MON GUIDE OPTIM + PORTAIL ENTREPRISES SNCF SIMPLIFIEZ-VOUS L ACHAT ET LA GESTION DE VOS DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS. Version 4 Novembre 2015

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1 PORTAIL ENTREPRISES SNCF MON GUIDE OPTIM + Version 4 Novembre 2015 Mon Guide Optim + Page 1 / 16

2 SOMMAIRE I. LE SERVICE D ALERTE OPTIM Paramétrer le service d alerte Définir le seuil de voyages Définir les destinataires du mail d alerte L envoi d un d alerte La remise à zéro des compteurs L d alerte L historique des consommations du voyageur...8 II. L ANALYSE HISTORIQUE DES CONSOMMATIONS VOYAGEUR L historique des trajets La synthèse des voyages III. LE RAPPORT OPTIM Comment obtenir un Rapport Optim +? Sélectionner la période Sélectionner les collaborateurs Obtenir le Rapport Optim Le Rapport Optim Mon Guide Optim + Page 2 / 16

3 Le service Optim + est un service 3 en 1. Il vous permet d optimiser vos dépenses grâce à une meilleure gestion des abonnements Fréquence. Votre service Optim + se décompose en trois parties : Un service d Alerte L Analyse Historique des Consommations Voyageur Le Rapport Optim + I. LE SERVICE D ALERTE OPTIM + Le service d alerte Optim + identifie en temps réel les voyageurs non abonnés les plus fréquents de votre entreprise. Ce service correspond à une alerte par dès qu un collaborateur dépasse un seuil de voyages à partir duquel la souscription à un abonnement Fréquence constitue une source d économie importante. Il est entièrement paramétrable, vous donnant ainsi la liberté de sélectionner le seuil de voyages et de choisir les destinataires de l d alerte. Le service d d alerte concerne uniquement les collaborateurs ne possédant pas d abonnements ou possédant un abonnement expiré. L alerte ne sera pas envoyée si le collaborateur concerné enregistre sur son profil utilisateur : un abonnement Fréquence France Entière ou Parcours Déterminé en cours de validité et/ou un abonnement Forfait en cours de validité et/ou une carte commerciale (Jeune, Senior + ou Week-end) en cours de validité et/ou une carte famille nombreuse > 30 % en cours de validité et/ou une carte militaire en cours de validité L Alerte , l Analyse Historique des Consommations Voyageurs et le rapport Optim + ne sont compatibles qu avec la seule activité Portail des voyageurs enregistrés disposant de profils utilisateurs. Aussi et pour une utilisation plus complète de votre service OPTIM+, n hésitez pas à créer des profils utilisateurs pour vos voyageurs invités les plus fréquents Mon Guide Optim + Page 3 / 16

4 1. Paramétrez le service d Alerte Pour accéder au paramétrage du service d Alerte , cliquez dans la rubrique «les services souscrits» puis sur le lien «Paramétrez Optim +» Mon Guide Optim + Page 4 / 16

5 Selon vos besoins, il est possible d activer ou de désactiver le service d alerte . Si vous souhaitez activer le service, cochez la case «activé». Si le service d alerte est désactivé, la page n affichera pas les options d envoi du mail d alerte. En activant le service, deux options de paramétrage vous sont proposées : - Le seuil de voyages à partir duquel l d alerte doit être envoyé - Le choix d un ou plusieurs destinataires du service d d alerte Mon Guide Optim + Page 5 / 16

