TERMES DE REFERENCE Mission n 14INI144

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1 TERMES DE REFERENCE Mission n 14INI144 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Pays Durée totale des jours prévus 64 Revue documentaire des formes juridiques compatibles avec les activités d une centrale nationale d achat pharmaceutique» RSS/Tranverse Gouvernance ACAME Régional Contact FEI Personne référente Coordonnées ANNIC Anne-Laure II. Justification de la mission Présentation de l ACAME : L ACAME (Association Africaine des Centrales d Achats de Médicaments Essentiels) est une association de droit burkinabé née en 1996 de la volonté des centrales d achat pharmaceutiques africaines, qui a pour but de contribuer à l amélioration de l accessibilité physique et financière des médicaments essentiels pour les populations d Afrique. Cette association, regroupe actuellement 21 centrales d achat réparties en Afrique de l Ouest (UEMOA) en Afrique Centrale (CEMAC), dans la région des Grands Lacs, de l Océan Indien et du Maghreb et elle est administrée par un Secrétariat Permanent assuré par le Directeur Général de la CAMEG du Burkina Faso. Son programme d activités consiste à améliorer les performances des centrales d achat membres, en favorisant les échanges d expérience entre centrales d achat, en organisant des formations pluridisciplinaires ciblées pour ses membres et en améliorant la gestion organisationnelle et les procédures d assurance qualité des centrales. Contexte : En Afrique subsaharienne, plus particulièrement francophone, les Centrales d Achat pharmaceutique jouent un rôle primordial dans la chaine logistique d approvisionnement en produits de santé des établissements sanitaires publics ou parapublics et des Programmes Nationaux de santé. De l achat au Termes de références 14INI144 1

2 stockage et à la distribution, les Centrales vendent à un prix abordable ou à titre gratuit les médicaments essentiels (y compris ceux destinés aux 3 maladies prioritaires), et autres produits de santé (consommables médico-chirurgicaux petits matériels, réactifs, produits dentaires). Considérées comme un instrument privilégié de la politique sanitaire nationale, elles poursuivent les objectifs spécifiques que sont : une bonne disponibilité, l accessibilité géographique et financière et la qualité des médicaments Entre les années 1990 et 2000, des politiques sanitaires relativement similaires d un pays à l autre ont connu des avancées substantielles comme : (i) l'adoption du recouvrement des coûts, (ii) un début de diversification de la gestion de l'offre de soins par la mise en place d'une organisation sanitaire à gestion communautaire ou associative et par le développement d un secteur privé, (iii) la concrétisation de politique de médicaments essentiels génériques, (iv) les mesures de déconcentration et décentralisation, etc. Ces avancées ont conduit à de profondes transformations des systèmes de santé et ont débouché sur l'élaboration de Plan Nationaux de Développement Sanitaire (PNDS) qui ont reçu le soutien de la communauté des partenaires techniques et Financiers. Au cours de cette période, sous l impulsion de Partenaires (essentiellement l UE, la Banque Mondiale et la France) les centrales d achat ont vu évoluer leur statut juridique afin d essayer d accéder à une nécessaire autonomie financière plus compatible avec leur mission, de limiter le poids des contraintes administratives publiques et l influence des Gouvernements. Ainsi, selon les pays, les formes juridiques ont évolués de simple entité ou service du ministère de la santé vers d autres formes juridiques 1 telles que : Etablissement public ou société d Etat, Société d Economie mixte, Association sans but lucratif, Administration Personnalisée de l'etat, Office étatique, etc.chacune ayant ses avantages et ses inconvénients par rapports aux missions et objectifs dévolues aux centrales nationales d achat. Dans le même temps, les appuis techniques et financiers de grande envergure ont permis un rapide développement des capacités opérationnelles de nombreuses centrales d achat et amélioré fortement leurs performances techniques et financières. Ces structures doivent faire face à de multiples défis : (i) maitriser la fiabilité pharmaceutique des médicaments dans un contexte de mondialisation de l industrie pharmaceutique, (ii) mais aussi maitriser leur organisation interne pour assurer une prestation de qualité aux populations et à tous leurs partenaires et (iii) faire face à un accroissement très important des besoins en intrants et des financements externes. Problématique : Au cours de la dernière décennie, l environnement et les défis des systèmes d approvisionnement pharmaceutique ont considérablement évolué, avec l afflux massifs de produits de santé, (en partie grâce aux subventions du Fonds mondial) l accroissement des programmes verticaux, l émergence de nouveaux types de financements et les interventions de nouveaux partenaires (Fonds Mondial). Pour se maintenir à un niveau de performance permettant d assurer une offre croissante de produits pharmaceutiques de qualité et de fournir une logistique adaptée, les capacités organisationnelles et le 1 Une liste des formes juridiques actuelles des 22 centrales membres de l ACAME est présentée en annexe des présents TDR Termes de références 14INI144 2

