Création d'un Portail partagé sur l'offre de formation en région Languedoc-Roussillon
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- Ghislain Labelle
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1 Création d'un Portail partagé sur l'offre de formation en région Languedoc-Roussillon Cahier des charges Sommaire 1. Présentation d'atout Métiers LR 2. Objectif et définition du besoin 3. Le public cible 4. Les étapes du projet 5. Les aspects techniques attendus 6. Les annexes
2 1. Présentation d'atout Métiers LR L association Atout Métiers LR est l outil partagé de l Etat, de la Région et des partenaires sociaux pour l observation et l information sur la formation professionnelle, les métiers et l emploi en LR. Atout Métiers LR trouve donc naturellement sa place dans le cadre de l élaboration et de la mise en œuvre de la politique d emploi-formation en région. Atout Métiers LR s organise autour de trois missions : - Eclairer les choix des pouvoirs publics régionaux en matière de formation professionnelle. - Outiller les réseaux des acteurs de l orientation, de la formation et de l emploi. - Informer les publics - Informer les publics sur les métiers et l offre de formation en région, afin de permettre aux jeunes, aux demandeurs d emploi et aux salariés de mieux choisir leur orientation. Ces missions sont au service du public et des acteurs de l emploi formation en région, à savoir : - Le grand public accède en ligne à l offre de formation régionale, en lien avec les métiers, l apprentissage et les perspectives d emploi qui s y rattachent. Il dispose d informations pour s orienter vers les réseaux d accompagnement pertinents. - Les acteurs de l emploi, de l orientation et de la formation exploitent les données de l offre de formation. Les réseaux de la formation, de la VAE et de la lutte contre l illettrisme bénéficient d un appui technique pour mieux servir leur public. - Les décideurs régionaux utilisent les éléments de diagnostic sur les territoires, les secteurs d activité et les métiers. Les documents sont réalisés par Atout Métiers LR et partagés avec le grand public sur le site web. - Le CREFOP (Comité Régional de l Emploi, de la Formation et de l Orientation Professionnelles), qui réunit la Région, l Etat, les partenaires sociaux et les opérateurs de la formation, s appuie sur Atout Métiers LR pour répondre aux problématiques régionales des politiques d emploi et de formation. Atout Métiers LR est une association paritaire présidée par les partenaires sociaux, financée à parité par l Etat et la Région LR et, pour certains programmes, par le Fonds Social Européen et la DRJSCS. Le site Internet d'atout Métiers LR est déjà positionné sur une entrée grand public notamment via son espace Offre. C'est pourquoi il lui a été confié la mission de développer avec l Etat, la Région et la contribution des différents partenaires associés, un portail partagé sur l'offre de formation et son environnement en Languedoc-Roussillon. 2. Objectif et définition du besoin L'objectif global du portail partagé de la formation professionnelle est le suivant : Aujourd hui, il existe plusieurs sites Internet qui permettent au grand public d effectuer sa recherche de formation, sans pour autant lui donner l essentiel des informations qu il recherche en quelques clics. Atout Métiers LR Page 2 26/06/
3 Fort de ce constat consensuel, il apparait nécessaire de réaliser un portail partagé où chacun aurait accès à toute l information en un même lieu. Ce portail doit être conçu pour inciter chaque personne à prendre en main sa formation et pour faciliter une démarche de formation tout au long de la vie. Il s agit de donner un premier niveau d information avec un renvoi sur le contenu spécifique de chacun des sites utiles à la recherche de l internaute. Trois points importants sont à prendre en compte dans la mise en place de ce portail à savoir : La notion de parcours. L internaute doit pouvoir évoluer sur le site, être guidé à travers 4 grandes étapes : l accompagnement, l information sur les métiers et leur contexte économique, la formation et son financement. Chaque étape peut être consultée indépendamment des autres. Ce portail doit être orienté «client» (grand public et professionnels de l orientation, de la formation et de l emploi) : chaque catégorie d'internautes (jeunes, personnes en recherche d'emploi, salariés, dirigeants,...) doit sentir que le site répond à son besoin spécifique, ses questions sur la formation, et est centré sur ses attentes (équilibre dans le contenu des rubriques) notamment dans l orientation des personnes en fonction de leurs besoins en formation. Il doit être un portail-relais efficace, lisible, utile (diffusion d un premier niveau d information, mise en ligne de catalogue de la formation et d actualités, ) en mettant en valeur les structures et institutions de l'emploi et de la formation. Le portail doit