Gérer ses références bibliographiques avec

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1 Les Bibliothèques de l Université catholique de Louvain La Bibliothèque des Sciences de la Motricité Gérer ses références bibliographiques avec Guide d utilisation 09/08/2016 Sophie Patris 1/40

2 COMPATIBILITE ENDNOTE X7 ET OFFICE 2016 Il est recommandé d installer la version mise à jour d EndNote X7.5 pour Mac et Windows pour une utilisation optimale avec Word Assurez-vous que la dernière mise-à-jour de Microsoft Word/Office 2016 soit installée sur votre poste (au moins version 15.23). Si vous n avez pas cette version, cliquez sur le bouton d aide de Word et sélectionnez Check for Updates. Vérifiez également que vous disposez de la dernière version des outils EndNote Online. Pour obtenir la dernière version des outils, connectez-vous à votre compte EndNote et sélectionnez Download Installers. Attention, la première fois que vous lancerez Word 2016 après l installation d EndNote X7.5, le message suivant risqué d apparaître : "EndNote needs access to the file named 'com.thomsonresearchsoft.endnote.plist'. Select this file to grant access.". Cliquez sur Grant Access et ce message n apparaîtra plus. Différences entre EndNote et EndNote online EndNote est un logiciel à installer sur le poste de travail de l utilisateur. Il offre plus de fonctionnalités qu EndNote Web et dispose d une capacité de stockage presque illimitée. EndNote online basic est une version simplifiée d'endnote accessible en ligne et qui ne nécessite aucune installation de logiciel. Les bibliographies sont stockées sur les serveurs de l'isi. Elles sont donc disponibles en tout lieu et peuvent être partagées avec des collègues, une équipe de recherche, etc. Installer EndNote Remarque : Avant d installer EndNoteX7, il est préférable de désinstaller les anciennes versions. Le personnel et les étudiants UCL peuvent télécharger EndNote à partir de : 1. Introduire identifiant global et mot de passe 2. Ouvrir le dossier «Software UCL» 3. Ouvrir le dossier «Logiciels bibliographiques» 4. Ouvrir le dossier «EndNote» 5. Choisir la version Windows ou Mac Windows Télécharger le fichier compressé EndNote X7.5 UCL.zip Ouvrir le dossier et extraire les 2 fichiers! (Clic-droit puis «extraire tout») MacOS X Télécharger EndNote X7.5 Site Installer.dmg Glisser le fichier dans le dossier Applications Double-cliquer sur le fichier ENX7.5Inst pour démarrer l installation Suivre les instructions à l'écran Ouvrir EndNote_X7.5_Site_Installer.dmg dans le dossier Applications Exécuter EndNote X7 et suivre les instructions à l'écran 09/08/2016 Sophie Patris 3/40

3 Créer une bibliothèque EndNote 1. Choisir File New 2. Sélectionner un emplacement sur le disque dur, clé USB, 3. Donner un nom à la bibliothèque Une nouvelle bibliothèque vide est créée. Attention : Lors de la création d une bibliothèque, un dossier de données et une icône de programme sont générés. Toujours conserver les 2 éléments(.data et.enl) dans un même dossier. 09/08/2016 Sophie Patris 5/40

4 Une base de données EBSCOhost (ex. : SPORTDiscus) 1. Ouvrir la bibliothèque EndNote vers laquelle les références doivent être exportées. 2. Effectuer la recherche dans la base de données (ex. SPORTDiscus), vérifier les résultats puis ajouter au dossier (à droite du titre) chaque référence à exporter. 3. Ouvrir le «Dossier» en haut de l écran 4. Sélectionner les notices à exporter ou choisir d exporter l ensemble des références. 5. Cliquer 6. Cocher ou 7. Cliquer 8. Les références sont directement exportées vers la bibliothèque EndNote ou EndNote online. Une base de données Proquest (ex. : PsycINFO) 1. Ouvrir la bibliothèque EndNote vers laquelle les références doivent être exportées. 2. Effectuer la recherche dans la base de données (ex. : PsycINFO), vérifier les résultats puis sélectionner chaque référence à exporter. 3. Choisir Enregistrer 4. Choisir le Format RIS (fonctionne avec EndNote, Citavi, etc.) 5. Cliquer 6. Avec Mozila Firefox, choisir l option «Ouvrir avec : EndNote X7» ; avec Internet Explorer, télécharger le fichier puis l ouvrir. 7. Les références sont directement exportées vers la bibliothèque EndNote 09/08/2016 Sophie Patris 7/40

5 ScienceDirect 1. Ouvrir la bibliothèque EndNote vers laquelle les références doivent être exportées. 2. Effectuer la recherche 4. Cliquer Export citations 3. Sélectionner les références à exporter 5. Choisir les options 6. Cliquer 7. Les références sont directement exportées vers la bibliothèque EndNote. Scopus 1. Ouvrir la bibliothèque EndNote vers laquelle les références doivent être exportées. 2. Effectuer la recherche 4. Cliquer Export 3. Sélectionner les références à exporter 5. Choisir le format RIS 6. Cliquer 7. Choisir l option «ouvrir» (si demandé) 8. Les références sont directement exportées vers la bibliothèque EndNote. 09/08/2016 Sophie Patris 9/40