6 1.1 Définissez le seuil de voyages Pour définir le seuil de voyages, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez le nombre souhaité. Par défaut le seuil de voyages paramétré est de 5 voyages. La valeur du seuil de voyages pourra être modifiée avec un choix possible entre 5 et 30 voyages. Un compteur enregistre vos voyages si ceux-ci sont réservés sur votre Portail Entreprises. Dès qu un voyage est annulé sur le Portail, il sera automatiquement déduit du compteur. Les annulations effectuées hors Portail ne seront pas prises en compte. Un voyage correspond à un trajet simple entre une gare d origine et une gare de destination (hors gares internationales) et ne tient pas compte des étapes intermédiaires (si un collaborateur effectue un aller/retour, son compteur enregistrera donc de deux voyages). Attention, dès que vous désactivez le service d Alerte , les compteurs de voyage seront réinitialisés. Un message s affichera pour confirmer la désactivation du service. L amortissement d un abonnement Fréquence est en moyenne de 9 à 11 voyages. Nous vous conseillons donc de paramétrer votre seuil d alerte entre 5 et 8 voyages afin d identifier plus finement vos besoins d abonnement. 1.2 Définissez les destinataires de l d alerte Vos s d alerte pourront être envoyés à différents destinataires de votre entreprise. Les destinataires peuvent être : Le collaborateur ayant atteint le seuil Le gestionnaire de profil du collaborateur L Administrateur Central Un ou plusieurs correspondants travaillant sur l optimisation de votre budget voyage et souhaitant être informés des fréquences de déplacements de vos collaborateurs. Pour que ce(s) correspondant(s) reçoive(nt) les alertes, saisissez leur(s) adresse(s) (s) dans le cadre prévu. Il est possible de saisir jusqu à 3 adresses s. Toutes les combinaisons d envoi sont possibles. L d alerte pourra être envoyé à un ou plusieurs destinataires (il est possible de cocher plusieurs cases.) Le collaborateur et son gestionnaire de profil sont paramétrés par défaut. Attention, pour que le service d alerte soit activé, au moins un destinataire devra être sélectionné. Mon Guide Optim + Page 6 / 16

7 1.3 L envoi d un d alerte Lorsqu un collaborateur atteint le seuil de voyages choisi, l d alerte est immédiatement envoyé à tous les destinataires sélectionnés. Une fois l d alerte envoyé, le compteur de voyage de ce collaborateur est remis à zéro. Un nouvel d alerte sera envoyé lorsqu il aura à nouveau atteint le seuil de voyages paramétré. 1.4 La remise à zéro des compteurs Si vous souhaitez remettre à zéro le compteur de voyages de vos collaborateurs, cliquez sur le bouton «Remettre à zéro les compteurs». Attention cette action remettra immédiatement à zéro les compteurs de tous vos collaborateurs. Votre compteur s indexe sur un nombre de voyages effectués sur les 12 derniers mois glissants. Les voyages antérieurs à cette période ne sont pas pris en compte Mon Guide Optim + Page 7 / 16

8 2. L d alerte Votre d alerte contient : Des informations sur le collaborateur : son nom, son adresse , son numéro de téléphone, son numéro de FCE rattaché et son nombre de voyages achetés sur le Portail. Le total de ses dépenses et son panier moyen par trajet depuis la remise à zéro de son compteur voyage ou l envoi du dernier mail d alerte. Une synthèse des voyages du collaborateur avec la liste des différents trajets effectués par le collaborateur. Pour chacun des trajets, Vous trouverez dans votre synthèse : o Le nom du voyageur o Les trajets o Le nombre de voyages par trajet o Le volume d achat par trajet o La part 1 ère classe de chaque trajet Vous recevrez en pièce jointe de ce mail, un historique détaillé des consommations de ce voyageur. 3. L historique des consommations du voyageur Ce rapport détaille la totalité des trajets domestiques commandés durant les 12 derniers mois pour le collaborateur qui a déclenché l alerte. L historique des trajets vous est adressé sous format CSV qui vous permettra d analyser de façon détaillée les réservations de votre collaborateur. Mon Guide Optim + Page 8 / 16

9 Les données sont triées chronologiquement, par date de voyage (du plus ancien au plus récent). La liste des données du rapport de consommation : Nom du voyageur Date du voyage AR/AS AR pour un aller-retour AS pour un aller simple Gare d origine Gare de destination Type de tarif Les types de tarifs les plus fréquents : FA00 = Tarif TGV/Intercités Pro FQ50 = Tarif Fréquence PN00 = Tarif TGV/Intercités Loisir PR11 = Tarif TGV/Intercités Loisir Réduit Classe de voyage 1 ère ou 2 nde classe Nombre de trajets Le nombre de trajet sera de 1, si le voyage est un aller simple et de 2, si le voyage est un aller-retour Prix du trajet Si vous êtes clients Portail depuis moins de douze mois, l historique des trajets sera établi depuis la date de votre adhésion au votre Portail. Mon Guide Optim + Page 9 / 16

