GUIDE DE L UTILISATEUR

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1 ARÉNAS DE SAGUENAY GUIDE DE L UTILISATEUR

2 Ce document doit être lu et compris par tous les responsables des contrats de location de l un ou l autre des arénas de la Ville de Saguenay. Il s adresse autant au responsable de ligue, à l organisateur d un tournoi, au locateur occasionnel ou annuel, qu au représentant d une organisation. En bref, à toute personne qui loue ou qui réserve des heures de glace pour pratiquer un sport de glace. Pour réservations occasionnelles ou commentaires : Arrondissement de Jonquière poste 4242 Aréna du Foyer des loisirs (incluant le miniaréna) Palais des sports Aréna de Kénogami Arrondissement de La Baie et secteur Laterrière poste 4280 Centre Jean-Claude-Tremblay glace #1 et # 2 Centre Paul-Étienne-Simard Arrondissement de Chicoutimi poste 4210 Aréna du Plateau Pavillon de l agriculture Centre Georges-Vézina UQAC Pour information, plaintes, réservations d activités spéciales, d événements, de tournois ou spectacles : Arrondissement de Jonquière poste 4114 Monsieur Dany Ouellet dany.ouellet@ville.saguenay.qc.ca Arrondissement de La Baie et secteur Laterrière poste 4285 Monsieur Marc-André Grenon marc-andre.grenon@ville.saguenay.qc.ca Arrondissement de Chicoutimi poste 4211 Monsieur Éric Gauthier eric.gauthier@ville.saguenay.qc.ca URGENCE Pour tout problème en dehors des heures de bureau, veuillez vous référer à l employé sur place. Pour toute urgence, veuillez contacter la personne de garde du service au (paget).

3 CONTRAT Intervenu entre le Service des sports et du plein air et Numéro de demande : RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX 1. La priorité est accordée aux activités organisées et saisonnières. Également, à ceux qui font les premières demandes. 2. Toutes les réservations organisées et saisonnières devront faire l objet d une demande écrite auprès des responsables autorisés par le service pour telle activité. 3. Seuls les locaux et les équipements permis doivent être utilisés. 4. Les coûts sont sujets à changement sans préavis. 5. Le présent contrat devra avoir été dûment complété et signé avant le début de l activité. L acceptation ne devient effective qu une fois signée par le responsable autorisé par le service. 6. Tout arrêt, annulation ou changement doit être indiqué au responsable et être accepté par celui-ci avant l activité. 7. Les frais relatifs à toute réservation occasionnelle doivent être acquittés avant le début de l activité. Quant aux frais reliés à la location à contrat, des chèques postdatés couvrant l ensemble des frais de location doivent être remis au Service des sports et du plein air, selon les dates convenues, soit. À défaut de respecter cette exigence, le contrat prendra fin et les heures de glace seront allouées à d autres organisations. 8. Si, pour une raison majeure, l organisation ne peut utiliser l aréna pour une période déterminée, elle doit en aviser le Service des sports et du plein air au moins (3) trois jours à l avance sans quoi, le coût de location pour cette période ne sera pas déduit de la facture. 9. L organisation s engage à quitter les lieux loués 60 minutes après la fin de l activité. 10. Le Service des sports et du plein air se réserve le droit de facturer une (1) heure de glace supplémentaire si l organisation n a pas quitté les lieux loués après 60 minutes de la fin de l activité. 11. L organisation doit faire connaître au Service des sports et du plein air son intention de réutiliser les mêmes heures de glace pour la saison suivante avant le 30 mars de l année courante. 12. Le Service des sports et du plein air ne se tient aucunement responsable de tout bris, feu, vol, accident, dommages et/ou autres qui peuvent survenir durant les heures de location par l organisation. 13. Le Service des sports et du plein air se réserve toutefois le droit de charger des frais supplémentaires en cas de bris, vols, feux, dommages ou accidents qui pourraient découler de la négligence de l organisation. 14. Le Service des sports et du plein air se réserve le droit de refuser et/ou annuler l utilisation de tout local ou d équipement requis, si l organisation ne répond pas à ses exigences ou pour toute autre raison jugée majeure. 15. Tout règlement, actuel et futur, général ou spécifique, de même que toute exigence, actuelle ou future, provenant du Service des sports et du plein air, doivent être respectés. 16. Le locataire ou son représentant dûment autorisé s engage à respecter, pour chacun des utilisateurs de l aire louée aux fins des présentes, le Règlement sur les équipements protecteurs requis pour la pratique du hockey sur glace, approuvé par le gouvernement du Québec. Aux fins de ce règlement, tous les hockeyeurs doivent porter un casque protecteur facial complet et un protège-cou. Sans préjudice et sous réserve de tout autre recours prévu par la loi en pareil cas, le locateur se réserve le droit d interdire l accès à l aire de jeu à toute personne ayant contrevenu au règlement et au locataire ou à son représentant dûment autorisé. J ai pris connaissance des modalités ou règlements : Date : Personne autorisée par le service : Date :