6 5. Sélectionner l option Exporter vers EndNote 6. Choisir l option «Ouvrir avec : EndNote X7» 7. Les références sont directement exportées vers la bibliothèque EndNote Google Scholar 1. Ouvrir la bibliothèque EndNote vers laquelle les références doivent être exportées. 2. Effectuer la recherche 3. Accéder aux paramètres de Google Scholar 4. Activer l affichage des liens pour l importation dans EndNote 09/08/2016 Sophie Patris 11/40

7 Importer des notices d un fichier intermédiaire (ex. : Cochrane Library) Certaines bases de données bibliographiques proposent de sauvegarder ses références dans un fichier qui pourra ensuite être intégré, moyennant l utilisation d un filtre d importation, dans la bibliothèque EndNote de son choix. Exemple de la Cochrane Library : 1. Effectuer la recherche et sélectionner les références à sauvegarder 2. Choisir 3. Exporter au format souhaité 4. Enregistrer le fichier (disque dur, clé usb, ) 5. Ouvrir la bibliothèque EndNote dans laquelle les références doivent être introduites. 6. Récupérer le fichier.txt ou RIS 09/08/2016 Sophie Patris 13/40

8 Rechercher des références et les sauvegarder directement grâce à l Online Search L interface de recherche EndNote ne peut remplacer les options de recherche avancée des différentes bases de données mais peut être utilisée pour importer rapidement des références lorsqu on maîtrise déjà les termes de recherche (ex. : descripteur d un thésaurus) offrant un résultat pertinent. 1. Ouvrir la bibliothèque EndNote vers laquelle les références doivent être exportées. 2. Choisir l option Online Search dans la barre des menus (les références importées seront ainsi sauvegardées dans une bibliothèque temporaire et pourront être triées avant d être intégrées dans la bibliothèque souhaitée). 3. Sous l option Online Search, sélectionner la base de données à interroger (ex. : Pubmed) Afficher plus de bases de données Attention! L online search d EndNote ne fonctionne pas avec le Proxy. Elle ne peut donc pas être utilisée en dehors du campus s il s agit d interroger une base de données payante. 09/08/2016 Sophie Patris 15/40

9 Saisir les références manuellement Il est également possible d introduire soi-même des références en remplissant un des 48 formulaires prédéfinis. 1. Dans le menu References, choisir New Reference 2. Sous Reference Type, sélectionner le formulaire correspondant au type de référence (article de périodique, livre, page web, Podcast ) 3. Compléter les champs. Pour en savoir plus, consulter le chapitre «Entering References» de l aide EndNote X7 fournie avec le logiciel. EndNoteX7WinHelp.PDF 4. Sauvegarder la référence en fermant l écran de saisie 5. Cliquer YES, la référence est sauvegardée. 09/08/2016 Sophie Patris 17/40

10 Comprendre et gérer sa bibliothèque EndNote Remarques préliminaires - Le nombre de références contenues dans une bibliothèque EndNote est illimité. Toutefois, il est conseillé de ne pas excéder références pour préserver la performance de gestion des données. - Il n y a pas de nombre limite de bibliothèques. Cependant, mieux vaut enregistrer toutes les références d une même bibliographie dans une seule bibliothèque. - Pour déplacer, copier, renommer ou supprimer une bibliothèque, penser à le faire conjointement pour les fichiers.enl et.data L écran d affichage Barre des menus Barre d outils Liste des groupes Reference : pour éditer et modifier la référence Preview : pour afficher la référence sélectionnée dans le style bibliographique choisi. Attached PDF : pour éditer et modifier rapidement le PDF sélectionné. Liste des références La barre d outils Rechercher en ligne Insérer une citation dans un document word Synchroniser les données avec EndNote Online Choisir le style Ajouter une référence Importer ou exporter une référence Rechercher une référence dans la bibliothèque Formater une bibliographie 09/08/2016 Sophie Patris 19/40

11 Retrouver l article complet en format PDF Remarque : Cette fonctionnalité n est disponible qu à partir d un des sites du campus UCL. EndNote n accepte pas le Proxy. 1. Sélectionner la (les) référence(s) pour laquelle (lesquelles) on souhaite retrouver l article complet. 2. Dans le menu «Références» choisir «Find Full Text Find Full Text 3. EndNote signale l état d avancement de la recherche à gauche de l écran. 4. Si l article est trouvé, le PDF sera inséré automatique dans la bibliothèque. Si la recherche EndNote n est pas fructueuse, ne pas hésiter à rechercher l article directement à partir des bases de données. 09/08/2016 Sophie Patris 21/40