3 cadre structurel des centrales d achats sont appelés à se réformer, ce qui implique une volonté politique soutenue, un engagement réel et continu de l Etat mais aussi de tous les acteurs concernés (Partenaires et Institutions Internationales et Régionales). La forme juridique et les statuts régissant ses activités sont des éléments essentiels pour le fonctionnement d une centrale nationale d achat. L environnement législatif et les relations contractuelles (dispositions statutaires) avec l Etat (et/ou ministère de la santé) ont un impact réel et direct sur le fonctionnement (administratif, technique, logistique et financier) et les objectifs fixés aux centrales d achat tant par les Gouvernements que par certains Partenaires Technique et Financiers comme le Fonds mondial. Faute d un cadre législatif adéquat, certaines des missions, pour lesquelles les centrales nationales d achat ont été créées, risquent à terme d être compromises. Les partenaires et bailleurs de fonds doivent donc i) continuer à s impliquer dans l appui et le suivi des centrales d achat qu ils ont contribué à mettre en place et ii) les accompagner, au mieux dans leurs évolutions structurelles. L esprit socio économique dans lequel elles ont été créées doit être respecté et un équilibre des pouvoirs au sein des centrales d achat doit exister afin de préserver indépendance et souveraineté pour un fonctionnement optimal. Pour l ACAME, les grandes lignes directrices de gouvernance d un système national d approvisionnement en médicaments permettant d orienter une préférence statuaire peuvent se résumer à : principe de non ingérence au travers d un cadre et environnement législatif garant de simples relations contractuelles avec l Etat (et/ou ministère de la santé) :; autonomie de fonctionnement et souplesse de gestion (administrative, financière, budgétaire, commerciale, ) permettant une forte réactivité dans les prises de décision ; autonomie de patrimoine ; souplesse d adaptation aux exigences économiques inhérentes à une structure de type commercial œuvrant sur le marché international (rapidité et réactivité de la structure pour les approvisionnements et la passation des marchés) ; indépendance de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (Ressources humaines qualifiées et recrutées selon leurs compétences) ; réactivité aux évolutions des missions successives que le Ministère de la Santé et/ou les partenaires peuvent confier ; respect de la Législation pharmaceutique nationale ; existence d Organes de Contrôles et de Tutelle (internes et externes) Des études nationales ponctuelles 2 ont déjà été réalisées antérieurement mais leur champ d intervention, beaucoup trop restrictif, n a pas permis d avoir une représentation suffisamment 2 Ces études pourront être consultées par les experts dans la base documentaire de l étude qui sera remise aux consultants dans les jours suivants leur recrutement. Termes de références 14INI144 3