4 PAIEMENT DES RÉSERVATIONS Suite à certains problèmes de recouvrement rencontrés ces dernières années, vous avez maintenant l obligation de poster ou de déposer quatre (4) chèques postdatés, à l ordre de VILLE DE SAGUENAY, aux dates mentionnées plus bas. Vous pouvez toujours acquitter votre solde en argent ou par paiement direct mais toujours en respectant les dates. Un chèque postdaté du 3 octobre 2013; Un chèque postdaté du 28 novembre 2013; Un chèque postdaté du 30 janvier 2014; Un chèque postdaté du 6 mars À défaut de paiement, nous serons dans l obligation d annuler vos réservations ultérieures. Il est possible de payer en partie ou en totalité votre facture dans l un ou l autre des arrondissements, soit au Palais des sports ou au Foyer des loisirs de Jonquière, au Centre Georges-Vézina de Chicoutimi ou au Centre Jean-Claude- Tremblay de La Baie (bureau d administration à la glace # 2). TARIFICATIONS Tous les Miniaréna Centre-JCT arénas À CONTRAT 00 h 01 à 16 h 62 $ 53 $ (*) 62 $ 16 h 01 à 00 h 106 $ 53 $ (*) 62 $ OCCASIONNEL 00 h 01 à 16 h 75 $ 75 $ 62 $ 16 h 01 à 00 h 120 $ 120 $ 62 $ TOURNOIS 50 $ 50 $ 62 $ ÉCOLES DE HOCKEY 50 $ 50 $ 62 $ ÉCOLES DE PRINTEMPS 50 $ 50 $ 62 $ Prix plus taxes applicables (*) Résolution du conseil exécutif de la Ville de Saguenay VS-CE Il y aura un ajustement progressif, sur cinq (5) ans au Centre Jean-Claude- Tremblay de La Baie jusqu au rattrapage du tarif Saguenay.

5 RAPPEL IMPORTANT ANNULATION Si vous devez annuler une réservation, veuillez nous en informer le plus rapidement possible. Il y a toujours possibilité de laisser un message téléphonique en dehors des heures de bureau. Si nous n avons pas l information avant la date de la réservation, cette dernière vous sera facturée entièrement. CONSOMMATION DANS LES ARÉNAS Il est strictement interdit de fumer dans tous les arénas de la Ville de Saguenay, et ce, sous peine d amende sévère pour la personne prise à fumer ainsi que pour le gestionnaire de la bâtisse (de 50 $ à 300 $ lors d une première infraction et de 100 $ à 600 $ les fois suivantes). La consommation d alcool doit respecter la réglementation provinciale en vigueur. Vous devez vous informer auprès du responsable de l aréna. La consommation de drogue est formellement interdite. OCCUPATION DES CHAMBRES DES JOUEURS Tel qu indiqué sur votre contrat, vous avez 60 minutes pour quitter les chambres après une partie. À compter du 1 er août 2013, chaque équipe qui occupera les chambres plus d une heure se verra facturer une heure de location supplémentaire. TEMPS DE GLACE Il est important de respecter le temps de glace alloué à la resurfaceuse, lequel est d une durée de dix minutes avant et après les parties. Cette opération est nécessaire pour la sécurité des usagers et il est de votre responsabilité de la faire respecter. En aucun temps, des joueurs ne peuvent être présents sur la glace ou y laisser de l équipement lors de la réfection de la surface glacée. C est une question de sécurité et cette consigne devra être respectée de tous. L employé en charge de la glace a l autorisation de quitter la surface de jeu et de ne pas effectuer l entretien habituel si cette directive n est pas respectée.

