Tutos Zimbra. Franck Corsini. Franck Corsini Tutos Zimbra / 18

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1 Tutos Zimbra Franck Corsini 2017 Franck Corsini Tutos Zimbra / 18

2 Sommaire 1 Présentation des tutos 2 Migration, changement de l adresse de messagerie et implications Franck Corsini Tutos Zimbra / 18

3 Objectifs Migration, changement de l adresse de messagerie et implications Tuto 1 : Ouverture de session - présentation générale du webmail Zimbra Tuto 2 : Gestion des lecture, rédaction, recherche Tuto 3 : Organisation des dossiers, tags, partage Tuto 4 : Message hors du bureau, signatures, filtres Tuto 5 : Gestion des calendriers : gérer, ajout d un RDV, partage Tuto 6 : Gestion du carnet d adresse Franck Corsini Tutos Zimbra / 18

4 Sommaire 1 Présentation des tutos 2 Migration, changement de l adresse de messagerie et implications Franck Corsini Tutos Zimbra / 18

5 Migration vers Zimbra et changement adresses 1 Mise à niveau préalable Zimbra 8.6 -> Zimbra 8.7 (prestation Netixia fin 2016) 2 Migration vers (fin janvier - retard suite problèmes AS Renater) 3 Migrer les BAL des 2 plateformes actuelles vers la nouvelle Contenu des BAL et dossiers BAL courriel : récupération possible des contacts (mais pas de synchro client lourd - webmail possible) BAL Zimbra 7 : récupération du profil complet 4 Changement de nom de domaine pour les adresses Souhait direction : prénom.nom@ipsl.fr Continuité de la réception Impacts importants car large utilisation de comme identifiant (Janus-Réséda, mailing lists, certificats personnels, comptes utilisateurs) Utilisation de pendant une période transitoire Franck Corsini Tutos Zimbra / 18

6 Choix Zimbra Suite collaborative complète (packaging de produits open-source) messagerie webmail complet (fonctionnalités identiques à un client lourd) calendriers et calendriers (partageables) gestionnaire de tâches gestionnaire de listes (simple) gestion des ordiphones Largement déployée : plusieurs millions d utilisateurs ; offre Partage de Renater Sécurité accrue vs solution "maison" classique Zimbra plus "OS agnostique" que la solution d hébergement CNRS- Exchange Coût élevé de l offre Partage Renater pour des structures de notre taille équipe d administration Zimbra élargie (IPSL, LOCEAN, LMD) Franck Corsini Tutos Zimbra / 18

7 Plusieurs possibilités pour accéder à Zimbra 1 Depuis un navigateur internet Client web Zimbra : nécessite un navigateur "récent" quelque soit le système d exploitation du poste Client web Zimbra Touch : interface spécifique et adaptée aux mobiles et tablettes accès depuis un navigateur du mobile 2 Depuis un logiciel client classique (compatible avec le protocole IMAP) ThunderBird Apple Mail... 3 Depuis un mobile ou tablette Depuis l application spécifique à l OS (IOS ou Android) Protocole ActiveSync disponible (mode "Push") Synchronisation automatique bi-directionnelle : s, calendriers, contacts Avantages : économise la batterie et instantanéité des infos Franck Corsini Tutos Zimbra / 18

8 Client Zimbra ZCS Franck Corsini Tutos Zimbra / 18

9 Fonctionnalités Zimbra... Objectif des tutos : vous accompagner dans l utilisation du webmail Zimbra Logiciel client de messagerie privilégié pour l IPSL client webmail zimbra riche en fonctionnalité avec une ergonomie simple techno web Ajax expérience utilisateur identique à un client de messagerie classique : drag-and-drop, menus contextuels, raccourcis clavier,... avec l avantage de pouvoir l utiliser n importe où à partir d un navigateur Fonction de recherche recherche jusqu au contenu des pièces jointes, adaptées recherche détaillée jusqu au contenu des pièces jointes prévue pour des BAL volumineuses Intégration des outils collaboratifs qui manquent aujourd hui calendriers et contacts partageables gestion des tâches Paramétrage fin : messages hors bureau, signatures, filtrage,... Franck Corsini Tutos Zimbra / 18

