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1 L Arche Canada Minutes of the Meeting of the BOARD OF DIRECTORS Held June 18 20, 2009, Notre-Dame de L Île Perrot, QC Chair: Jean Dansereau L Arche Canada CONSEIL D ADMINISTRATION Tenue du 18 au 20 juin 2009, Notre-Dame de L Île Perrot, QC Présidée par Jean Dansereau Present (B) Jean Dansereau, Chairman John Rietschlin, Vice-Chairman Pierre Goulet, Treasurer Linda Nette, Secretary Jane Burke-Robertson Ingrid Blais Donna Diskos Bernard L Abbé Sonia Larouche Present Zoël Breau, Zone Coordinator Hollee Card, Zone Vice-Coordinator Éric Bellefeuille, Quebec Region Coordinator Pat Favaro, Western Region Coordinator John O Donnell, Atlantic Region Coordinator John Guido, Ontario Region Coordinator Landys Klyne, Western Region Vice-Coordinator Gabrielle Beaulieu, Quebec Region Vice-coordinator Nathan Ball, Foundation Executive Director Danielle Thibeault, Human Resources Director Jean-Louis Munn, Communications Director Guillaume Richard, Director of Operations Peggy Keaney, Human Resources Consultant Joe Egan, Transition Manager Translation Hortense De Villers Cathy Dansereau Étaient présents (CA) Jean Dansereau, président John Rietschlin, vice-président Pierre Goulet, trésorier Linda Nette, secrétaire Jane Burke Robertson Ingrid Blais Donna Diskos Bernard L Abbé Sonia Larouche Étaient présents Zoël Breau, coordonnateur de Zone Hollee Card, vice-coordinatrice de Zone Éric Bellefeuille, coordonnateur, Région du Québec Pat Favaro, coordonnateur, Région de l Ouest du Canada John O Donnell, coordonnateur, Région de l Atlantique John Guido, coordonnateur, Région de l Ontario Landys Klyne, vice-coordinatrice, Région de l Ontario Gabrielle Beaulieu, vice-coordinatrice, Région du Québec Nathan Ball, Directeur de la Fondation Danielle Thibeault, Directrice des ressources humaines Jean-Louis Munn, Directeur des communications Guillaume Richard, Directeur des opérations Peggy Keaney, Consultant ressources humaines Joe Egan, responsable de la transition Traduction Hortense De Villers Cathy Dansereau L Arche Canada Conseil d administration, 18 au 20 juin 2009, Notre-Dame de L Île Perrot, QC 1

2 Jean Dansereau read the letters of resignation of Jennifer Pass and Mary-Ann Gerhart addressed to the Board of Directors. He circulated thank-you cards that will be sent to express the Board s appreciation for their participation over the past few years. Jean Dansereau fait la lecture de la lettre de démission que Mesdames Jennifer Pass et Mary-Ann Gerhart ont adressée au Conseil d administration. Il fait circuler des cartes de remerciements pour signifier l appréciation de leur implication au cours des dernières années. Thursday, June 18, Agenda - Agenda, Board Meeting, June 18-20, Minutes of the meeting of the Board of Directors, held June 5-7, 2008, in Saint John, NB - Minutes of the meeting of the Board of Directors held February 19, 2009 via teleconference Jeudi, 18 juin Ordre du jour - Ordre du jour, Conseil d administration, 18 au 20 juin Procès verbal du Conseil d administration tenu du 5 au 7 juin 2008, Saint-John - Procès-verbal du Conseil d administration tenu le 19 février 2009, Conférence Téléphonique Amendments to the Agenda, Meeting of the Board of Directors, June 18-20, 2009: - Approval of the minutes of the meeting of the Board of Directors held June 5-7, 2008, in Saint John, New Brunswick. - 3:30 p.m. (Friday, June 19, 2009): Report on the salary policy. - 4:20 p.m. (Friday, June 19, 2009): Report on the transition, Joe Egan. - 2:20 p.m. (Saturday, June 20, 2009): Report on work being done with respect to retired assistants. - 2:45 p.m. (Saturday, June 20, 2009): Nominating Committee. Motion: Bernard L Abbé moved the adoption of the amended agenda. Seconded by Linda Nette. Unanimously carried. Modification à apporter à l ordre du jour, Conseil d administration, 18 au 20 juin 2009 : - Adoption du procès-verbal du conseil d administration qui s est tenu du 5 au 7 juin 2008 à Saint-John au Nouveau-Brunswick :30 (vendredi 19 juin 2009) : Rapport sur la politique salariale :20 (vendredi 19 juin 2009) : Rapport sur la situation de transition avec Joe Egan :20 (samedi 20 juin 2009) : Rapport sur un travail fait sur les assistants retraités :45 (samedi 20 juin 2009) : Comité de nomination. Résolution : Bernard L Abbé propose l adoption de l ordre du jour modifié. Linda Nette seconde. Adoptée à l unanimité. L Arche Canada Conseil d administration, 18 au 20 juin 2009, Notre-Dame de L Île Perrot, QC 2

