SG/Sl 26/03/2012. Cahier des clauses techniques particulières. Maintien en conditions opérationnelles du système de visioconférence

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1 ANDRA La maîinse de~ d&heu radioacws Document technique Identification INF.CCTP.AASI Nom du FDR Diffusion~ : Andra > z o Émetteur Date d origine Page SG/Sl 26/03/2012 1/11 Cahier des clauses techniques particulières Maintien en conditions opérationnelles du système de visioconférence Documents associés Ce docurttent est la propriété de tandra et ne peut être reproduit ou corttrnuniqué que suivant la rrtention indiquée ci-dessus en diffusion Communicable document pouvant être diffusé à tout public Limitée : document pouvant être diffusé à tout le personnel Andra ainsi qu au public averti Andra document pouvant être diffusé au seul personnel Andra Confidentielle : document dont la diffusion est interdite à d autres destinataires que ceux indiqués sur le document md. A Date Nom/visa du rédacteur Nom/visa vérificateur Nom/visa approbateur I. MAGROUNE ii. PUIG AGENCE NATIONALE POUR LA GESTION DES DÉCHETS RADIOACTIFS A U T H E N T I F I C A T I O N G E D {6C7F94DA-E B B78B67AB}

2 Document technique Identification INF.CCTP.AASI Nom du FDR : ANDRA.001.J - page 1/2 Diffusion ( * ) : Andra Émetteur Date d'origine Page SG/SI 26/03/2012 1/11 Cahier des clauses techniques particulières Maintien en conditions opérationnelles du système de visioconférence Documents associés : ( * ) Ce document est la propriété de l'andra et ne peut être reproduit ou communiqué que suivant la mention indiquée ci-dessus en diffusion Communicable : document pouvant être diffusé à tout public Limitée : document pouvant être diffusé à tout le personnel Andra ainsi qu au public averti Andra : document pouvant être diffusé au seul personnel Andra Confidentielle : document dont la diffusion est interdite à d autres destinataires que ceux indiqués sur le document Ind. Date Nom/visa du rédacteur Nom/visa vérificateur Nom/visa approbateur A P. SUEUR I. MAGROUNE JJ. PUIG AGENCE NATIONALE POUR LA GESTION DES DÉCHETS RADIOACTIFS

3 Identification INF.CCTP.AASI Page 2/11 ANDRA.001.J - page 2/2 Rév. A Révisions Ind. Date Modifications A Emission initiale Diffusion (en sus. des signataires) En cas de diffusion confidentielle, renseigner obligatoirement TOUS les destinataires (internes et externes) en complétant la liste ci-dessous (hors signataires) Société/ organisme/unité Prénom/Nom Société/ organisme/unité Prénom/Nom AGENCE NATIONALE POUR LA GESTION DES DECHETS RADIOACTIFS 2/11

4 SOMMAIRE 1. OBJET 4 2. GENERALITES Les missions de l'andra Les établissements 5 3. REFERENCES DOCUMENTAIRES Documents de référence Documents applicables Gestion documentaire 5 4. L'EXISTANT Le réseau interne informatique Les outils de visioconférences Les salles de réunions Les visioconférences portables Les outils réseaux de visioconférence 7 5. DETAIL DES PRESTATIONS ATTENDUS Assistance à la mise en œuvre de visioconférences La maintenance curative et préventive Maintenance évolutive Les évolutions de l architecture 9 6. REVERSIBILITE 9 7. PILOTAGE DE LA PRESTATION RECAPITULATIF DES INDICATEURS Annexe 1 : DETAILS DES MATERIELS 11 AGENCE NATIONALE POUR LA GESTION DES DECHETS RADIOACTIFS 3/11

