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1 E NVOYER UNE NEWSLETTER Objet Auteur & contributeurs Ce document a pour but de servir de support d utilisation pour les personnes désireuses d envoyer une newsletter depuis leur site packagé mis en place par Bayard Service Web. Bayard Service Web Date de dernière mise à jour 25/02/10 version 1.0 Assistance par courriel Contact assistance@bayard-service.com Savoie Technolac BP Le Bourget du Lac cedex Tél. : Fax : Page 1 sur 12

2 TABLE DES MATIERES Créer une newsletter...3 Connexion à l administration 3 Paramétrer la newsletter 5 Créer une newsletter 6 Créer une liste de diffusion secondaire...11 Gérer ses abonnés...12 Page 2 sur 12

3 Créer une newsletter Connexion à l administration Pour vous connecter à l administration, il vous suffit de cliquer sur le lien «se connecter» situé dans le pied de page. Arrivé sur une nouvelle page, il vous faut saisir votre identifiant et votre mot de passe. Le panneau d administration apparaît sur la droite. Cliquez sur «Gestion de la newsletter». Page 3 sur 12

4 Vous arrivez ainsi sur la page suivante : Différentes possibilités vous sont ici offertes : 1. «Créer une nouvelle newsletter», vous permet de créer une nouvelle newsletter. 2. «Newsletters en attente», vous permet de consulter toutes les newsletters qui ont été créées et qui n ont pas été envoyées. 3. «Historique» vous permettra de consulter les newsletters déjà envoyées. 4. «Liste des abonnés» vous permet de consulter la liste des personnes qui se sont abonnées à la newsletter. (voir partie «Gérer ses abonnés», cf page ) 5. Le bouton «Paramètres» vous permet de configurer les propriétés de votre liste de diffusion (adresse d expéditeur, s de test, etc.). (voir partie «Paramétrer la newsletter», cf page 4) Page 4 sur 12

5 Paramétrer la newsletter En cliquant sur le bouton On peut ici donner un nom à sa newsletter, paramétrer l de l expéditeur, le nom de l expéditeur, etc. Page 5 sur 12

6 Créer une newsletter Une fois que vous avez cliqué sur «Créer une nouvelle newsletter», vous arrivez sur cette page : Je saisis un titre pour ma newsletter Je saisis un édito, un texte qui servira d introduction Je choisis des éléments de mon site qui seront insérés dans ma newsletter (Voir suite) Page 6 sur 12

7 Pour choisir des éléments du site à insérer dans la newsletter, cliquez sur le bouton Parcourir. Une nouvelle fenêtre s ouvre alors (en pop-up). Pour ajouter des éléments, il vous suffit de naviguer dans les différents dossiers qui construisent votre site et sélectionner le fichier recherché.. Par exemple, un webmaster souhaite insérer la présentation du groupe scolaire. Il va ainsi cliquer sur ces différentes rubriques : Gauche > Groupe scolaire > Présentation Page 7 sur 12

8 Pour insérer les informations, il suffit de cliquer sur le lien Insérer présent sur la droite. Dès que cela est fait, le fichier choisi se met automatiquement dans la liste des éléments à inclure dans la newsletter. Il est possible de répéter plusieurs fois cette manipulation. Une fois le titre saisi, l édito rempli et les éléments du site inclus, cliquez sur le bouton Enregistrer. Page 8 sur 12

9 Les éléments se mettent automatiquement en place dans la newsletter. 1. En cliquant sur «Envoyer», vous transmettez la newsletter à votre liste de diffusion (une page de confirmation apparaîtra pour valider votre choix). 2. En cliquant sur «Tester», vous avez la possibilité de tester un envoi sur une liste de personnes. 3. En cliquant sur «Modifier», vous revenez à la page précédente et pouvez modifier les éléments présents dans votre newsletter (édito, documents à inclure). 4. Le bouton «Voir en pleine page» vous permet de voir votre newsletter dans une page html. Les destinataires verront cet outil de communication de cette façon. Page 9 sur 12

10 Voici le résultat obtenu en cliquant sur ce dernier bouton : Page 10 sur 12

11 Créer une liste de diffusion secondaire Jusqu à présent, nous nous sommes penchés sur la création d une newsletter principale. L utilisateur peut aussi créer d autres newsletters thématiques. Exemples : une newsletter «bibliothèque», une newsletter «sports», etc. Le paramétrage de la newsletter s effectuera de la même façon. Lors de l inscription de l utilisateur à la newsletter, il sera par défaut inscrit à la newsletter principale. Mais s il le souhaite, il pourra cocher les autres newsletters créées afin de les recevoir. Ainsi, seules les personnes ayant acceptées de recevoir la newsletter «bibliothèque» la recevront. Page 11 sur 12

12 Gérer ses abonnés En cliquant sur le bouton ci-dessous : L utilisateur arrive sur la liste des abonnés de la newsletter. Dans le champ de recherche, il peut chercher des abonnés grâce à son ou son nom. En cochant la case située en face de l adresse mail, il peut aussi supprimer cette personne de la liste de diffusion. Au dessus de cette liste de noms, on observe les boutons «Exporter» et «Importer». «Exporter» permet d afficher la liste des abonnés dans un document.xls (Excel). «Importer» vous permet d insérer des noms et adresses mail dans cette liste d abonnés. Page 12 sur 12

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