Comment remplir votre rapport de conformité sur l accessibilité. Guide pour les organisations privées et à but non lucratif

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1 Comment remplir votre rapport de conformité sur l accessibilité Guide pour les organisations privées et à but non lucratif

2 Si votre organisation est une organisation privée ou à but non lucratif, vous devez produire un rapport en ligne indiquant au gouvernement que vous respectez les exigences en matière d accessibilité aux termes de la Loi de 2005 sur l accessibilité pour les personnes handicapées de l Ontario (LAPHO). Les organisations désignées du secteur public doivent aussi produire un rapport sur l accessibilité, mais sont tenues de consulter pour ce faire le guide de production du rapport de conformité sur l accessibilité pour les organisations désignées du secteur public. Pour produire le rapport, les organisations privées et à but non lucratif doivent utiliser notre outil d aide au rapport de conformité sur l accessibilité dans InfoCentre. InfoCentre est un compte en ligne personnalisé qui vous donne accès en toute sécurité aux programmes, services et renseignements publics pour votre organisation. La non-conformité à l exigence de production du rapport peut entraîner pour votre organisation de graves conséquences sous forme d inspections, d ordonnances au conseil d administration et d amendes. Produire le rapport Commencez ici si vous remplissez le rapport vous-même Certifier le rapport Commencez ici si quelqu un d autre a rempli le rapport et que vous devez le certifier Vous avez besoin d aide? Contactez l InfoCentre - LAPHO de ServiceOntario International : Sans frais : ATS : ou sans frais : Courriel : accessibility@ontario.ca. 2

3 Avant de commencer Voici ce dont vous aurez besoin : Un ordinateur avec connexion Internet et accès à un courriel. Au minimum le fureteur Internet Explorer 7, Mozilla Firefox 19 ou Google Chrome 27. Votre numéro d entreprise (ou NE9). Conseil : Votre numéro d entreprise est comme un numéro d assurance sociale pour votre entreprise. Il contient neuf chiffres et vous devez l utiliser chaque fois que vous payez vos impôts des sociétés. Il figure sur les déclarations d impôt pour entreprises fédérales et provinciales. 3

4 1. Créez un nom d utilisateur et un mot de passe a. Visitez ontario.ca/onesource. b. Cliquez sur «Inscription». 4

5 c. Indiquez l information demandée à la page d inscription et cliquez sur «Inscrivez-vous». d. Cliquez sur «Continue». 5

6 2. Créer son profil d entreprise a. Sélectionnez l onglet «Nouvel utilisateur». b. Saisissez le nom de votre entreprise dans le champ «Nom de profil d entreprise». c. Saisissez votre adresse électronique : Assurez-vous que vous avez accès à ce compte courriel, car le système vous enverra un courriel dans le cadre du processus de dépôt du rapport. d. Saisissez les premières lettres de votre ville ou localité dans la case prévue à cet effet. Tapez lentement. Le système vous proposera plusieurs options selon les lettres que vous saisissez. 6

7 e. Dans le champ «Type d entreprise», vous devez, selon le cas : saisir les premières lettres du type d activités de votre organisation dans la case du haut, puis sélectionner l option qui convient parmi la liste de suggestions; OU choisir une catégorie dans le menu déroulant. f. Déterminez si vous souhaitez ou non recevoir des avis par courriel. g. Lisez les conditions, sélectionnez J accepte et cliquez sur Créer Mon Compte. 7

8 3. S inscrire au rapport de conformité sur l accessibilité a. Sélectionnez le lien Rapports de conformité en matière d accessibilité. b. Saisissez votre numéro d entreprise. Saisissez votre numéro d entreprise à neuf chiffres. Il figure sur vos déclarations d impôt fédérales ou provinciales ou sur les remboursements d impôt (comme l impôt-santé des employeurs). 8

