ACTIV formations. ACcueil Télémarketing Informatique Vente

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1 ACTIV formations ACcueil Télémarketing Informatique Vente PRESENTATION...2 CREER UNE PRESENTATION AVEC L ASSISTANT SOM AUTOMATIQUE 3 CREER UNE PRESENTATION AVEC UN MODELE DE CONCEPTION...4 CONSTRUIRE UNE NOUVELLE PRESENTATION...4 CONSTRUIRE UN PLAN...5 APPLIQUER UN JEU DE COULEURS A DES DIAPOSITIVES...6 APPLIQUER UN MODELE DE CONCEPTION A DES DIAPOSITIVES...6 MODIFIER LE JEU DE COULEURS D UN MODELE DE CONCEPTION...6 APPLIQUER UN ARRIERE-PLAN...6 MODE DIAPOSITIVE...7 INSERER UNE DIAPOSITIVE CONTENANT UN ORGANIGRAMME...8 INSERER UNE DIAPOSITIVE CONTENANT UN GRAPHIQUE...9 INSERER UNE DIAPOSITIVE CONTENANT UN TABLEAU LE MASQUE LE MODE DIAPORAMA CONSEILS ET ASTUCES DE PRESENTATION Parc des Bois de Grasse - 1, rue Louison Bobet GRASSE Tél Fax cours@activ-formations.com

2 Présentation Barre des titres Barre des menus Barre d'outils standard Barre d'outils mise en forme Affichage du plan du Diaporama Affichage de la diapositive en cours de travail Affichage des commentaires Différents modes d affichage Barre d état Barre d'outils dessin Les différents modes d affichage Afin de vous aider à réaliser votre présentation, PowerPoint met à votre disposition plusieurs modes d affichage. Mode Normal Mode Plan Mode Diaporama Mode Trieuse de diapositives Mode Diapositive Mode Normal : Ce nouvel affichage permet de travailler en ayant à l écran tous les aspects de votre présentation. Dans ce mode la fenêtre est partagée en volets que l on peut dimensionner en faisant glisser les barres grises de séparation. Ces différents volets peuvent être affichés indépendamment en changeant de mode d affichage. 2

3 Volet Plan : Ce volet affiche le texte contenu dans la présentation. Volet Commentaires : Ce volet permet simplement d ajouter des commentaires à chaque diapositive. Volet Diapositive : Cette zone permet de pré-visualiser chaque diapositive et ainsi la retravailler graphiquement. Mode Plan : Le plan affiche la structure de la présentation. Vous pouvez ici taper votre texte, modifier son format (police, puces etc.) et réorganiser les paragraphes (déplacement, copie). Mode Diapositive Dans ce mode vous visualisez le texte tel qu il sera affiché dans la présentation et ainsi modifier sa présentation. Vous pouvez insérer des images, des graphiques, des liens, des clips etc. Mode Trieuse de diapositives : Ce mode affiche toutes les diapositives composant la présentation. Ceci permet d avoir une vue d ensemble afin de déplacer ou copier des diapositives. Mode Diaporama : Ce mode exécute votre présentation en commençant par la diapositive sélectionnée. Construire une présentation avec l Assistant Sommaire Automatique Indiquer le style Indiquer les options Cliquer sur Terminer. Au démarrage de PowerPoint, sélectionner Créer une nouvelle présentation, puis à partir de l assistant sommaire. (sinon dérouler le menu Fichier / Nouveau). L assistant Sommaire Automatique vous guidera dans la réalisation de la présentation. Lorsque l assistant s affiche cliquer sur Suivant Sélectionner le type de présentation à créer et cliquer sur Suivant En fonction des indications données, PowerPoint crée une présentation type que vous pourrez personnaliser (texte, couleur etc.). 3

4 Construire une présentation avec un modèle de conception Au démarrage de PowerPoint, sélectionner Créer une nouvelle présentation, puis à partir d un modèle de conception. Dans la boite de dialogue suivante sélectionner un modèle de présentation à appliquer, ainsi qu un jeu de couleurs. Choisir ensuite une mise en page et cliquer sur OK. Pour chaque nouvelle diapositive le même fond sera automatiquement appliqué. Construire une nouvelle présentation Au démarrage de PowerPoint, sélectionner l option désirée puis cliquer sur OK (sinon dérouler le menu Fichier / Nouveau). Dans la boite de dialogue suivante, choisir la mise en page de la première diapositive. Sélectionner une mise en page prédéfinie afin de paramétrer votre diapositive avec des cadres réservés pour : des titres des listes à puces des tableaux des diagrammes, des organigrammes des images ou des clips Insérer une nouvelle diapositive Sélectionner une mise en page Vide pour commencer votre présentation sur une diapositive vierge. Dérouler le menu Insertion / Nouvelle diapositive Sélectionner une mise en page Cliquer sur OK. 4