6 MARCHE À SUIVRE POUR L ORGANISATION D UN TOURNOI - Voir les disponibilités de glace avec le conseiller responsable de l aréna ciblé. Il est à noter que les tournois ne débutent qu à partir du mois d avril; - Vérifier la tarification dans la grille; - Fournir l horaire ainsi que la durée complète du tournoi au conseiller, au moins un (1) mois à l avance; - Fournir votre demande de matériel, si nécessaire, au moins un (1) mois à l avance; - Contacter les concessionnaires déjà en place pour la vente ou la consommation de boissons et de nourriture : Centre Georges-Vézina Pavillon de l agriculture Aréna du Plateau UQAC Palais des sports Foyer des loisirs Aréna de Kénogami Centre Jean-Claude-Tremblay Organisation des Saguenéens Monsieur Laval Ménard Ass. du hockey mineur de Chicoutimi Monsieur Bruce Aziz Monsieur Pierre Tremblay poste 4404 Les Marquis Senior Monsieur Marc Boivin Les Élites de Jonquière Monsieur Michel Simard Monsieur Raymond Gilbert Pour consommer de la boisson alcoolisée sur place, veuillez demander un permis de réunion à la Régie des alcools, des courses et des jeux du Québec au ou sur le site internet : Attention : prévoir un délai de deux (2) semaines avant la réception du permis. LE PERMIS DE RÉUNION DOIT ÊTRE AFFICHÉ À LA VUE EN TOUT TEMPS LORS DE VOTRE ÉVÉNEMENT

7 Règlements dans les arénas Il est strictement interdit d embarquer sur la patinoire lorsque l employé refait la surface glacée. La surfaceuse doit avoir quitté la patinoire et les portes doivent être fermées avant de vous y engager. Aucune circulation n est autorisée sur la patinoire durant le resurfaçage et aucune rondelle ne doit être sur la patinoire. Un délai maximum de 60 minutes après la fin de la location de glace est accordé lors de locations adultes et de 30 minutes pour les locations du hockey mineur. Avant de quitter la chambre, s assurer de la propreté des lieux, fermer les douches et retourner la clé au responsable de l aréna. Le locateur se réserve le droit de facturer au locataire des frais supplémentaires en cas de bris, dommages ou occupation additionnelle des facilités. Il est interdit : - de fumer (loi sur le tabac); - de consommer de la drogue; - d écrire sur les murs; - de jouer au hockey dans les chambres et les corridors. Les utilisateurs doivent se servir des poubelles pour disposer des rebuts. Toute consommation d alcool dans l aréna doit respecter la réglementation provinciale (permis de consommation en vigueur dans l aréna). Le locateur n est aucunement responsable de tous les bris, vols, accidents, dommages qui pourraient survenir. Les utilisateurs doivent se conformer à la réglementation applicable à la pratique de leur discipline adoptée par la Régie de la sécurité dans les sports. Les joueurs de hockey doivent porter un casque, un protecteur facial complet et un protège-cou conforme. L utilisation d un klaxon à air comprimé ou alimenté électriquement est interdite (Règlements Hockey Québec). Les locateurs doivent en tout temps respecter les employés des arénas et leurs consignes. Aucune violence verbale ou physique ne sera tolérée. Aidez-nous à garder l aréna propre et respectez les consignes d utilisation.