5 1. OBJET Le présent cahier des charges décrit le besoin de l'andra pour maintenir en conditions opérationnelles le système de visioconférences des différents sites de l Andra. Il s'agit de matériels de la marque Polycom installés en 2009 qui communiquent entre eux via le réseau LAN/WAN de l'andra et en RNIS pour communiquer avec l extérieur. Le TITULAIRE peut être invité à se rendre sur les lieux où doivent être réalisés les prestations pour obtenir tous les renseignements nécessaires à l établissement de ses prix. 2. GENERALITES Un descriptif complet des activités de l Andra est disponible sur le site Internet Les missions de l'andra Créée en 1991, l Andra est un Établissement Public à caractère Industriel et Commercial (Epic) dont les missions ont été complétées par la loi de programme du 28 juin 2006 relative à la gestion durable des matières et déchets radioactifs. Elle est placée sous la tutelle des ministères en charge de l énergie, de la recherche et de l environnement. Elle est chargée de la gestion à long terme des déchets radioactifs produits en France. Dans le cadre de cette mission, l Agence met son expertise et son savoir-faire au service de l Etat pour concevoir des solutions de gestion et exploiter des centres de stockage de déchets radioactifs en protégeant l homme et l environnement de l impact de ces déchets sur le long terme. Dans le cadre de sa mission, l Andra : Exploite et surveille les centres de stockage dans l Aube (10) et dans la Manche (50) de déchets de faible et moyenne activité à vie courte (FMA) et très faiblement radioactifs (TFA) produits en France ; Pilote les recherches et études pour définir des solutions de gestion durable pour tous les déchets en attente de filière industrielle : les déchets de haute activité et de moyenne activité à vie longue (HA et MA-VL) et les déchets de faible activité à vie longue (FA-VL), dont les déchets radifères et graphites ; Etablit et met à jour l Inventaire national des matières et déchets radioactifs présents en France ; Assure, dans le cadre d une mission d intérêt général, la collecte et la prise en charge d objets à usage familial (montres, réveils, aiguilles, fontaines au radium ) et la remise en état des sites pollués par la radioactivité dont le responsable est défaillant ; Met à disposition de tous les publics des informations relatives à la gestion des déchets radioactifs en France et participe à la diffusion de la culture scientifique et technologique dans ce domaine ; Partage et transmet son savoir-faire en matière de gestion de déchets radioactifs, au niveau national et international. AGENCE NATIONALE POUR LA GESTION DES DECHETS RADIOACTIFS 4/11

6 2.2 Les établissements L Andra est présente sur 5 sites qui sont : Le siège à Châtenay-Malabry (92) avec 350 salariés Andra, Le Centre de stockage des déchets de très faible activité (CSTFA) ouvert en 2003 sur les communes de Morvilliers et de La Chaise (10) avec environ 10 salariés, Le Centre de stockage des déchets de faible et moyenne activité à vie courte (CSFMA), ouvert en 1992 sur les communes de Soulaines-Dhuys, Epothémont et Ville-aux-Bois (10) avec environ 50 salariés et environ 50 postes de prestataires, Le Centre de stockage de la Manche (CSM), à Digulleville (50), ouvert en 1969 et qui ne reçoit plus de déchets depuis 1994 avec environ 10 salariés. Il est aujourd hui en phase de surveillance, Le Centre Meuse / Haute Marne (CMHM), à Bure (55) qui depuis 1999 étudie la faisabilité d un stockage géologique profond, en formation argileuse, des déchets de haute activité et de moyenne activité à vie longue avec environ 80 salariés. 3. REFERENCES DOCUMENTAIRES 3.1 Documents de référence [1] Organigramme général et désignation officielle des sites : (référence QUA OR ADG ). [2] Schéma réseau informatique simplifié de l Andra : (référence INF.PL.AASI ). 3.2 Documents applicables [3] Mode opératoire pour la fourniture des documents techniques à l Andra (référence QUA.PR.ADQ ). 3.3 Gestion documentaire Tous les documents sont livrés conformément à la procédure en référence [3]. Tous les schémas sont réalisés par le produit Visio de Microsoft. Toutes les réunions sont formalisées par un compte rendu rédigé par le prestataire et fourni à l Andra dans un délai défini au 8 clause a). L Andra s engage à valider les comptes rendus dans un délai défini au 8 clause b). AGENCE NATIONALE POUR LA GESTION DES DECHETS RADIOACTIFS 5/11