9 c. Lisez le Consentement à l utilisation et à la récupération d information, sélectionnez J accepte et cliquez sur Continuer. d. Indiquez votre rôle. Saisissez votre nom. Si vous avez le pouvoir de lier votre organisation, sélectionnez Certificateur. Vous pourrez ainsi remplir le rapport et le soumettre dans le même temps. Si vous n avez pas le pouvoir de lier votre organisation, sélectionnez Administrateur. Une fois que vous avez rempli le rapport, vous devrez déléguer l accès au compte à une personne de votre organisation habilitée à soumettre le rapport. Conseil : N importe quel membre du personnel ou bénévole peut remplir le rapport de conformité sur l accessibilité. Toutefois, il doit être certifié par une personne qui a le pouvoir de lier l organisation. Il s agit souvent d un signataire autorisé; si vous ne savez pas qui est cette personne, vérifiez auprès de votre avocat. Certificateur personne qui peut lier l organisation. Administrateur personne qui ne peut pas lier l organisation. Le certificateur peut remplir et soumettre le rapport. Si un administrateur remplit le rapport, le certificateur doit entrer dans le système pour le soumettre. 9

10 e. Terminez votre inscription et rendez-vous à l outil de production du rapport. Cliquez sur Passer. Si vous êtes administrateur, remplissez d abord le rapport, puis déléguez l accès au rapport à la personne qui pourra le soumettre. Nous vous indiquerons les étapes à suivre à la page Remplir votre rapport Il n est pas nécessaire de remplir tout le rapport en une fois. Toutefois, afin de garantir la sécurité de vos données, le système s éteint après 10 minutes d inactivité. Si vous devez vous éloigner de votre ordinateur, n oubliez pas d enregistrer votre travail. 10

11 a. Ouvrez l outil de Rapport de conformité sur l accessibilité. Sélectionnez «Rapports de conformité sur l accessibilité (RCA)». b. Commencez votre rapport. Allez au bas de l écran et cliquez sur Modifier. Cliquez sur Commencer Rapport. 11

12 Conseil : Il n est pas nécessaire de remplir tout le rapport en une fois. Enregistrez le document et, quand vous le reprenez, cliquez sur Modifier. c. Donnez les renseignements demandés sur votre organisation. Vous devrez confirmer votre adresse et vos coordonnées. d. On vous posera ensuite trois questions qui vous mèneront au rapport. «Autres tiers» est une expression qui englobe des personnes qui ne sont pas des employés ou des clients; il peut s agir d organisations partenaires, de représentants commerciaux ou de fournisseurs. 12

13 e. Confirmez que vous respectez les exigences d accessibilité. Vous pouvez sélectionner votre réponse pour chaque question et ajouter des commentaires si vous le désirez. A côté de chaque question se trouve un lien vers le site web ACCESSON du gouvernement de l Ontario òu vous trouverez de plus amples renseignements sur les exigences. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder et continuer. Si vous êtes un administrateur, allez à la page

14 5. Certifier et soumettre le rapport Si vous êtes administrateur, vous ne pouvez pas faire cette étape. a. Cliquez sur Authentifier le rapport. b. Remplissez la déclaration de certification Cochez les trois cases et indiquez les renseignements manquants. Cliquez sur Soumettre et authentifier le rapport. 14

15 c. Vous pouvez consulter, imprimer et vous envoyer par courriel une version PDF du rapport. Vous avez maintenant rempli, certifié et soumis votre rapport de conformité sur l accessibilité. Merci! 15

16 6. Déléguer l accès à un certificateur Si vous êtes administrateur, vous devez déléguer l accès au compte à un signataire autorisé pour qu il puisse entrer dans le système et certifier le rapport. a. Sélectionnez Retour au portail ONe-key. b. Sélectionnez InfoCentre pour les entreprises. 16

