«ma-démarche-fse 14-20» Saisir une subvention pour les bénéficiaires

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1 «ma-démarche-fse 14-20» Saisir une subventin pur les bénéficiaires Résumé du guide «Ministère du travail DGEFP Ma démarche FSE 14-20» - V 1 - Nvembre

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3 Fnctinnalités «MDSFSE 14-20» : INTRODUCTION - Saisie demande de subventin, - Suivi des échanges avec le gestinnaire ; Cnnexin : Prfil «maître» : versin administrateur (autrisatin de valider des prfils «prteur»), - Prfil «prteur» : cmpte secndaire permettant la saisie des demandes, - Créatin : suivre le chemin (SIRET, Nms, Tel, Pw ) ; Navigatin : - Astuces techniques, icônes (vir pièce jinte «trucs et astuces), - Méthde «web» habituelle (main, fermeture fenêtre, suivant, précédent, décnnexin ), - Mdules imprtants : demande de subventin, pératins (indicateurs, participants ), cnventins et avenants, bilans ; Ecran d accueil : 3

4 ADMINISTRER SON ORGANISME Cmpte «maître» : seul habilité à créer les prfils «prteur» et à mdifier les dnnées de l rganisme ; Infrmatins générales : bligatire avant de cmmencer la saisie de la demande ; Utilisateurs : listes des utilisateurs créés u en curs de créatin. Seul le cmpte «maître» valide u supprime les cmptes «prteur»! Dssiers : récapitulatif des dssiers de demande et des pératins gérées par l rganisme ; Rattachement : actin nécessaire en cas de changement de SIRET de l rganisme Sans le SIRET u à défaut le SIREN, aucune saisie de demande n est pssible! Cffre-frt : nglet très explicite regrupant et cnservant les pièces susceptibles d être utilisées (RIB, déclaratin en préfecture ). CREER LA DEMANDE : dépôt subventin sélectin du PON attributin de n de dssier ; Régin : chix simple du lieu de l pératin ; Intitulé : prfiter de la saisie des dnnées de l rganisme par le cmpte «maître». Respecter les dates de début et de fin de prjet réalisables! 4

5 Saisie de la demande de subventin 5

6 1. PRESENTATION DU FORMULAIRE DE SAISIE Entête : tujurs présente et récapitulant l pératin (pssibilité de s y référer) ; Onglets : Organisme : déjà pré rempli, Descriptin pératin : mentinne les détails, Plan financement : permet la saisie des dépenses et des ressurces, Suivi des participants : se référer au guide apprprié, Validatin, Echanges : cmprte les traces des échanges (pièces jintes et messages). 2. ORGANISME Identificatin : prfiter de la partie pré remplie par «administrer vtre rganisme» et cmpléter par des dnnées éventuellement manquantes ; Représentant légal : ne pas ublier de furnir les délégatins de signature le cas échéant. Utiliser les mdèles furnis dans MDFSE ; Cntacts : persnnes en charge(s) du dssier ; Aides d Etat : partie cmplexe, se référer au guide cmplet ; a priri, cncerne tutes les aides d Etat perçues par l rganisme lrs des deux années précédant la demande. 6

7 3. DESCRIPTIF DE L OPERATION Cntexte : Récapitulatif de l pératin ntamment l aide FSE calculée autmatiquement, Beaucup de parties pré-remplies et pssibilité de mdificatin ; Lcalisatin : lieu de réalisatin du prjet ; Cntenu et finalités de l pératin : Cntexte : partie à décrier et nn uniquement à ccher, Descriptin : descriptin succincte si actin unique mais expliquer l articulatin si cncrdance de plusieurs actins, Assistance aux persnnes u aux structures : l une u l autre mais pas les deux. Bien définir les deux termes et les différencier, Finalités, Calendrier : si pssible, préciser en fnctin des actins et mentinner l état d avancement de l pératin dans le cas d une actin déjà en curs, Rattachement : inclusin u nn de l actin dans une pératin plus large, Recnductin ; Principes hrizntaux : Obligatire à renseigner, Ccher au mins une fis «ui» à un des principes, Veiller à définir de façn crédible les principes pris en cmpte dans l pératin ; Fiches actins : Assistance aux persnnes : utiliser l nglet «suivi des participants» mais nécessité de rédactin, Assistance aux structures : nécessité de rédactin, Intitulé de l actin : Pssibilité d ajuter des pièces jintes descriptives de l actin (ex : plaquette de présentatin) ; Mdalités de suivi : Présence d un rappel des cnsignes, Publicité du c-financement FSE : à détailler, Mdalités : pur les salariés affectés à temps plein (lettre de missin ) et pur les salariés à temps partiel (utiliser les différents utils de suivi), Cmptabilité : pur les rganismes ne dispsant pas de cmptabilité analytique, nécessité d assurer la traçabilité des dépenses et des ressurces spécifiquement rattachées au prjet. 7

8 4. Plan de financement Différent seln les types de prjet (actin de frmatin, aide au cnseil u autre actin). Type «actin de frmatin» : Uniquement à renseigner si «actin de frmatin» a été renseigné dans «rganismes- aides d Etat», Tableau dépense/actins : se référer au guide afin d aider à la rédactin du cntenu, Renseignement/entreprise : se référer au guide pur cnnaître la définitin eurpéenne de l entreprise (tute activité écnmique y cmpris les assciatins) et les différentes frmes (autnme, partenariale, salariés ). Type «aide au cnseil» : Exemples : GPEC, diagnstic..., Uniquement à renseigner si «aide au cnseil» a été renseigné dans «rganismes- aides d Etat», Renseignement/entreprise : se référer au guide pur cnnaître la définitin eurpéenne de l entreprise (tute activité écnmique y cmpris les assciatins) et les différentes frmes (autnme, partenariale, salariés ), Dépenses du cnseil externe. 8