5 Construire un plan Cliquer sur le bouton Mode plan (ou Normal) Taper le texte à insérer dans la présentation en sachant que : la touche Entrée crée une nouvelle diapositive et renvoie à la ligne la touche Tabulation descend de niveau dans le plan la touche Maj+Tabulation monte d un niveau dans le plan la touche Maj+Entrée renvoie le point d insertion à la ligne Hiérarchiser le plan à l aide de la barre d outils Mode plan Dérouler le menu Affichage / Barre d outils Dans le sous-menu cliquer sur Mode plan Se positionner dans le texte de la diapositive à modifier et utiliser la barre d outils pour afficher (ou masquer) les sous-titres, pour déplacer le texte de la diapositive ou pour modifier le plan de la présentation. Hausser d un niveau Abaisser d un niveau Déplacer le texte vers le haut Déplacer le texte vers le bas Afficher / masquer la mise en forme Créer une diapositive de résumé Développer ou réduire tout le plan Mettre en forme le texte Développer ou réduire le plan de la diapositive sélectionnée. Sélectionner le texte dans le plan Utiliser la barre d outils Mise en forme ou le menu Format (Police, Puces et numéros, Alignement et Interligne) pour formater le texte sélectionné. Cette mise en forme peut être réalisée en mode Diapositive afin de visualiser directement l effet sur la diapositive. 5

6 Appliquer un jeu de couleurs à des diapositives Sélectionner la diapositive à modifier (mode trieuse ou diapositive) Menu Format / Jeu de couleurs des diapositives Sélectionner un jeu de couleurs Cliquer sur : Appliquer pour appliquer ce jeu de couleurs à la diapositive sélectionnée Appliquer partout pour l appliquer à toutes les diapositives. L onglet Personnalisé permet de modifier le jeu de couleurs sélectionné. Appliquer un modèle de conception à des diapositives Menu Format / Appliquer un modèle de conception Dans la boite de dialogue, choisir un modèle Cliquer sur OK Le modèle s appliquera à toutes les diapositives contenues dans la présentation. Modifier le jeu de couleurs d un modèle de conception Appliquer un modèle de conception Sélectionner la ou les diapositives à modifier Menu Format / Jeu de couleurs des diapositives Sélectionner ou modifier un jeu de couleurs Cliquer sur Appliquer ou Appliquer partout. Appliquer un arrière-plan Sélectionner la ou les diapositives à modifier Menu Format / Arrière-plan Sélectionner une couleur, des motifs ou une texture Cliquer sur Appliquer ou Appliquer partout. Dérouler la liste pour sélectionner une couleur, un dégradé, un motif, une texture ou une image 6

7 Mode Diapositive Appliquer une mise en page prédéfinie Menu Format / Mise en page des diapositives Sélectionner une mise en page Cliquer sur Appliquer Gestion des formes composant la diapositive Déplacement d une forme Cliquer sur la forme à déplacer Placer le pointeur de souris sur le cadre hachuré (pointeur en forme de croix) Cliquer et glisser pour déplacer la forme Dimensionnement d une forme Cliquer sur la forme à modifier Placer le pointeur de souris sur une poignée, carrés blancs disposés aux 4 coins du cadre (pointeur de souris en forme de flèches bidirectionnelles) Cliquer et glisser pour modifier la taille de la forme. Puces et numéros Dérouler le menu Format / Puces et numéros Sélectionner les puces ou la numérotation à appliquer Indiquer la taille et la couleur Cliquer sur les boutons Image ou Caractère pour insérer une image ou un caractère spécial comme puce. Cliquer sur OK. 7

8 Insérer une diapositive contenant un organigramme Créer une diapositive contenant un organigramme Dérouler le menu Insertion / Nouvelle diapositive Sélectionner la mise en page correspondant à un Organigramme hiérarchique Cliquer sur Ok Dans la nouvelle diapositive, faire un double clic dans la zone prévue pour l'organigramme : Une nouvelle fenêtre s'affiche permettant de composer son organigramme. Bouton permettant de sélectionner les boites. Cliquer sur le bouton et cliquer sur la boite dont le texte doit être modifié. Bouton permettant de faire un zoom sur la feuille. Sélectionner un niveau hiérarchique et cliquer sur la boite concernée pour insérer un nouvel objet. Double cliquer dans la boite pour modifier le texte. Une fois l'organigramme terminé, fermer la fenêtre et confirmer la mise à jour de l'organigramme dans la diapositive. Modifier l'organigramme Double cliquer sur l'organigramme dans la diapositive Sélectionner une boite et cliquer sur la touche Suppr du clavier pour la supprimer 8

9 Utiliser le menu Style pour définir le style d'organigramme à créer Utiliser le menu Texte pour définir l'alignement et le format du texte Utiliser le menu Boite pour définir le format du fond ou de la bordure de la boite Trait définit l'épaisseur, style ou la couleur des lignes qui joignent le boites Diagramme la couleur de l'arrière plan Insérer une diapositive contenant un graphique Créer une diapositive contenant un graphique Dérouler le menu Insertion / Nouvelle diapositive Sélectionner la mise en page correspondant à un Diagramme Cliquer sur Ok Dans la nouvelle diapositive, faire un double clic dans la zone prévue pour le graphique : Une feuille de données s'affiche permettant de saisir les données à représenter graphiquement. Dans cette grille effacer les données d'exemple et taper les vôtres, elle seront automatiquement représentée graphiquement. Une fois la feuille de données remplie, cliquer en dehors de la diapositive pour sortir du mode création. Il est tout à fait possible d'insérer un graphique issu de Microsoft Excel en effectuant un Copier / Coller dans la diapositive. Un double-clic sur ce même élément ouvre la boite de dialogue Format de l'objet sélectionné afin de le modifier. 9

