Contrôle fiscal des comptabilités informatisées et FEC: sujet d actualité ou enjeu véritable? 16 juin 2015

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1 Contrôle fiscal des comptabilités informatisées et FEC: sujet d actualité ou enjeu véritable? 16 juin 2015

2 William Nahum, Président fondateur, Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières

3 L Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières rassemble et mutualise les talents et compétences des professionnels de la comptabilité, l audit, la gestion et la finance : membres : à l étranger et en France, - espace commun de réflexion et de proposition, - plate-forme d échanges. Sa plate-forme de services : - Correspondants en France et à l international - Groupes de travail : pluridisciplinaires, problématiques prospectives ou d actualité - Cahiers de l Académie : production doctrinale et technique - Evénements - Entretiens de l Académie : courtes séquences vidéo animées par les meilleurs experts L adhésion à l Académie des Sciences et Techniques Comptables et Financières est libre et donne accès à l ensemble de ses services (publications, vidéos, ).

4 Bernard Mirailles, Président, Association des Professionnels et Directeurs Comptabilité & Gestion (APDC)

5 L APDC en un regard 5

6 David Leclercq, Vice-Président de l Institut du Benchmarking, Président, Enodia

7 Composition du groupe de travail : ADEO EDF APDC Nord ARC INTERNATIONAL ARCELOR MITTAL KENNAMETAL LEROY MERLIN France INSTITUT DU BENCHMARKING AUCHAN France ORANGE BONDUELLE PROMOD BOSCH ROQUETTE DECATHLON France ENODIA

8 Ne pas confondre les articles L47 A1 et L47 A2 L47 A1 : contrôle fiscal «classique» avec remise du FEC L47 A2 : contrôle fiscal avec demande de traitements (communément appelé Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées) Elle se caractérise par l intervention d un inspecteur des BVCI (Brigades de Vérification des Comptabilités Informatisées).

9 Fichier des écritures comptables Article L 47.A.1 du LPF Avant le 1 er janvier 2014, les contribuables pouvaient satisfaire à l obligation de présentation des documents comptables en remettant une copie du «fichier historique des écritures comptables» Depuis le 1 er janvier 2014 : l article 14 de la loi de finances rectificative pour 2012 a modifié l article L47A1 du Livre des Procédures Fiscales : Obligation de présenter les documents comptables sous format dématérialisé (le FEC : Fichier des Ecritures Comptables) pour les vérifications de comptabilité pour lesquelles l avis de vérification est adressé après le 1 er janvier Les fichiers doivent être remis au début des opérations de contrôle (à la 2 ème intervention sur place). Chaque écriture doit comprendre obligatoirement et dans l ordre 18 champs. L'administration peut effectuer des tris, classements ainsi que tous calculs aux fins de s'assurer de la concordance entre la copie des enregistrements comptables et les déclarations fiscales du contribuable. L'administration détruit, avant la mise en recouvrement, les copies des fichiers transmis.

10 Demande de traitements informatiques Article L 47.A.2 du LPF Le législateur a institué des obligations en matière de contrôle fiscal des comptabilités informatisées depuis la loi de finances pour De nombreuses instructions sont venues précisées les obligations fiscales auxquelles sont soumises les entreprises autour de trois aspects : la conservation des données informatiques élémentaires ayant une incidence dans la formation du résultat comptable et fiscal de la société, la documentation expliquant le fonctionnement du système d information comptable, la capacité de retraitement d une comptabilité d un exercice clos. Lorsqu'ils envisagent des traitements informatiques, les agents de l'administration fiscale indiquent par écrit au contribuable la nature des investigations souhaitées. L'entreprise doit formaliser par écrit, son choix pour une des options de réalisation des traitements informatiques, trois options sont possibles : traitement par le vérificateur sur le matériel de l'entreprise (L47A, II-a) traitement, en tout ou en partie, par l'entreprise et remise des résultats au vérificateur (L47A, II-b) remise par l'entreprise des copies de fichiers au vérificateur qui réalise le traitement lui-même (L47A, II-c)

11 Retour d expérience Benoît Montois, Responsable fiscal, ROQUETTE Frères Mathieu Meurin, Comptable en charge de l informatique, ROQUETTE Frères