3 Approval of the Minutes of the meeting of the Board of Directors held June 5-7, 2008, in Saint John, NB. Motion: Bernard L Abbé moved that the Minutes be approved. Seconded by Donna Diskos. Unanimously carried. Approval of the Minutes of the meeting of the Board of Directors held February 19, 2009, via teleconference. Motion: Donna Diskos moved that the Minutes be approved. Seconded by Linda Nette. Unanimously carried. Adoption du Procès verbal du Conseil d administration tenu du 5 au 7 juin 2008, Saint-John Résolution : Bernard L Abbé propose l adoption. Donna Diskos seconde. Adopté à l unanimité. Adoption du Procès-verbal du Conseil d administration tenu le 19 février 2009, Conférence Téléphonique Résolution : Donna Diskos propose l adoption. Linda Nette seconde. Adopté à l unanimité. 2. Coordinators Reports Zoël Breau and Hollee Card reported on activities undertaken during the past year. A draft of the Annual Report was presented. The Report will be completed, revised, and printed by September Regional Coordinators also presented a summary report on activities undertaken in their regions. 2. Rapport des Coordonnateurs Zoël Breau et Hollee Card présente les activités réalisées durant l année. Une ébauche du Rapport annuel est présentée. Ce dernier sera complété, modifié et imprimé d ici septembre Les coordinateurs régionaux présentent eux-aussi un résumé des activités qui se sont déroulées dans leur région. Friday, June 19, Structures/Governance Committee Report - Governance Review Committee: Periodic report for the meeting of the Board of Directors, June L Arche Canada : Activities - Proposal of the Governance Review Committee (May 2009) - Structures/Governance Committee Report John Rietschlin presented the report of the Structures/ Governance Committee. Vendredi, 19 juin Rapport comité Structure -Gouvernance - Comité de révision de la gouvernance : Rapport périodique pour la réunion du conseil d administration de juin L Arche Canada : Communiqué d activités - Proposal of the Governance Review Committee (May 2009) - Structures / Governance Committee Report John Rietschlin présente le rapport du Comité sur les structures. L Arche Canada Conseil d administration, 18 au 20 juin 2009, Notre-Dame de L Île Perrot, QC 3

