compte G/L et au pourcentage que sur le deuxième écran (distribution). 1. Si vous modifiez le champ Description, sélectionnez le champ, puis entrez la nouvelle description. Appuyez sur Entrer pour enregistrer. 2. Pour modifier la distribution, cliquez sur le champ Sél puis cliquez sur Entrer pour continuer. 3. Pour modifier un numéro de compte G/L, sélectionnez le, puis entrez un nouveau numéro de compte G/L dans le champ Vers comptes G/L. Pour modifier un pourcentage, sélectionnez le champ pourcentage, puis entrez la nouvelle répartition de pourcentage. 4. Pour supprimer la ligne en entier, entrez «Y» (oui) dans le champ Supprimer ligne. Tabulez jusqu'à un champ vide, puis entrez le nouveau numéro de compte et le nouveau pourcentage. Le total de toutes les répartitions du pourcentage doit équivaloir à 100%. Dans l'exemple à gauche, le pourcentage a été modifié pour représenter une répartition de 25/ Appuyez sur Entrer pour enregistrer. 6. Appuyez sur Quitter pour revenir à l'écran précédent. Appuyez sur Quitter une deuxième fois pour revenir au menu Caractéristiques Supplémentaires Modifier Groupes Grand Livre Page 6 de 9 Mise à jour 1

7 Suppression d'un groupe 7. Vous ne pouvez supprimer un groupe que s'il n'est attribué à aucun employé. Si vous essayez de supprimer un groupe attribué à un employé, le message à gauche apparaîtra. «Groupe de Distribution non supprimable; il est attribué à un employé.». 8. Pour supprimer un groupe de distribution, entrez Y dans le champ Supprimer ligne puis cliquez sur Entrer pour continuer. La ligne devrait disparaître Modifier Groupes Grand Livre Page 7 de 9 Mise à jour 1

8 Configuration des profils d'employés Une fois tous les groupes et tous les pourcentages de distribution configurés, vous devez aller au profil de l'employé afin de spécifier à quel groupe appartient chaque employé. Un employé ne peut appartenir qu'à un seul groupe à la fois. Des dates d'entrée en vigueur sont utilisées et ne peuvent pas se chevaucher. La date d entrée en vigueur DU détermine quand une répartition doit s'effectuer pour un groupe dans le cadre d'une exécution de paie. 1. À partir du menu principal, cliquez sur Profil de l'employé. Sélectionnez les employés nécessitant une configuration de groupes, puis appuyez sur Entrer pour continuer. 2. Une fois sur l'écran Ressources Humaines, cliquez sur le bouton Codes. 3. Cliquez sur la loupe située à côté du premier champ Code vide. Dans cet écran contextuel, vous devez voir un Code Défini par Client nommé GLDISTGRP. 4. Cliquez sur ce code pour le sélectionner. 5. Votre champ Code affichera GLDISTGRP. 6. Vous pouvez maintenant cliquer sur la loupe située à côté du champ Valeur. 7. Tous les groupes de distribution grand livre définis pour vous sont affichés. 8. Cliquez sur le code pour le sélectionner Modifier Groupes Grand Livre Page 8 de 9 Mise à jour 1

9 9. Le nom du groupe sélectionné s'affiche dans le champ Valeur. 10. Si le nom du groupe est correct, appuyez sur Entrer pour effectuer l'enregistrement. 11. La date d entrée en vigueur DU affiche la date d'aujourd'hui par défaut. Si vous devez modifier cette date, sélectionnez le champ et tapez la bonne date d'entrée en vigueur en utilisant le format mmjjaaaa. 12. Appuyez sur Entrer pour enregistrer. 13. Si l'employé change de groupe, modifiez la date d entrée en vigueur AU pour le groupe de distribution le plus récent. Suivez les étapes 1 à 12 pour modifier la date d entrée en vigueur DU afin qu'elle corresponde au changement de groupe. Les dates ne peuvent pas se chevaucher. 14. Une fois qu'un groupe de distribution a été attribué à un employé, cette attribution remplace l'attribution grand livre sur l'onglet «Paie» dans le profil de l'employé (en fonction des dates d entrée en vigueur) Modifier Groupes Grand Livre Page 9 de 9 Mise à jour 1