7 4. L'EXISTANT 4.1 Le réseau interne informatique Le réseau interne est de type Ethernet sur protocole IP (architecture TCP/IP essentiellement), la classe d adresse utilisée commençant par Chaque site utilise un masque sous-réseau. Le réseau Wan est un réseau IP VPN de la société Orange. Le lien internet sortant est d'un débit de 8 Mb/s. AGENCE NATIONALE POUR LA GESTION DES DECHETS RADIOACTIFS 6/11

8 4.2 Les outils de visioconférences Certaines salles de réunion sont équipées de systèmes de visioconférence fixes. Des systèmes mobiles permettent à la demande d apporter dans les bureaux le service de visioconférence. Depuis avril 2012, les visioconférences sont isolés dans un vlan dédié. Une douzaine de PC portables sont susceptibles d être installées avec le logiciel CMA desktop de Polycom Les salles de réunions 13 salles de réunion sont équipées de systèmes fixes. Chaque salle est équipée d un projecteur fixé au plafond permettant l affichage des visioconférences et/ou la projection de documents sous forme de fichier à partir d un micro-ordinateur. Un switch permet de choisir de connecter l ordinateur de la salle ou un micro-ordinateur portable invité. Le choix de la visioconférence ou la projection se fait à travers la télécommande du projecteur. Chaque salle est au moins équipée de deux haut-parleurs voir plus. Ci-après nombre de salles par sites : 6 salles au siège, 4 salles sur le centre Meuse Haute Marne, 2 salles sur le centre Aube, 1 salle sur le centre Manche. Le détail des appareils est décrit en annexe 1. Seule la salle référencée D105 est équipée d un automate qui descend et monte l écran et pilote le démarrage du projecteur et/ou la visioconférence, le choix de la projection ou de la visioconférence. Dans cette salle, deux micros sans fils de marque Seenheiser pour faire des conférences sont présents. Les récepteurs des micros sont installés dans une baie avec le switch et le boitier système de visioconférence Les visioconférences portables 8 appareils de visioconférences mobiles sont disponibles dans les différents sites. Ci-après nombre d appareils mobiles par sites : 3 systèmes au siège, 3 systèmes sur le centre Meuse Haute Marne, 1 système sur le centre Aube 1 système sur le centre Manche. Le détail des appareils est décrit en annexe Les outils réseaux de visioconférence Pour centraliser l administration, un Gatekeeper CMA4000 de Polycom est présent. Pour assurer la communication en RNIS en dehors du réseau WAN de l Andra, il existe une passerelle IP/Rnis référence CTI-3241-GWISDNK9 de Cisco (ex CODIAN GW 3241) directement connecté sur un T2 de 30 lignes. Un système de visioconférence IP avec l extérieur de l Andra est en cours d achat : Polycom (VBP) ou Cisco (VCS Control). AGENCE NATIONALE POUR LA GESTION DES DECHETS RADIOACTIFS 7/11

9 5. DETAIL DES PRESTATIONS ATTENDUS Toutes les demandes décrites dans le présent paragraphe (pièces, mains d œuvre et déplacements) sont à réaliser dans le forfait sauf cas d'exclusion précisée. Toutes les interventions du titulaire doivent être réalisées par des techniciens possédant les qualifications, voir les certifications, du constructeur Polycom. Les connexions à distance via internet sont possibles pour des interventions de diagnostics. Une clé RSA d authentification sera fournie au titulaire. Il s agit notamment de maintenir en conditions opérationnelles les visioconférences des sites par : 5.1 Assistance à la mise en œuvre de visioconférences En cas de difficultés à réaliser des visioconférences avec un correspondant extérieur au réseau Andra ou pas, le titulaire doit proposer son assistance avec un délai d intervention (GTI) défini au 8 clause c) pour diagnostiquer le problème. Il devra faire un rapport d incident par mail à adresser au responsable Andra désigné pour qualifier le mauvais fonctionnement, ce qui peut démarrer le délai de la maintenance curative (voir 5.2). Il devra disposer d une hot line et des outils de test adéquat pour analyser le fonctionnement de visioconférence en IP (interne et externe au réseau Andra) et en RNIS avec la France et en dehors de la France. Les interventions avec les partenaires de l Andra peuvent se faire en langue Anglaise. Dans le cas où les visioconférences (externes au réseau) ne peuvent s établir avec les outils Rnis et/ou les futures Outils IP présents à l Andra, le titulaire doit proposer des solutions de contournement. 5.2 La maintenance curative et préventive Cette maintenance comprend le bon fonctionnement des équipements décrits au 4. Le délai de remise en service des installations (GTR) est défini au 8 clause d). Les interventions sont à prévoir en heures ouvrables du lundi au vendredi (hors jours fériés) de 9 heures à 19 heures. Cette maintenance comprendra entre autres : 1. La maintenance curative des différents équipements y compris les micros, les hauts parleurs, les caméras, les switchs, les interrupteurs, les projecteurs (sauf consommable), écran motorisé, automate y compris pièces, main d œuvre et déplacement. 2. La maintenance de l ensemble des logiciels, y compris toutes les corrections de failles de sécurité. 3. Les interventions sur problème France Télécom (T2)/EDF. AGENCE NATIONALE POUR LA GESTION DES DECHETS RADIOACTIFS 8/11