également répondre aux objectifs suivants : Être vivant, dynamique, animé, évolutif, Permettre de générer du trafic qualifié, Disposer d une arborescence et d une ergonomie permettant une navigation facilitée, Adapter et offrir une charte graphique plus moderne, Développer et renforcer la visibilité de l offre de formation en LR sur les moteurs de recherche, Etre autonome dans la mise à jour du site. 3. Le public cible Le but est que les jeunes, les salariés, les personnes en recherche d emploi, les dirigeants puissent trouver une information claire sur les métiers, les compétences, les formations menant à ces métiers. Le portail partagé doit pouvoir procurer une information sur les métiers en LR aux jeunes scolarisés avant de les orienter vers le Rectorat, qui apporte une réponse d orientation dédiée à son public scolarisé. La cible du portail est donc «tout public» dont le public scolarisé, avec un premier niveau d information sur l orientation métiers pour les scolaires et un niveau plus approfondi pour les salariés, les dirigeants et les personnes en recherche d emploi. Les informations du site autres que celles sur les métiers seront axées en priorité Atout Métiers LR Page 3 26/06/
4 vers la formation professionnelle (l accompagnement, la formation et son financement). 4. Les étapes du projet (détail du planning en Annexe 1) Publication du cahier des charges de la consultation, Premier temps d échanges avec les candidats/prestataires, afin de répondre aux différentes questions, dans la cadre de la consultation, Soutenance de 30 minutes des trois candidats/prestataires convoqués pour une présentation orale, dans le cadre d un jury de sélection, afin d évaluer leur capacité à nous accompagner et à être force de proposition et de conseil, Choix du prestataire final, Signature du devis sur la base du cahier des charges final, Prestation agence Web : étude, conception, développement, Livraison et recettage, Validation finale, Formation à l administration de l application de gestion du contenu. Le projet sera réalisé dans le cadre forfaitaire d'une prestation de maîtrise d'œuvre dans les termes de budget et de délais fixés par l'accord entre Atout Métiers LR et le prestataire retenu. Le cahier des charges final, une fois le prestataire choisi, sera complété par : L établissement d un planning affiné du projet (celui-ci doit être proposé par le candidat/prestataire, dans son devis ; il sera modifié et/ou validé par la suite), intégrant : o Etablissement d un mode de travail et de la participation du «client» : prévoir des étapes de validation incluant des tests utilisateurs, o Organisation d étapes intermédiaires de validation par lots, Une section dénommée «Clauses administratives», dans laquelle sera détaillé entre autres : le délai d exécution, les livrables attendus, la Garantie, la facturation et le règlement, la résiliation pénalités, la Propriété et les droits, la confidentialité. Objectif : mise en ligne pour janvier Les Aspects techniques attendus Simplicité d utilisation et lisibilité du portail. Prévoir d insérer une interface de moteur de recherche de l offre de formation. Cette interface (moteur de recherche + affichage des résultats) devra pointer sur la BDD de l offre de formation d Atout Métiers LR et peut faire partie d un devis à part entière. Il faudra s assurer de la compatibilité entre le moteur de recherche et le reste du site. Atout Métiers LR Page 4 26/06/
5 Développement d un module visible et accessible à partir du site Internet, permettant à chaque internaute de donner son avis et ses remarques sur le site. Ce module a pour objectif de permettre des tests utilisateurs en continuité et de faire évoluer le site en conséquence. Développement d un module «mon passeport formation», permettant à l internaute d enregistrer ses étapes, ses formations, (ce module est à affiner ; son objectif : permettre à l individu de garder une trace de ses recherches et/ou de partager ses informations avec un conseiller) Liens vers les différents sites utiles, notamment les différents espaces du site d Atout Métiers LR Liens vers les partenaires de l'emploi et de la formation Des pages à accès réservé (avec identifiant/mot de passe) Type des fichiers : documents, images, photos, vidéos, pdf, jpeg, gif, Prévoir un plan du site Prévoir la possibilité de revenir à l'accueil en cliquant sur le logo ou autre Prévoir la possibilité de télécharger des documents (de type PDF par exemple) Prévoir du contenu vidéo à voir en ligne Prévoir le développement d une FAQ (Foire aux questions) Rendre le site «Responsive» (adaptation du site aux différents supports) Compatibilité multi navigateurs et multi supports Prévoir du podcast et du RSS pour la visualisation/l'écoute de contenu audio/vidéo mais aussi de permettre le flux RSS pour la réception des infos/nouvelles/actualités. Un agenda des manifestations (avec un système de tri) partagé