9 Structuratin générique du plan de financement En raisn de la cmplexité du chapitre et de la plitique vlntariste d accès aux cûts simplifiés et ntamment de frfaitisatin de dépenses, un schéma et un tableau récapitulatifs s adressant aux bénéficiaires supprtant les dssiers les plus fréquemment présentés snt furnis en pièce jinte ; Cncernant les autres cas (DLA, OPCA ), il est nécessaire de parcurir le guide initial ; Précisins : Unité utilisée dans le cas de clés de répartitin : à titre d exemple, par jur u par heure, Les cûts standards unitaires (clé par stagiaire) n étant pas encre finalisés, cette clé de répartitin est impssible actuellement, Dépenses de tiers et de nature à ne pas inverser. A titre d exemple, la valrisatin du bénévlat est une «dépense en nature» et nn une «dépense de tiers», Rappel : nécessité d équilibre entre les dépenses et les ressurces. A titre d exemple, la valrisatin du bénévlat (ressurce) est à cmptabiliser en dépense également, Cas d exclusin : vir schéma et tableau «frfaits». 9

10 5. Participants Onglet encre à l étude ; Fnds : se reprter au résumé «suivi des participants» ; Questinnaire : furni en pièce jinte dans MDFSE Tableau de recueil de dnnées : versin tableur avec pssibilité d imprt dans MDFSE ; En attente : saisie directe du suivi dans MDFSE sans avir recurs au tableur. 6. Validatin Etape permettant d envyer la demande au gestinnaire. Cette étape permet également de vérifier la demande sachant que si celle-ci est incmplète, la validatin est impssible. Pièces jintes : Listing des pièces à jindre bligatirement sinn validatin impssible, Pssibilité d ajuter des pièces jintes cmplémentaires ; Obligatins : prise de cnnaissance ; Validatin du frmulaire : crrespnd à une dernière vérificatin du dssier. Fnd de culeur range = erreur dnc mdificatin à apprter. Pssibilité d imprimer la liste des erreurs afin de ccher celles prises en cmpte. Pssibilité de mdifier le dssier même après la validatin; Engagement et signature : Obligatin de numériser l attestatin de demande signée par le représentant légal et de l intégrer aux pièces jintes. Mdificatin impssible après l envi de la demande au gestinnaire (statut «D» = dépsé) sauf à la demande de ce dernier. Lrs de la transmissin, une cpie de l envi est autmatiquement furnie au représentant légal u à la persnne en charge du dssier (cntact précédemment renseigné). 7. Suppressin Demande à faire au gestinnaire si le dssier a déjà été envyé ; Sinn, : «rganisme» «supprimer demande». 10

11 8. Accès du gestinnaire Pssibilité d interdire l accès au dssier par le gestinnaire durant la saisie de la demande jusqu à la validatin. Valider l accès du gestinnaire permet à ce dernier de cnseiller le bénéficiaire en ayant accès au dssier en curs de saisie. 9. Statuts En curs de créatin : du début jusqu à la validatin ; Cmplément : dssier reçu par le gestinnaire demandant un cmplément d infrmatins ; Ouverte en mdificatin : réuverture du dssier par le gestinnaire demandant au bénéficiaire d apprter une mdificatin ; Autres statuts : recevable, nn recevable, instruit. LISTES DES DEMANDES Onglet final et réduit mais intéressant car il équivaut à un récapitulatif cmprtant les infrmatins générales de chaque dssier classé par statut et rattaché au bénéficiaire cncerné. 11

12 SYMBOLES ET VERBES 1. SYMBOLES DU GUIDE : Permet la saisie de dnnées : Enregistrement des dnnées saisies : Nécessaire à l ajut de pièces cmplémentaires : permet de visualiser l ensemble des demandes : Calendrier à saisir sans «/» pur plus de rapidité : Valeur à renseigner parmi une liste prpsée par l applicatin. : Détail d un élément : Mdifier un élément en particulier : Ajuter une ligne à un tableau sans ublier de sauvegarder : Supprimer : Visualisatin d une pièce jinte : Impressin : Suppressin : Infrmatins cmplémentaires sus frme de bulle en laissant la suris sur le symble 2. SYMBOLES DU RESUME : Faire attentin : Blcage de l applicatin : Cheminement : Idée u astuce : Se référer au guide exhaustif 12

13 TRUCS ET ASTUCES Cheminement : les différentes étapes de saisie snt aisément cmpréhensibles en suivant le cheminement hrizntal prpsé par l applicatin Menu dérulant : très suvent prpsé et assez exhaustif. En user abndamment Vide : indique ce qu il faut remplir et riente dnc l instructeur quant à sa rédactin Mdèles type : furnis dans MDFSE sinn, pssibilité de s adresser aux services gestinnaire afin d btenir des matrices standard Terminlgie : identifier les dépenses par leur nm exact. Par exemple, dire «dépenses directes de persnnel» et nn «dépenses de persnnel». L attentin est attirée sur ce pint en raisn de l utilisatin des frfaits se basant sur certains types de dépenses pur en cuvrir d autres, d ù la nécessité d être précis pur être cmpris Rappel : quel que sit le type de frfait chisi par le bénéficiaire, il est rappelé à chaque fis que le chix définitif reste au gestinnaire 13