UTC Project Manager. Cahier des charges

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1 Cahier des charges Benoît Dionne, GI04 Roberto de La Fuente, étudiant en échange (Chili) Séverine Lemierre, Master TICE, GI04

2 Table des matières 1 Présentation du projet Description brève Objectifs Contraintes Etude des utilisateurs Présentation du sondage Analyse des résultats Observations Etude de la concurrence : Microsoft Project Présentation Avantages Inconvénients Positionnement Utilisateurs ciblés Technologie Environnement d utilisation Fonctionnalités Chef de Projet Membres Réunion... 11

3 1 Présentation du projet UTC Project Manager 1.1 Description brève Dans le cadre de l UV NF28, nous avons choisi de réaliser une application permettant de gérer la réalisation de projets étudiants, depuis les premières étapes de lancement du projet jusqu à la livraison du produit final. Ce projet sera composé de deux grands axes : la gestion du planning des tâches se rapportant au projet et l organisation de réunion de projets. 1.2 Objectifs Notre objectif est de proposer une application de bureau répondant à ces deux grands axes pour permettre à des étudiants travaillant sur un projet de mieux s organiser dans la gestion de celui ci. Cet outil devra donc offrir au chef de projet un moyen de gérer les différentes tâches à réaliser, au groupe un moyen de gérer les réunions projets et aux différents membres un moyen d être informés sur l avancement actuel du projet. 1.3 Contraintes Délais : La première phase de conception devra être finie le 20 avril 2009 avec la présentation des maquettes devant les autres étudiants de l UV. Leur retour sur la présentation nous permettra de redéfinir certains points et fonctionnalités. Le prototype et le rapport devront être rendus le 8 juin 2009 pour la soutenance finale. Interface : Un accent tout particulier devra être porté sur la réalisation de l interface. Celle ci devra être intuitive pour l utilisateur quelque soit son cursus afin de contribuer au succès de l application et à son usage par les utilisateurs cibles. Interactions : Tout comme l interface, les interactions de l utilisateur devront être soigneusement définies lors des étapes de conception.

4 2 Etude des utilisateurs UTC Project Manager 2.1 Présentation du sondage Afin de déterminer les contraintes et spécifications pour notre application, nous avons décidé de réaliser un sondage auprès de nos utilisateurs cibles : les étudiants. A travers ce sondage, nous avons cherché à déterminer si notre projet serait pertinent auprès de ce public. De plus, les retours de ces futurs utilisateurs sur leur expérience de projets universitaires nous a semblé un point essentiel afin de pouvoir déterminer au mieux les fonctionnalités de notre application. Pour ce faire, nous leur avons demandé le type de problème auquel ils ont été confrontés dans le cadre de la réalisation de projets. Les personnes que l on a sondées sont des étudiants de différentes nationalités étudiants dans des domaines variés (ingénieurs, science politiques ). Pour ce faire, nous avons mis le sondage en ligne grâce à la plate forme SurveyMonkey qui nous a permis de collecter les réponses et d analyser les résultats. 2.2 Analyse des résultats Il apparait ici que les projets sont choses courantes pour des étudiants encore à l université. Il y a donc un marché potentiel pour des solutions relatives à la réalisation de projets. Notre outil cible avant tout la fonction chef de projet, pour lui permettre de coordonner les différentes tâches relatives au projet. Il ressort que 65% des personnes confrontées à la réalisation de projets ont déjà assurés cette fonction là. Leurs avis nous seront donc d autant plus utiles.

5 Cette question nous permet de définir la taille moyenne d un groupe de projet étudiant ce qui nous permettra développer nos fonctionnalités en fonction de ce critère. En moyenne, un groupe est donc composé de 4 personnes, mais l intervalle des réponses varie entre 3 et 10. Il faudra donc s arranger pour que l utilisation soit optimale pour un groupe de 4 mais que l application puisse être aussi utilisée a plus grande échelle. Plus de 75% ont été confrontés à des problèmes concernant l organisation de projets. Par conséquent, il y aurait une demande potentielle pour un outil permettant de faciliter cette organisation.