avec d autres structures est à envisager dans les développements, ainsi que des espaces «focus sur» ou «zoom». Prévoir d intégrer une adresse du type portail@atout-metierslr.fr pour la réception des avis et remarques Développement Web (ne pas utiliser le flash pour faire tout le site,...juste quelques animations) Prévoir l'évolution des rubriques et sous rubriques (ajout, modification, surpression) qui pourront être nécessaire par la suite Prévoir l'outil de recherche sur le portail Prévoir la barre d accessibilité sur toutes les pages, dont l impression Prévoir l envoi d informations vers les réseaux sociaux Prévoir un renvoi vers les réseaux sociaux Prévoir l'outil de mesure d audience du portail (Google Analytics) Maintenance du site Hébergement et mise à jour du site Droits et administration du site : Atout Métiers LR doit avoir les droits d accès pour la mise à jour du contenu des différentes catégories mais aussi l'administration du site (à travers l interface graphique par exemple). Atout Métiers LR doit être propriétaire des sources et des données Langue : Français /Anglais (pour les nouveaux arrivants) Navigation logique et intuitive avec des possibilités de retour en permanence Atout Métiers doit être propriétaire des images et documents diffusés sur le site Toute image ou document autre doit être libre de droit et tenir compte des obligations légales vis-à-vis du fournisseur Atout Métiers LR Page 5 26/06/
6 Prévoir l achat d un nom de domaine Intégrer dans la conception du portail l optimisation du référencement. Prévoir le référencement du site ainsi que son optimisation ultérieure. Intégration de ce portail sur le site d Atout Métiers LR ( ) : refonte graphique et fonctionnelle de la page d accueil du site d Atout Métiers LR incluant un lien vers le portail partagé Cette intégration reste optionnelle et peut faire l objet d un devis à part. Atout Métiers LR Page 6 26/06/
7 6. Les annexes Annexe 1 : Planning de la procédure de consultation Quoi Quand Précisions Publication du cahier des charges de la consultation 1 er temps d échanges avec les candidats/prestataires Réception des propositions (devis) 2 ème temps d échanges avec les candidats/prestataires Envoi des convocations à la soutenance et information des candidats/prestataires non-retenus Jeudi 26 juin Entre le lundi 7 et le mercredi 23 juillet Lundi 18 août à 16h Entre le mardi 19 et le mardi 26 août Mercredi 27 août Soutenance devant un jury de sélection Jeudi 4 septembre Choix du prestataire final Signature du devis sur la base du cahier des charges final Information du choix aux autres candidats/prestataires non-retenus 11 septembre 22 septembre 22 septembre Site Internet Atout Métiers LR, diffusion via les membres du Comité de pilotage La prise de rdv téléphonique se fera par mail (1h maximum par candidats/prestataires) Par mail obligatoirement et possibilité par voie postale Demande de compléments d informations par Atout Métiers LR, par mail et/ou téléphone si nécessaire Sélection de maximum 3 candidats/prestataires Composition du jury : Etat, Région et Atout Métiers LR (6 personnes) Par téléphone et mail Par mail Atout Métiers LR Page 7 26/06/
8 Annexe 2 : Délais de production et de livraison Quoi Quand Précisions Livraison et recettage 15 décembre Validation finale Fin décembre Formation sur l outil d administration Si possible avant la mise en ligne Prise de rendez-vous et détermination du nombre de personnes à former Mise en ligne Janvier 2015 Ainsi que la mise en place de Mise en production du travail effectué sur le référencement Fin du trimestre 1 Google Analytics Sous réserve de validation d un travail complémentaire sur le référencement Atout Métiers LR Page 8 26/06/
9 Annexe 3 : Grilles de critères pour le choix des candidats/prestataires Problématique : compréhension des objectifs, du métier et des enjeux, mais également identification des facteurs clés de succès et des points bloquants éventuels Concept/design : respect du territoire de marque et des valeurs, créativité, cohérence, lisibilité et ergonomie Solution : prise en compte des besoins fonctionnels et des contraintes techniques, évolutivité et pérennité, respect des standards, autonomie d Atout Métiers LR pour les évolutions et les mises à jour Méthodologie : précision des livrables, répartition des tâches et des rôles, réalisme du planning et de la charge Budget : précision, modularité, clarté (pas de coûts cachés), adéquation par rapport au budget défini Références des candidats/prestataires : portefeuille client pour des réalisations similaires, compétences et/ou CV des personnes affectées au projet Atout Métiers LR Page 9 26/06/
10 Annexe 4 : Avant-projet (joint à au cahier des charges) Cet avant-projet doit servir à la réflexion et la part de conseil de chacun des candidats/prestataires. Atout Métiers LR Page 10 26/06/
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