4 étendue de tous les statuts de l arsenal législatif applicables pour un fonctionnement viable et dynamique d une centrale d achat pharmaceutique à vocation sociale et de santé publique. L ACAME recommande aux Gouvernements et aux Partenaires de favoriser politiquement le développement des centrales d achat pharmaceutique et de prendre toutes les mesures pour faciliter l adoption d une forme juridique et statutaire accordant une large autonomie aux centrales d achat, afin qu elles puissent remplir les missions qui leur sont assignées avec un management efficace. C est dans cette perspective, que l ACAME diligente la présente étude. III. Objectifs et résultats poursuivis 1) But de l étude La finalité de cette étude est de fournir à chaque membre de l ACAME des arguments techniques et réglementaires permettant de défendre auprès des tutelles politiques les options juridiques qu ils jugeront comme les meilleurs et applicables à leur système national d approvisionnement pharmaceutique et qui garantissent les objectifs de performance et d intérêt public dans le cadre d une bonne gouvernance. 2) Objectif général de la mission Cette étude consiste à réaliser une revue documentaire et une analyse comparative des différentes formes et statut juridiques compatibles avec l exercice commercial et les devoirs de service public des centrales nationales d achat pharmaceutique dans un cadre transparent et adapté à la nature des activités. Elle permettra de guider et justifier les choix de chaque membre de l ACAME pour une forme juridique plus appropriée, et servira de plaidoyer vis-à-vis des tutelles techniques et politiques ainsi que des partenaires. Termes de références 14INI144 4

5 3) Objectifs spécifiques 1. Recenser et décrire de manière exhaustive les différentes formes juridiques 3 les mieux adaptées à la spécificité des missions et activités commerciales des centrales d achat pharmaceutique à vocation de service public. (les formes étatiques, mixtes, mutualistes, privé non lucratif, associatif, etc.) 2. Formuler des avis sur les formes juridiques jugées comme les plus efficientes (en fonction du caractère commercial des activités des centrales d achat pharmaceutique et du type de dépendance et/ou de relations hiérarchiques avec l administration étatique). 3. Analyser et comparer une à une (avantages et inconvénients) chaque forme juridique identifiée sur différents plans : administratif, commercial, financier, fiscal, ressources humaines, technique, etc. 4. Mettre en évidence les contraintes structurelles propres à chacune des formes juridiques identifiées (administratives, techniques, fiscales, financières ), les opportunités vis-à-vis des difficultés fonctionnelles actuelles rencontrées par les centrales, et les risques portées par chacune de ces options. Ce bilan devra démontrer également clairement, pour chaque forme juridique proposée l opportunité et l intérêt d un changement (évolution) par rapport aux principaux statuts juridiques actuels des 22 membres de l ACAME Développer, pour chaque forme juridique identifiée, un argumentaire permettant d étayer une modification vers un statut juridique plus approprié en fonction des problématiques et difficultés fonctionnelles rencontrées couramment par les centrales d achat. Seront abordés : (i) le contenu de la mission de service public et les obligations qui y sont liées : continuité du service, respect de la politique nationale pharmaceutique, politique commerciale et tarifaire et recouvrement des coûts, gestion de la gratuité de certains médicaments, procédures d acquisition et passation de marchés, organes internes et externes de contrôle,, (ii) les mécanismes à mettre en place pour assurer le financement du fonctionnement et des investissements sur fonds propres et/ou subventions, (iii) les modalités de recrutement, de gestion et de rémunération des ressources humaines, (iv) les moyens et modalités de contrôle de l administration (Etat) dans le cadre de l accomplissement de la mission sociale et de service public. 6. Exposer les éléments et étapes juridiques préalables essentiels à mettre en œuvre pour une évolution vers chacune des formes juridiques proposées. 3 l expertise examinera plus particulièrement, sans être exclusive, les formes juridiques suivantes : i) tous les types de statuts étatiques et de sociétés d Etat : société d Etat, société d économie mixte, EPN, EPIC, l office national, la régie ; le Groupement d Intérêt Economique, le Groupement d intérêt public,. ; ii) le type Mutualiste et son réseau d adhérents (Districts sanitaires, Hôpitaux, Formations sanitaires,..) ; iii) le type Syndic et /ou syndicat d économie ; iv) le type Coopératif et son réseau de bénéficiaires ; v) le type Associatif ; vi) le type gestion indirecte publique (exploitation du service public par une Agence) ; vii) le type gestion indirecte semi-privée (exploitation du service public par une personne morale de droit privé placée sous contrôle de l administration) ; viii) le type privé par délégation ou concession de service public ; etc.,..). 4 Une liste des formes juridiques actuelles des 22 centrales membres de l ACAME est présentée en annexe des présents TDR Termes de références 14INI144 5