6 Cette question nous permet de déterminer les fonctionnalités essentielles que notre application doit prendre en charge, aussi bien quant à l organisation de réunion que quant à la gestion des tâches relatives au projet. Il y a une réelle demande pour les fonctionnalités suivantes : fixer des réunions projets sur un créneau convenant à tous les membres (80%) la gestion du planning (52.7%) la gestion d un ordre du jour pour les réunions (52.7%) le suivi des tâches (43.6%) la gestion d un compte rendu (38.2%) Il ressort qu il existe bien une concurrence pour les logiciels de gestion de projets mais ils ne sont que peu utilisés par les étudiants. Ceux ci ne sont peut être pas adaptés à ce type de projets. Les solutions principalement citées sont : MS Project, Wikispaces et Gantt Project. Nous étudierons donc ces compétiteurs afin de déterminer comment mieux répondre aux attentes des étudiants. Par ailleurs, ont été cités d autres outils n ayant pas pour utilisation première la gestion de projets, à savoir les outils MS Office, Google documents et Calendar Il y a une réelle demande pour ce type d outil auprès de notre cible.

7 2.3 Observations Bien qu il existe des solutions informatiques pour la gestion de projets, celles ci ne sont pas adoptées par les étudiants. L étude des compétiteurs sera donc utile afin de déterminer en quoi les solutions adaptées ne sont pas adaptées. Par ailleurs, ce sondage nous a permis de connaître le type de difficultés auxquelles les étudiants sont confrontés dans le cadre de la gestion de projets, ce qui va nous permettre de définir les grands axes des fonctionnalités à développer pour notre application.

8 3 Etude de la concurrence : Microsoft Project UTC Project Manager 3.1 Présentation Microsoft Project permet de conduire efficacement des projets simples ou complexes. Il s'adresse à tous les acteurs qui travaillent sur des projets : chefs de projet, responsables de ressources, équipiers... MS Project est un logiciel conçu pour un travail collaboratif EPM (Enterprise Project Management) ou pour un usage autonome. Différentes versions existent comme : MS Project Standard, MS Project Professional, MS Project Server et MS Project Web Access. 3.2 Avantages Ce logiciel permet de gérer des projets dans les différentes étapes de sa vie depuis son initialisation jusqu'à sa clôture avec un retour d'expérience qui lui est associé. Planifier, Piloter et Communiquer sont les points clés de ce logiciel. Ce logiciel permet : Gestion de portefeuilles de projet Planification et gestion de projet Gestion des ressources Travail collaboratif Donc, ce type de logiciel répond bien à notre cahier des charges mais devient trop complexe dans un usage de projets pour étudiants car ses applications sont trop nombreuses. 3.3 Inconvénients Fonctionnalités Il y a trop de fonctionnalités par rapport aux réels besoins des étudiants, c est pourquoi, par rapport à ce logiciel nous ne nous intéresserons qu aux besoins réels des étudiants (déterminés grâce au sondage) afin de mieux répondre à leurs besoins. Ceci permettra d avoir une interface simplifiée et une utilisation plus facile. Le Design Il ressort de l étude de l interface qu il y a beaucoup de boutons et de menus différents, d outils qui au final ne permettent qu un repérage visuel rapide des fonctions principales. Tout est dense, les éléments sont juxtaposés les un à coté des autres (pas assez d oxygène dans la lecture). De plus, il y a beaucoup de contrôles sous forme de menu, ainsi que des sous menu d items. Cela rend compliqué l ergonomie d usage de ce logiciel. D ailleurs, l utilisateur va vite se perdre dans la représentation mentale des différentes fonctionnalités possibles (du chemin à parcourir).

9 Interactivité UTC Project Manager On ne sait pas ou sont les zones ou nous pouvons intervenir, interagir, car tout est au même plan. Nous nous attacherons particulièrement à rendre notre application plus simple, plus attractive où l utilisateur pourra intervenir sur les éléments de son choix d une manière intuitive grâce à un tableau de bord où nous éviterons au maximum l usage de boîtes de dialogues et menus. Intuitivité La prise en main de ce logiciel n est pas intuitive. Il est difficile de comprendre sans avoir eu des indications (formations, tutoriaux ) la fonction de chaque boutons, symboles Il faut donc un certain temps d adaptation dans l apprentissage de ce logiciel. Nous souhaitons au contraire créer un logiciel dont les applications sont intuitives, logiques et qui n a pas besoin d un apprentissage au préalable. Accessibilité C est un logiciel payant (entre 700 à 800 ) mais les étudiants peuvent le télécharger gratuitement dans le cadre de la convention Microsoft Alliance. Le prix n est donc pas un frein à son utilisation, ce qui accentue l idée que ce logiciel n est pas adapté pour un usage étudiant car peu d entre eux l utilisent.