10 II. L ANALYSE HISTORIQUE DES CONSOMMATIONS VOYAGEUR Votre service Optim + dresse un bilan des voyages passés de tous les collaborateurs. Le détail des informations vous guidera sur l opportunité d achat de l abonnement Fréquence le plus approprié pour un voyageur : abonnement Fréquence France Entière ou Parcours Déterminé, 1 ère ou 2 nde classe. Pour accéder à tout moment à l analyse des consommations d un collaborateur, rendez-vous dans la rubrique «historique trajets voyageur». Seuls les Administrateurs Centraux ou Administrateurs Opérationnels peuvent accéder aux rapports de consommation des collaborateurs de l entreprise. Le service d analyse historique des consommations voyageur vous propose deux types de rapport : - Un historique des trajets par collaborateur - Une synthèse des voyages par collaborateur Pour rechercher un collaborateur, entrer son nom et/ou son entité puis cliquer sur le bouton «Rechercher». Une liste de collaborateur correspondant à vos critères de recherche s affiche. Vous pouvez ainsi ouvrir ou enregistrer l historique de ses trajets et/ou la synthèse de ses voyages en cliquant sur les boutons correspondants. Mon Guide Optim + Page 10 / 16

11 1. L historique des trajets L historique des trajets est constitué d un fichier sous format CSV téléchargeable qui vous permet d analyser le détail des réservations d un collaborateur. Les données sont triées chronologiquement, par date de voyage (du plus ancien au plus récent). 2. La synthèse des voyages Cette synthèse récapitule tous les trajets domestiques commandés par un collaborateur en regroupant les trajets ayant les mêmes gares de départ et d arrivée (indépendamment du sens) et met en relief pour chaque parcours le volume d achat et la part 1 ère classe. La synthèse des trajets est un fichier téléchargeable sous format CSV. Les données sont triées par trajet du plus fréquent au moins fréquent : Nom du voyageur Gare de départ Gare d arrivée Nombre de trajets : en cumul sur un parcours (indépendamment du sens) Volume d achats : en cumul sur un parcours (indépendamment du sens) Part 1 ère classe : % des trajets en 1 ère classe pour chaque parcours Comme pour le rapport de consommation, la synthèse s indexe sur les 12 derniers mois du voyageur. Mon Guide Optim + Page 11 / 16

12 III. LE RAPPORT OPTIM + Le Rapport Optim + dresse un bilan personnalisé sur l opportunité d achat d un abonnement Fréquence pour une sélection de voyageurs non abonnés. Le rapport calcule sur la base des consommations enregistrées, les économies réalisables au travers des différents types d abonnement (semestriel ou annuel, en 1 ère ou 2 nde classe et sur un parcours déterminé ou France Entière). Les collaborateurs éligibles au Rapport Optim + sont les collaborateurs ne possédant pas d abonnements ou possédant un abonnement expiré. Le Rapport Optim + ne calculera pas d économies réalisables pour les collaborateurs ayant enregistré sur leur profil : un abonnement Fréquence France Entière ou Parcours Déterminé en cours de validité et/ou un abonnement Forfait en cours de validité et/ou une carte commerciale (Jeune, Senior + ou Week-end) en cours de validité et/ou une carte famille nombreuse > 30 % en cours de validité et/ou une carte militaire en cours de validité À noter : Le Rapport Optim + ne sera pas généré pour les collaborateurs qui n auraient pas atteint un seuil minimum de 5 trajets pour un rapport «6 mois» et 8 trajets pour un rapport «12 mois» Ces valeurs sont paramétrées par défaut. Sur votre demande, elles peuvent être modifiées par un Administrateur SNCF. Le rapport Optim + s indexe sur vos commandes non annulées (les annulations effectuées hors Portail ne sont cependant pas prises en compte Mon Guide Optim + Page 12 / 16