10 5.3 Maintenance évolutive 1. La modification des logiciels/configuration ou de l architecture filaire avec les sauvegardes de chaque configuration appareils. 2. La gestion des évolutions des logiciels de base. 3. La mise à niveau à chaque nouvelle version constructeur. La mise à jour des logiciels est à faire une fois par an. Cette mise à jour est à faire sur demande de l'andra dans un délai défini au 8 clause e) qui suit la demande par mail ou courrier. A titre de variante, le titulaire proposera dans sa prestation de maintenance : - une montée de version majeure dans les trois années initiales du contrat, - une montée de version majeure dans les deux années suivantes. Aucun logiciel ou système d exploitation ne doit se trouver hors maintenance de son éditeur. Au plus tard après un délai défini au 8 clause f) avant la fin de sa maintenance, et sauf demande explicite de l Andra, le logiciel doit être migré. Toute exception à cette règle, et non acceptée par l Andra au préalable, donnera lieu à une pénalité mensuelle jusqu à migration effective. 5.4 Les évolutions de l architecture Sur demande de l Andra, le titulaire doit fournir des prestations de conseils pour faire évoluer le système de visioconférence. Il doit informer l Andra de tous renseignements permettant l amélioration du système existant. Si la demande concerne une évolution à réaliser hors du contrat de maintenance (ajout de nouveaux matériels, ), le titulaire s engage à fournir un dossier technique chiffré (devis) dans un délai défini au 8 clause g) à partir de la demande de l Andra faite par mail ou courrier : cette prestation est hors du contrat forfaitaire de maintenance. Pour faire de petites interventions non prévues dans le contrat de maintenance au forfait (nouveau paramétrage, essai de nouveau matériel, changement de lampes des projecteurs ), le titulaire provisionne 5jours/homme par an à utiliser, si besoin le samedi ou le dimanche. Ces jours seront choisis, débloqués et facturés à chaque prestation, d un commun accord en fonction des besoins. 6. REVERSIBILITE Le contrat doit être réversible à tout moment. Cela veut dire que la documentation et les logiciels sur les systèmes doivent être tenus à jour. Le titulaire s engage à répondre, dans un délai défini au 8 clause h), à toute question pendant les deux mois qui précèdent et qui suivent la fin du contrat. Il s engage à restituer toutes les informations collectées pendant le contrat. Dans le cas de contrat de maintenance ou le titulaire se réassure auprès d un constructeur au nom de l Andra, ce dernier s engage à en informer l Andra et à le rendre cessible pendant la durée du contrat. AGENCE NATIONALE POUR LA GESTION DES DECHETS RADIOACTIFS 9/11