10 Que choisir? Préférence IPSL : utilisation des webmail supprime la liaison avec son poste de travail bénéficiera des Zimlet (applets complémentaires) Renater donc une meilleur intégration future avec ces outils facilite le support à distance : prise en main possible par l équipe d administration Possibilité de conserver son client de messagerie habituel Pas de synchro contacts Pas de synchro calendriers (sauf synchro avec des calendriers externes) Limitation des interactions collaboratives (partages) La synchronisation mobile reste disponible dans tous les cas Franck Corsini Tutos Zimbra / 18

11 Comment va se passer la bascule vers Zimbra? Préparation, création des comptes et première synchronisation des BAL -> OK Les s sont dupliqués sur la plateforme actuelle et sur la nouvelle 2 phases : migration des comptes courriel puis ceux de Zimbra 7 pour tous les comptes (ou l inverse) pendant la nuit Pour ceux qui utiliserons le webmail : il suffira de se connecter avec votre navigateur Si vous souhaitez conserver votre client de messagerie : Mise à disposition sur le site support http ://support.ipsl.upmc.fr de la documentation pour ajouter une nouvelle configuration Si vous le souhaitez : prise de rendez-vous avec notre équipe pour vous assister (matériel IPSL uniquement) Possibilité de conserver son client de messagerie habituel Les messages envoyés à l sont d ors et déjà dupliqués et envoyés vers la nouvelle plateforme Franck Corsini Tutos Zimbra / 18

12 Gestion anti-virus et anti-spam Depuis 2 mois : prise en charge filtrage AV et AS par plateforme mise à disposition par Renater (produit français Vade-Retro) Stratégie actuelle : Virus -> suppression Spam élévé -> suppression Spam moyen -> marquage [SPAM MOYEN] Spam faible -> marquage [SPAM FAIBLE] Publicités -> marquage [PUB] Utilisation des en-têtes (mots clefs) dans l enveloppe de l pour filtrage automatique 2 filtres par défaut dans les nouveaux comptes Zimbra pour nettoyer la boite de réception (modifiables par l utilisateur) Surveiller le contenu des dossiers Spam et Publicités Franck Corsini Tutos Zimbra / 18

13 Les implications... Beaucoup de positifs on espère... Les nouvelles adresses vont poser "quelques" problèmes : Envois et réponses aux listes de diffusion (abonnement avec Solution : utiliser les "avatars" dans la fenêtre de rédaction d Cas de l authentification dans l annuaire CNRS pour les applications métiers (adresse utilisée dans Réséda pour s authentifier) certificats personnels associés à une adresse Solution listes : utiliser les "avatars" dans la fenêtre de rédaction d permet de répondre avec une autre adresse d expédition lors de la rédaction ne nécessite pas de changement de configuration (inutilisable) Franck Corsini Tutos Zimbra / 18

14 Les avatars... Franck Corsini Tutos Zimbra / 18

15 Les avatars... Franck Corsini Tutos Zimbra / 18

16 Les implications Question : faut-il changer son adresse dans Réséda? plus homogène à terme d utiliser une seule adresse cela va poser des problèmes pour certaines applications certaines interrogent systématiquement l annuaire pour authentifier d autres utilisent l adresse en dur (il faudra demander la modification aux gestionnaires de l application) manipulation assez lourde pas une contrainte dans un premier temps Franck Corsini Tutos Zimbra / 18

17 Documentation et accès au support Documentation Support Page spécifique sur le site http ://support.ipsl.upmc.fr Documentation "officielle" et personnalisée pour les utilisateurs IPSL : pdf et vidéos Envoi par support@ipsl.fr Contact téléphonique si envoi d impossible : Franck Corsini Tutos Zimbra / 18

18 Rendez-vous au premier tuto... Rendez-vous au premier tuto : Ouverture de session et présentation générale du webmail Zimbra Franck Corsini Tutos Zimbra / 18