6 4) Résultat attendu L étude permettra de guider et justifier les choix des centrales d achat pour une forme juridique plus appropriée, et servira de plaidoyer vis-à-vis des tutelles techniques et politiques ainsi que des partenaires. IV. Description de la mission 1) Méthodologie et organisation de l étude Cette étude sera conduite sur une base documentaire juridique, avec un corpus de références bibliographiques par une équipe pluridisciplinaire de 2 experts : - un juriste, spécialiste en droit des entreprises et ii) - un économiste de la santé (ou gestionnaire pharmacien) ayant une expérience dans la gestion et/ou organisation des centrales nationales d achats d Afrique subsaharienne. L étude sera réalisée au siège des experts pour une durée de 2 x 32 hommes/jours, sur une période de 4,5 mois. Le suivi de la mise en œuvre de l expertise se fera, par téléconférence entre le Secrétariat Permanent de l ACAME, FEI et les 2 experts. Les différentes tâches des experts seront menées de façon participative et informative avec le Secrétariat Permanent de l ACAME. Les activités de l expertise et les résultats provisoires obtenus devront être validés, au fur et à mesure de l avancement, par le Secrétariat Permanent de l ACAME. Une téléconférence de restitution sera organisée avant remise du rapport provisoire. Participeront à cette téléconférence de restitution : (i) le Secrétaire Permanent de l ACAME), (ii) un représentant du département EMP de l Organisation Mondiale de la Santé, (iii) le conseiller régional PSM du Bureau Régional de l UNICEF, (iv) un représentant du Programme sous-régional d'harmonisation des Politiques Pharmaceutiques Nationales [HPPN] de l'oceac et (v) un représentant de la Cellule d Harmonisation de la Réglementation et de la Coopération Pharmaceutiques [CHRCP] de l UEMOA. Préalable Suite à leur recrutement, les experts devront proposer une méthodologie de travail. Celle-ci sera revue par FEI et transmise au Secrétariat Permanent de l ACAME. FEI et l ACAME auront ensuite 10 jours pour se prononcer et donner leur accord. Le Secrétariat Permanent de l ACAME recueillera en amont si besoin et à la demande des experts les informations relatives à un état des lieux de l environnement législatif des différentes centrales nationales d achats membres de l ACAME. Termes de références 14INI144 6

7 Après confirmation des dates de disponibilités par les experts, FEI informera et transmettra un planning prévisionnel des différentes étapes au Secrétariat Permanent de l ACAME. Avant le début d expertise L expertise débutera par un briefing par téléconférence entre le Secrétariat Permanent de l ACAME, FEI et les experts, portant sur la présentation de la mission, les objectifs et de la méthodologie envisagée ainsi que les résultats à atteindre. Pendant l expertise La coordination et suivi des étapes de l expertise sera assurée tout au long par le Secrétariat Permanent de l ACAME. Le suivi de la mise en œuvre de l expertise se fera, lors de chaque phase de l étude, par téléconférence entre le Secrétariat Permanent de l ACAME, FEI et les 2 experts. Au cours de l étude, sur sollicitation des experts, il sera tenu au moins 3 téléconférences. Un compte rendu de téléconférence sera rédigé par les experts et envoyé à FEI qui se chargera d en transmettre une copie au Secrétariat Permanent de l ACAME. Fin d expertise Avant la remise du rapport provisoire, une restitution des résultats obtenus et les propositions formulées par les experts donnera lieu à une téléconférence. Participeront à cette dernière téléconférence (i) le Secrétaire Permanent de l ACAME), (ii) les 2 experts (iii) un représentant du département EMP de l Organisation Mondiale de la Santé,(iv) le conseiller régional PSM du Bureau Régional de l UNICEF, (v) un représentant du Programme sous-régional d'harmonisation des Politiques Pharmaceutiques Nationales [HPPN] de l'oceac et (vi) un représentant de la Cellule d Harmonisation de la Réglementation et de la Coopération Pharmaceutiques [CHRCP] de l UEMOA. 2) Livrables attendus Les experts devront fournir un rapport d étude comprenant les différents éléments analysés à savoir : liste exhaustive des formes juridiques les mieux adaptées à la spécificité des activités commerciales et missions de service public des centrales d achats pharmaceutiques ; bilan des avantages et inconvénients, dans les différents domaines, de chaque forme juridique listée ; contraintes structurelles des formes juridiques proposées et bénéfices (intérêts) par rapport aux différentes formes juridiques actuelles existantes parmi les 22 membres de l ACAME ; argumentation technique et juridique détaillée permettant de justifier et défendre chaque forme juridique proposée ; avis et recommandations sur une (des) forme(s) juridique(s) jugée(s) comme la (s) plus efficiente(s) ; Termes de références 14INI144 7