12 Présentation du groupe Roquette

13 Chiffres clés 2013 Ressources naturelles 7,7 millions de tonnes de matières premières végétales Soit hectares Maïs : 4,8 Mt Blé : 1,9 Mt Pommes de terre : 1 Mt Pois : T Micro-algues Une dimension internationale depuis 80 ans CA 3,1 Nos clients 5 domaines : Nutrition humaine et animale, pharmacie, papier carton et chimie bioindustries dans plus de 100 pays clients Accompagnement par des Centres de Développement Applicatif Nos atouts 21 sites de production : Europe (10), Amérique du Nord (2), Asie (9) Près de 5000 brevets 10% du CA par an réinvestis dans le capital industriel et la R&D Ressources humaines 7800 personnes 25 nationalités et 20 langues parlées Formation : 25h/salarié et par an Ancienneté moyenne : 13 ans pour les hommes 11 ans pour les femmes Les marchés : L alimentation, la nutrition et la santé: Alimentation infantile, Confiserie, Produits céréaliers, Produits laitiers, Compléments alimentaires, Soupes et sauces, Boissons, Excipients Pharmaceutiques, Solutés injectables, Alimentation animale, Aquaculture. La chimie du végétal : Papiers, Cartons, Colles, Détergence, Plastiques végétaux, Construction, Chimie, Bio-industries... Une société familiale privilégiant le long terme, l innovation et la volonté d entreprendre

14 Sens de la démarche Répondre à l obligation légale de constitution d un FEC. Dans un contexte particulier d une comptabilité réalisée grâce à deux ERP (CICS : système interne & SAP) Avec l objectif d être le plus simple et le moins coûteux possibles. Trois possibilités de développement : Utilisation du standard SAP avec le DaRT (Data Retention Tool). Utilisation du programme d extraction conçu par la société TJC, notre prestataire d archivage de données SAP. Développements internes d un outil d extraction pour constituer le FEC. Notre choix s est porté sur l outil développé par TJC, pour des raisons de simplicité : pas de mise à jour ou de mise en place de développements sur nos systèmes.

15 La démarche Mise en place de l outil d extraction : Fourniture par TJC d un programme permettant l extraction des données de SAP Ce programme prend en compte le format légal du FEC (18 champs fiscaux réglementaires ainsi que 3 champs supplémentaires permettant d opérer des contrôles (Société / Ledger / Statut de la pièce comptable). Existence de fonctions avancées permettant de générer le FEC selon certains critères, exemple : - Choix du ledger - Générer le RAN détaillé - Gestion des périodes

16 Difficultés rencontrées Difficultés rencontrées lors de la conception du FEC - Extraction des données archivées / Installation d une nouvelle version - Extraction du RAN pour les années avant migration New General Ledger (01/01/2014) / Création du fichier manuellement pour les années 2011/2012/ Plan de compte SAP différent du PCG / Création d un programme permettant de transcodifier ligne à ligne le plan de comptes Roquette en comptes du PCG

17 Le Bilan - Investissements limités en charge de travail. - Nos FEC ont été contrôlés par nos CAC ainsi que par le programme de vérification proposé par l administration / Constatation d anomalies non bloquantes. - Utilisation dans le cadre de l audit des comptes par nos commissaires aux comptes. - Utilisation possible pour d autres types de contrôle (Audit interne, URSSAF, ).

18 Retour d expérience Nathalie MIOTLA, Responsable comptabilité & fiscalité, LEROY MERLIN France Christophe DEMEESTER, Responsable d application, IT ADEO

19 Une fédération de 27 entreprises Autonomes Interconnectées Qui partagent la même ambition Faire un habitat durable, disponible pour le plus grand nombre

20 Adeo dans le monde FRANCE ITALIY SPAIN PORTUGAL UKRAINE RUSSIA CHINA 1 2 BRASIL GREECE CYPRIUS ROUMANIA POLAND May 31st 2014 figures 5

21 Quelques chiffres Leroy Merlin France dans Groupe Adéo Entreprise pionnière de GROUPE ADEO, Leroy Merlin est aujourd hui l enseigne de distribution leader sur le marché de l amélioration de l habitat et du cadre de vie en France collaborateurs 120 magasins intégrés et 5 franchisés 5,5 milliards d euros de chiffre d affaires 2 plateformes logistiques Multimodales + 2 autres centres logistiques références en magasin en moyenne disponibles «sur-commande». 21