4 Motion: The Board approves the Governance Review Committee s proposals related to (a) modification in the operating mode of the General Assembly; (b) a new National Council; (c) a streamlined Board of Directors; (d) guidelines for establishing a leadership team; and (e) better integration of the L Arche Canada Foundation into our structures, as documented on the Assembly 2009 web site, and in the document titled Revised Structures: Proposals. Motion: John Rietschlin moved that the proposals be adopted. Seconded by Linda Nette. Unanimously carried.. Résolution: Le Conseil d administration approuve les propositions du Comité Structure-Gouvernance de (a) modifier le mode d'exploitation de l'assemblée Générale; (b) un nouveau Conseil national; (c) un Conseil d'administration rationalisé (d) des directives pour établir une équipe de direction ; et (e) une meilleure intégration de la Fondation de L Arche Canada dans nos structures, comme documenté sur le site Web de l Assemblée générale 2009 et dans le document Proposition pour la révision des structures. Résolution : John Rietschlin proposes. Linda Nette supports. Adoptée à l unanimité. 4. Legal Affairs Jane Burke-Robertson, Member of the Legal Committee, made a presentation about the work accomplished by it. Document s Circulated: - General Operating By-Law No.1 - Bylaw Policies and Operating Policies Canada It was proposed that the Legal Committee be abolished and that an ad hoc committee, internal to the Board of Directors, be created instead, to be convened when needed. Motion: John Rietschlin moved the adoption of this proposal. Seconded by Ingrid Blais. Unanimously carried. 4. Comité Légal Jane Burke Robertson, membre du Comité Légal, fait la présentation du travail accompli par le comité légal. - General Operating By-Law No.1 - Bylaw Policies and Operating Policies Canada Il est proposé d abolir le Comité légal dans sa structure actuelle et de plutôt créer un Comité ADHOC à l intérieur du Conseil d administration au besoin. Résolution : John Rietschlin proposes. Ingrid Blais supports. Adoptée à l unanimité. Saturday, June 20, Finances Pierre Goulet, Treasurer, presented the financial statements, the budget, and a membership fee calculation table. - Budget Financial statements as at March 31, Membership Fees Samedi, 20 juin Finances Pierre Goulet, Trésorier, présente les États financiers, le budget et le tableau de calcul des cotisations. Documents remis : - Budget États financiers au 31 mars Cotisations L Arche Canada Conseil d administration, 18 au 20 juin 2009, Notre-Dame de L Île Perrot, QC 4

5 Discussion about the draft budget followed, and amendments were proposed to it. BUDGET The budget, with the following modifications, was proposed for adoption by the Board: Revenues - Membership fees remain at $270,000 - Interest and other revenues/additional $1,000 (total $2,000) Total Revenue: $1,004, 500 Expenditures - Work on the Salary Policy: Reduction of $15,000. Revised amount: $5,000 - We are guaranteeing an annual salary for the work on the Salary Policy, rather than a salary based on six months of work. - St-FX Program: Revised amount: $1,000 Total Expenditures: $1, 003, 673 (surplus of $827) Motion: Pierre Goulet moved the adoption of the budget, amended as outlined above. Seconded by John Rietschlin. Unanimously carried. Loan In order to ensure adequate cash flow and to meet expenses during the year, it was agreed that a loan of $55,000, in three instalments, should be taken out: Instalment 1 in June 2009; Instalment 2 in October 2009, and Instalment 3 in May Interest-free reimbursement of the loan will begin in May 2010, with payments of $3,000 per month to be made until the loan is repaid. Motion/Resolution: Pierre Goulet moved that this proposal be adopted. Seconded by Bernard L Abbé. Unanimously carried Discussion concernant le budget. Des modifications sont apportées au budget proposé. BUDGET Il est proposé d adopter le budget avec les modifications suivantes : Revenus - Cotisations demeurent à $ - Intérêt et autres revenus / ajout de 1000$ (total : 2000$) Total des revenus : $ Dépenses - Travail sur la Politique salariale : diminution de $ : Nouveau montant : 5 000$ - Nous assurons un salaire annuel pour le travail sur la Politique Salariale plutôt qu un salaire basé sur 6 mois de travail. - Programme ST-FX Program : nouveau montant : 1000$ Total des dépenses $ (surplus de 827$) Résolution : Pierre Goulet propose d adopter le budget avec les amendements mentionnés ci-haut. John Rietschlin seconde. Adopté à l unanimité. Emprunt Afin d assurer le flux budgétaire régulier et de respecter nos dépenses durant l année, il est un convenu d un emprunt de $ en 3 versements 1 er versement en juin 2009, 2 e en octobre en octobre 2009 et le 3 e en mai Les remboursements sans intérêts débuterons en mai 2010 à raison de 3000$ par mois jusqu à la fin du paiement. Résolution : Pierre Goulet propose l adoption. Bernard L Abbé seconde. Adopté à l unanimité. L Arche Canada Conseil d administration, 18 au 20 juin 2009, Notre-Dame de L Île Perrot, QC 5