8 V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Période de mise en œuvre : Janvier 2015 Mai ) Date de démarrage : Janvier ) Date de fin : Avril 2015 La mission se terminera par un débriefing de la mission avec le bénéficiaire. 4) Durée effective : 64 jours prestés La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert 1 Expert international : Juriste spécialiste en droit des sociétés (publiques, parapubliques, privés) et du secteur associatif est de 32 jours, qui seront tous effectués à domicile. La durée effective des prestations (jours ouvrables) de l'expert 2 Expert international en économie de la santé ayant une connaissance de la gestion pharmaceutique et de l organisation interne des centrales d achats pharmaceutiques d Afrique subsaharienne est de 32 jours, qui seront tous effectués à domicile. 5) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Description des activités Lieu Période Durée (H/J) Expert 1 : Juriste Téléconférence de A Janvier 2014 domicile lancement 1 ère période téléconférence 2 ème période téléconférence 3 ème période téléconférence téléconférence de restitution Travail en «back office» ; téléconférence et formalisation des comptes rendus de téléconférence ; A domicile A domicile A domicile A domicile A domicile Fin Janvier 2015 Début Mars 2015 Avril 2015 Mai 2015 Janvier Mai 2015 Durée (H/J) Expert 2 : Economiste de la santé Rédaction rapport Total (64 H/j) Termes de références 14INI144 8

9 VI. Expertise et profil demandés 1) Nombre d experts : 2 Les candidatures présentant un binôme d experts sont fortement encouragées. 2) Profil d expert Poste 1 : Expert international : Juriste spécialiste en droit des sociétés (publiques, parapubliques, privés) et du secteur associatif A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) en droit des entreprises ; - Spécialisation et/ou compétence en fiscalité des sociétés (publiques, privées) et du secteur associatif et mutualiste ; - Excellentes qualités /capacités : de communication ; travail en équipe et relationnel ; de rédaction ; prise de décision et initiative. - Excellente maitrise du français (écrit / oral) exigé. B. Expérience professionnelle générale - Expérience internationale d expertises d au moins 10 ans pour le compte des principaux Partenaires Techniques et Financiers opérant dans le secteur de la santé ; - Connaissance des systèmes de santé et de leur financement, ainsi que de la problématique de l accès aux médicaments dans les pays d Afrique Subsaharienne ; - Expérience d accompagnement (appui, évaluation, gestion,.) de centrales nationales d achat serait un fort atout ; C. Expérience professionnelle spécifique - Une bonne connaissance des mécanismes de privatisation ou de changement de statut d entreprises publiques sera considérée comme un atout - Une expérience professionnelle dans le pays ou dans la sous-région est souhaitable. Termes de références 14INI144 9