10 Insérer une diapositive contenant un tableau Créer une diapositive contenant un tableau Dérouler le menu Insertion / Nouvelle diapositive Sélectionner la mise en page correspondant à un Tableau Cliquer sur Ok Dans la nouvelle diapositive, faire un double clic dans la zone prévue pour le tableau : Une boîte de dialogue s'affiche permettant d'indiquer le nombre de lignes et de colonnes. Cliquer dans chaque cellule pour placer le point d'insertion et taper le texte à insérer dans le tableau. Une fois le tableau terminé, cliquer en dehors de la diapositive pour sortir du mode création. Il est tout à fait possible d'insérer un tableau issu de Microsoft Excel ou de Microsoft Word en effectuant un Copier / Coller dans la diapositive. Modifier un tableau Double cliquer sur le tableau dans la diapositive Utiliser la barre d'outils Tableaux et bordures pour modifier le tableau. Le masque En affichant le masque des diapositives vous pourrez y incorporer du texte, une image, une forme, un fond coloré ou modifier le format du titre, du texte. Toutes ces modifications seront répétées sur toutes les diapositives. Ceci vous permettra de créer un fond de diapositive personnalisé. Afficher le masque Dérouler le menu Affichage / Masque Dans le sous-menu cliquer sur Masques des diapositives 10

11 Modifier et insérer dans le masque les différents éléments à répéter sur toutes les diapositives (comme si c était une diapositive standard) avec les outils utilisés auparavant. Cliquer sur Fermer Cliquer sur le bouton pour afficher une diapositive miniature afin de visualiser l effet. Le mode Diaporama Défilement manuel (clic souris) Se positionner sur la première diapositive Cliquer sur le bouton Diaporama en bas à gauche de la fenêtre Ou Menu Diaporama / Visionner le Diaporama Ou Appuyer sur la touche F5 Le diaporama démarre et un clic sur le bouton gauche de la souris fait défiler manuellement les diapositives. Arrêt du diaporama En cours d exécution, la touche Echap permet d interrompre le diaporama. Conseils et astuces de présentation Utiliser une seule police: lorsqu'un trop grand nombre de polices sont associées, la lisibilité de la diapositive diminue. Adoptez une police et utilisez des tailles différentes selon le type de texte. Six lignes ou moins: évitez de créer trop de lignes dans une diapositive. La lecture en devient fastidieuse et trop longue. Une diapositive de six lignes constitue une disposition idéale. Utilisez des expressions courtes: faites des phrases courtes, sans verbes ni articles, ni tout autre mot non essentiel pour votre message. Utilisez des séquences de compilation: en cas de sujets complexes, captez l'attention de l'assistance en rappelant point par point le contenu des diapositives. 11

12 Mettez la première lettre des phrases en majuscules: si vous mettez tout le texte en majuscules, il est plus difficile à lire et n'accroche pas l'attention autant que vous le souhaitez. Divisez les diapositives complexes: si une diapositive est trop complexe, divisez-la en deux ou en plusieurs autres vues. Concentrez-vous sur un point: réduisez le nombre des éléments visuels. Un graphisme excessif peut attirer l'œil mais détourner en même temps l'attention du public et votre message perd de sa vigueur. Un graphique par diapositive suffit. Limitez les effets spéciaux: sauf pour obtenir exceptionnellement un effet très particulier, évitez d'utiliser trop de couleurs à la fois, des couleurs trop vives, des types de caractères complexes ou tout autre effet susceptible de distraire le public. Etudiez le contraste: plus le contraste entre le premier plan et l'arrière-plan est grand, plus l'image est lisible. Evitez les diapositives avec des fonds blancs ou très clairs. Adoptez une orientation classique: l'assistance est habituée à lire de gauche à droite et de haut en bas. Trop de fantaisie par rapport à cette habitude risque d'occulter le contenu d'une présentation. Conservez la cohérence au niveau de la mise en forme des textes: des changements imprévus dans les styles de caractères perturbent l'attention. Evitez d'afficher sur les graphiques les quadrillages et les valeurs sans importance: des détails trop nombreux peuvent surcharger votre message. Préférez les graphiques simples: ne superposez pas trop de lignes ou d'éléments graphiques. Si l'assistance n'a pas le temps de reproduire une ébauche de votre graphique, il est probablement trop complexe. Dans les graphiques, arrondissez les nombres: arrondissez les valeurs numériques et utilisez les titres des axes qui indiquent l'arrondi. Commencez les graduations sur les axes par la valeur zéro un axe qui commence à une valeur intermédiaire peut prêter à confusion. "Document extrait de l'aide de Microsoft POWERPOINT". 12