11 7. PILOTAGE DE LA PRESTATION L Andra a confié à un infogérant le maintien en conditions opérationnelles (MCO) de son réseau, ses serveurs et ses micro-ordinateurs. Cette prestation comporte l assistance aux utilisateurs Andra des visioconférences, l appel au support du titulaire et le suivi des interventions du titulaire du contrat de MCO visioconférence. Le pilotage de la prestation se fait à deux niveaux : Niveau 1 : Niveau 2 : Gestion opérationnelle : l Andra ou un tiers la représentant (infogérant) assure la gestion opérationnelle du fonctionnement : seuls les représentants désignés par l Andra et formés aux outils de visioconférence sont autorisés à contacter le support du titulaire. Le titulaire doit organiser un transfert de compétence vers l Andra ou son représentant à chaque installation de nouvelles versions logiciels ou remplacement de matériels non identiques. Comité de pilotage : une réunion tous les ans pour le suivi de la prestation avec la participation du chef de service SG/SI, le responsable de l infogérant et le titulaire. Les comptes rendus sont rédigés par le titulaire conformément au RECAPITULATIF DES INDICATEURS a) Le délai de transmission des comptes rendu de réunion est de 4 jours ouvrables après la réunion (voir 3.3) b) Le délai d approbation des comptes rendus par l Andra est de 4 jours ouvrables après l envoi du comte rendu par le titulaire (voir 3.3). c) Le délai de GTI pour assistance à l établissement d une visioconférence est de 10 mn (voir 5.1). d) Le délai de GTR pour la maintenance curative est J+1 (J = un jour ouvrable) par rapport à l ouverture de l incident par mail ou téléphone (voir 5.2). e) La mise à jour des logiciels est à faire une fois par an. Cette mise à jour est à faire sur demande de l'andra dans un délai d'un mois qui suit la demande par mail ou courrier (voir.5.3). f) Aucun logiciel ou système d exploitation ne doit se trouver hors maintenance de son éditeur. Au plus tard six mois avant la fin de sa maintenance, et sauf demande explicite de l Andra, le logiciel doit être migré. Toute exception à cette règle, et non acceptée par l Andra au préalable, donnera lieu à une pénalité mensuelle jusqu à migration effective (voir 5.3). g) Si la demande concerne une évolution à réaliser hors du contrat de maintenance (ajout de nouveaux matériels, ), le titulaire s engage à fournir un dossier technique chiffré (devis) dans un délai de 2 semaines à partir de la demande de l Andra faite par mail ou courrier (voir 5.4). h) En réversibilité, le titulaire s engage à répondre, dans un délai d un jour ouvrable, à toute question pendant les deux mois qui précèdent et qui suivent la fin du contrat (voir 6). AGENCE NATIONALE POUR LA GESTION DES DECHETS RADIOACTIFS 10/11

12 9. Annexe 1 : DETAILS DES MATERIELS Site Salle de réunion Polycom : Modèle Num série Version logiciel Projecteur Modèle num série Nombre de HP Siège salle-du-conseil HDX CA74BPG Sony VPL-PX35 6 Siège A016 HDX B80E7CN MITSUBISHI XD 5IO U C Siège D105 HDX D4777CG MITSUBISHI WD 3300 U Siège H004 HDX B80E5CN MITSUBISHI XD 5IO U C Siège I100 HDX B811BCN SANYO PLC-XT21L G8Z02506T 2 Siège PASTEUR HDX D88B5CN MITSUBISHI XD 280 U 2 Siège portable-1 V ECD Siège portable-2 V CCD Siège portable-eiffel V CD CMHM A19 HDX CC969CN MITSUBISHI WD 3300 U CMHM BAP HDX B80E9CN HITACHI CP-X444 F5K CMHM C001 HDX C1160CN MITSUBISHI WD 51O U 2 CMHM portable-1 V CD CMHM portable-2 V A10PD CMHM portable-3 V E04CD CMHM CTE HDX B851ECN _3395 Ecrans 46 pouces Sony 46V et CSA BA114 HDX B8037CN MITSUBISHI XD 5IO U C CSA BS005 HDX B8033CN MITSUBISHI XD 5IO U C CSA portable-1 V ED81PD CSM salle-deconférence HDX B803ACN _ MITSUBISHI XD 5IO U 2 CSM CSM-portable V DCD AGENCE NATIONALE POUR LA GESTION DES DECHETS RADIOACTIFS 11/11