10 4 Positionnement UTC Project Manager 4.1 Utilisateurs ciblés Notre application cible des étudiants amenés à travailler sur un projet de groupe dans le cadre de l université. Il ressort de notre sondage que ceux ci ont besoin d un outil pour les aider à gérer de manière simple l organisation de leurs projets. Pour cela, il faudra que l interface soit attractive et intuitive, tout en offrant les fonctionnalités essentielles à la gestion de projet. Toutefois, l'usage de notre application ne sera pas limité à l usage universitaire, celle ci devra donc être accessible à tous types d'utilisateurs nécessitant une gestion simple mais efficace de leurs projets. 4.2 Technologie La technologie retenue pour le développement est Windows Presentation Foundation (WPF), qui est la spécification graphique de Microsoft.NET 3.0. Il intègre le langage descriptif XAML qui permet de définir une interface de manière semblable à une page HTML ce qui est un atout pour les non développeurs. WPF repose sur 4 grands axes : Une approche unifiée de l interface utilisateur, des documents et des animations WPF a pour but de devenir un Framework de présentation unifié, qui intègre et gère toutes les parties d une interface utilisateur (animations, images, contrôles, etc..). Un moteur de composition basé sur des vecteurs intégrés WPF utilise un moteur d exécution (Runtime) de composition afin d expédier les requêtes de rendu de l interface graphique au bon composant logiciel ou matériel, par exemple les APIs Windows ou d une carte vidéo compatible DirectX. Un modèle de programmation déclarative WPF tente de réduire l écart qu il existe entre le développement Web et le développement d applications Windows, en apportant la puissance de la programmation déclarative (le XAML) au développement d interfaces graphiques Windows, ce qui mène à une séparation distincte entre le rôle du designer et celui du développeur. Les designers sont donc directement impliqués dans le développement des applications. Une facilité de déploiement WPF permet aux administrateurs de déployer et gérer les applications de manières sécurisées. Le déploiement peut se faire aussi bien en tant qu application de bureau qu en application web (xbap) suivant les besoins. Nous avons choisi de travailler avec WPF car cette technologie permet de développer des RIA et RDA (Rich Desktop Application). Par conséquent, le design en résultant est plus attractif pour l utilisateur (WPF est compatible avec le style Aéro de Vista). De plus, cette technologie permet au développeur de créer ses propres composants et de les intégrer dans d autres : cela nous permettra donc de développer l application de façon modulaire (un composant par fonctionnalité majeure).

11 4.2 Environnement d utilisation Dans sa première version, «UTC Project Manager» sera mis au point pour être une application de bureau, mais cela n'écarte pas pour une version Web (XBAP ou Silverlight) dans le futur (sans grandes modifications dans son noyau) en réutilisant le code développé pour WPF. En effet, la migration d une application WPF vers une application web ne nécessite que des changements mineurs concernant le design et pas ou peu de modifications quand au «code behind». L application est destinée à la personne en charge du projet, le chef de projet, pour lui faciliter la gestion de celui ci. Nous envisageons de plus de mettre en place une vitrine web pour les autres membres du projet afin qu ils puissent avoir accès à certains des contrôles de l application elle même pour se tenir au courant de l avancement des tâches en cours. 5 Fonctionnalités 5.1 Chef de Projet Démarrer un nouveau projet : définir l objectif final et les dates de remises des livrables Gestion des membres : Ajouter de nouveaux membres au projet Suivi des tâches en cours grâce à un diagramme de GANTT interactif Création de nouvelles tâches avec attribution des tâches à un membre ou à un groupe 5.2 Membres Suivi de l avancement grâce à un accès au digramme de GANTT via une interface web Accès au compte rendu de la dernière réunion Notification au chef de projet de l accomplissement d une tâche Réponse aux invitations de réunion (disponible ou pas), avec possibilité de personnaliser la réponse 5.2 Réunion Création d une nouvelle réunion sur un créneau commun avec invitation des participants Gestion de l ordre du jour Affichage des tâches arrivant à échéance Modification de certaines tâches Publication d un compte rendu envoyé aux participants

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