22 Les participants Communauté IT adeoservices Equipes IT BU 1 DSI Corporate Pour OPTIMISER Equipes IT Adeo globalement dans un esprit Services: 284 groupe, pour ANIMER la communauté IT, pour FAIRE collaborateurs RESPECTER les règles groupe, pour DYNAMISER les Ressources Humaines 5 Centre de Service Partagé des métiers Systèmes (CSP) patrimoine d Information Pour entretenir le patrimoine existant, l améliorer, le faire collaborateurs évoluer, apporter du support aux utilisateurs 1 Centre de Service Partagé 1 CSP (CSP) production et Dépot 1 CSP infrastructure Proximité Pour faire l ingénierie et et Déco 1 CSP l exploitation des 2 CSP Multiinfrastructures qui supportent GSB activités les applications communes et les commodités 22

23 L origine de la démarche Démarche née suite à un contrôle fiscal des comptabilités informatisées : - Investigations IT avec une dizaine de requêtes -Nombreux sujets couverts par les requêtes (stocks, chiffre d affaires, TVA, immobilisations, achats, facturation, base article, provision carte fidélité ) - Interlocuteur BVCI capable d exploiter les données Plusieurs constats : - Une documentation existante, orientée métier ou informatique, très dense et technique - La mise à jour aléatoire non homogène - La documentation non centralisée et dispersée - La conservation des données non formalisée - Le non figement des données et des traitements

24 Une vraie démarche projet Chaqueétapeduprojetestvalidéeparuncomitédepilotage Valide les décisions prises par l équipe projet Valide les révisions du périmètre de l étude Donne le GO pour passer aux étapes suivantes COPIL n 1 COPIL n 2 Cible n 3 Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Cadrage Définition Réalisation Pérennisation

25 Sens du projet Mener 5 chantiers principaux pour assurer une réponse efficace à un contrôle fiscal de comptabilités informatisées : #1 Centraliser la documentation et réaliser des dossiers d applications #2 Construire le dossier d archivage (dossier d applications + fichiers à archiver) #3 Mettre en place des procédures d extraction de données, de figement et d archivage #4 Anticiper les requêtes BVCI #5 Intégrer les enjeux d archivage fiscal dans les nouveaux projets IT

26 Approche IT : le dossier fiscal Donnée IT source On «remonte» le flux fiscal Liasse fiscale Dossier d application Fichiers à archiver Dossier Fiscal par Flux Métier

27 Approche IT : l archivage 3 différentes solutions étudiées: A- Sauvegarde simple sur disque(dvd, BlueRay, ) B- Sauvegarde sur disques homologués pour l archivage légal C- Sous-traitance à un tiers archiveur Des critères d évaluations qualitatifs: Fichiers à archiver Des critères budgétaires, une différence importante entre la solution B et la solution C D où notre choix de retenir la solution B

28 Schéma d archivage Fichiers à archiver

29 Bénéfices retirés ANTICIPATION Préparation des dossiers fiscaux par flux prioritaires Mise en place des requêtes pour anticiper les contrôles IT OUTILS ADAPTES Baie d archivage et traitements d archivages automatiques Fichiers à archiver APPROPRIATION RECIPROQUE Prise de conscience Liens entre les métiers comptable / fiscalité / informatique Partage des enjeux EN CAS DE CONTROLE Proactif dès le premier rendez vous en apportant les dossiers complets Connait les éléments transmis, risques et enjeux

30 Débat Christophe Demeester, responsable d application IT ADEO Jean-Louis Douyère, responsable comptable de BULL an Atos Company David Leclercq, Vice-président de l Institut du Benchmarking, Président Enodia Mathieu Meurin, Comptable en charge de l informatique, ROQUETTE Frères Nathalie Miotla, responsable comptabilité & fiscalité, Leroy Merlin France Benoît Montois, responsable fiscal de ROQUETTE Frères

31 MONTOIS Benoît MORIN Mathieu ROQUETTE MIOTLA Nathalie DEMEESTER Christophe LEROY MERLIN ADEO DOUYERE Jean-Louis BULL / ATOS LECLERCQ David ENODIA

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