12 Il est possible de modifier l affichage du PDF et d y apporter des annotations. Plein écran Imprimer Zoomer Rotation Annoter Surligner Importer et nommer automatiquement des documents PDF Le menu PDF Handling preferences permet non seulement de renommer automatiquement les documents PDF lors de leur insertion dans la bibliothèque EndNote, mais également de programmer leur importation. Le processus se met en route à l ouverture d EndNote et se poursuit tant que le bibliothèque EndNote est ouverte. 1. Dans le menu Edit, sélectionner Preferences puis PDF Handling 2. Choisir une option: Don't Rename: Par défaut, EndNote ne renomme pas les PDF au moment de leur importation.. Author + Year + Title: Auteur, année et titre de l article comme nom de fichier. Author + Title: Auteur et titre de l article comme nom de fichier. Author + Year: Auteur et année comme nom de fichier. Title: Uniquement le titre de l article comme nom de fichier. Custom: Titre personnalisé. 3. Si l on souhaite importer des PDF automatiquement, cocher la case Enable automatic importing. 09/08/2016 Sophie Patris 23/40

13 Eliminer les doublons de références 1. Positionner le curseur sur le groupe de références dans lequel on souhaite supprimer les doublons (ex : «All References» pour éliminer tous les doublons de la bibliothèque EndNote). 2. Ouvrir le menu References puis Find Duplicates Vérifier et sélectionner la référence à sauvegarder. Par défaut, une référence est considérée comme doublon quand le nom de l auteur, l année, le titre et le type de référence correspondent à une autre déjà existante dans la bibliothèque. 09/08/2016 Sophie Patris 25/40

14 Créer un Smart Group Pour créer un «Smart Group» qui sera automatiquement mis à jour sur base d une stratégie de recherche préétablie : 1. Dans le menu Groups, sélectionner Create Smart Group 2. Nommer le Smart Group 3. Entrer les termes de recherche 4. Un nouveau groupe est créé et sera alimenté automatiquement en fonction des critères choisis (ex. : auteur spécifique, date de parution, ). Il est identifiable par l icône Il est également possible de créer un Smart Group à partir d une recherche dans la bibliothèque EndNote ou dans une base de données en ligne. 09/08/2016 Sophie Patris 27/40

15 Utiliser EndNote durant la rédaction d un document Microsoft Word Insérer une citation bibliographique dans un document Word et créer une bibliographie 1. Ouvrir la bibliothèque EndNote contenant la (les) citation(s) à insérer dans le document 2. Ouvrir le document Word (Cette fonctionnalité a été testée avec Microsoft Word 2016). L onglet EndNoteX7 apparaît dans la barre des menus. 3. Lors de la rédaction, pointer le curseur à la fin de la phrase ou du paragraphe pour lequel il faut citer la source d information. 4. Cliquer sur l icône Insert Citation 6. Cliquer Find 5. Entrer un ou plusieurs termes de recherche permettant de retrouver la référence (ex. : auteur, mots du titre, ) 7. Sélectionner la référence à citer. 09/08/2016 Sophie Patris 29/40

16 3. Pour modifier le style bibliographique cliquer sur l icône «Style» et sélectionner le style approprié dans la liste (plus de 450 styles disponibles directement). Il y a environ 5000 styles disponibles. Pour y accéder, dans EndNote : Menu Edit Output styles Open Styles Manager Get More on the Web 09/08/2016 Sophie Patris 31/40

17 Ajouter des catégories dans sa liste de références EndNote X7 permet dorénavant d organiser sa bibliographie selon des catégories personnalisées (ex. : par type de références). 1. Sous l onglet EndNote X7, sélectionner «Categorize References» 2. Cocher Group References by Custom Categories 3. Ouvrir le menu Configure Categories 4. Placer le curseur sur Category Headings, cliquer-droit, puis sélectionner «Add Category Heading» 5. Nommer les catégories et y placer les références en les glissant (drag-and-drop). 6. La bibliographie en fin de document est maintenant classée suivant les catégories définies. 09/08/2016 Sophie Patris 33/40

18 Exporter des références d EndNote vers EndNote Web 1. Ouvrir la bibliothèque EndNote à partir de laquelle les références doivent être exportées. 2. Dans le menu Edit, choisir Output Style Open Style manager. Dans la liste des styles, cocher EndNote Export puis fermer la fenêtre. 3. Sélectionner les références à exporter Option 1 Exporter toutes les références Sélectionner le dossier All références Option 2 Exporter un groupe de références Sélectionner le groupe contenant les références à exporter 4. Dans le menu File, choisir Export 5. Choisir l emplacement (disque dur, clé USB, ) 6. Choisir le style EndNote Export. 09/08/2016 Sophie Patris 35/40

19 Créer et organiser des groupes de références Créer un groupe Renommer un groupe Supprimer un groupe Rechercher des références 2. Créer un nouveau groupe, un écran pop-up apparaît qui permet de le nommer Quick Search sous l onglet my references permet de rechercher par nom d auteur ou mots-clés. Classer les références 2. Choisir le groupe dans lequel classer les références ou créer un nouveau groupe. 1. Sélectionner les références à déplacer 09/08/2016 Sophie Patris 37/40

20 8.Sélectionner EndNote Import 9. les références seront importées dans un nouveau groupe nommé Imported references Partager ses références Introduire l(es) adresse(s) électronique(s) des personne(s) avec qui partager les références. Sélectionner l option «Lecture seule» ou «Lecture et écriture» pour permettre ou non aux participants de modifier les informations bibliographiques. 09/08/2016 Sophie Patris 39/40