17 c. Cliquez sur l onglet Rapport de conformité en matière d accessibilité. d. Saisissez le nom et le courriel de la personne qui certifiera le rapport et sélectionnez Certificateur. Le système lui enverra deux courriels distincts. Ces courriels contiendront chacun le lien vers la page d entrée dans le système ainsi que les codes qui lui permettront d entrer dans le compte que vous avez créé pour votre organisation. 17

18 e. Une fois que vous avez reçu la confirmation que vous avez bien délégué l accès au rapport, sortez du système et demandez à votre certificateur de soumettre ce dernier. Sa démarche d inscription est un peu différente. Nous avons donc préparé des directives pour l aider. Elles se trouvent à la page 19. Votre certificateur peut maintenant certifier et soumettre votre rapport de conformité sur l accessibilité. Merci! Vous avez besoin d aide? Contactez l InfoCentre - LAPHO de ServiceOntario International : Sans frais : ATS : ou sans frais : Courriel : accessibility@ontario.ca. 18

19 Certifier le rapport de conformité sur l accessibilité La présente section vous est destinée si une autre personne de votre organisation a rempli le rapport et que vous devez le certifier et le soumettre. Avant de commencer Voici ce dont vous aurez besoin : Un ordinateur avec connexion Internet et accès à un courriel. Le numéro d identification personnel (NIP) qui vous a été envoyé par courriel. Le code d accès de programme (CAP) qui vous a été envoyé par courriel. 19

20 1. Créer un compte a. Cliquez sur le lien indiqué dans le courriel «PIN for ACR/NIP pour RCA». b. Cliquez sur Ouvrir une session. 20

21 c. Remplissez la page d inscription et cliquez sur Inscrivez-vous. d. Une fois que vous recevez confirmation de votre inscription au service One-key, cliquez sur Continue. 21

22 2. S inscrire au rapport de conformité sur l accessibilité a. Sélectionnez Tous les services, de A à Z dans le menu à gauche. b. Sélectionnez Rapports de conformité sur l accessibilité (RCA). 22

23 c. Saisissez votre CAP. Il n est pas nécessaire que vous demandiez un CAP. Le système vous a envoyé votre CAP dans un courriel intitulé «PAC for ACR/CAP pour RCA». Le CAP est long. Vous pouvez le copier et le coller si vous le désirez. Il s agit d une mesure de sécurité pour éviter que des personnes non autorisées accèdent au compte de votre organisation. 23

24 d. Saisissez votre NIP. Vous avez aussi reçu votre NIP dans un courriel intitulé «PIN for ACR/NIP pour RCA». 24

25 e. Acceptez les conditions. 3. Certifier et soumettre le rapport Si une autre personne de votre organisation a déjà rempli le rapport, il ne vous restera qu à le lire et à certifier que les données qu il contient sont exactes. 25

26 Conseil : Si l écran indique «Commencer», vous devez remplir le rapport, puis le certifier. Si l écran indique «Modifier», vous devez lire le rapport, puis le certifier. a. Accédez au rapport par le lien au bas de l écran. Conseil : Afin de garantir la sécurité de vos données, le système s éteint après 10 minutes d inactivité. Si vous devez vous éloigner de votre ordinateur, n oubliez pas d enregistrer votre travail. 26

27 b. Passez en revue les questions, puis, si les réponses sont exactes, cliquez sur Sauvegarder et continuer. c. Cliquez sur Authentifier le rapport. 27

28 d. Remplissez la déclaration de certification. Cochez les trois cases et remplissez les renseignements manquants. Cliquez sur Soumettre et authentifier le rapport. 28

29 e. Il vous est maintenant possible de consulter, d imprimer et de vous envoyer par courriel une version PDF du rapport. Vous avez maintenant rempli, certifié et soumis votre rapport de conformité sur l accessibilité. Merci! Vous avez besoin d aide? Contactez l InfoCentre - LAPHO de ServiceOntario International : Sans frais : ATS : ou sans frais : Courriel : accessibility@ontario.ca. 29