13 1. Comment obtenir un Rapport Optim +? Seuls les utilisateurs habilités «Administrateur Central» ou «Administrateur Opérationnel» peuvent accéder au Rapport Optim + de leur entreprise. Le Rapport Optim + est accessible dans la rubrique sur la page «Consulter» en cliquant sur le lien «le rapport Optim +». Exemple d amortissement d un abonnement Fréquence sur une sélection de parcours 1.1 Sélectionnez la période Vous pouvez sélectionner la période sur laquelle le Rapport Optim + sera généré en cochant la case : «6 mois» ou «12 mois». Par défaut, votre rapport est établi sur 12 mois. Si la case «12 mois» est sélectionnée, le calcul des économies sera effectué à partir des trajets réalisés sur les 12 derniers mois pour chacun de vos collaborateurs sélectionnés. Si votre entreprise est présente sur le Portail depuis moins de 12 ou moins de 6 mois, et que vous souhaitez un Rapport Optim + respectivement sur 12 ou 6 mois, les calculs d économie seront réalisés à partir des trajets effectués depuis l activation de votre Portail Entreprises. Les rapports calculés sur des périodes différentes de 6 ou 12 mois pourront donc être approximatifs puisque les prix utilisés correspondent à des abonnements de 6 et 12 mois. Mon Guide Optim + Page 13 / 16

14 1.2 Sélectionnez les collaborateurs Vous avez la possibilité de sélectionner les collaborateurs parmi les voyageurs concernés dans l entreprise. Vous souhaitez sélectionner tous les collaborateurs éligibles : cochez la case «tous les collaborateurs éligibles» Vous souhaitez sélectionnez tous les collaborateurs éligibles d une entité spécifique : cochez la case «tous les collaborateurs éligibles de l entité sélectionnée» et sélectionnez l entité voulue dans la liste déroulante. 1.3 Obtenez le Rapport Optim + Cliquez ensuite sur le bouton «Obtenir le rapport» pour générer le rapport Optim +. Il sera ensuite envoyer en pièce jointe par courrier électronique à l administrateur Central ou Opérationnel qui en aura fait la demande. 2. Le Rapport Optim + Le rapport Optim + est un fichier sous format CSV. Le rapport est trié par entités. Pour chaque entité, les collaborateurs seront triés selon la colonne «Economie maximale», de la meilleure économie réalisable à la moins bonne. Le rapport liste les données suivantes pour chaque collaborateur : Mon Guide Optim + Page 14 / 16

15 Intitulé de colonne Précision Nom du voyageur du voyageur Entité du voyageur Sous-entité du voyageur du gestionnaire du profil du voyageur Nombre total de trajets Poids des trajets en 1 ère classe Volume d achats total Relation la plus fréquente Poids de la relation la plus fréquente Relation la plus fréquente en nombre de trajets réalisée % des trajets de la relation la plus fréquente sur le total des trajets réalisés Poids de la 1 ère classe sur la relation la plus fréquente % des trajets en 1 ère classe de la relation la plus fréquente d un voyageur Volume d achats sur la relation la plus fréquente Montant cumulé des achats sur la relation la plus fréquente d un voyageur Economie réalisable avec un abonnement Fréquence France Entière 1 ère classe Economie réalisable avec un abonnement Fréquence France Entière 2 nde classe Economie réalisable avec un abonnement Fréquence Parcours Déterminé 1 ère classe sur la relation la plus fréquente Economie réalisable avec un abonnement Fréquence Parcours Déterminé 2 nde classe sur la relation la plus fréquente Economie optimale réalisable La valeur sélectionnée est l économie calculée la plus importante parmi les 4 colonnes précédentes Mon Guide Optim + Page 15 / 16

16 Contact Pour toute information complémentaire, vous pouvez vous mettre en relation avec notre Centre de Contact. Rendez-vous dans la rubrique «contact» du Portail Entreprises SNCF. Vous pouvez joindre notre Centre de Contact au (numéro non surtaxé hors éventuel surcoût de votre opérateur). Il est disponible du Lundi au Vendredi de 08h45 à12h30 et de 13h30 à 17h20. Mon Guide Optim + Page 16 / 16