6 6. Communication Jean-Louis Munn, Director of Communications, presented his annual report. - Pour mieux comprendre les communications dans L Arche au Canada - Communications Report (Annual Report of L Arche Canada) 6. Communication Jean-Louis Munn, Directeur des communications, présente son rapport annuel. Documents remis : - Pour mieux comprendre les communications dans L Arche au Canada - Rapport des Communications (Rapport annuel de L Arche Canada) 7. Human Resources Danielle Thibeault, Director of Human Resources presented her annual report. Document Circulated : - Year-end Report 7. Ressources Humaine Danielle Thibeault, Directrice des ressources humaines, présente son rapport annuel. - Rapport de fin d année 8. Nominating Committee 8. Comité de nomination The Board of Directors acts as the Nominating Committee and seeks the reappointment of Jean Dansereau as President of the Board of Directors of L Arche Canada for a third term. His name will be submitted at the AGM which will be held November 5-7, Motion: Bernard L Abbé moved adoption of this proposal. Seconded by Donna Diskos. Unanimously carried. Le conseil d administration se constitue comme Comité de nomination et souhaite le report de Jean Dansereau à titre de président de L Arche Canada pour un 3 e mandat. Sa candidature sera soumise lors de L AGA qui se tiendra du 5 au 7 novembre Résolution : Bernard L Abbé propose l adoption. Donna Diskos seconde. Adopté à l unanimité. 9. Annual Meeting of the L Arche Foundation Nathan Ball, Executive Director of the L Arche Canada Foundation, presented his annual report. It is available from the L Arche Canada office. 9. Assemblée générale de la Fondation de L Arche Canada Nathan Ball, Directeur Exécutif de la Fondation de L Arche Canada, présente son rapport annuel. Le compte-rendu est disponible via le bureau de L Arche Canada. L Arche Canada Conseil d administration, 18 au 20 juin 2009, Notre-Dame de L Île Perrot, QC 6

7 10. Mandate Committee Document Circulated: - L Arche Canada Mandate , Provisional Draft, June 16, 2009 John O Donnell, member of the Mandate Selection Committee, presented a report on its activities. A teleconference will be organized to finalize the Mandate following receipt of comments. The process will then be initiated with the communities. 10. Comité de sélection du mandat - L Arche Canada Mandate / Provisional draft June 16 th 2009 John O Donnell, membre du Comité de sélection du mandat, présente les activités réalisées par le Comité. Un appel conférence sera organisé pour finaliser le Mandat suite aux commentaires et le processus sera, par la suite, entamé auprès des communautés. 11. Transition Joe Egan reported on the work he has accomplished, as a consultant, with regard to the transition. 11. Transition Joe Egan présente son rapport sur le travail accompli, à titre de consultant, au niveau de la transition. 12. Salary Policy - Progress Report - Proposal for funding retirees in L Arche Canada - Draft Salary Policy Peggy Keaney presented the results of the work accomplished in relation to the Salary Policy. It was proposed that the Board of Directors approve the Salary Policy so that it may be presented to the members at the Annual General Meeting to be held November 5-7, Motion: Bernard L Abbé moved the adoption of this proposal. Seconded by Sonia Larouche. Unanimously carried. Next teleconference meeting of the Board of Directors: September 24, 2009, 6 p.m. (Eastern). The meeting was adjourned. 12. Politique salariale - Rapport de l évolution du travail - Proposal for funding retirees in L Arche Canada - Draft Salary Policy Peggy Keaney présente les résultats du travail accompli dans le cadre de la Politique salariale. Il est proposé que le Conseil d Administration approuve la Politique salariale afin que cette dernière soit présentée dans le cadre de L Assemblée générale qui se tiendra du 5 au 7 novembre Résolution : Bernard L Abbé propose l adoption. Sonia Larouche seconde. Adoptée à l unanimité. Prochain appel conférence du conseil d administration : 24 septembre 2009, 18 :00 PM. Levée de la rencontre. L Arche Canada Conseil d administration, 18 au 20 juin 2009, Notre-Dame de L Île Perrot, QC 7

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