10 Poste 2 : Expert international en économie de la santé, ou gestionnaire pharmacien A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) en économie de la santé ou économie de l entreprise ou d un diplôme universitaire en pharmacie complété d une formation en gestion et management ou toute autre discipline pertinente ; - Excellentes qualités /capacités : de communication ; travail en équipe et relationnel ; transmission des savoirs ; de rédaction prise de décision et initiative. B. Expérience professionnelle générale - Expérience internationale d au moins 10 ans d expertises pour le compte des principaux Partenaires Techniques et Financiers opérant dans le secteur de la santé ; - Connaissance des systèmes de santé et de leur financement, ainsi que de la problématique de l accès aux médicaments dans les pays d Afrique Subsaharienne ; - Expérience d accompagnement (appui, évaluation, gestion,.) ou de gestion de centrales nationales d achat ; C. Expérience professionnelle spécifique - Une expérience professionnelle dans le pays ou dans la sous-région est souhaitable. VII. Compte-rendu de missions - Les comptes rendu d étapes de chaque téléconférence entre le Secrétariat Permanent de l ACAME et les experts devront être transmis à FEI par voie électronique dans un délai de 5 jours ; - Le compte rendu de la téléconférence de restitution devra être transmis à FEI par voie électronique dans un délai de 10 jours ; - Le rapport provisoire présentant les résultats et propositions pour chacun des objectifs spécifiques sera remis dans un délai de 30 jours après la tenue de la téléconférence de restitution finale. A réception du rapport provisoire, le Secrétariat Permanent de l ACAME disposera de deux semaines pour faire parvenir ses commentaires aux experts qui auront alors deux semaines pour les prendre en compte et transmettre le rapport final à FEI ; Termes de références 14INI144 10

11 VIII. Suivi-évaluation Dans l intérêt du bénéficiaire et de FEI, les indicateurs ci-dessous permettront d évaluer pendant et après la mission les résultats de la mission d expertise, afin de pouvoir à terme mesurer l atteinte des objectifs propres à la mission ainsi que l évolution de la performance des programmes financés par le Fonds mondial. Indicateurs de performance Livrables Effets immédiats Effets intermédiaires Rapport d étude Les centrales d achat disposent d un guide des formes juridiques Les centrales d achat pourront définir le statut qu elles souhaitent adopter et pourront mener des plaidoyers pour cela. Sources de vérification Statuts des CNA IX. Informations pratiques La personne référente au sein du bénéficiaire pour la réalisation de la mission est : Yves Barjeaud secrétaire permanent de l Acame. X. Annexe Liste des statuts juridiques actuels des centrales d achat membres de l Acame N CENTRALE D ACHATS PAYS Forme juridique 1 CAME Bénin ASBL 2 CAMEG Burkina Faso ASBL 3 CAMEBU Burundi APE (Administration Personnalisée de l'etat) 4 CENAME Cameroun Etablissement Public Administratif. 5 PNAC Comores ASBL 6 COMEG Congo Comité de Gestion des Médicaments du MS 7 N PSP Côte d Ivoire ASBL 8 CAMME Dbijouti ASBL 9 OPN Gabon Etablissement Public à Caractère Industriel et Commercial(EPIC) 10 CECOME Guinée Bissau Etablissement Public National Termes de références 14INI144 11

12 11 PCG Guinée Conakry Etablissement Public à Caractère Industriel et Commercial(EPIC) 12 SALAMA Madagascar ASBL 13 PPM Mali Etablissement Public à Caractère Industriel et Commercial(EPIC) 14 CAMEC Mauritanie Société d Economie Mixte (SEM), 15 ONPPC Niger Etablissement Public à Caractère Industriel et Commercial(EPIC) 16 FEDECAME RD Congo ASBL + Fédération ASBL 17 UCM République Centrafricaine 18 MEDICAL PROCUREMENT AND DISTRIBUTION DIVISION (MPDD)/ RWANDA BIOMEDICAL CENTER Rwanda structure technique du MS pour exécution des commandes de produits pharmaceutiques Département du MS 19 PNA Sénégal EPS établissements publics de santé non hospitalier 20 CPA Tchad Etablissement Pharmaceutique public à but non lucratif avec autonomie de gestion 21 CAMEG Togo ASBL 22 PCT Tunisie Etablissement Public à Caractère Industriel et Commercial(EPIC) Termes de références 14INI144 12

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